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05.09.2003 - 

IT in der Automobilindustrie/Autopark Borsdorf: Informationen auf einen Klick

Gleicher Wissensstand für alle Mitarbeiter

Um langfristig erfolgreich zu sein, müssen Autohändler ihre Kundenbeziehungen hegen und pflegen und ihr Unternehmen effizient steuern. Der Autopark Borsdorf setzt hierzu auf ein Dealer-Management-System (DMS).Von Dr. Gert Dießel*

Der Kunde ist König. Diese Botschaft ist so sinnvoll wie einfach. Sie umzusetzen wird mit zunehmender Unternehmensgröße immer schwieriger: Um alle betrieblichen Abläufe am Kunden zu orientieren, müssen sämtliche Informationen zu den anfallenden Geschäftsprozessen jederzeit in jeder Abteilung greifbar sein. Was vor wenigen Jahren noch vor allem für Großunternehmen galt, betrifft heute gleichermaßen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).

Das Beispiel des Autoparks Borsdorf zeigt dies deutlich. Das in der Nähe von Leipzig ansässige Unternehmen blickte bereits auf eine über 30-jährige Tradition als Vertragswerkstatt für Wartburg und Lada zurück, als 1990 eine neue Ära begann: Der Autopark war einer der ersten Händler in den neuen Bundesländern, mit denen die Adam Opel AG einen Händlervertrag abschloss. Das Unternehmen beschäftigt mittlerweile 50 Mitarbeiter und hat auf einer Hallen- und Freifläche von rund 10000 Quadratmetern ständig mehr als 70 Neuwagen und 250 Gebrauchtwagen im Angebot.

Ein Stamm von mittlerweile rund 6000 Kunden macht sich nicht nur in steigenden Absatzzahlen bemerkbar. Auch die relevanten Informationen werden umfangreicher und unübersichtlicher - der Verwaltungsaufwand steigt überproportional. Für die Geschäftsführung war nach eingehender Analyse Anfang dieses Jahres klar, dass es DV-seitig mit einem Hilfsmittel zur Rechnungserstellung nicht getan ist: Ein Management-System musste her, das sich zum Rückgrat des Unternehmens eignet. Ein System, das allen Abteilungen den gleichen Wissensstand zu den verschiedenen Geschäftsvorfällen in Echtzeit liefert - egal, wer den entsprechenden Datensatz gerade aktualisiert hat. Und es sollte ein System sein, das die Geschäftsleitung in ihren unternehmerischen Entscheidungen unterstützt, indem es jederzeit sämtliche hierfür relevanten Daten zur Verfügung stellt.

Diese Anforderungen verdeutlichen eine datentechnische Grundvoraussetzung, die die DV in einem Autohaus erfüllen muss: Das gesamte Unternehmen darf nur auf einen einzigen zentralen Datenbestand zugreifen, sonst ist die Forderung nach dem stets gleichen Informationsstand aller Abteilungen nicht zu erfüllen. Im Klartext heißt das: Alle Kunden-, Fahrzeug-, Teile- und Finanzdaten liegen in einer Datenbank und werden gemeinsam von Verkauf, Service, Personalverwaltung oder Finanzbuchhaltung genutzt.

Komplette Integration

Nach intensiven Recherchen entschied sich der Autopark Borsdorf für das Dealer-Management-System "Carlo" von EDS Midmarket Solutions. Es basiert auf dem ERP-System "Navision" von Microsoft Business Solutions und dessen Kfz-Adaption "Incadea.engine" und ergänzt deren Funktionalitäten um branchen- und markenspezifische Tools. So kann der Opel-Händler über Carlo beispielsweise auch direkt auf alle Systeme und zentralen Verfahren zugreifen, die die Adam Opel AG ihren Handels- und Servicepartnern bereitstellt: Die Prozessintegration reicht hier von der Fahrzeugkonfiguration und der Verfügbarkeitsabfrage für Fahrzeuge und Teile über die Bestellung beim Hersteller bis hin zum Rechungseingang für den Einkauf und zur automatischen Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.

