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07.03.2003 - 

Enterprise Application Integration/Business-Process-Management

Geschäftsprozesse unter Beobachtung

Business-Process-Management ist ein kontinuierlicher Prozess, der das Design und die Implementierung, aber auch die kontinuierliche Überwachung und Steuerung der wertschöpfenden Prozesse eines Unternehmens umfasst. Richtig angepackt, lassen sich Geld sparen sowie Abläufe verbessern. Von Michael Kühl*

Die Güte von Geschäftsprozessen wirkt sich unmittelbar auf die Unternehmensergebnisse aus, denn sie sind die operativen Treiber für Umsätze, Gewinne und Verluste. Dies gilt für alle Branchen. Wie gut, wie schnell und wie teuer die Geschäftsprozesse eines Unternehmens aber tatsächlich ablaufen, lässt sich nur mit Hilfe objektiv erhobener Leistungskennzahlen klären. Derartige Key Performance Indicators (KPIs) zu Messungen der Abläufe lassen sich wiederum nur gewinnen, wenn die Geschäftsprozesse ihrerseits zuvor genau definiert und modelliert wurden. Ist dies geschehen, kann eine kontinuierliche, automatische Überwachung der in den operativen Systemen ablaufenden Prozesse die ermittelten Werte als Frühwarnindikatoren nutzen, um Abläufe im Unternehmen besser zu steuern.

Im Finanz- und Dienstleistungssektor hat sich nun in den letzten Jahren die Ansicht durchgesetzt, dass eine prozessorientierte Ausrichtung der Organisation die Wettbewerbsfähigkeit und damit auch den wirtschaftlichen Erfolg steigern kann. Um dahin zu gelangen, müssen zunächst die häufig vorhandenen Probleme der Auftragsabwicklung, die sich in langen Übertragungs-, Bearbeitungs- und Wartezeiten äußern, gelöst werden. Anschließend gilt es, die Abläufe dahingehend neu zu ordnen, dass sie die Geschäftsziele unterstützen. Ob dies gelungen ist, wird nachfolgend durch KPIs überprüft, die vorab identifiziert und exakt definiert wurden.

Was zunächst recht abstrakt klingt, lässt sich am Beispiel der Bearbeitung eines Kreditantrags zur Finanzierung eines neuen Fahrzeugs verdeutlichen. Unabhängig davon, ob ein potenzieller Käufer den Kreditantrag bei seiner Hausbank oder der des Automobilherstellers einreicht, sind die Folgeprozesse sehr ähnlich.

In vielen Banken ist der Dokumentenfluss der Kreditbearbeitung bereits als ereignisgesteuerte Prozesskette über mehrere Systeme hinweg hinterlegt beziehungsweise modelliert - von der Anfrage, der Vorprüfung auf Plausibilität, der Kreditentscheidung bis zur Auszahlung des Kredits. Um die Prozesskosten so gering wie möglich zu halten, sollte der Vorgang weitgehend automatisiert ablaufen. An bestimmten, vorher definierten Punkten sind Entscheidungen zu treffen, ob einer von mehreren "Idealwegen" weiter durchlaufen werden kann oder offene Punkte durch manuelle Nacharbeit geklärt werden müssen. Der zuletzt genannte Fall beschreibt Ausstiegspunkte, die dazu führen, dass Prozesskosten steigen. Vereinfacht ausgedrückt: Je höher der Grad der Automatisierung, um so effektiver ist der Prozess und umso höher der Beitrag einzelner Kredite zum Gesamtergebnis einer Bank.

Der beschriebene Prozess "Kreditbearbeitung" integriert eine Vielzahl von Systemen und Applikationen. Wird die Anfrage bei einem Autohändler gestartet, sind E-Business-Anwendungen über eine Standleitung, Legacy-Systeme in der Firmenzentrale sowie Workflow- und Finanzanwendungen, zum Beispiel SAP-Module, in den Ablauf einbezogen. Eine Messung betriebswirtschaftlich relevanter Prozessleistungsdaten aus Standardsoftwaresystemen heraus war bisher jedoch nicht vorgesehen.

Kennziffern zur Prozessgüte

Zwar lassen sich auf Transaktionsebene systembezogene Laufzeitdaten gewinnen. Diese sind jedoch für Bearbeitungszeiten aus Kundensicht unerheblich. Benötigt werden daher Werkzeuge für ein Business-Performance-Management wie " Aris-PPM" von IDS Scheer. Dieses verfolgt Geschäftsprozesse anhand von Ereignisflüssen im laufenden Betrieb. Dabei werden die in den Systemen dokumentierten Veränderungen von Zustandsinformationen genutzt, um prozessrelevante Ereignisse zu identifizieren. So sind wichtige Kennziffern zur Beurteilung der Güte des Geschäftsprozesses "Kreditbearbeitung" bei einer Automobilbank etwa die Durchlaufzeiten der Kreditanfrage bei einem möglichst geringen Kreditausfallrisiko. Ferner der Anteil automatisch genehmigter Anträge, Verzögerungen und Kosten der manuellen Nachbearbeitung, die Anträge pro Woche und Monat, die Zahl der Anträge für bestimmte Baureihen sowie eine Untergliederung nach Regionen und Händlergruppen.

Anhand dieser Informationen und weiterer Daten aus der Prozessbearbeitung kann es gelingen, komplette Geschäftsprozesse zu rekonstruieren. Da bei einer Einführung von SAP R/3 beispielsweise die Prozesse gerade auf Basis der Belegflüsse an die Erfordernisse des einzelnen Unternehmens angepasst werden, ist es erforderlich, spezielle Referenzmodelle für die Abläufe zu erstellen und möglicherweise kundenindividuell anzupassen oder dies nachträglich im Zuge der Definition von Leistungszielen zu machen. Zuerst werden solche Modelle für die Auftragsbearbeitung im Vertriebsmodul SD verfügbar sein.

An den Geschäftsprozessen sind im Unternehmen verschiedene Systeme beteiligt. Die Herausforderung an eine BPM-Lösung ist es daher, Prozesse auch in heterogenen Anwendungslandschaften von Anfang bis Ende verfolgen zu können. Eine denkbare Integration wäre, für jede Applikation individuelle Adapter zu schreiben oder generische XML-Schnittstellen zu verwenden. Eine weitere, möglicherweise effizientere Lösung besteht darin, zwischen Produkten wie Aris und den Anwendungen eine Plattform für Enterprise Application Integration (EAI) zwischenzuschalten. Statt einer Vielzahl von Schnittstellen existiert dann nur ein Interface. Der zentrale Vorteil eines solchen Ansatzes besteht darin, dass er einen steuerbaren Regelkreislauf möglich macht: vom Design und der Modellierung der Geschäftsprozesse über deren Implementierung in der EAI-Software bis zur Erfolgskontrolle und der iterativen Optimierung der Prozesse. (as)

*Michael Kühl ist Systems Engineer bei Vitria Technology in München.

Angeklickt

- Geschäftsprozesse lassen sich nur mit Hilfe eines ständiges Monitoring verbessern.

- Im Gegensatz zu Werkzeugen, die lediglich im Nachhinein eine Betrachtung auf der Datenebene vornehmen, liefert eine Echtzeitanalyse Informationen mit Bezug auf die gerade aktuellen Geschäftsprozesse.

- Abweichungen vom Soll-Wert lassen sich mit Hilfe von Key Performance Indicators messen.