Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

10.04.2014 - 

Steuerexperte spricht Klartext

Forderung nach Revisionssicherheit - Muss oder Mythos?

Armin Weiler kümmert sich um die rechercheintensiven Geschichten rund um den ITK-Channel und um die Themen der Distribution. Zudem ist er für den Bereich Peripherie zuständig. Zu seinen Spezialgebieten zählen daher Drucker, Displays und Eingabegeräte. Bei der inoffiziellen deutschen IT-Skimeisterschaft "CP Race" ist er für die Rennleitung verantwortlich.
Ist eine "revisionssichere" Archivierung im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung der Finanzämter wirklich zwingend? Ein Steuerexperte erklärt, welche Anforderungen wirklich gelten und was bei der Vorbereitung auf die digitale Betriebsprüfung zu beachten ist.
Steuerexperte Dirk Peter Kuballa vom Finanzministerium Schleswig-Holstein will Licht ins Dunkel der elektronischen Archivierung bringen.
Steuerexperte Dirk Peter Kuballa vom Finanzministerium Schleswig-Holstein will Licht ins Dunkel der elektronischen Archivierung bringen.

Im Zusammenhang mit der zum 1.1.2002 eingeführten digitalen Betriebsprüfung fällt immer wieder das Stichwort "Revisionssicherheit". Es heißt sogar zuweilen, die Finanzverwaltung verlange eine revisionssichere Archivierung der Daten.

Licht ins Dunkel der doch komplexen Materie bringt der Steuerexperte Dirk-Peter Kuballa vom Finanzministerium Schleswig Holstein. Ihm zufolge ist es ein Mythos, dass die Finanzverwaltung eine revisionssichere Ablage und Archivierung der Daten fordert. Denn der Begriff "Revisionssicherheit" findet sich weder in Gesetzestexten noch den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) bzw. DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) noch den Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF). Ebenso wenig verwendet das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) ihn offiziell.

Channel-Solutions-Day


Wann: 15. Mai 2014, 9 Uhr bis ca. 18 Uhr
Wo: Bauwerk Köln
Sponsorpartner vor Ort: Brother
Nähere Informationen, Agenda und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Interessierte unter: www.channelpartner.de/events/drucken

Was Finanzverwaltung und Gesetzgeber jedoch definitiv verlangen, ist die Unveränderbarkeit der Daten gemäß § 146 Abs.4 AO (Abgabenordnung), § 239 HGB (Handelsgesetzbuch). Diese ist dann gegeben, wenn der Ursprungszustand und alle Modifikationen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar sind. Unveränderbarkeit kann durch Software- oder Hardware-Lösungen oder entsprechende Handlungs- und Organisationsanweisungen gewährleistet werden. So müssen betriebliche Berechtigungs- und Kontrollsysteme in der Lage sein, nicht autorisierte bzw. nicht protokollierte Änderungen durch Dritte auszuschließen. All dies und der Nachweis der tatsächlichen Durchführung muss in der sogenannten Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

AO, GoBS und GDPdU bestimmen das Format

Um die von der Finanzverwaltung geforderte Unveränderbarkeit archivierter Daten zu gewährleisten, sind verschiedene Aspekte zu beachten. Zunächst geht es um die Wahl der geeigneten Formate. Kuballa zufolge ist grundsätzlich kein Format vor Manipulation gefeit und damit per se "revisionssicher". Es ist an dem umgebenden System und damit auch den integrierten Finanzbuchhaltungs- sowie Dokumenten-Management-Systemen (DMS), die Objekte zu schützen. Die Wahl des Formats bestimmt sich daher danach, die von AO, GoBS und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) vorgeschriebene maschinelle Auswertbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten sicherzustellen.

Rechnungen, die in Microsoft Word oder Excel erstellt und dann zum Versand in eine PDF-Datei konvertiert werden, sind beim Ersteller im Ursprungsformat aufzubewahren. Der Empfänger muss sie im eingegangenen PDF-Format vorhalten. Das heißt, sowohl Empfang als auch Archivierung von PDF-Dateien sind - auch für den Vorsteuerabzug - zulässig.

Handelt es sich bei E-Mails um Unterlagen, die den Begriff des Handelsbriefes erfüllen - sprich sie dienen der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes -, so sind auch sie unveränderbar zu archivieren. Dies ist nicht gegeben, wenn sie nur im Personal-Information-Manager (z.B. Outlook) gesondert abgelegt werden. Sinnvoll ist die Trennung steuerrelevanter und nicht steuerrelevanter oder gar privater Mails, da ansonsten im Rahmen der Prüfung uneter Umständen der gesamte archivierte Schriftverkehr bereitzustellen ist.

Newsletter 'Produkte' bestellen!

Inhalt dieses Artikels