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20.10.1995

Groupware/Voellig andere Moeglichkeiten der Organisationsgestaltung Groupware ist mehr als nur eine neue Software-Gattung

Von Michael Wagner*

Nicht nur in den Management-Etagen deutscher Unternehmen, sondern auch auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer macht sich ein neues Phaenomen bemerkbar: der Einsatz von Groupware-Systemen. Darunter versteht die Branche Software, die die Zusammenarbeit von Menschen ueber raeumliche Grenzen und Zeitzonen hinweg erlaubt. Aufgrund dieser Eigenschaft bedeutet Groupware auch eine neue Form der Organisation.

Informationstechnologie diente bislang vor allem dazu, die wirtschaftlichen Daten eines Unternehmens - Auftraege, Lohnzahlungen und aehnliches - zu verwalten. Groupware ergaenzt diese Systeme insofern, als sie es erlaubt, die Geschaeftsvorgaenge selbst mit Hilfe von Informationssystemen abzubilden. Dabei muessen sowohl die Struktur der Organisation als auch die Dynamik der Geschaeftsablaeufe einschliesslich aller unstrukturierten Informationen ueber die Geschaeftsvorfaelle verarbeitet werden.

Einzelinformationen miteinander verknuepft

Liessen sich bislang beispielsweise nur Bonitaetsinformationen ueber einzelne Kunden speichern, so werden nun saemtliche Gespraechsnotizen der Aussendienstmitarbeiter mit den Beratungsprotokollen der internen Telefonbetreuung verknuepft. Die Marketing-Abteilung kann aus diesen Informationen mit groesserer Genauigkeit ablesen, wie ein neues Produkt am Markt ankommt und wo sich bereits vorhandene Erzeugnisse verbessern lassen. Jeder an Produktentwicklung, -fertigung und -verkauf beteiligte Mitarbeiter kann seine Ideen zur Verbesserung des Erzeugnisses beziehungsweise des Verkaufsprozesses beisteuern und die Vorschlaege anderer diskutieren.

Diese Organisationsunterstuetzung beschraenkt sich nicht auf eine Einbindung der Aussendienstmitarbeiter in die innerbetrieblichen Ablaeufe, sondern durchzieht saemtliche Standorte und Organisationseinheiten, bildet also die Grundlage fuer die taegliche Arbeit. Mit Standardfunktionen wie Terminabstimmung oder Diskussionsforen werden unterschiedlichste Aspekte des organisatorischen Alltags unterstuetzt - von der Vorbereitung einer Gruppensitzung bis zur Diskussion der strategischen Planung. Ueber speziell konfigurierbare Systemkomponenten lassen sich Routineablaeufe, etwa die Bearbeitung von Auftragseingaengen, weitgehend automatisieren.

Ziel des Groupware-Einsatzes ist es, die Informationsinfrastrukturen zu dezentralisieren. Darueber hinaus soll auf diesem Weg die Organisation flexibler werden. Gleichzeitig zielt Groupware darauf ab, die Ablaeufe steuerbar zu machen und die Aggregation der Kerninformationen zu erleichtern. Eine der zentralen technischen Neuerungen von Groupware-Systemen besteht aber darin, dass sich mit Hilfe eines automatisierten Abgleichs der verteilten Informationsbestaende die Standortgrenzen ueberwinden lassen.

Das hat weitreichende organisatorische Auswirkungen, weil es zur Virtualisierung der Arbeitswelt beitraegt. Die Losloesung des Arbeitsfortschrittes von physischen Beschraenkungen zeigt sich am staerksten in der Telearbeit und dem Konzept der virtuellen Teams.

Die auf unterschiedliche Standorte verteilten Teammitglieder nutzen eine gemeinsame Informationsstruktur, beispielsweise ein kundenorientiertes Diskussionsforum, in das sie unabhaengig voneinander zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Orten Beitraege einspeisen und in dem sie auf die Aeusserungen anderer reagieren koennen.

Das Groupware-System stellt sicher, dass eine konsistente Informationsstruktur erhalten bleibt und saemtliche Datenaenderungen zwischen den verschiedenen Systemen ausgetauscht werden, obwohl diese nicht permanent verbunden sind.

