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Der Mensch bestimmt den Trend:

Grenzen automatisierter Textverarbeitung

27.06.1980

MÜNCHEN - Über automatisierte Textverarbeitung wird sehr viel geschrieben, mit ihrer Hilfe immer noch relativ wenig. Die Branche spricht zwar seit langem von einem zukünftigen Boom, aber laut Diebold weiß keiner genau, wann dieser wirklich eintreten wird. Mit den augenblicklichen Zuwachsraten sind nur wenige der größeren Anbieter von Textsystemen

zufrieden. Bedenkt man, daß es in der Bundesrepublik über 2,5 Millionen

Büroarbeitsplätze gibt, an denen ausschließlich oder überwiegend Schreibmaschine geschrieben wird, so nehmen sich die zur Zeit installierten 30 000 bis 35 000 Textsysteme sehr bescheiden aus, und auch die für 1985 prognostizierte Zahl von etwas über 100 000 Systemen ist erst ein sehr bescheidener Teil des theoretisch möglichen Marktes.

Es gibt auf dem deutschen Markt ein für den Laien kaum überschaubares Angebot von rund fünfzig Herstellern mit über hundert Systemen. Diese lassen sich in zwei Gruppen einteilen: Die aus dem klassischen (mechanischen) Büromaschinenbereich kommenden haben auf Grund der breiten Kundenbasis und des dichten Händlernetzes weniger Probleme in der Marktakzeptanz, können jedoch häufig nicht die vielfältigen Möglichkeiten und technischen Innovationen der anderen Gruppe (meist amerikanischer Hersteller), die aus dem EDV-Bereich (Mini- und Mikrocomputer) kommen, bieten. Diese wiederum haben oft das Problem, die hohe Leistungsfähigkeit ihrer Maschinen dem potentiellen Anwender informatorisch nahe zu bringen. Zu unterschiedlich ist die Sprache des im Extremfall

EDV-Technikers auf der einen und der Stenotypistin auf der anderen Seite. Es ist ganz sicher auch den Anbietern von Textsystemen der Vorwurf zu machen, ihr Schwergewicht zu sehr auf kurzfristige Umsätze und zu wenig auf langfristig wirksame Aufklärungsarbeit gelegt zu haben. Software- und Systemhäuser, die in der EDV oft die Kommunikationslücke

füllen und den Anwender bei seinen Bemühungen nach einer individuellen Lösung unterstützen, sind sich offensichtlich bisher für Textverarbeitungsaufgaben "zu fein" gewesen (von wenigen regionalen Ausnahmen abgesehen). Oder liegt ihr mangeln des Engagement daran, daß die Anwender über die Kosten für das Textsystem hinaus nicht weiter investieren wollen und können?

Mangelnde Organisation aus Anwendersicht

Andererseits - was bei einer EDV-Einführung auch im Mittel- und

Kleinbetrieb inzwischen gang und gäbe ist - Projektteams zu bilden, Projektverantwortliche mit Kompetenzen zu ernennen, sich auf Geschäftsleitungsebene einzusetzen, die Entscheidung organisatorisch optimal vorzubereiten - gilt leider nur in den seltensten Fällen für die Einführung der Textverarbeitung. Eine fruchtbringende Kommunikation und Zusammenarbeit mangels geeigneter Gesprächspartner kommt somit oft gar nicht zustande. Wer seine individuellen Textverarbeitungsprobleme nicht einmal genau kennt, dem helfen auch keine Markt- und Leistungsübersichten, Checklisten oder standardisierte Vergleichs-Demos.

Besteht bereits ein großer Engpaß an praxisorientierten EDV-Organisatoren, so ist die Textverarbeitung noch in weit stärkerem Maße Stiefkind konsequenter organisatorischer Bemühungen geblieben. Sie erschöpften sich meist in der Bildung zentralisierter Schreibpools mit allen Problemen auf menschlicher Ebene die die Beschneidung der Tätigkeitsvielfalt mit sich bringen kann. Probleme, die man anschließend in heißer Diskussion um ergonomische Fragen zu lösen sucht. Doch menschengerechte Gestaltung des Arbeitsplatzes Textverarbeitung kann sich kaum allein auf das optimale Design von Bildschirm, Tisch und Stuhl beziehen weit wichtiger ist die Organisation der Arbeitsinhalte und der Informationsbeziehungen der Mitarbeiter untereinander, die Aufrechterhaltung des sozialen Status, die Verantwortlichkeit und Motivation durch umfassende Information und frühzeitige Einbeziehung in die Entscheidung für die automatisierte Textverarbeitung. Die Bildschirmarbeit muß keineswegs zwangsläufig zu einer Verarmung des Tätigkeitsspektrums führen. Außerdem gibt es bereits weit mehr zufriedene Bildschirmbenutzer, als es die Automationskritiker wahrhaben wollen. Nicht zuletzt steht etwa der Prognose der DAG - die Textautomation werde in den nächsten Jahren 200 000 Arbeitsplätze vernichten - die von allen Anwendern bestätigte Tatsache gegenüber, daß keine qualifizierten Schreibkräfte zu bekommen sind, weder für die automatisierte und erst recht nicht für die konventionelle Textverarbeitung.

