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16.10.1981 - 

Wie zwei Hotellerie-Betriebe Verbundlösung mit Nixdorf-Systemen anstreben:

"Geisha"-Software macht Gäste glücklich

KASSEL (pi) - Die Bedeutung der Anwendungssoftware ist in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Vor allem Branchen mit einem hohen Spezialisierungs-Grad oder diffizilen organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Problemen, zu denen auch das Hotel- und Gaststätten-Gewerbe gehört, sind auf ausgefeilte und praxisrelevante Software-Produkte angewiesen. Hinzu kommt, daß Hotel- und Gaststätten-Unternehmen auf die Bereitstellung fertiger Programme angewiesen sind, denn eine aufwendige Eigenprogrammierung scheidet in der Regel aus.

Das Hotel- und Gastronomiegewerbe leide seit Jahren an einem schon chronischen Mangel an guten Fachkräften. Dieser werde in jedem größeren Haus sichtbar und schlage sich zuweilen auch in einem verminderten Serviceangebot nieder. Trotz struktureller Arbeitslosigkeit in der Wirtschaft und attraktiven Verdienst- und Aufstiegsmöglichkeiten in der Branche, scheine das Personalproblem nicht lösbar zu sein. Aus diesem Grunde seien Hotel- und Gaststättenbetriebe meist gezwungen, alle Möglichkeiten zur Rationalisierung auszuschöpfen. Welche Erfahrungen ein Kasseler Hotelunternehmen - mit zwei Häusern - bei der Auswahl, Einführung und Betreibung seines EDV-Systems sammeln konnte, schildert dieser Erfahrungsbericht.

Bei den beiden Häusern handelt es sich um das "Schloßhotel" (mit 200 Betten in 120 Zimmern) - im Kasseler Schloßgarten gelegen - sowie um den "Schweizer Hof", ein Stadthotel mit siebzig Zimmern und 120 Betten. Beide Gastronomie-Betriebe setzen eigenen Angaben zufolge pro Monat durchschnittlich 750 000 Mark um. Die Mitarbeiter-Zahl belaufe sich auf rund hundert Personen, davon sechzig im Schloßhotel und vierzig im Schweizer Hof.

Verbundlösung angestrebt

Als das Geschäftsvolumen in den beiden Kasseler Häusern zu umfangreich wurde, habe sich Hotelier Dietrich E. Cuntze nach einem geeigneten Computersystem umgesehen, das die Administration mit Warenwirtschaft in beiden Häusern abdecken sollte. Nach Recherchen im Laufe des Jahres 1980 entschloß er sich für eine Problemlösung, die von der Nixdorf Computer AG - speziell für Hotel- und Gastronomiebetriebe - entwickelt wurde. Dabei handele es sich hardwareseitig um das System Nixdorf 8862 sowie um die Computer-(Kellner-)Kassen 8812 und softwareseitig um das Programm G.E.I.S.H.A. II.

Die Entscheidung zugunsten von Nixdorf sei vor allem deshalb getroffen worden, weil mit den Paderborner Systemen eine Verbundlösung für beide Häuser aufgebaut werden könne und nicht nur eine autonome Lösung für jedes Haus.

Die Gesamtlösung für beide Häuser soll nunmehr folgendermaßen konfiguriert werden: Die Zentrale der EDV-Konfiguration bilde ein Computersystem Nixdorf 8862 mit 256 KB Hauptspeicher-Kapazität. An diese Zentraleinheit werde ein EDV-Arbeitsplatz angeschlossen (bestehend aus einem Bildschirm mit Tastatur), mit dem man die Systembedienung (Abfragen, Informationen vom System, Eingaben) durchführe. Ferner sei geplant, im Schloßhotel fünf Computerkassen für die Restaurantbetriebe sowie eine Computerkasse und einen weiteren Bildschirm für Rezeption und Kasse anzuschließen.

Nachdem diese Konfiguration stehe - dies soll in wenigen Monaten der Fall sein -, werde die Warenwirtschaft als Kernstück der eigentlichen (Software-)Lösung eingeführt. Das Gesamtsystem soll also stufenweise realisiert werden, damit auch die Mitarbeiter sukzessive in das neue System hineinwachsen könnten. Im Rahmen der nächsten Ausbaustufe erfolge die Einführung der Finanzbuchhaltung sowie der Lohn- und Gehaltsabrechnung (einschließlich Berichts- und Informationswesen). Anschließend werde auch das zweite Haus in das System integriert.

