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15.05.1998 - 

Standardsoftware für das Finanzwesen/Ziel-, Start- und Rahmenbedingungen einer SAP-R3-Einführung

Forschungszentrum mit kameralistischem und kaufmännischem Rechnungswesen

Die zunehmende Komplexität der Anforderungen an das interne und externe Rechnungswesen des Heidelberger Forschungszentrums machte dessen Restrukturierung notwendig. Zudem empfahlen die staatlichen Geldgeber, auf das industrielle Rechnungswesen umzustellen und es somit an die Praxis der übrigen, vornehmlich privatwirtschaftlich organisierten Großforschungseinrichtungen anzupassen. Dies impliziert die Kopplung geeigneter DV-Anwendungen an die Neuordnung des Rechnungswesens. Im Frühjahr 1997 schließlich folgte die Entscheidung, mit der Umstellung des Buchführungssystems zum Jahreswechsel 1997/98 zeitgleich SAP R/3 für das gesamte Haushalts- und Rechnungswesen sowie die Materialwirtschaft einzuführen. Die Entscheidung zugunsten des Walldorfer Softwarehauses basierte auf der Praxis und den Erfahrungen in den Zentren der "Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren" (HGF) mit SAP.

An die Einführung wurden insbesondere folgende Erwartungen geknüpft:

- alle DV-gestützten kaufmännischen Funktionskreise zu integrieren,

- das Rechnungswesen aus der Standardanwendung heraus an industriellen Normen auszurichten, ohne Betriebsspezifika zu vernachlässigen,

- den Abrechnungserfordernissen der öffentlichen Hand unter Vermeidung aufwendiger Überleitungsrechnungen voll zu genügen und nicht zuletzt

- das weitgehend dezentral organisierte Bestellwesen nach Maßgabe der öffentlichen Vergaberichtlinien zu unterstützen, aber zugleich den Informationsfluß für die betriebliche Budgetführung zu sichern.

Den Auftrag, SAP R/3 in den Modulen Finanzwesen (FI) mit Anlagenbuchhaltung (FI-AA) und Haushalts-Management (FI-FM), Controlling (CO) und Materialwirtschaft (MM) einzuführen, erhielt die IDS Prof. Scheer, Gesellschaft für integrierte Datenverarbeitungssysteme mbH, Saarbrücken. Die technischen Voraussetzungen: ein HP-9000-Produktivrechner (D370) und ein Test-/ Backup-Rechner (D270), die über eine Hochverfügbarkeitslösung (MC-Serviceguard) verbunden sind, so wie die Datenbank Informix.

Zuvor war im Frühjahr 1997 eine mehrwöchige Machbarkeitsstudie gelaufen. Die darin festgelegten Strukturen und die als für das DKFZ relevant herausgefilterten Szenarien bildeten die Ausgangsbasis für die konzeptionellen Arbeiten der eigentlichen SAP-Einführung, für die ein Zeitrahmen von sechs Monaten veranschlagt war. Die interne Projektorganisation gewährleistete, daß kompetente Ansprechpartner für das Projekt in vollem Umfang zur Verfügung standen und Entscheidungen, die nicht direkt in den jeweiligen Fachteams fallen konnten, zügig durch die einzelnen Abteilungsleiter und/oder den Vorstand getroffen wurden.

Kaufmännisches Finanz- und Rechnungswesen

Grundsätzlich sollte der SAP-Standard ohne Modifikationen verwendet werden - mit Ausnahme von Berichten und kleineren, unbedingt nötigen Anpassungen.

Im Finanzwesen bestand die grundlegende Herausforderung in der Umstellung eines Betriebs, der die kaufmännische Buchführung nur einmal jährlich als Nebenrechnung der kameralistischen Hauptbuchführung abwickelte.

