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01.07.1983 - 

Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme werden arg gebeutelt:

Gesetzesänderung für viele Programme das "Aus"

Die gesetzlichen Änderungen, die derzeit vom Bundesfinanzministerium und vom Bundesarbeitsministerium in Bonn vorbereitet werden, sind geeignet, älteren oder kleineren, also sparsam angelegten Abrechnungssystemen, das Lebenslicht auszublasen. Dies ist eines der wichtigsten Ergebnisse des ALGA-Kongresses '83 (Arbeitsgemeinschaft für Lohn- und Gehaltsabrechnung) der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V., Düsseldorf.

Wie Regierungsdirektor Heinz Wehmeyer aus dem Bundesfinanzministerium vor über 350 Zuhörern (Entgeltabrechnern, DV-Koordinatoren oder Systemanalytikern für den Bereich der Abrechnung) ausführte, plant die Bundesregierung nicht nur eine Aufstockung des begünstigten Vermögensbildungsbeitrags, sondern auch die Zulassung weiterer Anlageformen. Dies bedeutet zwar seinen Eingriff in die Abrechnungsprogramme, wäre aber für sich allein sicherlich zu verkraften, wenn der Gesetzgeber die genauen Vorgaben frühzeitig bekanntgibt. In der Diskussion wurde von Teilnehmern jedoch darauf hingewiesen, daß, wenn das BMF für die neuen Regelungen einen Flow-Chart veröffentlichen sollte (was vielleicht wegen der zusätzlichen Komplikationen angemessen wäre), man lieber zwei Wochen nach Veröffentlichung abwarten sollte, denn bei Steuergesetzänderungen kämen diese Flow-Charts grundsätzlich zweimal. Die richtige Version käme meist zwei Wochen nach der Erstveröffentlichung.

Im beitragsrechtlichen Teil des Kongresses wäre für derart ironische Kritik mehr Raum gewesen - aber da blieb den Leuten einfach die Spucke weg. Dr. Friedrich Pappai vom Bundesarbeitsministerium hatte die unangenehme Aufgabe, den Betriebspraktikern erklären zu müssen, mit welch komplizierten Methoden der Gesetzgeber versucht, mehr Beiträge zu kassieren, ohne den direkten Weg der Beitragserhöhung gehen zu müssen (dies wäre zu offenkundig gegen die feierlichen Zusicherungen der Regierungserklärung der neuen Bundesregierung gewesen).

Zur Debatte stehen die einmaligen Zuwendungen, die bekanntlich bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge soweit beitragsfrei bleiben, wie sie über die jeweilige monatliche Beitragsbemessungrsgrenze hinausgehen. Vergleicht man die verschiedenen Einkommensklassen, so wird man bei diesem Verfahren leicht eine gewisse Willkür des Zufalls feststellen können. Niedrigverdiener zahlen in der Regel auch Beiträge von Eimalzuwendungen, weil sie immer noch insgesamt unter der Beitragsbemessungsgrenze liegen, Höherverdiener liegen eh über der Beitragsbemessungsgrenze. Dies mag für das Bundessozialgericht Anlaß gewesen sein, derartige Einmalzuwendungen als "aufgestauten Arbeitslohn" zu bezeichnen und demnach eine Verteilung über die jährliche Anspruchsperiode zu verlangen. So müßte denn, folgte man dem BSG, das Urlaubsgeld, das im Juli gezahlt wird, beitragsrechtlich den vergangenen Monaten August bis Juni sowie dem laufenden Juli zugeordnet werden, was aberwitzige Konsequenzen für die Abwicklung hätte: volle Rückrechnung ins letzte Jahr, Aufrollen aller inzwischen abgegebenen Meldungen nach der DEVO oder DÜVO und Abgabe entsprechender Korrekturen.

Statt nun die Folgen der BSG-Rechtssprechung, die den Gesetzgeber natürlich zur Änderung der gesetzlichen Lage zwingt, durch eine klare Definition der einmaligen Zuwendungen im Paragraph 4 der Entgelt-Verordnung zu regeln (und auf mögliche Beitragseinnahmen aus dieser Ecke ein für allemal zu verzichten), hat das Bundesarbeitsministerium angesichts leerer Rentenkassen einen Weg gewählt, der prima vista als das kleinere Übel für die Betriebe verkauft werden kann: Liegen Einmalzahlungen vor, so wird in diesem Monat vom Prinzip der monatlichen Betrachtung abgewichen; statt dessen wird auf die Jahresarbeitsverdienstgrenze abgestellt. Dr. Pappai erläuterte folgende Konzeption:

Im Abrechnungszeitraum des Zuflusses wird die entsprechende Beitragsbemessungsgrenze außer Kraft gesetzt. Folgende Rechenoperationen sind erforderlich:

a) Ermittlung der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze - alle mit Beiträgen belegten Beschäftigungszeiten eines Kalenderjahres bei dem Arbeitgeber, der die Einmalzahlung erbringt, sind zu ermitteln (also Ausklammerung der nicht mit Beiträgen belegten Zeiten wie zum Beispiel Zeiten des Krankengeldbezuges oder unbezahlten Urlaubs).

