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20.11.1992 - 

E-MAILGROUPWARE

Groupware entwickelt sich zu einer strategischen Waffe

Der Markt des Workgroup-Computing wird derzeit von einigen großen Namen und vielen kleinen innovativen Lösungen geprägt. Neben allgemeinen organisatorischen Problemen sind vor allem technische Schwierigkeiten in heterogenen Netzen Hindernisse auf dem Weg zur weiteren Verbreitung von Groupware-Systemen. Die existierenden Beispiele kooperativer Software machen allerdings Mut für die Zukunft.

Groupware: Support für die Gruppendynamik

Nur eines ist sicher: Ohne E-Mail gibt es kein Workgroup-Computing. Und eine optimale Groupware, das wäre eigentlich auch nichts andere, als eine Toolbox für integrierte Bürokommunikation, wie man vor zwei, drei Jahren eine komplexere Vogangsbearbeitung auch gerne titulierte.

Wie immer, wenn die Begriffe zu Worthülsen verkommen, stellt sich ein neues Wort zur rechten Zeit schon ein. So neuerdings Groupware oder auch Workgroup-Computing. Was damit geleistet werden soll ist klar: Eigentlich alles. Denn, will man den Anbietern der PC- und, Workstation-basierten Workgroupware glauben so stellt sie das eigentliche

Link in der heutigen total vernetzten Cilient-Server-Szene dar, ohne die eilte Integration all der zauberhaften Hard-, Soft-, und Kommunikationsoptionen einfach nicht zu schaffen ist.

Kommt einem alles irgendwie doch sehr bekannt vor. Was, nicht heißen soll, das es hier nicht wirklich sehr nützliche und interessante neue Produkte gäbe, lauffähig auf unterschiedlichen Architekturen und Plattformen. Bekannt sind vielmehr die hohen Erwartungen, die wieder einmal geschürt werden aufgrund des gleichbleibend hohen Bedarfs an effektiver Kommunikation für eine optimale Kooperation mit dem Ziel spitzenmäßiger Wettbewerbsfähigkeit.

Wo aber der Faktor Mensch im Mittelpunkt sieht, da menschelt es eben auch. Welche Abteilung, Projektgruppe, welches Anwaltsbüro, welche Entwicklungsabteilung könnte nicht besser zusammenarbeiten? Wo werden nicht Ressourcen vergeudet oder auch der Allgemeinheit vorenthalten, wo nicht im hierarchischen Abseits Verschwörungen angezettelt, wo nicht Informationsmonopole gebildet und verwaltet etc. etc.

Workgroup-Computing muß sich in einem Spannungsfeld zwischen Transparenz und Kontrolle entfalten, setzt in seiner besten Ausprägung aber neben einer ausgefeilten Produktqualität und Organisationsstruktur menschliche Qualitäten voraus, die Groupware eben nicht produzieren, aber immerhin doch fördern kann im Sinne einer von der jeweiligen Gruppe selbst erwünschten sozialen Kontrolle.

Hohe Ablaufintegration

Groupware zeichnet sich durch hohe Ablaufintegration beziehungsweise durch Integration der notwendigen Informationsarten aus. Ein direkter Vergleich zeigt, daß die heutige Groupware sehr viel mehr Funktionen zur Verfügung stellt, als die nur erweiterte E-Mail. Umfassende Groupware-Systeme sind aber bislang noch in weiter Ferne.

Nachdem sich Lotus Development mit seinem Softwarepaket "Notes" still und leise zum unangefochtenen Führer im Groupware-Markt entwickeln konnte, versuchen auch große Unternehmen, früh Präsenz in diesen neuen Markt zu zeigen.

NCR ist zum Beispiel auf den Groupware-Zug aufgesprungen und versucht, sich mit der Windows-Software "Kooperation" ein Stück vorn Kuchen abzuschneiden. Sogar DEC verkauft seine ehemals VAX-orientierte All-in-one-Software unter dem Label "Pathworks" für PC- und Workstation-Netze. IBM hingegen hat die Vermarktung seines vormaligen Prestigeproduktes "Office vision" aufgegeben und empfiehlt seinen Kunden statt dessen Notes. Die Position von Lotus Development als Primus des Groupware-Marktes ist durch die Kooperation mit IBM noch einmal deutlich stärker geworden.