Zunächst war die Frage der Organisationsstrukturen im externen Rechnungswesen (Buchhaltung) zu klären. Neben dem Haushaltsbereich, für den keine Steuerabzugsmöglichkeiten gelten, gibt es im DKFZ auch vorsteuerabzugsfähige Bereiche: die Betriebe gewerblicher Art Kantine und Gästehausbetrieb. Um den erforderlichen Buchungsaufwand gering zu halten, wurden für SAP ein Buchungskreis als zu bilanzierende Einheit und der Verzicht auf Geschäftsbereiche beschlossen, da entsprechende Auswertungen beispielsweise auch über das Steuer-Reporting möglich sind.

Im Kontenplan als Rückgrat der Buchhaltung waren im Vergleich zum Altsystem gravierende Änderungen notwendig, etwa bei der Einrichtung von bei R/3 benötigten Verrechnungskonten, zum Beispiel des Preisdifferenzenkontos. Da das neue System im Gegensatz zum nicht integrierten Altsystem eine Bestandsführung auf Materialebene vornimmt, kann der Fall auftreten, daß eine Rechnung für Material erst dann eingebucht wird, wenn es nicht mehr im Lager vorhanden ist (Bestandsunterdeckung), wobei das System dieses Preisdifferenzenkonto als Ersatz-Bestandskonto nutzt.

Durch die Einführung gelang es, im Altsystem nicht vorhandene Funktionen bereitzustellen, insbesondere die bis dahin fehlende Personenbuchhaltung (Debitoren und Kreditoren). Traditionell spielt die Vorerfassung in einem so dezentral agierenden Betrieb wie dem DKFZ eine bedeutende Rolle. Über 50 dezentrale Einheiten tätigen hier Bestellungen. Das Rechnungseingangsbuch und die Bestellentwicklung lassen sich nun integriert darstellen, so daß ein Überblick über noch eintreffende sowie im Haus vorliegende - aber noch nicht freigegebene und somit noch nicht eingebuchte - Rechnungen möglich ist.

Der Jahresabschluß, in Industrieunternehmen ein sehr arbeitsintensives Unterfangen, geht im DKFZ durch die auf Lagerwirtschaft und Einkauf beschränkte Logistik zügig vonstatten.

In der Anlagenbuchhaltung war das Hauptziel eine differenzierte Darstellung der Geschäftsvorfälle. Dies gewährleistete die integrierte Anlagenbeschaffung über die Materialwirtschaft. Eine Besonderheit des öffentlichen Bereichs verlangt, Sonderposten für die Zuführung zum Anlagevermögen zu bilden, um deren Fremdfinanzierungscharakter auszudrücken. Die Umsetzung ließ sich über einen Bereich "passivische Investitionsförderung" automatisieren.

Kostenrechnung/ Controlling

Größere Einschnitte zog die Konzeption des internen Rechnungswesens (Controlling) nach sich. So wurde im Lauf der Analyse deutlich, daß wegen der hohen gebundenen Werte die aussagefähige Auftragsrechnung eine zentrale Rolle spielt. Hierbei wurden im ersten Schritt Innenaufträge der Abteilung Technik umgesetzt, die sehr heterogene Kostenschwerpunkte aufwiesen. Es wurde deutlich, daß die Verrechnung von externen Handwerkerstunden, die im Altsystem nicht stattgefunden hatte, einen gewichtigen Kostenfaktor ausmacht.

Die Kostenstellenstruktur erhielt durch selektive Verfeinerung von Kostenschwerpunkten und die Einführung von Verrechnungskostenstellen mehr Aussagekraft.

Für die Integration von Kosten- und Haushaltsrechnung wurden Projekte des Drittmittelbereichs als "Fonds" im Haushalts-Management und als Aufträge im Controlling mit dem gleichen Schlüssel angelegt.

Das Erstellen des Betriebsabrechnungsbogens (BAB), das im Altsystem noch auf Basis eines PC-Programms erfolgte, erledigen künftig die von SAP bereitgestellten und angepaßten Verrechnungswerkzeuge, was einen schnelleren Zugriff auf den BAB erlaubt.

In der Materialwirtschaft bestand die Hauptaufgabe darin, eine geeignete Einkaufs- und Lagerstruktur für die dezentralen und die zentralen Einheiten zu finden. Zusätzlich war die Rechnungsprüfung zu automatisieren, um die Durchlaufzeiten der Rechnungen zu reduzieren.

