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22.10.2004

Folgekosten unter Kontrolle

Kalkulationssünden rächen sich immer - insbesondere dann, wenn nach langer Pause endlich wieder Projekte geplant werden.

Viele IT-Manager sind etwas eingerostet, was die Budgetierung neuer Projekte angeht. Davor warnt zumindest Bart Perkins vom Beratungshaus Leverage Partners, der zuvor bei mehreren Handelsunternehmen als CIO tätig war. Zahlreiche IT-Abteilungen waren in den vergangenen Jahren in erster Linie mit Sparprogrammen beschäftigt: Die schrumpfenden Budgets flossen zu einem großen Teil in Server-Konsolidierungsvorhaben, die Entrümpelung der Softwarelandschaft und das Redesign der Unternehmensnetze. Häufig galt es, den in Boom-Zeiten angehäuften Wildwuchs unter Kontrolle zu bringen, nicht zuletzt, weil die Kosten für den laufenden Betrieb die verbleibenden Investitionsfreiräume zusätzlich einengten.

Wenig Investitionsspielraum

Einer Studie der Meta Group zufolge verschlingen die laufenden Kosten bei europäischen Anwenderunternehmen rund 60 Prozent des IT-Budgets, weitere 22 Prozent gehen in die IT-Unterstützung des organischen Unternehmenswachstums (CW 42/04, Seite 1: "Europa auf der Überholspur"). Insgesamt wachsen die IT-Budgets dieser Prognose zufolge in Europa um fünf Prozent. Die International Data Corp. (IDC) hat indes festgestellt, dass sich IT-Verantwortliche nach dem zurückliegenden Sparmarathon wieder zukunftsorientierten Themen zuwenden. Demnach planen 37,7 Prozent der europäischen Unternehmen, 2004 den Fokus auf die Entwicklung und Implementierung neuer Lösungen zu legen, die die Wettbewerbsfähigkeit steigern sollen.

Die laufenden Kosten, die neue Projekte verursachten, würden häufig unterschätzt, so Perkins. Dazu zählen anteilige Supportkosten für die Infrastruktur, also Server, Desktops und Netze, aber auch die laufenden Ausgaben für Softwarelizenzen und Personalkosten für Helpdesk, Datenbankadministration oder Sicherheit. Wenn diese Posten von Anfang an bei der Planung neuer Systeme eingerechnet werden, lassen sich Budgetüberschreitungen vermeiden. Zudem kann sich die IT so künftig Spielräume offen halten, die sie aus genannten Gründen in den zurückliegenden Jahren meist nicht hatte.

Besonders hellhörig sollten die Budget-Verantwortlichen werden, wenn sie mit weit verbreiteten Mythen beruhigt werden sollen. Dazu zählt beispielsweise die Äußerung "Den Server haben wir schon, das kostet uns nichts." Es mag ja sein, dass die vorhandene Infrastruktur noch einigen zusätzlichen Applikationen Platz bietet; dennoch fallen anteilige Kosten für deren Betrieb an. Und spätestens wenn das Limit erreicht ist, erfordert die nächste Softwareinstallation einen größeren Infrastruktur-Upgrade.

Vorsicht ist auch geboten, wenn die Folgekosten mit folgendem Argument verniedlicht werden sollen: "Wir ersetzen lediglich eine vorhandene Applikation, die Aufwände werden deshalb nicht steigen." Wenn dem so wäre, könnte man jedoch die alte Anwendung behalten. Stattdessen bieten neue Systeme mehr Funktionen, unterstützen meist eine großere Anzahl von Endanwendern und produzieren ungleich größere Datenmengen als ihre Vorgängerlösungen.

"Die neue Software erhöht unsere Effektivität, wodurch die entstehenden Kosten wieder hereingeholt werden", ist ein weiteres Argument, das einer genauen Überprüfung bedarf.

Bezieht es sich auf die Effektivität der IT selbst, sollte genau ermittelt werden, welche Potenziale sich nach den zurückliegenden Sparprogrammen und Konsolidierungsprojekten wirklich noch heben lassen. Geht es jedoch um Effizienzsteigerungen, die durch geänderte und mit Software unterstützte Geschäftsprozesse erreicht werden sollen, gilt es, zusammen mit den entsprechenden Gremien und Fachabteilungen wasserdichte Wirtschaftlichkeitsrechnungen zu erarbeiten.

Ignoranz rächt sich

Daneben gibt es IT-Organisationen, die die Folgekosten neuer Initiativen aus taktischen oder unternehmenspolitischen Gründen so lange wie möglich ignorieren. Schlechte Nachrichten werden jedoch in der Regel durch Abwarten nicht besser. Spätestens, wenn das Budget überschritten ist, kann sich diese Vorgehensweise rächen.

Für IT-Verantwortliche, die es vorziehen, die Nebenkosten sauber zu planen, hat Perkins eine Reihe von Ratschlägen. So empfiehlt er den Vergleich mit anderen Unternehmen derselben Branche. Als groben Richtwert könne man sich an von Gartner ermittelte Zahlen halten. Demnach belaufen sich die oft vernachlässigten Ausgaben auf 28 bis 35 Prozent der Entwicklungs- und Implementierungskosten, unabhängig davon, ob es sich um Eigenentwicklungen oder Standardbausteine handelt. Wenn bestehende Systeme ersetzt werden, liegt dieser Wert etwas niedriger.

Erfahrungswerte sammeln

Noch hilfreicher ist es jedoch, auf eigene Erfahrungswerte zurückzugreifen. Deshalb sollten detailliert die Folgekosten für bereits abgeschlossene Projekte erhoben werden. Anhand dieser Historie lassen sich die Aufwände für neue Projekte genauer abschätzen. Ferner rät Perkins zu einer präzisen Kapazitätsplanung. Die Zahl der Endanwender, Datentransaktionen oder Datenbankgrößen sollte möglichst frühzeitig festgelegt werden. Das erlaubt nicht nur eine genauere Berechnung der Projektkosten, sondern auch der künftigen Belastungen für das IT-Budget. Beim Kauf einer paketierten Lösung sollte deren Anbieter entsprechende Daten zu den Folgekosten zur Verfügung stellen können. Seine Angaben sind allerdings mit Vorsicht zu genießen. (rg)

Hier lesen Sie ...

- welche langfristigen Folgen die mangelhafte Kalkulation von IT-Projekten haben kann;

- warum die Kosten für den laufenden Betrieb einer neuen IT-Lösung häufig falsch kalkuliert werden;

- wie Unternehmen böse Überraschungen vermeiden können.

Die Mythen

Folgende (Schein-)Argumente erschweren eine saubere Erfassung aller Kosten, die nach der Implementierung anfallen:

- "Die Hardware haben wir schon, das kostet uns nichts."

- "Die Kosten bleiben gleich, da wir lediglich eine vorhandene Applikation ersetzen."

- "Die neue Software erhöht unsere Effektivität, wodurch die entstehenden Kosten wieder hereingeholt werden."