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30.03.2001 - 

Trends im ERP-Markt/Sorgfältige Planung und Projekt-Management sichern reibungslosen Währungswechsel

Für die Euro-Umstellung bleibt noch Zeit

Spätestens zum Jahreswechsel müssen Unternehmen ihr Rechnungswesen für steuerliche Zwecke auf den Euro umgestellt haben. Deshalb ist jetzt Hausaufgabenmachen angesagt: Es gilt, alle tangierten betriebswirtschaftlichen Funktionen und Geschäftsprozesse zu beachten und eine Reihe von Grundsatzentscheidungen zu treffen. Von Steffen Heckmann*

Am 31. Dezember 2001 ist endgültig Schluss: Die dreijährige Doppelwährungsphase geht zu Ende. Und auch wenn so mancher Zeitgenosse das Ende der Mark bedauert - künftig müssen Jahresabschluss beziehungsweise das Rechnungswesen für steuerliche Zwecke in Euro gemacht werden. Während die Unternehmen im Geschäftsverkehr mit Kunden und Lieferanten vielleicht schon jetzt mit dem Euro als Währungseinheit konfrontiert sind und diesen mitunter als Vorgangs- oder Erfassungswährung (Transaktionswährung) verbuchten, ist nun zügig die Hauswährung auf die neue Währung umzustellen.

Eigentlich kein Problem, sollte man meinen - doch der Teufel steckt, wie so häufig, im Detail: Der Umstieg ließe sich im Grunde DV-technisch gut überschaubar umsetzen, doch eine ganze Latte von Einflussfaktoren unterschiedlichster Couleur schraubt den Komplexitätsgrad der Implementierung nach oben. Schließlich müssen sämtliche Vorgänge und Anwendungen angepasst beziehungsweise umgestellt werden, welche die unterschiedlichsten Werte und Beträge berechnen, speichern oder drucken. Zwar darf ein Unternehmen auch nach dem 1. Januar 2002 Buchungen in Mark akzeptieren. Diese werden dann allerdings, vergleichbar zu heutigen Fremdwährungen, als Transaktionswährung behandelt. Das bedeutet: Sobald diese Beträge in das Rechnungswesen für steuerliche Zwecke eingehen, sind sie in Euro zu konvertieren.

Mit äußerster SorgfaltDurch diese gesetzliche Vorschrift wird sichergestellt, dass die Buchführung so angesehen werden kann, als sei sie von Beginn des Jahres an in Euro geführt worden. Im Extremfall kann dies sogar als nachträgliche Umstellung der Hauswährung erfolgen. Organisationen, die schon zuvor wechseln, müssen in der Übergangsphase darüber hinaus beachten, wann die eigenen Kunden oder Zulieferer selbst endgültig auf den Euro setzen.

Ebenso müssen Unternehmen, deren Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht und die unterm Jahr die Euro-Einführung anstreben, entscheiden, wann sie auf Belegebene in Euro konvertieren. Dauert das Geschäftsjahr 2001/2002 beispielsweise bis zum 30. September, dürfen sie nämlich einmalig die ersten drei Monate (1. 10. 2001 bis 31. 12. 2001) in Mark abschließen und die folgenden neun Monate in Euro buchen. Lediglich die Kontensalden aus 2001 sind hier zu konvertieren, während ab 1. Januar 2002 sämtliche Einzelbuchungen nachträglich in Euro umgerechnet werden müssen.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Umrechnungsfunktionen (1 Mark = 1,95583 Euro) und die Rundungslogik im Detail mit äußerster Sorgfalt behandelt werden wollen - auch wenn der Gesetzgeber das Vorgehen genau definiert hat. Insbesondere die Umrechnung von Kleinstbeträgen (Cent-genaue Abrechnung) kann bei hohen Stückzahlen zu erheblichen Differenzen führen. Auswege bestehen darin, weitere Nachkommastellen einzubeziehen oder für die Konvertierung ausschließlich den Gesamtbetrag heranzuziehen. Denn letztlich gilt das oberste Rechtsgebot, nach dem unabhängig von der Währung eine Schuld aufgrund von Rundungen nicht durch einen geringeren Betrag als vertraglich vereinbart beglichen werden kann.

