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29.11.1991 - 

Zur Koordination der Forschungszentren

Grafiksoftware unterstützt DLR beim Projekt-Management

Die Deutsche Forschungsanstalt für Luft- und Raumfahrt (DLR) unterhält im Bereich der Raumfahrt sechs Teilprojekte. Dagmar Hilgers und Heike Blödorn* erläutern, welche Rolle die Grafiksoftware beim Projekt-Management einnimmt.

Je größer die Projekte sind, desto schwieriger werden Koordination, Zeitplanung und Kostenkalkulation. Besonders problematisch ist das Management von Forschungsprojekten: Bei der anfänglichen Planung stehen zwar die Eckdaten fest, es kann jedoch nicht vorausgesagt werden, welche Schwierigkeiten und Änderungen für das Projekt zu erwarten sind. Zudem benötigen die Wissenschaftler, die an den Forschungsprojekten arbeiten, für eine optimale Definition der Anforderungen des Projektes eine gewisse Zeitspanne, die vorher nicht immer bestimmt werden kann, da nicht alle Faktoren bekannt sind.

Vor solchen Aufgaben steht auch die DLR, die Deutsche Forschungsanstalt für Luft- und Raumfahrt. Der Ausbau des deutschen Raumfahrtzentrums ist eines ihrer größeren Projekte und umfaßt Investitionen in Höhe von 172 Millionen Mark.,

Jederzeit Zugriff auf den Projektstand

Die DLR unterhält fünf nationale Forschungszentren und gilt heute als die größte ingenieurwissenschaftliche Einrichtung der Bundesrepublik. Primäre Aufgabe der DLR ist es, die technisch-wissenschaftliche Basis für die Entwicklung und Nutzung von zukünftigen Luft- und Raumfahrtgeräten mitzugestalten. Zu diesem Zweck betreibt sie Forschung im Vorfeld industrieller Anwendung, die einen hohen Aufwand im interdisziplinären Verbund erfordert und mit erheblichem Erfolgsrisiko behaftet ist.

Die Forschungsanstalt ist verpflichtet, ihre Beiträge anwendungsorientiert und nutzerbezogen zu gestalten. Dies setzt eine enge Abstimmung mit Partnern und Bedarfsträgern voraus, die Kontinuität und langfristige Programmplanung erfordert.

Der Aufbau der Raumfahrt. zentren gliedert sich in sechs Teilprojekte, für die jeweils ein Projektleiter verantwortlich zeichnet. Er ist mit der wissenschaftlichen und organisatorischen Leitung eines Projektes beauftragt und nimmt in Abstimmung mit der Gesamtprojektleitung die terminliche und kostenmäßige Planung und Durchführung vor.

Um Projekte dieser Größenordnung planen, begleiten, koordinieren und die Fülle der hierbei anfallenden Daten sinnvoll, rationell und aktuell verarbeiten zu können, ist ein DV-gestütztes Projekt-Management erforderlich. Die vielfältigen Anforderungen, die sich bei dieser Aufgabenstellung ergaben,

führten ab 1985 zum Einsatz der IBM-Software "AS" (Application System). Im Rahmen der Netzplantechnik werden die für die einzelnen Teilprojekte festgelegten Planungsdaten eingegeben und ständig aktualisiert. So haben die Projektverantwortlichen jederzeit Zugriff auf den aktuellen Projektstand.

Pflege und Fortschreibung der neuesten Projektdaten allein erfüllt jedoch nicht die Forderungen an ein modernes Projekt-Management-Instrument. Neben der Betrachtung und Analyse laufender Aktivitäten sowie der sich daran anschließenden geplanten Vorgänge ist der Planungsaspekt des "Was wäre wenn" von erheblicher Bedeutung. Er gibt den Projektbeteiligten die Möglichkeit, bei Bedarf einen bestimmten Planungsteil "probeweise" fortzuführen, um die eventuellen Auswirkungen auf andere Bereiche zu testen. Da die Projektleitung gegenüber dem Lenkungsausschuß berichtspflichtig ist und dieser in regelmäßigen Abständen oder auch ad hoc die Erstellung diverser Berichte fordert, gilt es für die Projektleitung, den Projektstand präzise und schnell in entsprechende aussagekräftige Grafiken umzusetzen. Zu diesem Zweck erwarb die DLR die Grafiksoftware "Graneda" des Aachener Softwarehauses Netronic Software GmbH. Die Grafiksoftware, die Schnittstellen zu allen gängigen Projekt-Managementsystemen aufweist, bereitet die Daten des Planungssystems optisch auf. Mit ihr lassen sich Netzpläne, Balkenpläne, vernetzte Balkenpläne, Projektstrukturpläne und Management-Grafiken (Kosten-und Kapazitätsdiagramme)