Im Einkauf erfolgte daher das Anlegen einer eigenen Einkäufergruppe für jede dezentrale Abteilung. Die Vielzahl der verfügbaren Sachkonten wurden per Berechtigung auf "erlaubte Sachkonten" eingeschränkt und die erlaubten Kontierungen durch eigene Kontierungstypen konfiguriert. Dienstleistungsbeschaffungen laufen ebenfalls über Materialstämme, da dies eine echte Arbeitserleichterung mit sich bringt.

Um eine zügige Rechnungsabwicklung zu ermöglichen, werden Wareneingänge im System bestätigt und Toleranzen für die Buchung von geringfügigen Differenzen zwischen Bestellung und Rechnung zugelassen.

Haushalts-Management und Drittmittelverwaltung

Im Haushalts-Management sind zwei voneinander unabhängige Bereiche abgebildet: der grundfinanzierte Haushalt mit verschiedenen Sonderfinanzierungen und der Drittmittelbereich. Der Minimierung von Zusatzkontierungen dient eine weitestgehend strukturelle Parallelität von Kostenrechnung und Haushaltsmanagement. Kostenstellen und Finanzstellen sind identisch, für Drittmittelprojekte wurde jeweils ein CO-Auftrag angelegt, die Abrechnung erfolgt jedoch nur in der Kostenrechnung und schlägt sich nicht im Haushalts-Management nieder. Finanzpositionen sind nicht einzugeben, denn sie sind in den Sachkontenstammsätzen hinterlegt und werden vom System automatisch gebucht. Sonderfinanzierungen erscheinen als Fonds, ein Pendant hierzu in der Kostenrechnung existiert nicht, da es sich um reine Haushalts-Management-Kontierungen handelt. Eine weitere Ausnahme stellen Bestandsbuchungen dar (Anlagenbuchhaltung, Materialwirtschaft). Auch hier werden nur Haushalts-Management- und keine Kostenrechnungskontierungen mitgegeben.

Schnellere Budgetierung im Drittmittelbereich

Innerbetriebliche Leistungen erfolgen über Aufträge, die Sachausgaben werden nach der Abrechnung in der Kostenrechnung auch im Haushalts-Management ausgewiesen. Da Controlling-Vorgänge auch bei inhaltlicher Parallelität nur "nachrichtlich" fortgeschrieben werden, finden im Haushalts-Management Umbuchungen statt, um ihre Budgetwirksamkeit zu gewährleisten.

Als Obligo werden Bestellanforderungen, Bestellungen sowie (Eingangs- und Ausgangs-)Rechnungen fortgeschrieben. Das DKFZ hat sich für die Fortschreibung auf Zahlungsbasis entschieden, das heißt, nur Zahlungen werden als Ist-Werte ausgewiesen, da für Zuwendungs- und Drittmittelgeber Nachweise über erhaltene Ein- und geleistete Auszahlungen zu erstellen sind. Eine differenzierte Betrachtung der verschiedenen Obligos und der Zahlungen über Auswertungen ist realisierbar.

Performancegründe erforderten das Anlegen von Budgetstrukturplänen, das heißt die Festlegung von Budget- und Buchungsträgern. Die Budgetstrukturpläne vereinfachten und beschleunigten die Budgetierung insbesondere im Drittmittelbereich erheblich. Für den grundfinanzierten Haushalt und für Sonderfinanzierungen gilt eine zentrale Budgetvergabe, im Drittmittelbereich eine dezentrale, das heißt die Aufteilung des Projektbudgets erfolgt innerhalb einer Finanzstelle.

