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23.08.2007

Geheime Outlook-Adressen verwalten

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.

Wer Outlook als E-Mail-Client verwendet, wird sich schon des Öfteren über die Eigenheiten jenes Automatismus gewundert haben, mit dem E-Mail-Adressen beim Eintippen vervollständigt werden. Diese Eingabehilfe bedient sich einer versteckten, separaten Datenbank, dem so genannten "Nickname-Cache", in dem alle Adressen der bisherigen E-Mail-Korrespondenzen verwaltet werden. Oft führt eine solche zweigleisige, intransparente Adressverwaltung zu Problemen, etwa wenn man fälschlicherweise annimmt, zu einer E-Mail-Korrespondenz auch die Kontaktdaten zu besitzen.

Offiziell bietet Microsoft keiner-lei Möglichkeiten, den Nick-name-Cache zu bearbeiten oder auszulesen. Es gibt eine wenig bekannte Löschfunktion: Wenn was gelegentlich vorkommt eine Mail-Adresse einem falschen Namen zugeordnet ist, kann man sie im herunterklappenden Auswahlmenü markieren und mit der "Entf"-Taste löschen.

Ein Freeware-Projekt bietet ein Tool, mit dem sich die Autovervollständigen-Datenbank auslesen und in Outlook als reguläre Kontakte übertragen lässt. "NK2.info" (www.nk2.info) liest zunächst den Cache aus, dann lassen sich Einträge löschen oder hinzufügen. Im Anschluss können diese Daten in eine CSV- oder TAB-Tabelle exportiert werden, um sie per Import-Funktion in die Outlook-Kontakte zu übertragen. Für umfangreichere Arbeiten mit NK2-Daten im Helpdesk- und Administrationsumfeld gibt es übrigens auch das kommerzielle Produkt "Ingressor" von Dynamic Computing Solutions (www.ingressor.com) ab 40 Dollar. (Wolfgang Miedl)

CW-Fazit: Outlook führt eine Schattendatenbank für das Autover-vollständigen von E-Mail-Adressen. Echte Kontakte lassen sich daraus mit dem Tool nk2.info erzeugen.