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Freies DMS Alfresco hat Nachholbedarf

Andrej Radonic ist Experte für Virtualisierung, Cloud-Technologien und Open Source Anwendungen. Der Fachbuchautor ist Vorstand der interSales AG und entwickelt für mittelständische Unternehmen anspruchsvolle E-Commerce Lösungen.
Mit einer offenen Architektur, Open-Source-Entwicklung und einem schlagkräftigen Team will Alfresco den kommerziellen Enterprise-Content-Management-(ECM-)Herstellern Paroli bieten.

Während für das Web-Content-Management zahlreiche quelloffene Anwendungen wie Typo3, Zope oder Plone existieren, beherrschen bisher ausschließlich kommerzielle Anbieter den Markt für das Dokumenten- beziehungsweise ECM-Herstellern (Enterprise-Content-Management). Die Alfresco-Macher positionieren ihr Produkt daher als erste Open-Source-Alternative zu den großen und zumeist sehr teuren Anbietern. Alfresco reiht sich ein in eine wachsende Zahl professionell geführter Open-Source-Unternehmen mit umfangreicher finanzieller Ausstattung wie etwa MySQL, JBoss, SugarCRM oder Pentaho.

Hier lesen Sie …

Pro und contra

-- Keine Lizenzkosten;

- offene Architektur, umfangreiche Schnittstellen;

- Zugriff über verschiedene Protokolle und Werkzeuge;

- gutes Entwicklungs-Tool neuer Anwendungen.

- Fehlende ECM-Funktionen, erfüllt Compliance-Anforderungen nicht;

- klickintensive Web-Ober- fläche;

- Dokumentation lückenhaft und unübersichtlich.

Mehr zum Thema

www.computerwoche.de/go/

572312: Alfresco ergänzt freies ECM-System um Web-CMS;

571375: Elchtest für ECM-Produkte;

572731: Filenet forciert Web-Content-Management;

567270: Dokumenten-Management - ein schwer überschaubares Feld.

Weitere Links:

Alfresco: www.alfresco.org;

Contineo: contineo.source forge.net;

CPS: www.cps-project.org;

Xinco: www.xinco.org;

Knowledge Tree: www.ktdms.com;

Kriterien zur Bewertung von Open Source;

Spring Framework und AOP: www.springframework.org.

Dem ehrgeizigen Ziel folgend, eine richtungsweisende ECM-Lösung zu schaffen, investierte das Team um Documentum-Mitgründer John Newton besonders viel Aufwand in eine moderne Architektur. Die Java-basierende Software nutzt Frameworks wie "MyFaces" (Apaches Implementierung von "Java Server Faces") sowie "Spring". Als Servlet, beispielsweise innerhalb eines Tomcat-Containers oder als Portlet in einem JBoss-Portal, läuft die Alfesco-Software auf allen gängigen Betriebssystemen.

Moderne Entwicklungsmethoden wie Aspect Oriented Programming (AOP) sollen Modularität und eine einfache Erweiterbarkeit auf lange Sicht gewährleisten, außerdem ist der Zugriff über ein Web-Services-API und auch ein PHP-Interface möglich. Eine einfache Plug-in-Schnittstelle, wie sie vergleichbar komplexe Systeme, beispielsweise Typo3 oder SugarCRM bieten, sucht man jedoch vergebens.

Alfresco setzt lediglich MySQL 4.1 und das JDK 5.0 voraus. Die Installation ist in wenigen Schritten erledigt: wahlweise ein Bundle, bestehend aus Alfresco plus Tomcat oder JBoss, auspacken oder die WAR-Datei in einen vorhandenen Tomcat-Container einbinden. Anschließend erzeugt ein Script die benötigte Datenbank. Vor dem ersten Start der Software müssen noch die Umgebungsvariablen JAVA_HOME und JRE_HOME korrekt gesetzt werden.

Dem Anwender präsentiert sich Alfresco mit einer ansprechend gestalteten und in Ordner gegliederten Browser-Oberfläche. Für eine unkomplizierte Navigation stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung. Ein Assistent hilft beim Hochladen von Dateien, die anschließend direkt innerhalb des Frontends bearbeitet werden können. Ein Wysiwyg-Editor erlaubt das Erstellen von HTML-Dateien.

Dass die Offenheit des Systems kein leeres Versprechen ist, macht sich am deutlichsten in den vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten bemerkbar. Neben Browser-Zugang und Portalintegration kann das Alfresco-Repository dank seiner CIFS-Implementierung (Common Internet File System) per SMB transparent als Windows-Laufwerk angesprochen werden. Das vereinfacht die Anbindung älterer Windows-Anwendungen.

Dokumentenimport

Parallel dazu funktioniert auch der Zugriff über die automatisch eingerichteten Protokolle "Web-based Distributed Authoring and Versioning" (WebDAV) und das File Transfer Protocol (FTP). Für Entwickler ist interessant, dass das Repository eine Schnittstelle auf Basis des "Java Content Repository API" (JSR-170) bietet, so dass eine Integration mit anderen Applikationen und Dokumentendatenbanken auf Basis des Standards möglich ist.

