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27.07.2001 - 

Synchronisation im Unternehmensnetz

Groupware auf dem PDA

Die Daimler-Chrysler AG schloss vor kurzem ein Pilotprojekt ab, um PDAs zentral mit den Groupware-Applikationen zu synchronisieren. Notwendig wurde das Projekt unter anderem durch die steigende Zahl der PDA-Benutzer, die einen immer größeren Administrationsaufwand forderte. Von CW-Mitarbeiter Jan Schulze

Minicomputer, bekannt als Personal Digital Assistants (PDAs) oder Handhelds, werden oft privat beschafft, aber meist geschäftlich genutzt. Um den PDA optimal einsetzen zu können, müssen Kalender, Aufgabenliste und dergleichen immer wieder mit den entsprechenden Programmen auf dem PC synchronisiert werden. Bei einem einzelnen PDA und einem Windows-PC ist das kein Problem. Schwierig wird es, wenn wie in der PKW-Entwicklung der Daimler-Chrysler AG 2000 PDAs mit Groupware-Anwendungen zu synchronisieren sind.

Die PDAs hielten in der Entwicklungsabteilung des Automobilkonzerns ihren Einzug zunächst durch private Initiative. Das generelle Technikinteresse der Ingenieure und Konstrukteure vermutet Gundram Kammler, Teamleiter für Berechnungen im Schwingungs- und Akustikbereich, als eine treibende Kraft hinter der hohen PDA-Verbreitung in diesem Unternehmensbereich. Ein weiterer wesentlicher Grund ist für Kammler die tägliche Arbeitssituation: Häufige Besprechungen sowie ein hoher Mobilitätsgrad der Entwickler machen es notwendig, dass die Mitarbeiter ihre Termine immer parat haben und auch in die Gruppenkalender eintragen. PDAs erleichtern die Kalenderführung, da alle Termine auf Knopfdruck vom Handheld auf den Desktop und umgekehrt übertragen werden können. "Am Anfang war der PDA aus Sicht der Unternehmensleitung ein Statussymbol", erinnert sich Kammler. Mittlerweile benutzen rund die Hälfte der Mitarbeiter in Kammlers Bereich einen Handheld. Wer Bedarf habe, bekomme inzwischen auch ein Gerät.

Ein großes Problem für den PDA-Einsatz war die IT-Infrastruktur des Entwicklungsbereichs. Auf vielen Workstations läuft Unix. Für dieses Betriebssystem sei keine professionelle Synchronisationssoftware zu bekommen, erklärt Georg Patzek, organisatorischer Projektleiter vom IT-Support der PKW-Entwicklung. Die betroffenen Mitarbeiter mussten deshalb über einen Terminal-Server eine Windows-NT-Umgebung auf der Unix-Workstation nutzen. Mit einem an die Workstation lokal angeschlossenen Infrarotauge ließ sich der PDA dann im NT-Terminal synchronisieren. Teilweise benötigten die Mitarbeiter zusätzlich zur Unix-Workstation sogar noch einen Windows-Rechner, um den PDA mit der Groupware abzugleichen.

Mit der zunehmenden PDA-Menge stieg auch der Administrationsaufwand: Für jeden Anwender installierte der IT-Support die Synchronisationssoftware lokal auf dessen PC, soweit das möglich war. Um die Stabilität der Rechner sicherzustellen, musste jedes neue Programm vor der Installation im Testlabor zertifiziert werden, so Patzek. Der technische Projektleiter Stefan Oberle ergänzt: "Bei einer ganz neuen Software dauert die Evaluierung fünf bis zehn Tage."

Um diese Probleme in den Griff zu bekommen, entschied sich die PKW-Entwicklung, ein Pilotprojekt zur zentralisierten Synchronisation zu starten. Die Lösung sollte zentral administrierbar sein und unabhängig von den Workstations arbeiten. Ferner war gefordert, dass das System die gängigen PDA-Plattformen unterstützt: Firmenseitig beschafft der Konzern den Palm Vx und den Psion Series 5. Die Wahl fiel auf die Lösung "XTND Connect Server" des Herstellers Extended Systems, da dieses Produkt laut Patzek zum damaligen Zeitpunkt als einziges neben Palm OS auch die Psion-Plattform unterstützte.

