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31.07.1981

"GEMEINE KOSTEN" - wertanalytisch betrachtet

Nach Abschluß der Phase der Aufwandsermittlung nach Art der Tätigkeiten und deren Nutzen, hat jede Führungskraft einen vollständigen Leistungskatalog der Kostenstelle seines Verantwortungsbereiches. Dieser Leistungskatalog dient der ständigen Selbstkontrolle und dem Vergleich mit der eigentlichen Aufgabe der Kostenstelle. In der Praxis wird in dieser Phase eine Transparenz über Doppelarbeiten erreicht. Hier zeigt sich immer wieder, daß in den einzelnen Abteilungen manuell Daten erstellt, ermittelt oder strukturiert werden, die mit Hilfe der Datenverarbeitung bereits erstellt werden oder mit geringem Zusatzaufwand in Zukunft erbracht werden können.

Nachdem den Leistungsbeziehern und Leistungserstellern die jeweiligen Kosten bekannt gemacht sind, erhält bei der Methode der Overhead-Value-Analysis der jeweilige Leistungsersteller zum Beispiel eine 40prozentige Leistungsabbauvorgabe. Diese hohe Vorgabe verfolgt den Zweck, den Leistungsersteller zu "zwingen", auch bisher unangetastete "heilige" Leistungen in Frage zu stellen und eine realistische Einschätzung des Leistungsniveaus bei einem niedrigeren Aufwand abzugeben.

Auf der Basis dieser Daten steht im Mittelpunkt des Entscheidungsprozesses der Vergleich möglicher Einsparungen und ihrer Konsequenzen für die bestehende Organisation wie auch für die künftige Entwicklung des Unternehmens. Bei diesem Vergleich der Kostensenkungspotentiale die sich auf die Angaben der unmittelbar Betroffenen stützt, werden die Kostensenkungsmaßnahmen in nachfolgende Gruppen unterteilt:

þKostensenkungsmöglichkeiten mit geringen Nebenwirkungen, die mit der Priorität 1 versehen werden und meist sofort zur Durchführung gelangen

þMaßnahmen mit negativen Konsequenzen, die maximal so hoch wie das Einsparungspotential sind. Die Durchführungsentscheidung ist hierbei von der Dringlichkeit der Einsparungen abhängig. Im Normalfall werden diese Sparmaßnahmen zunächst zurückgestellt und weitere "Eventual-Maßnahmen" mit unterschiedlichen Einsparungspotentialen untersucht

þAktivitäten, bei denen die negativen Folgen eindeutig größer sind als das Einsparungspotential. Hier entfällt der alternative Vorschlag.

Nach Angaben der Anwender dieser Methoden kann man mit Overhead-Value-Analysis die Gemeinkosten fester in den Griff bekommen und sie systematisch reduzieren. Die verschiedenen Artikel in der Presse und in der Fachliteratur erwähnen immer wieder die positiven Ergebnisse der Methode. Beispiele, nach denen in Unternehmungen in einer Zeit von drei Monaten ein Viertel der Gemeinkosten eingespart werden konnten, sind hierbei keine Seltenheit. Leider zeigt die Praxis wenn auch nicht im Regelfall, Beispiele, bei denen in Unternehmungen Untersuchungen mit Hilfe der OVA-Methode erfolglos durchgeführt wurden oder sogar nach kurzer Zeit erfolglos abgebrochen werden mußten.

Die Methoden Zero-Base-Budgeting und Overhead-Value-Analysis gehen von einer wertanalytischen Denkweise aus. Sie stellen die Frage nach dem Nutzen einer Dienstleistung für das Unternehmen auf der Basis verschiedener Ausprägungen und den entsprechenden Kostenaufwendungen.

Eine Optimierung der Effizienz und Effektivität im Gemeinkostenbereich erfordert jedoch eine weitere Komponente - die optimale Nutzung der personellen Kapazität, das heißt eine Berücksichtigung der Arbeitsproduktivität.

Erst die erfolgreiche Durchführung einer "Veränderung" macht den Wert einer guten Idee aus.

So muß bei der Aufdeckung von Leistungsreserven und einer erfolgreichen Realisierung eine systematische Zielorientierung unter Berücksichtigung der mitarbeitenden Menschen erfolgen. Ein streng methodischer Rahmen kann hier auch ein Hemmnis sein.