Alfresco kann Dokumente beim Import auf Basis von benutzerdefinierten Regeln automatisch mit Metadaten versehen oder diese aus gängigen Office-Formaten extrahieren. Diese Vorgaben gelten unabhängig vom Zugriffsweg: Beispielsweise können eingehende Dokumente aufgrund bestimmter Schlagwörter in ein dafür vorgesehenes Verzeichnis verschoben werden, egal ob die Texte über das logische Windows-Laufwerk oder FTP in das System gelangten. Das Gleiche gilt für die automatische Konvertierung in diverse Dateiformate, etwa PDF. Alfresco unterstützt eine Vielzahl gängiger Dokumenten-, Bild- und Multimedia-Formate. Ist Open Office Server-seitig als Transformation Engine eingebunden, können Powerpoint-Dateien in Flash-Animationen umgewandelt werden.

Für die Volltextrecherche verwendet das System "Lucene", eine freie Suchmaschine der Apache Software Foundation. Sie durchsucht das gesamte Alfresco-Repository und kann viele Dateiformate, unter anderem PDF, Microsoft Office oder Open Office, für die Volltextrecherche indizieren. Dateien außerhalb des Repositories werden nicht einbezogen. Da in Alfresco Zugriffsrechte auf Dokumentenebene vergeben werden können, weisen die Trefferlisten nur solche Dokumente aus, die der jeweilige Benutzer öffnen darf. Ein frei definierbares Kategoriensystem hilft ihm, die Treffermengen sinnvoll einzugrenzen.

DMS-Basisfunktionen

Als DMS unterstützt die Software grundlegende Features wie die Versionierung sowie das Aus- und Einchecken von Dokumenten mit automatischer Versions- und Bearbeitungshistorie. Mittels definierbarer Content-Regeln können Ordner so konfiguriert werden, dass beispielsweise über den Windows Explorer eingehende Dokumente automatisch ausgecheckt werden. Dies ermöglicht unter anderem die Synchronisierung mit Windows-Clients, die Dokumente auch offline bearbeiten sollen. Ein kleiner Wermutstropfen ist jedoch, dass solche Dokumente dann für den Explorer-Zugriff nicht gesperrt sind.

Mit einfachen Workflows können Revisions- und Freigabeprozesse abgebildet werden, die Einbindung einer umfassenden BPEL Workflow Engine steht noch aus. Ein Assistent leitet durch die Definition von ereignisbezogenen Regeln, die im Wesentlichen das typische lineare Genehmigungsverfahren abbilden, ohne dabei Ausnahmen oder geschachtelte Abläufe anzubieten. Benutzer werden an definierten Stellen per E-Mail benachrichtigt. Die kürzlich veröffentlichte Version 1.2 kann praktischerweise Content auch per RSS zum Client bringen. Collaboration gibt es bei Alfresco in Form dynamischer Foren, die Benutzer zu jedem Ordner sowie auch einzelnen Dokumenten anlegen können.

Weiter Weg zum ECM

Alfresco preist seine Software als ECM-System an, allerdings existieren zentrale ECM-Features wie komplexer Workflow und Web-Content-Management derzeit nur in der umfangreichen Roadmap. Außerdem sind viele Enterprise-Funktionen dem kommerziellen Alfresco-Produkt "Visible Source" vorbehalten, etwa gruppenbezogene Zugriffsrechte, LDAP-Integration, NTLM-Authentifizierung, Failover- und Cluster-Management.

Insgesamt gewinnt man den Eindruck eines hochgradig ambitionierten Projekts, welches sich das "E" in "ECM" aber erst noch erarbeiten muss: So mangelt es an Funktionen wie revisionssicheres Archivieren, Erfassen von Papierdokumenten oder die Integration von E-Mail-Systemen. Alfresco taugt zurzeit nicht für Compliance-orientierte Aufgaben und erfüllt etwa die Anforderungen der GDPdU noch nicht.

Wertet man andererseits das ECM-Postulat als Ziel statt als Statusbeschreibung, entpuppt sich Alfresco als gut vermarktete Vision. Auch wenn das Unternehmen hier kein Pionier ist -bereits seit längerem existieren ausgefeilte Open-Source-Pakete wie "Contineo", "Xinco", "CPS" und "Knowledgetree" -, so spricht doch die Strategie und auch das Timing für die Newcomer. Denn die klassischen Hersteller sehen sich derzeit ebenjenen Herausforderungen gegenüber, welche Alfresco bereits in seiner Basis berücksichtigt: Modularität und Offenheit sowie Interoperabilität im Rahmen einer Service Oriented Architecture (SOA).

Fazit

Alfresco besticht durch seine durchdachte, offene und flexible Plattform, und man darf hoffen, dass diese zügig zum vollwertigen ECM-System ausgebaut wird. Im jetzigen Stadium stellt es ein rudimentäres DMS dar und ist somit kaum eine ernsthafte Konkurrenz für die etablierten Lösungen.

Dem Anwender nutzt es im Wesentlichen als intelligenter und schneller Datenspeicher mit der Chance, den Laufwerkswildwuchs elegant und einfach unter Kontrolle zu bringen, insbesondere auch in heterogenen Umgebungen. So betrachtet kann es beispielsweise eine kostenfreie Alternative zu Microsofts "Sharepoint Services" sein. (ws)