Böse Überraschungen drohenAber nicht nur bei den Rundungen gilt es, Vorsicht walten zu lassen. Sind beispielsweise Schwellenwerte, Sockelbeträge oder Limits nur auf Zahlenbasis ohne Währungsbezug gesetzt, kann der im Vergleich zur Mark rund doppelt so wertvolle Euro schnell zu bösen Überraschungen führen. Ebenso muss beachtet werden, mit welcher Währung die unterschiedlichen Statistiken und Reports wann weitergeschrieben oder konvertiert werden sollen, um noch die Vergleichbarkeit zu wahren. Darüber hinaus ist eine Vielzahl von Einzelregelungen zu berücksichtigen. So sind beispielsweise alle individuellen Verträge über vermögenswirksame Leistungen oder Darlehen ab dem 1. Juli 2002 ebenfalls in Euro zu führen.

Die Euro-Einführung stellt daher weder eine reine Problematik von Rundungsdifferenzen dar, noch ist sie primär eine Angelegenheit der IT-Abteilung. Im Gegenteil: Es muss eine Umstellstrategie existieren, die das gesamte Unternehmen und seine Abteilungen einbindet. Denn schließlich gibt es kaum eine Unternehmenseinheit, die ohne Bezug zu kaufmännischen Abrechnungssystemen arbeitet. Und so wie nur die Fachabteilung verlässlich darüber Auskunft geben kann, wie lange sie noch Transaktionen in alten Währungen von ihren Geschäftspartner akzeptiert, kann nur das Management die unternehmensweite Einführung des Euro-Zeitalters einleiten. Im Vorfeld eines Euro-Projektes ist es deshalb ratsam, dass sich die Fach- und IT-Abteilungen an den Runden Tisch setzen, eine gemeinsame Projektorganisation ins Leben rufen, eindeutige Zuständigkeiten für Freigabe- und Einführungsprozesse definieren sowie einen verbindlichen Zeitplan aufstellen.

Wichtig im Vorfeld ist außerdem, grundsätzlich zwischen der internen und externen Umstellung zu unterschieden, denn die unterschiedlichen Partnerunternehmen und Behörden können einen anderen Weg der Umstellung einschlagen. Unter der externen Umstellung werden beispielsweise die Kunden- Lieferanten-Beziehungen, die Preise und die Abschlusserstellung verstanden, während zu dem internen Pendant die Hauptbuchhaltung, die Nebenbuchhaltungen, die Kosten-Leistungs-Rechnung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zählen. Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der erforderlichen Arbeiten wird hierbei entweder eine zeitgleiche Umstellung ("Big Bang") oder ein mehrstufiger Prozess bevorzugt.

Sämtliche Buchungskreise umstellenAllerdings sollte die externe Umstellung auf den Euro - die Transaktionen des Unternehmens mit Kunden, Lieferanten, Eigentümern oder Behörden - zeitgleich mit der internen Umstellung - des Rechnungswesens - erfolgen, um Fehlinterpretationen von Zahlenwerten von vornherein auszuschließen. Zumindest müssen sämtliche Buchungskreise einer Landeswährung auf einen Schlag umgestellt werden.

Auch sollte ein Unternehmen abwägen, ob es bei der Hauswährungsumstellung eine Stichtagslösung (etwa nach Einzelabschluss des Geschäftsjahres) oder den Aufbau eines vollständigen Parallelsystems favorisiert. Zu bevorzugen ist in der Regel der erstgenannte Fall, da hier keine Probleme in Form von doppelter Datenführung und -haltung auftreten.

Für ein Euro-Projekt selbst sollte man einen Zeitraum von rund sechs Monaten veranschlagen. Von großer Bedeutung ist die genaue Planung mit besonderem Augenmerk auf das Projekt- und Test-Management mit eindeutigen Zuständigkeiten sowie Verantwortlichkeiten. Am Beginn des Projektes steht natürlich zunächst eine Bestandsaufnahme sämtlicher betroffener Anwendungssysteme sowie deren Schnittstellen und der hieraus resultierenden Abhängigkeiten. Insbesondere die individuell erstellten IT-Anwendungen müssen im Vorfeld einer systematischen Analyse unterzogen werden. Eingabemasken, Reports, Statistiken, Handbücher, Dokumentationen - all das kann Hinweise auf potenzielle Euro-Anwendungen liefern. Spezielle Tools, wie sie unter anderem auch von der Herstellern der Standardanwendungssoftware bereitgestellt werden, unterstützen bei der Identifikation solcher Problembereiche.