Verkrustete Strukturen durch konsequente Vorgehensweise durchbrechen

Um die verkrusteten Standpunkte an allen Fronten der Büroautomation - bei Herstellern, Anwendern und Meinungsbildnern - langsam aufzubrechen und der Textautomation zu dem Erfolg zu verhelfen, der auf Grund des vorhandenen Bedarfs eigentlich zu erwarten wäre, müßten werden: Forderungen gestellt

- Durchführung einer Schriftgut- und Arbeitsplatzanalyse. Nicht nur der externe Schriftverkehr, sondern vor allem auch die interne Kommunikation sowie die Erstellung aller Arten von Manuskripten muß berücksichtigt werden. Welche Textaufgaben können mit vorformulierten Bausteinen erledigt werden. Wie häufig wird auf Daten aus anderen Bereichen zugegriffen? In welchem Umfang müssen Texte im direkten Zugriff gehalten werden? Wieviele Schreibkräfte/ Sachbearbeiter teilen sich einen TV-Platz?

- Befragung der betroffenen Mitarbeiter oder ihrer gewählten Vertreter. Oft liegt das Wissen um sinnvolle organisatorische Lösungen an der Basis!

- Bestimmung eines Projektteams und einer für den Gesamtablauf verantwortlichen Führungskraft.

- Umfassende Grundausbildung der Teammitarbeiter (Organisatoren wie betroffene Sachbearbeiter).

- Aufstellung eines Anforderungskatalogs (Pflichtenheft); Angebotsaufforderung nur an die wirklich in Frage kommenden Hersteller.

- Auswahl des Systems mit besonderer Berücksichtigung der Komponenten Bildschirm, Arbeitsspeicherkapazität, externe Speichermedien, Drucker oder Anschluß einer Fotosatzanlage, Funktionsumfang, freie Programmierbarkeit, Anschluß oder Integration von EDV-Funktionen.

- Kontinuierliche Weiterbildung auch nach Installation des Systems und ständiger Kontakt mit dem Lieferanten. Allgemeine Kurse beim Hersteller durch eigene individuelle Ausbildung ergänzen. Bei sorgfältiger Schulung geht der Einsatz auch der integrierten Bürosysteme nicht notwendigerweise über die Intelligenz der Angestellten hinaus.

Integrierte Systeme fördern den Informationsfluß

Ein neuer Trend, der sich im Bereich der gehobenen Textautomaten (Mehrplatzsysteme) abzeichnet - die integrierten Bürosysteme - sollte bei Neuentscheidungen von den Anwendern ernsthaft ins Kalkül gezogen werden. EDV und Textverarbeitung waren jahrelang nebeneinander her entwickelt worden, ohne daß irgendwelche Brücken bestanden - sieht man einmal ab von Textprogrammen auf der Groß-EDV, die lediglich Massenbriefe in meist unbefriedigender Qualität erzeugte. Das bedeutete für den Mittel- und Kleinbetrieb, der fortschrittlich organisiert sein wollte, daß er doppelt investieren mußte und zudem den Nachteil hatte, daß keiner der beiden Bereiche TV und DV auf die Texte und Daten des anderen zugreifen konnte. Die integrierten Systeme lösen dieses Problem nicht nur im Sinne eines Informations-, sondern zur allem auch eines kostengünstigen Maschinenverbundes, Textsysteme sind direkt an EDV-Anlagen anzuschließen beziehungsweise bieten eigene Programmierungs- und Datenverarbeitungsmöglichkeiten und arbeiten mit EDV-kompatiblen Dateien. Umgekehrt können die EDV-Systeme Textbe- und -verarbeitung in vollem Unifang durchführen, ermöglichen sogar die Online-Verbindung zu Fotosatzeinheiten (wenn es auch hier bei manchem Hersteller erhebliche Kompatibilitätsprobleme gibt). Diese Multifunktionalität kann indes noch weiter in Richtung Telekommunikation gehen. Das bedeutet, Daten- und Textübertragung der Rechner eines Netzwerkes untereinander, Anschluß an das Telexnetz und an das ab 1981 bestehende Verfahren der elektronischen Postübermittlung Teletex.

Automatisierte Textverarbeitung beschränkt sich also keineswegs nur auf das rationelle Schreiben von Standardbriefen. Über die grundsätzlichen und selbstverständlichen Funktionen wie Löschen, Einfügen, Ändern, Zentrieren, Randausgleich, Suchen Baustein- und Adressverwaltung hinaus gibt es bei den einzelnen Anbietern große Unterschiede im Bedienungskomfort und in der Vielseitigkeit des Einsatzes.

Grenzen im Organisations- und Akzeptanzbereich

Von den technologischen Möglichkeiten lassen sich für die automatisierte Textverarbeitung kaum Grenzen ziehen: In den USA sind bereits Kommunikationssysteme in der Entwicklung, die den gesamten internen und externen Informationsfluß eines Unternehmens oder mehrerer im Verbund steuern. Die einzelnen "Workstations" sind multifunktionale Bürocomputersysteme, die autonom als EDV- und Textsysteme arbeiten und gleichzeitig eine Vielzahl von Peripheriegeräten (Drucker, Fernschreiber, Composer/Belichtungseinheiten Teletexgeräte - auch remote) ansprechen können.

Neben den für kleine Betriebe immer noch relativ hohen Kosten für integrierte Lösungen liegen die Grenzen des Einsatzes der automatisierten Textverarbeitung vor allem im Bereich der Organisation und Akzeptanz beim Anwenderunternehmen und dessen Mitarbeitern. In welchem Umfang die angebotenen technologischen Möglichkeiten im positiven wie negativen Sinne genutzt werden können, hängt einzig und allein von den Menschen, ihrem Willen zum Lernen und zur Anpassung ab.

Ralf Bengsch ist Marketing-Manager Deutschland der Wang Computer GmbH