Die Verbreitung von Groupware wird bislang durch das Fehlen einheitlicher Kommunikationsstandards behindert. Sowohl im Bereich der Netzwerk-Betriebssysteme als auch der Kommunikationsprotokolle etwa für elektronische Post (E-Mail) versuchen mehrere Hersteller, ihre Lösung als Standard zu etablieren. Die Verfügbarkeit derselben Groupware-Anwendung auf unterschiedlichen Plattformen ist allerdings eine Voraussetzung für die weitere Verbreitung von Groupware in heterogenen Netzen.

Neben klassischen Client-Server-Architekturen kommen im Groupware-Bereich vielfach neue Softwaretecogien zum Einsatz. Die Komplexität verteilter Systeme zwingt in vielen Bereichen zu Neuentwicklungen. Wenn Datenbestände, die logisch eine Einheit bilden, auf Rechnern an verschiedenen Orten verteilt werden, entstehen komplizierte Abhängigkeiten für konsistente Änderungs- und Löschoperationen. Darüber hinaus steigt allgemein die Komplexität der zu lassenden Probleme derart, daß die gespeicherten Informationen oft nur noch mit objektorientierten Softwaretechniken zu verwalten sind. Verteilte objektorientierte Datenbanken werden daher in nächster Zukunft stark an Bedeutung gewinnen und sich zum Katalysator für den Groupware-Markt entwickeln. Borland, Hersteller von Datenbanksoftware im PC-Bereich, hat bereits auf diesen Trend reagiert und betreibt die Entwicklung eines Produktes mit dem Namen "Object-Exchange" (Obex), das in nächster Zeit offiziell vorgestellt werden wird.

So wie der Begriff Groupware kaum zu definieren ist, läßt sich der Markt für Groupware nur schwer unterteilen. Die existierenden Produkte stellen oft eine ganze Fülle unterschiedlicher Funktionen zur Verfügung, wodurch keine klare Abgrenzung ohne Überschneidungen möglich ist. Im folgenden kommen fünf typische Einsatzgebiete vor, Groupware zur Sprache:

Zeitmanagement, Arbeitsablauf-Steuerung, Konferenzsysteme, verteilte Editoren sowie gemeinsame Nutzung von Informationen.

Die auch unter der Bezeichnung Groupscheduler bekannten Anwendungen zur Abstimmung persönlicher Termine und zur zeitlichen Koordination von Teamarbeit sind inzwischen für fast alle Plattformen verfügbar. Standardmäßig verwirklichen diese Systeme einen elektronischen Terminkalender, der über simple Übersichts- und Erinnerungsfunktionen hinaus die Abstimmung Von Treffen zwischen Gruppenmitgliedern ermöglicht. Dies geschieht meist durch die Darstellung, der verfügbaren Zeit aller beteiligten Personen und automatisches Suchen nach dem günstigsten Zeitraum für das Treffen.

Ziel ist, Terminkonflikte zu minimieren. Die Benachrichtigungen nach Terminfestlegung oder Terminänderung sowie die Rückmeldung der Teilnahmebestätigung erfolgt zumeist über E-Mail. Bekannte Groupscheduler sind "Packrat" von Polaris unter Windows oder "Team" von Futurus unter DOS und Windows, sowie "Meeting maker" von On Technologies auf dem Mac.

Programme zur Steuerung des Arbeitsablaufs innerhalb Voll Organisationen setzen

meist ebenfalls auf E-Mail-Fähigkeiten auf, gehen in ihrer Funktionalität aber weit über die simplen Kommunikationsmöglichkeiten hinaus. Ziel dieser auch Workflow-Management genannten Kategorie ist die Steuerung des Informationsflusses und Automatisierung von Vorgängen auf der Grundlage einer Beschreibung der jeweiligen Organisation.