- für den sich danach ergebenden Zeitraum wird die Beitragsbemessungsgrenze ermittelt (zum Beispiel Beschäftigungstage/-monate mal entsprechender Beitragsobergrenze);

b) Ermittlung des Arbeitsentgelts (einschließlich des Entgelts des Zuflußmonats), von dem im Kalenderjahr bei dem die Einmalzahlung erbringenden Arbeitgeber Beiträge abgeführt werden (Arbeitsentgelt über der Beitragsbemessungsgrenze bleibt also unberücksichtigt).

Die Differenz zwischen den Summen nach a) und b) steht für die beitragsmäßige Erfassung von Einmalzahlungen zur Verfügung.

Werden im Jahr mehrere Einmalzahlungen erbracht (zum Beispiel Urlaubsgeld im Juni, Weihnachtsgeld im November), dann ist bei Beurteilung des Weihnachtsgeldes das Urlaubsgeld, soweit es beitragspflichtig geworden ist, in die Berechnung bei b) eingegangen. Ein nicht erfaßter Teil des Urlaubsgeldes darf nicht erneut beim Weihnachtsgeld mit in Ansatz gebracht werden.

Berechnung nach a) und b), also jeweils nur bis zum Ende des Abrechnungszeitraumes, in dem der Zufluß erfolgt. Die beitragspflichtige Einmalzahlung ist unabhängig davon, ob im Abrechnungs-Zufluß-Zeitraum Arbeitsentgelt erzielt wurde (Beispiel: Weihnachtsgeld während der Zeit des Krankengeldbezuges/heute anders).

Einmalzahlungen bis 31. 3. eines Jahres (zum Beispiel Tantiemen) gelten als im Dezember des Vorjahres erzielt.

Altes Jahr komplett im Zugriff

Was bedeutet das für die Abrechnungssysteme? Eine vergleichende Betrachtung über das ganze Jahr hinweg muß möglich sein. Dabei sind auch jeweils erfolgte Korrekturen (Rückrechnungen) zu erfassen und einzubeziehen, ebenso wie die bereits früher im Jahr nach dem neuen Verfahren verbeitragten Einmalzahlungen. Schon dies werden nur diejenigen Abrechnungssysteme durch entsprechende Änderungen bringen können, die wegen der Monats-DÜVO auf voll maschinelle Rückrechnung ausgelegt sind. Und da Einmalzahlungen überwiegend tariflich vereinbart sind, kann man das Problem nicht dadurch ausklammern, daß man derartige Zahlungen aufs Gehalt umlegt und die Umprogrammierung spart.

Aber weit schlimmer wirkt sich die Regelung aus, die das BMA zur Vermeidung von Manipulationen eingebaut hat. Wirtschaftlich dem alten Jahr zuzurechnende Einmalzahlungen, die bis zum 31. 3. bezahlt werden, sind dem vergangenen Dezember zuzurechnen. Das bedeutet aber:

- Das alte Jahr muß komplett (mit allen zwölf Monaten) bis einschließlich der April-Abrechnung des kommenden Jahres im Zugriff sein.

- Lohnsteuerbescheinigungen werden wegen der bescheinigten Daten beim Beitragsabzug nicht vor dem Monat April endgültig ausgestellt werden können (was wohl die Finanzämter dazu sagen werden?).

- Für die Meldungen nach DEVO besteht ebenfalls die Notwendigkeit, bis zum April zu warten (Fristüberziehung), während DÜVO-Meldungen möglicherweise früher abgegeben, dann aber korrigiert werden müssen.

Der Eingriff in die Abrechnungsprogramme ist demnach beachtlich.

Die Frage ist, ob sich die Praktiker angesichts leerer Rentenkassen durchsetzen oder mit der Faust in der Tasche begnügen müssen. Vielleicht wiegen die Argumente der Rentenversicherungsträger schwerer als die begründeten Hinweise der Betriebe, daß jetzt die Lohn- und Gehaltsabrechnung in wesentlichen Teilen neu programmiert werden müsse: Die Rentenversicherung profitiert nämlich von der Neuregelung voraussichtlich erst im August 1984 (Urlaubsgelder) und im Februar 1985 (Weihnachtsgeld 1984), während das Liquiditätsloch bereits im Frühjahr 1984 zu erwarten ist - selbst bei optimistischen Prognosen. Die Vermutung liegt dehalb nahe, daß, wenn man sich in Bonn noch etwas anderes einfallen läßt, der Grund dafür nicht unbedingt in der Automationsfeindlichkeit des Rechts liegen wird.

