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24.04.1987 - 

Erst Schulung bringt wettbewerbsfördernde Effekte

Freie Zeitkapazität im Büro auch nutzen

MÜNCHEN (lo) - Sind moderne Bürowerkzeuge technisch miteinander inkompatibel, ist ihre Wirtschaftlichkeit - als ein Kriterium gilt eingesparte Zeit - in Zweifel gestellt. Vollends am Ziel vorbei geht ihr Einsatz, wenn nicht in Weiterbildung und Schulung der Mitarbeiter investiert wird. Denn dadurch erst sind langfristig wettbewerbsfördernde Effekte zu erreichen.

Die Leistungsfähigkeit moderner Automatisation spiegelt sich in komplexen Wirkungen auf das gesamte System "Unternehmen" wider. Ein Prüffeld par excellence ist in vielen Betrieben die Bürotechnologie mit ihren inhomogenen Informationsformen. Denn hier prallen die "Office Automation"-Vision vom "Cockpit des Managers" und die Wirklichkeit des Büroalltags mit Papier, Akten und Schreibmaschine hart aufeinander.

Schwierigkeiten der Wirtschaftlichkeitsbeurteilung von Bürokommunikationssystemen resultieren zum Beispiel auch aus der Tatsache, daß sie ihren vollen Nutzen erst bei einer hohen gerätetechnischen Verbreitung erzielen. Effizienzhemmend wirken sich etwa technische Hilfsmittel bei der Vorgangsbearbeitung aus, wenn sie nicht integriert eingesetzt werden. Technische Inkompatibilität bei den vielfach eingesetzten "monofunktionalen" Geräten bergen nämlich die Gefahr sogenannter Medienbrüche. Das bedeutet in aller Regel unter anderem: Daten müssen mehrmals erfaßt werden, also redundante Tätigkeiten.

Berechnungsgrundlage für einen quantitativen Nutzen von Bürosystemen können bestimmte Zeiteinsparungen bei verschiedenen Bürotätigkeiten sein. Allerdings ergeben sich bei einer exakten Umrechnung in eingesparte Geldeinheiten Schwierigkeiten. Denn Bürotätigkeiten variieren in ihrem Umfang wie auch in der Kombination von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz erheblich. Zudem bestimmt die Arbeitsweise des Werkzeug-Nutzers stark die Unterstützung der Bürofunktionen. Sichere Ergebnisse kann oft nur eine Situations- und Fallanalyse bringen. Indes lassen sich Bandbreiten für erreichbare Zeiteinsparungen erbringen. Sie betreffen die Büroarbeiten an den einzelnen Arbeitsplatztypen (siehe Tabelle).

Dennoch wäre es falsch, die Wirtschaftlichkeit der Systeme allein nach quantitativen Gesichtspunkten zu beurteilen. Auch strategische Folgewirkungen für die unternehmensspezifische Leistungsfähigkeit fallen erheblich ins Gewicht. Ökonomische Effekte hochzurechnen und ihre Auswirkungen in Investitionen in informationstechnische Produkte umzusetzen - so die gängige Empfehlung vieler Hersteller -, ist sicher nur ein Schritt.

Bei der Frage nach der Wirtschaftlichkeit liegen die Vorteile der integrierten Informationsverarbeitung zwar auf der Hand: weniger Zeitaufwand, weniger Personalkosten. Leider zahlen sie sich nicht sofort aus. Ein weiterer Schritt sollte deshalb sein: eingesparte Zeit in Weiterbildung und Schulung der Mitarbeiter zu investieren. Denn auch nach erfolgreicher Umstellung läßt sich erst dann an eine Amortisation denken, wenn die freigewordene Kapazität auch wettbewerbsfördernd genutzt wird. Für den wirtschaftlichen Einsatz moderner Technik bedarf es gewandelter Verhaltensweisen der Mitarbeiter. Ihnen Bedienungsanleitungen an die Hand zu geben, reicht nicht mehr aus; Handlungsanleitungen sind zu definieren, kurz: Erziehungsarbeit zu mehr Kreativität ist zu leisten.