Die Weiterleitung von Anfragen oder Verwaltungsvorgängen geschieht regelbasiert in Abhängigkeit von externen Bedingungen oder dem Inhalt der Nachrichten. Anfragen können so an die zuständigen Sachbearbeiter oder Arbeitsgruppen weitergeleitet werden, abhängig vom geplanten Volumen, das der jeweils entscheidungsbefugten Stelle vorgelegt wird.

Durch Minimierung der Verweilzeiten zum Beispiel durch automatische Weiterleitung an Stellvertreter bei Abwesenheit der zuständigen Mitarbeiter läßt sich die Reaktionsgeschwindigkeit der Organisation auf externe Anfragen oder Marktveränderungen erhöhen. Workflow-Systeme unter Windows sind zum Beispiel "Workman" von Reach Technologies oder "Dokuflow" von Inventa.

Konferenzsysteme ermöglichen die Durchführung von Gruppengesprächen auf elektronischem Wege über geographische Grenzen und Zeitzonen hinweg. Der Meinungsaustausch geschieht dabei über Tastatureingaben anhand einer zuvor festgelegten Agenda. Jeder Teilnehmer kann seinen Standpunkt zu einem

Tagungsordungspunkt darstellen und auf die Anmerkungen anderer Diskussionsteilnehmer Bezug nehmen.

Die Vorgehensweise bei einer Konferenz über mehrere Zeitzonen hinweg unterscheidet sich nicht grundsätzlich von der zeitgleichen Sitzung. Allerdings wird die Diskussion durch die unterschiedlichen Arbeitszeiten gestreckt, da zum Beispiel die Reaktion auf einen Diskussionsbeitrag erst am nächsten Tag von der anderen Seite des Globus eintrifft. Die Systeme ermöglichen auch geheime elektronische Abstimmungen. Darüber hinaus ist die laufende Darstellung des aktuellen Konsenses zu einem komplexen Thema möglich.

Verfügbare Konferenzsysteme sind "VisionQuest" von Collaborative Technologies und "Groupsystem V" von Ventana, beide unter DOS, demnächst aber auch für Windows erhältlich.

Verteilte Editoren ermöglichen das gemeinsame Editieren eines Dokuments von verschiedenen Orten aus. Alle beteiligten Personen erhalten dabei ein ständig aktualisiertes Bild des Dokuments. Die Kontrolle über das Endresultat kann zentral oder durch die Teilnehmer selbst erfolgen. Alternativ kann ein User auch auf einer der lokalen Kopien des Dokumentes arbeiten und Änderungen von anderen Teilnehmern wahlweise übernehmen oder nicht. Typische verteilte Editoren sind unter Windows "Groupgraphics " von Ventana, das zum, gemeinsamen Entwurf und zur Überarbeitung von Grafiken dienen kann, sowie "Instant Update" von On Technologies auf dem Mac, mit dem sich Textdokumente verteilt editieren lassen.

Grundlegende Funktionen aller Groupware-Systeme ist die verteilte Nutzung von Informationen, die auch als Information-Sharing bezeichnet wird. Notes und "CM/1" von Corporate Memory Systems beschäftigen sich schwerpunktmäßig mit dieser Funktion.

Notes realisiert auf einem OS/2-Server eine verteilte Datenbank, in der Freitexte oder strukturierte Informationen abgelegt werden können. Alle Änderungen, das heißt Eingaben oder Löschungen führt die Groupware automatisch an allen verteilten Standorten aus. Die Benutzerschnittstelle voll Notes läuft unter Windows und ermöglicht den Zugriff auf die gespeicherten Informationen über sogenannte Konferenzen.

Der Inforrnationsaustausch innerhalb von Notes und nach außen geschieht über E-Mail, so daß kein Unterschied zwischen einer normalen E-Mail-Nachricht und einen, Beitrag zu einer Konferenz bestellt.

CM/1 ist ein hypertext-basiertes System das dem User hilft, komplexe Probleme zu analysieren, Lösungsvorschläge zu erarbeiten und die Entscheidungsfindung zu leiten. Die Benutzung des Tools unter Unix geschieht in einer permanenten gemeinsamen elektronischen Sitzung aller Projektteilnehmer.