Denn langfristig zeichnen sich neue Überlegungen ab, die zwar begreiflicher sind als die Regelung zur Einmalzahlung, die aber auf ein völlig neues Verfahren der Beitragsnachweisung hinauslaufen. Die maschinellen Abrechnungssysteme spielen dabei eine zentrale Rolle.

LuG neu programmieren

Paul Winkler, Unterabteilungsleiter im Bundesarbeitsministerium und zuständig für Fragen der Datenverarbeitung, führte auf dem ALGA-Kongreß aus:

"Zu einer vernünftig organisierten Finanzbuchhaltung gehört die Abstimmung der Einnahmen und Ausgaben mit den zugehörigen Belegen. Damit ist sichergestellt - das ist eine Binsenweisheit -, daß beides richtig ist: Der Geldfluß, aber auch der Inhalt der Belege, der ja in oft vielfältiger Weise ausgewertet wird. Voraussetzung für eine Abstimmung ist die Parallelität von Geld- und Belegfluß.

In der Sozialversicherung ist das nicht so: Die Beiträge zur Rentenversicherung beispielsweise werden monatlich zusammen mit den Beiträgen zur Kranken- und Arbeitslosenversicherung vom Betrieb an die zuständige Krankenkasse gezahlt, während der zugehörige Beleg im allgemeinen erst zum Jahresende kommt und deshalb nicht mit der Beitragszahlung abgesehen von Betriebsprüfungen abgestimmt werden kann. Dabei nehmen die rund 1300 Krankenkassen in diesem Jahr über 200 Milliarden Mark an Gesamtsozialversicherungsbeiträgen ein.

Die Diskrepanz zwischen Geld- und Belegfluß war früher, seit Abschaffung der Beitragsmarken im Jahre 1942, sogar noch größer: Die Versicherungskarte mit ihren Entgelteintragungen wurde etwa alle drei Jahre durch die Versicherungsämter oder andere dafür zuständige Stellen aufgerechnet. Geld- und Belegfluß waren also bis vor zehn Jahren sowohl zeitlich (mit bis zu drei Jahren Verzögerung) als auch räumlich (über unterschiedliche Dienststellen) voneinander getrennt.

Belegfluß näher an Geldfluß führen

Mit der DEVO und DÜVO wurden erste Schritte zur Erreichung der Parallelität getan, es wurde nämlich der Fluß der Belege näher an den unverändert gebliebenen Geldfluß herangeführt. Heute gibt es keine verschiedenen Wege mehr, da auch alle Belege über die zuständige Krankenkasse fließen - die räumliche Parallelität ist also bereits erreicht - und die Belege folgen spätestens am Jahresende, womit der zeitliche Unterschied immerhin kleiner geworden ist.

Der mit der Beitragszahlung den Krankenkassen überreichte monatliche Beitragsnachweis ist kein Beleg für die Rentenversicherung. Er kann es auch gar nicht sein, denn er enthält nur Summen, ist also nicht versichertenbezogen und dient den Krankenkassen vor allem als Schlüssel für die Weiterleitung der entsprechenden Beitragsteile an die Rentenversicherung und die Bundesanstalt für Arbeit.

Da der Sozialversicherungsbeitrag ein Monatsbeitrag ist, kann die noch mangelnde zeitliche Parallelität nur dadurch erreicht werden, daß die auf den Versicherten bezogenen Belege auch monatlich, parallel zum Beitrag, zur Krankenkasse fließen.

Lohnsummen aus Krankenkassen

Der Aufwand bei den Betrieben und den Krankenkassen dürfte etwa genau so groß sein wie heute.

Es wäre aber erreicht:

- die volle Parallelität von Geld- und Belegfluß und damit die maschinelle Abstimmbarkeit;

- eine automatische Aufdeckung von Fehlern schon bei den betriebsnahen Krankenkassen (nicht erst bei den Trägern der Rentenversicherung) und schließlich damit eine; - Reduktion der Prüftätigkeit der Kassen auf die Ermittlung des richtigen sozialversicherungspflichtigen Brutto.

Da alle Sozialversicherungsträger über EDV-Kapazität verfügen, laufen dann die weiteren Übermittlungsaufgaben (an die Rentenversicherungsträger wie die Bundesanstalt für Arbeit) wie heute schon automatisch und in der gleichen Weise ab: Die An- und Abmeldungen würden von den Krankenkassen sofort weitergeleitet, die Jahresmeldungen müßten aus den gespeicherten Monatsdaten von den Krankenkassen zusammengestellt und zu Jahresanfang an die Rentenversicherungsträger und die Bundesanstalt für Arbeit übermittelt werden.

Schließlich könnte man zur weiteren Entlastung der Betriebe auch daran denken, die Lohnsummen zur Ermittlung der Unfallversicherungsbeiträge aus den unbegrenzten oder entsprechend begrenzten Monatsangaben bei den Krankenkassen zu ermitteln und an die jeweils zuständige Berufsgenossenschaft zur Umlagenberechung weiterzuleiten."

Siegfried Martial ist DV-Berater in Zürich.