"Erst wenn die Lösung in dieser Form sowohl von der Hard- als auch von der Software her nach unseren Vorstellungen läuft", erläutert Cuntze, "werde die letzte Ausbaustufe in Angriff genommen." Diese bestehe darin, auch den Schweizer Hof in das Verbundsystem einzubeziehen. Dazu sollen drei Kellnerkassen und ein Bildschirm - mit Computerkasse - in der Rezeption installiert werden. Alle dezentral installierten Anlagen (Computerkassen und Bildschirme) seien dann online mit der Zentraleinheit verbunden.

Mit Hilfe des Programmsystems G.E.I.S.H.A. II könnten für ein Hotel bis 1000 Zimmer Aufgaben wie

- Reservierungssystem,

- Front-Office-System,

- Room-Status-System,

- Check-Out,

- Kassiererabrechnungssystem,

- Night-Audit-System,

- Telefon-Abrechnungssystem gelöst werden.

An dem Bildschirm im Reservierungsbereich könnten die Reservierungen (nach maximal 20 Kategorien für vier Jahre im voraus) für Gruppen und Einzelreisende erfaßt werden. Auf dem angeschlossenen Korrespondenzschriftdrucker würden Reservierungsbestätigungen, Vorauszahlungsrechnungen und eventuell Reservierungsrechnungen gedruckt. Beim Check-In prüfe der Empfang die Informationen aus der Reservierung und ergänze sie um weitere gastspezifische Daten. Auch die Telefoneinheiten würden dem Gast ebenfalls direkt belastet. Beim Check-Out stünden dem Kassierer alle Belastungen des Gastkontos, etwaige Vorauszahlungen oder Zwischenzahlungen zur Verfügung. Anschließend werde die Rechnung geschrieben.

Da die einzelnen Anwendungsbereiche über umfangreiche Funktionen verfügen, sollen die wichtigsten Daten zusammengefaßt werden:

- Die Reservierungen könnten jederzeit geändert oder gelöscht werden (über den angeschlossenen Bildschirm). Suchbegriffe für die Mitarbeiterin bestanden aus Gastname, Gruppenname oder Ankunftsdatum. Falls vom Gast eine Vorauszahlung geleistet wurde, so werde diese als offener Posten in der Debitoren-Buchhaltung verbucht.

- Für alle im Reservierungssystem gespeicherten Gäste werde am Ankunftstag eine Ankunftsliste ausgedruckt. Soweit die gesetzlichen Vorschriften dies gestatten, drucke das System auch vorbereitete Check-In-Formulare, auf denen alle Daten des Gastes (aus der Reservierung) gespeichert seien.

- Eine der wesentlichsten Arbeitserleichterungen erreiche man auch durch ein neuartiges Check-Out-System. Alle Be- und Entlastungen des Gastes seien im System mit einem Transaktionscode gespeichert. Durch Vorgabe eines Rechnungsschlüssels würden nun aus diesen Transaktionen eine oder mehrere Rechnungen nach Wunsch des Gastes erzeugt und über den Drucker ausgegeben.

- Telefonverbuchung: Die von der Telefonanlage übergebenen Gebührendaten seien unter den jeweiligen Zimmer-Nummern abgespeichert. Die Anlage könne aufgrund der Programmvorgaben für längere Gespräche eine degressive Gebührenermittlung durchfuhren und das Gastkonto entsprechend belasten.

- Night-Auditor-System: Dieses System stelle einen wesentlichen Bestandteil des gesamten Verfahrens dar. Da im Hotel normalerweise "rund um die Uhr" gearbeitet werde, sei der Tagesabschluß zu einer definierten Zeit durchzuführen. Beim Mitternachtslauf könnten alle Konten für die Statistiken abgeschlossen, die entsprechenden Statistikwerte ermittelt und ausgedruckt und/oder für den Ausdruck bereitgestellt werden.

Installationen, wie Schloßhotel und im Schweizer Hof, seien nicht selten vor allem deshalb zu einem - in vielen Fällen - kostspieligen "Abenteuer" geworden, weil von den meisten Herstellern keine Anwendungssoftware angeboten wird. Der in EDV-Fragen nicht unbedingt beschlagene Hotelbetrieb müsse deshalb in der Regel seine Applikationssoftware auf dem freien Markt beschaffen. Als vorteilhafter erweise sich die Zusammenarbeit mit einem Hersteller, der alle System-Bestandteile aus einer Hand anbietet. Sofern ein DV-Anwender diesen Partner finde, könne er vertrauensvoll in seine "EDV-Zukunft" blicken.