Um die operativen Stärken des neuen Dealer-Management-Systems möglichst schnell nutzen zu können, griff der Opel-Händler auch bei der Implementierung im Frühjahr 2003 auf die Unterstützung von EDS Midmarket Solutions zurück. Neben der Installation des Systems sorgte der IT-Spezialist für den Mittelstand für die Migration eines rund 40 Gigabyte großen Datenbestands aus dem alten System und unterstützte den Autopark durch Organisationsberatung und Trainings außerhalb des Tagesgeschäfts. So konnten sich die Mitarbeiter voll auf die Schulungen konzentrieren und an Hand von Praxisbeispielen üben, die sie mitgebracht hatten. Am Tag des Echtlaufes standen dem Autopark zudem Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen zur Verfügung, die für eine reibungslose Systemeinführung sorgten.

Wann immer ein Kunde Kontakt zum Autopark hat, stehen dem jeweiligen Mitarbeiter alle Informationen zu seinem Gegenüber ad hoc zur Verfügung. Der Serviceberater weiß beispielsweise wie selbstverständlich, dass beim letzten Besuch des Kunden vereinbart wurde, demnächst die Reifen zu wechseln, dass die Hauptuntersuchung fällig ist oder in der vergangenen Woche der Kundengattin der neue Opel Meriva für die Gattin angeboten wurde.

Gerade für den Autopark ist es wichtig, die gesamte Kunden- und Fahrzeughistorie mit allen Einzelheiten auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben. So kann der Servicemeister zum Beispiel den Kunden, der seine Fahrzeuge nie länger als 50000 Kilometer fährt, bei der nächsten Inspektion daran erinnern, dass diese Laufzeit fast wieder erreicht ist, und einen Termin mit einem Verkäufer vereinbaren. Dieser stellt dann mit Hilfe des integrierten Konfigurators gemeinsam mit dem Kunden dessen neues Wunschfahrzeug zusammen, lässt das Altauto online von Eurotax/Schwacke oder der Deutschen Automobiltreuhand (DAT) bewerten und die Ankaufsumme auf in den Kaufvertrag für das neue Fahrzeug aufnehmen.

Wirtschaftlichkeit im Detail

Darüber hinaus unterstützen die eingebauten Planungs- und Controlling-Funktionen sowie die transparente Finanzbuchhaltung die Unternehmensleitung mit detaillierten Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen über Profitcenter oder zu einzelnen Geschäften. Mit der bereits berücksichtigten Mehrmarken-, Mehrbetriebs- und Mehr-filialfähigkeit kann der Autopark Borsdorf zudem auch DV-seitig flexibel auf künftige Veränderungen reagieren. (bi)

*Dr. Gert Dießel ist Geschäftsführer des Autoparks Borsdorf bei Leipzig.

Der Nutzen

- Grafische Benutzeroberfläche;

- einheitliche Bedienelemente und Tastenbelegung;

- Bedienung über Tastatur oder Maus;

- Such-, Filter- und Sortierfunktionen;

- Anzeige der Daten in Tabellen- oder Kartenformat;

- Suche von Belegen und Buchungsposten (Navigate);

- Statistikfelder werden bei der Anzeige errechnet (Sift-Datenbanktechnologie);

- konsistente Datenhaltung und Speicherung jedes Geschäftsvorfalls (Einzelkostenprinzip),

- integrierte Belegvorschau- und Recherchefunktionen.

Was DMS können sollen

- Mehrmarkenfähigkeit;

- Mehrbetriebsfähigkeit;

- Mehrsprachigkeit;

- Unternehmensstrukturen müssen sich unter juristischen, steuerlichen und organisatorischen Gesichtspunkten abbilden lassen;

- ein einziger zentraler Datenbestand für das gesamte Unternehmen;

- sowohl für Fahrzeuge als auch für Teile sollten neben dem Hersteller alternative Einkaufsquellen verwaltet werden können;

- umfangreiche Werkzeuge für professionelles Kundenbeziehungs-Management;

- Integration von Daten aus dem Internet;

- umfassende Planungs- und Controlling-Funktionen;

- Kommunikation mit dem/den Hersteller(n) sichergestellt;

- finanziell sinnvolle ASP-Modelle, die den administrativen Aufwand im eigenen Haus senken.