Nur ein Netzanschluss notwendigDie Lösung basiert auf einem zentralen Synchronisations-Server, auf den die PDAs unabhängig von der Workstation oder dem Desktop-PC mittels einer herkömmlichen Ethernet-Netzwerkverbindung zugreifen. Der Datenaustausch erfolgt durch ein Infrarotauge, das über eine "Black Box" mit dem Netz verbunden ist. Die Box kann - ähnlich wie ein Netzdrucker - beliebig im Raum aufgestellt werden. Einzige Bedingung ist ein Netzanschluss. Eine auf dem PDA installierte Client-Software stellt die Verbindung zum Server her und identifiziert den Handheld. So wird gewährleistet, dass jeder PDA-Benutzer wirklich nur seine persönlichen Daten synchronisiert.

Das Projekt startete im Januar 2000 mit ersten Labortests, die immer wieder Fehler in der Software aufdeckten. Diese mussten vom Hersteller mit Patches und Updates behoben werden. "Nach sechs Monaten konnten wir den Vorserienbetrieb aufnehmen", so Patzek. Mittlerweile nutzen rund 2000 Anwender in der PKW-Entwicklung den Synchronisations-Server. Der Pilotstatus des Projekts wurde vor kurzem beendet und das System an einen externen Dienstleister zum Betrieb übergeben. Einige kleine Fehler treten noch immer auf. Diese seien laut Oberle im Labor nicht auffindbar gewesen und würden nun erst im echten Betrieb mit vielen Anwendern entdeckt.

Wie viele "PDA-Tankstellen" eine Abteilung aufstellen möchte, bleibt ihr selbst und ihrem Budget überlassen. Der Bereich Schwingungs- und Akustikberechnung entschied sich für zwei Black Boxes, die im Großraumbüro in der Nähe der Netzwerkdrucker verteilt sind. Die Akzeptanz ist laut Kammler gut: "Die meisten Mitarbeiter synchronisieren einmal am Tag." Staus an den Sychronisationsstellen gebe es nicht. Da die Black Boxes nur einen freien Netzzugang benötigen, sind für Patzek auch andere Aufstellbereiche denkbar. Wenn bereits ein Netzzugang vorhanden sei, könne die Box ohne große Kosten und Aufwand an beliebigen Stellen aufgestellt werden.

Obwohl es keine konzernweite, einheitliche Strategie für die PDAs gibt, rechnet Patzek damit, dass sich die zentralisierte Synchronisation im Unternehmen durchsetzen wird: "Der PDA-Einsatz wird von den Anforderungen der Mitarbeiter getrieben, der Bedarf an Lösungen wie unserer ist da." Andere Konzernstandorte hätten bereits Interesse an dem System gezeigt. Innerhalb des eigenen Zuständigkeitsbereichs rechnet Patzek damit, dass bis zum Ende dieses Jahres 3500 bis 3900 PDAs über den Server synchronisiert werden. Von der Wirtschaftlichkeit der Lösung ist der Projektleiter überzeugt: "Wir haben einen Business-Case für dieses Projekt aufgestellt. Durch die Kostensenkung für Administration im Vergleich zur lokalen Synchronisation gehen wir von einem kurzfristigen Return on Investment aus."

Die Projektverantwortlichen ziehen nicht nur wegen der Einsparung ein positives Resümee: Das Projekt brachte den PDA-Einsatz im Unternehmen voran. "Erst nachdem in der Pilotphase das erste Infrarotauge lief, wurde die PDA-Beschaffung freigegeben. Durch diese Funktion ließ sich die obere Hierarchieebene von den Vorteilen der Geräte überzeugen", so Patzek. Davor sei die notwendige Groupware-Funktionalität nicht gegeben gewesen.

Das UnternehmenDie Daimler-Chrysler AG ist neben anderen Geschäftsaktivitäten einer der weltweit größten Automobilkonzerne. Hergestellt und vertrieben werden die Fahrzeugmarken Mercedes-Benz, Chrysler, Jeep und andere. Im vergangenen Jahr setzte der Konzern nach eigenen Angaben 4,2 Millionen PKWs ab und erwirtschaftete insgesamt einen Umsatz von 162,4 Milliarden Euro. Weltweit beschäftigt das Unternehmen über 400000 Mitarbeiter.