Grundlage der Arbeit mit CM/1 ist die Aufteilung der Gesamtaufgabe in Teilprobleme, Lösungsvorschläge, Argumente und Meinungen. Die grafische Darstellung der vielfältigen Abhängigkeiten zwischen diesen Einheiten schafft einen gemeinsamen Informations- und Wissensstand aller Projektteilnehmer auch bei komplexen Problemstellungen.

Tools zur Entwicklung von Groupware-Anwendungen

Einige Werkzeuge zur Entwicklung von Groupware-Anwendungen sind ebenfalls verfügbar. "Pipes" von Peer Logic ermöglicht eine plattformunabhängige Kommunikation auf Basis von TCP/IP unter DOS, Windows, OS/2, Netware, SunoS, AIX und MVS, das heißt vorn PC über Workstations bis zum Mainframe.

Pipes realisiert so eine Grundvoraussetzung für Groupware, die Kommunikation über Hardwaregrenzen hinweg, allerdings nur für TCP/IP-basierte Ethernet-Netze. "Coex" von Twin Sun dient zur automatischen Sicherung der Konsistenz verteilter Systeme ebenfalls auf TCP/IP-Basis. Coex erkennt Konflikte, die durch gleichzeitige Änderungen desselben Datenbestandes durch verschiedene Benutzer entstehen und teilt sie dem Benutzer mit. Darüber hinaus stellt das System leistungsfähige Kommunikationsmechanismen zur Verfügung. Für die Einbindung der bereitgestellten Funktionen in Groupware-Applikationen sorgt eine umfangreiche Programmier-Schnittstelle.

Die Beschränkung der beiden genannten Entwicklungswerkzeuge auf TCP/IP macht allerdings das Dilemma der Groupware-Technologie deutlich. Einheitliche Kommunikationsstandards fehlen gerade in heterogenen Netzwerken völlig. Zwar ist TCP/IP in der Welt der Uinx-Workstations weit verbreitet, unter den PC-Netzen aber eher die Ausnahme. Eine einfache Lösung dieses Problems ist nicht in Sicht, Groupware-Hersteller werden ihre Produkte bis auf weiteres für alle Systeme auslegen müssen.

Microsoft, sonst Technologie- und Marktführer in allen Betriebssystem-Belangen, hält sich, was Groupware angeht, auffallend zurück. Zwar, stellte MS vor kurzem "Windows for Workgroups" vor, diese Windows-3.1-Erweiterurig kann aber kaum als vollwertige Gruipware gelten und wird hier nur der Vollständigkeit halber beschrieben. Wesentliche Neuerung gegenüber 3.1 ist ein eingebautes Peer-to-Peer-Netzwerk, das den einfachen Datenaustausch zwischen vernetzten Rechnern im kleinen Rahmen ermöglicht, Nachteil wie auch bei anderen Netzen der Peer-to-Peer-Kategorie wie "Novell Lite": Es gibt keine zentrale Verwaltung des Netzes, auf jedem Rechner müssen Zugriffsrechte individuell gesetzt werden. Zusätzlich enthält Windows for Workgroups einige spezielle Netzwerkdienste, wie zum Beispiel ein Clipboard zum Ausschneiden, Kopieren und Einfügen auch über das Netzwerk. Daß Microsoft überhaupt auf den allgemeinen Trend zu kooperativer Software reagiert hat, zeigt bereits die Bedeutung dieses neuen Softwaremarktes.

Auch wenn momentan eine ideale Groupware-Gesamtlösung noch fehlt, so existierst doch bereits eine Reihe einsatzreifer Teillösungen. Auch die noch ausstehenden einheitlichen Kommunikationsstandards und allgemeinen Basistechnologien wie verteilte Datenbanken sollten nicht davon abhalten, Groupware heute einzusetzen.

Da sich die neue Technologie zunehmend zur strategischen Waffe im internationalen Wettbewerb entwickelt, gilt es jetzt, Erfahrung im kleinen Rahmen zu sammeln, um Fehler bei zukünftigen großen Investitionen zu vermeiden.

Michael Wagner promoviert an der Technischen Universität München über objektorientierte Groupware und ist Mitarbeiter der München Unternehmensberatung Penplan Consulting.