Realisierung und Einführung

Im Finanzwesen erwies sich zunächst die Pflege des aus dem HGF-Kontenrahmen entwickelten Kontenplans als zeitaufwendig, da systemseitig bedingte Konten erst noch ergänzt werden mußten. In der Steuerabwicklung sind einige Steuern, etwa die EU-Erwerbssteuer, manuell zu buchen, da die von SAP vorgedachten automatischen Lösungen auf private Firmen zielen. Allgemein war die Schnittstelle zum Haushalts-Management (FI-FM) die kritische Stelle im Projekt. FM steht mit dem (Bestell-)Obligoausweis sowohl am Anfang eines Geschäftsprozesses als auch mit der Zahlungsbuchung an dessen Ende. Die in SAP R/3 vorhandenen Funktionen waren aufgrund des relativ neuen Moduls nicht immer optimal mit den restlichen Modulen abzustimmen.

In der Anlagenbuchhaltung waren zuvor die Daten aus zwei Datenbeständen im Altsystem zu konsolidieren. Zudem galt es, unterschiedliche Datenqualitäten zu berücksichtigen, da bei einer früheren Datenübernahme Daten teilweise sehr aggregiert übernommen worden waren.

Um den erwünschten Ausweis im Haushalts-Management (FI-FM) sicherzustellen, mußten alle Geschäftsvorfälle aus den "vorgelagerten" Modulen FI (Finanzwesen), FI-AA (Anlagenbuchhaltung), FI-MM (Materialwirtschaft), CO (Controlling) einzeln hinsichtlich ihrer Fortschreibungsrelevanz geprüft werden. Für eine korrekte Fortschreibung von Obligo- und Ist-Daten waren teilweise Abläufe umzugestalten und Festlegungen, insbesondere hinsichtlich der Möglichkeit und der Zeitpunkte, Zusatzkontierungen abzuändern, zu treffen (beispielsweise Änderung der Sachkontierung von Bestellanforderungen in Bestellungen, Änderung der Kosten-/Finanzstelle von Bestellungen in Rechnungen).

Im Haushalts-Management (FI-FM) wurden zum Produktivstart keine Budget-Altdaten übernommen. Budgetreste aus 1997 werden berücksichtigt, indem die Originalbudgets 1998 entsprechend erhöht oder verringert werden. Kassenreste wurden zum Jahreswechsel als Verbindlichkeiten übernommen und anschließend manuell aufgelöst. Da im Drittmittelbereich die Jahresabschlußfunktionalitäten einschließlich Saldovortrag genutzt werden, entfallen in diesem Bereich künftig alle manuellen Jahresabschlußarbeiten (Budgetübertrag, Saldovortrag).

Gegen Ende der Einführungsphase lernten die Anwender den Umgang mit neuen Aufgabeninhalten und -abläufen. So muß nun der für den Zahlungsverkehr verantwortliche Buchhalter debitorische und kreditorische Rechnungen mit der Zahlung ausgleichen, was früher im kameralistischen System nicht nötig war, da die Zahlungen nur einseitig gebucht wurden.

Angeklickt

Mit dem Einsatz von SAP R/3 im Deutschen Krebsforschungszentrum Heidelberg (DKFZ) können jetzt die offenen Posten je Lieferant abgerufen werden, und zwar nicht nur die Verbindlichkeiten, sondern auch das Bestellobligo je Lieferant. Die dezentrale Beschaffung ermöglicht allen Forschungsabteilungen, schnell und flexibel ihren Bedarf zu decken und sich einen Überblick über den Ausschöpfungsgrad ihrer Budgets zu verschaffen. Durch die aktive Verfügbarkeitskontrolle wird insbesondere die Arbeit im Bereich der Drittmittelverwaltung erheblich vereinfacht, da die zuständigen Sachbearbeiter rechtzeitig per Mail von ausgeschöpften Budgets erfahren, was das Überschreiten von Sachausgaben- und Investitionsbudgets verhindert. Mit der Umstellung auf ein kaufmännisches System ist durch die Integration von Haupt- und Nebenbuchhaltungen, die im Altsystem nicht existierte, ein erheblicher Informationsgewinn verbunden.

Winfried Schwarz ist Abteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen beim Deutschen Krebsforschungszentrum in Heidelberg. Daniela Nau war als Beraterin für das Modul Haushalts-Management verantwortlich. Christian Rieger fungierte als kaufmännischer Berater für den Bereich kaufmännisches Finanzwesen und Controlling.