darstellen und auf allen gängigen Plottern, Druckern und Bildschirmen ausgeben. Die DLR arbeitet in erster Linie mit dem Netzplan- und Management-Grafiken-Modul. In dein Netzplänen lassen sich Details oder Gesamtübersichten über das Projekt veranschaulichen. Vorgänge können beliebig ausgewählt, nach bestimmten Kriterien gruppiert und mit Erläuterungen versehen werden.

Dies ist bei der DLR von besonderer Bedeutung. Barbara Giese, Projektkoordinatorin bei der DLR, meint dazu: "Das Wesentliche muß für den Vorstand auf einen Blick ersichtlich sein, wobei sich die Anforderungen bezüglich der Visualisierung von Bericht zu Bericht ändern.

Da die Software flexibel und leicht zu bedienen ist, können wir auch Ad-hoc-Anforderungen schnell umsetzen. Unsere Arbeit soll natürlich Anklang finden, dafür ist die Form der Präsentation entscheidend."

Mit Graneda lassen sich beispielsweise sämtliche Farben, Schraffuren, Symbole und Linientypen selbst definieren und bestimmen. Zudem steht es dem Anwender frei, welche und wie viele Informationen, zum Beispiel Vorgangsbeschreibung, Identifikationsnummer, Dauer, Anfangs- und Endtermine, im, Netzplan aufgenommen werden sollen.

Giese vereinbarte mit den sechs verantwortlichen Leitern einen einheitlichen, achtstelligen Nummernschlüssel sowohl für das Gesamtprojekt als auch für die Teilprojekte.

So kann jeder anhand des Nummernschlüssels erkennen, um welches Teilprojekt, welche Phase oder Aktivität es sich handelt. Dieser Schlüssel wird nicht nur für die Termin- und Kostenplanung sondern auch für die Projektdokumentation sowie für das Kosten-Management benutzt.

Die Einrichtungen der DLR, so das Ziel der Gesellschaft, sollen sich weitgehend selbst tragen.

Voraussetzung dafür ist die lückenlose Kostenzuordnung der einzelnen Komponenten.

Die von der Finanzbuchhaltung gebuchten Datensätze werden in die Software AS übertragen und dem erwähnten Nummernschlüssel zugeordnet. Da dieser Schlüssel eine Detaillierung bis zur untersten Komponentenebene zuläßt, kann durch eine entsprechende Selektion beziehungsweise Verdichtung eine exakte Kostenermittlung vorgenommen werden. Dies ist eine der Grundvoraussetzungen für die erforderliche Betriebskostenermittlung bei den Teilprojekten.

Jedes Teilprojekt ist anders strukturiert

Für die Darstellung des Kostenverlaufs der einzelnen Teilprojekte gegenüber dem Lenkungsausschuß bedient sich die Projektleitung des Management-Grafiken-Moduls von Graneda.

Das Projekt-Management bei Forschungsarbeiten dieser Größenordnung bereitet große Probleme, weil jedes Teilprojekt anders strukturiert ist, einen anderen Endtermin und andere Zielsetzungen aufweist.

Die Projektleitung hat daher die Aufgabe, den Vorstand, die Teilprojektleiter und die übrigen am Projekt beteiligten Institutionen durch einfache und übersichtliche Darstellung der komplexen Vorgänge jederzeit zu informieren.

Giese zeigt sich mit der gewählten Software zufrieden: "Die Programme unterstützen uns hervorragend. Darüber hinaus zeigt sich das Unternehmen kooperativ, neue Funktionen, die wir benötigen, in die Software zu integrieren. Dies erleichtert uns, die an uns gestellten Anforderungen zu erfüllen und gibt den Teilprojektleitern die Möglichkeit, DV-gestützt den Projektverlauf zu optimieren"

*Dagmar Hilgers ist technische Redakteurin bei Netronic in Aachen, Heike Blödorn arbeitet als freie Journalistin in Düsseldorf.