Umstellungsrelevante Datenbestände lassen sich nahezu überall finden: Finanzdaten aus der Buchführung, das Mahnwesen, Einkaufsdaten, Preislisten, Controlling, Planungs- und Prognosedaten - der Bogen ist weit gespannt. Aber nicht alle Historiendaten müssen in die Konvertierungsüberlegungen einbezogen werden. Mitunter stehen sogar Überlegungen zur Vergleichbarkeit auf Euro-Basis und Revision (rekonstruierbare Belegoriginale) in Konkurrenz zueinander und können nur im Einzelfall entschieden werden. Eine Archivierung im Vorfeld kann dafür ein Ausweg sein. Auch sollte man den Datenbestand per se sorgfältig sichten und Teile gegebenenfalls einer Archivierung zuführen. Die daraus resultierende reduzierte Laufzeit der Tests sowie die verkürzte Dauer bei der eigentlichen Umstellung wird man sicherlich zu schätzen wissen.

Release-Stände prüfenNach Abschluss dieser Vorarbeiten lässt sich der erforderliche Hardwarebedarf für die Testumgebung definieren, die produktionsnah gestaltet sein muss - das ist ein unabdingbarer Erfolgsfaktor. Bevor die eigentlichen Arbeiten an der Test- und Produktivumgebung in Angriff genommen werden, sollten die Verantwortlichen noch die Release-Stände der eingesetzten Software einer kritischen Prüfung unterziehen.

Speziell für Standardsoftware kann sich eine Aktualisierung als nützlich erweisen. Zu der Vorbereitung gehören natürlich auch die Detailplanung, die gemeinsam mit den Fachabteilungen erforderliche Feinabstimmung sowie die Definition von Datensicherungsverfahren. Je nach Komplexität der Anwendungslandschaft können diese Vorarbeiten bis zu zwei Monate in Anspruch nehmen.

Den aufwändigsten Part stellt sicherlich die Testphase dar. Unter anderem kommen Werkzeuge aus den Euro-Paketen der Hersteller zum Einsatz, die nach entsprechenden Vorbereitungsarbeiten an Organisations- und Steuerungstabellen eine automatische Konvertierung erlauben. Die Testarbeiten sollte ein Unternehmen auch dazu nutzen, das System kontinuierlich auf die Euro-Umstellung hin zu verbessern, um den späteren Aufwand im Produktivsystem zu minimieren. Die eigentliche Umstellung des Produktivsystems lässt sich nach erfolgreichen Tests recht zügig abwickeln.

*Steffen Heckmann ist Consultant bei der CSC Ploenzke AG in Wiebaden

Kritische Erfolgsfaktoren-Euro-Strategie festlegen

-Test-Management, produktionsnahe Testsystemumgebung

-Von IT und Fachabteilungen getragene Umstellstrategie

-Abstimmung des Umstellungsdatenbestands, nicht benötigte Datenbestände definieren

-Dokumentation und Kommunikation der Projektergebnisse

-Definiertes Abnahmeverfahren zur Freigabe des Produktivbetriebs nach Hauswährungsumstellung

-Aktives Einbinden von Revision und Wirtschaftsprüfung

Euro-UmstellungPhase 1: Projektinitialisierung, Festlegung des Hardwarebedarfs, Analyse der Schnittstellen, Eigenentwicklungen und Modifikationen, Umgang mit Archiven

Phase 2: Verfeinerung des Projektplans, Absprache mit der Fachabteilung, Abstimmung Haupt- und Nebenbücher, Aufbau Datensicherungsverfahren, Stand der Software für Umstellung aktualisieren,

Phase 3: Datendokumentation vor und nach der Hauswährungsumstellung, Test der Funktionen und Schnittstellen, Laufzeitprognose für produktive Umstellung, permanente Optimierung des Produktivsystems, Koordination der Ländergesellschaften, Organisation des Umstellungstermins

Phase 4: Durchführung der Euro-Umstellung

Phase 5: Projektnacharbeiten, Projektdokumentation

Abb: Einflussfaktoren für die Umstellung

Verschiedene Bereiche im Unternehmen sind früher oder später von der Euro-Umstellung betroffen. Quelle: SAP