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21.10.1983 - 

Ein fähiges Projektmanagement muß die Instrumente zu nutzen verstehen:

Grafik allein bringt noch keinen Erfolg

DIETZENBACH (pi) - Wachsendes Interesse an EDV-erstellter Grafik verzeichnet die PAS Gesellschaft für systemgesteuerte Projektabwicklung, Dietzenbach. Das Unternehmen, aktiv in der Planung und Entwicklung von Projekten wie Grundlagenlorschung und Krafwerksbau, schildert in dem folgenden Beitrag einige Erfahrungen zum Einsatz von Managementgrafik.

Die Gründe für die steigende Nachfrage nach grafischen Darstellungen liegen in den folgenden Vorteilen für die Anwender:

- Gaphic-Charts erlauben durch ihre leichte Verständlichkeit, die vernetzten Abhängigkeiten komplexer Projekte transparent zu machen und geben einen meist schnell begreiflichen Überblick auch über größere Datenmengen.

- Grafische Darstellungen können viel besser als Unterlagen für Einsatzbesprechungen, Vorträge, Verhandlungen und Arbeitseinweisungen verwendet werden als endlose Computerlisten. Jeder Beteiligte hat vor Augen, worum es geht. Struktur-, Balken- und Netzpläne, die in der Zentrale des Projektmanagements und in den einzelnen Abteilungen aushängen, haben sich als unschätzbare Organisationshilfen erwiesen.

- Diese Vorteile werden durch ein intelligentes Informationsmanagement noch verstärkt, indem jeder Instanz und jeder Abteilung "maßgeschneidert" genau die Information in grafischer Form zur Verfügung gestellt werden, die jeweils für die Entscheidungsfindung benötigt werden. Grafische Informationssyteme

Die Anforderungen an die Software für die grafische Gestaltung der Ausgabe sind so hoch, daß der durchschnittliche EDV-Anwender überfordert wäre, müßte er sie selbst erstellen oder anpassen. Auch der Zeitund Kostenaufwand ist zu berücksichtigen, besonders wenn nur wenige Graphic-Charts benötigt werden. Für den Anwender wird es in der überwiegenden Zahl der Fälle günstig sein, sich an ein spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen zu wenden, das eine individuellen Bedürfnisse sowie die Besonderheiten des Projektes bei der Ausnutzung der Software berücksichtigen kann.

Vor allem muß die Grafiksoftware als Instrument der Projektplanung zwingend durch weitere Planungsinstrumente ergänzt werden, um dem Projektmanagement wirklich von Nutzen zu sein. Managementgrafiken ohne diese zusätzlichen Leistungen sind nur schön anzusehende Bilder. Das heißt konkret:

- Begleitende Berichte, Analysen und Deutungen, die zum Teil in die Grafiken integriert werden können, sollten die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Diagrammen und Darstellungsformen deutlich machen.

- Die Entscheidungen über Planungsalternativen durch grafische Analysen bedürfen der Vorgabe diverser projektspezifischer Parameter, die nur schwer maschinell erfaßbar sind. Bei Anwendung von Softwareprodukten für das Projektmanagemen muß also der begleitenden Analyse mehr Bedeutung zukommen als den Softwareprodukten.

- Der Informationswert der Grafiken bestimmt sich aus zwei Faktoren: dem Informationsgehalt, der in den ausgegebenen Charakterelementen steckt (Termin-, Kosten-, Ressourceninformationen) sowie der

Schnelligkeit der Verfügbarkeit jeweils aktueller Plots beziehungsweise Bildschirmgrafiken. Wichtig ist auch das Informationsmanagement, das Über- und Unterversorgungen einzelner Stellen mit Informationen zuverlässig vermeidet.

Einige dieser Anforderungen sollen im folgenden anhand der typischen, in der Projektplanung verwendeten Grafiken noch näher konkretisiert werden.

Ein Netzplanplot muß projektspezifische Zuordnungen ausweisen können. Projektkritische Abhängigkeiten müssen erkennbar sein.

Die Wiedergabe von Projektstrukturen durch den Strukturplan sollte für jedermann übersichtlich und verständlich sein; der Informationsgehalt ist dabei abhängig von den vorhandenen Daten.

Balkenpläne der verschiedensten Form, möglichst auch strukturbezogen, geben in erster Linie die zeitliche Zuordnung von Arbeitsprozessen und Projektphasen wieder. In dieser Darstellungsform ist es sinnvoll, den Fertigstellungsgrad einzelner Arbeitsabschnitte hervorheben zu können.

Der Fertigstellungsgrad wird dann durch die Progreßdiagramme für Projektteile oder das Gesamtprojekt verdeutlicht. Diese Charts stellen den planmäßigen Projektfortschritt (bei angenommener frühester beziehungsweise spätester Lage der Aktivitäten) dem ermittelnden tatsächlichen physikalischen Fortschritt gegenüber. Wenn dieser Vergleich eine wesentliche Planuntererfüllung ausweist, so ist eine Untersuchung der näheren Umstände anhand der Netz- und Balkendiagramme angezeigt. Progreßdiagramme sind ausgezeichnete Frühwarnsysteme; überdramatisiert wird, wenn man sich allein auf diesen Indikator verläßt. Gerade hier kommt es in besonderem Maße auf die begleitende Analyse und fachgerechte Interpretation des Kurvenverlaufs an.

Kommt man jedoch nach sorgfältiger Untersuchung zu dem Schluß daß das Projekt "aus dem Ruder zu laufen" droht, so sind an Hand der aus dem Netzplan ersichtlichen Abhängigkeiten mögliche Alternativen zu untersuchen. Bei dieser Alternativplanung ist es wichtig, Daten schnell zur Verfügung zu haben, also möglichst per Bildschirm die veränderten Charts zu analysieren. Man wird in diesen Fällen auf Balkenplandarstellung und Progreßanalyse sowie falls vorhanden, auf die Ressource/Kosten-Histogramme zurückgreifen.

Zusammenfassend kann gesagt werden, daß bei zunehmender Größe und Komplexität von Projekten die Anforderungen an die Projektplanungsinstrumente sich in die Richtung integrierter grafischer Informationssysteme entwickeln. Zum einen wächst das Interesse der Anwender an grafischer Datenausgabe, andererseits ist es mit Grafik allein nicht getan: zur Grafikausgabe muß die sorgfältige Projektanalyse und das konsequente Informationsmanagement, das diese Instrumente zu nutzen versteht - denn auch das beste Informationssystem soll die Entscheidungsfindung des Managements unterstützen, nicht ersetzen.