Damit sind die Mitarbeiter in der Lage, die vielen Details der taeglichen Arbeit abzustimmen, ohne sich persoenlich treffen zu muessen. Bei Bedarf lassen sich zusaetzlich elektronische Arbeitssitzungen organisieren. Neben Live-Videokonferenzen werden vor allem Applikationen gemeinsam genutzt. In Kombination mit einer Telefonverbindung lassen sich auf diese Weise etwa die Details eines Vertrages abstimmen. Die technischen Moeglichkeiten werden den direkten Kontakt zwischen den Mitarbeitern allerdings nie voellig ersetzen, sondern immer nur ergaenzen koennen - beispielsweise, um Spitzenbelastungen bei koordinationsintensiven Aufgaben zu bewaeltigen.

Nicht ueber das Ziel hinausschiessen

Wird Groupware unternehmensweit eingesetzt, so koennen die zur Loesung des jeweilige Problems am besten geeigneten Mitarbeiter zu einem solchen virtuellen Team zusammengefasst werden, also von ihrem gewohnten Arbeitsplatz aus miteinander arbeiten. Die Moeglichkeit, neue Organisationsformen zu schaffen, ist -neben der Dokumentation und der Verbreitung von Know-how - fuer viele Unternehmen einer der wichtigsten Gruende fuer den Groupware- Einsatz.

Bei der Abbildung der Strukturen und Ablaeufe sowie der Informationsfluesse innerhalb der Organisation sollten die Unternehmen allerdings nicht ueber das Ziel hinausschiessen. Es ist kaum sinnvoll, alle Unternehmensbereiche bis ins letzte durchzustrukturieren. Eine Ueberautomatisierung der Organisationsablaeufe nimmt leicht kontraproduktiven Charakter an. Zudem muss unter allen Umstaenden vermieden werden, dass sich die Mitarbeiter bevormundet fuehlen. Auf diese Weise lassen sich unnoetige Akzeptanzprobleme umgehen.

Die menschliche Komponente des Groupware-Einsatzes wird ohnehin oft unterschaetzt. Organisatorische Veraenderungen ergeben sich nicht automatisch aus dem Einsatz neuer Technologien. Sie sind Ergebnis eines muehsamen Lernprozesses und kontinuierlicher Ueberzeugungsarbeit. In jedem Fall muss dem einzelnen Mitarbeiter sein individueller Vorteil bei der Nutzung des Systems bewusst gemacht werden. In Erfolgsberichten laesst sich beispielsweise die Tatsache darstellen, dass jeder einzelne mehr Wissen aus einer gemeinsamen Know-how- Datenbank ziehen wird, als er jemals hineinstecken kann. Die Beteiligung an einem derartigen Wissensaustausch sollte zudem belohnt werden. Eine konstruktive Nutzung von Groupware laesst sich langfristig nur durch Einsicht, nicht durch Druck erreichen.

Auf der technischen Seite gilt es, die herkoemmliche DV mit den dezentralen Informationssystemen in Einklang zu bringen. Waehrend ergebnisrelevante Information, beispielsweise Auftragsdaten, in logischer Hinsicht zentral gehalten werden muessen, sollte andererseits jede Organisationseinheit den notwendigen Spielraum fuer ihre eigenen Spezifikationen bekommen. Also sind gleichzeitig die zentralen Daten sowie saemtliche fuer die einzelnen Organisationseinheiten wichtigen Informationen zu verwalten - und zwar in einer gemeinsamen Struktur. Diese Vielfalt von Informationen nicht redundant zu speichern, sondern sie an den richtigen Stellen zu verknuepfen, das ist Kunst des effektiven Groupware-Einsatzes.

Eine der groessten technischen Herausforderungen, die sich mit Groupware-Systemen meistern lassen, besteht darin, die Konsistenz aller gespeicherten Informationen trotz ihrer physikalischen Verteilung sicherzustellen. Dabei werden die Konzepte der traditionellen DV von der modernen Groupware-Technologie ergaenzt, aber nicht ersetzt. Der traditionellen DV obliegt die Massenverarbeitung von harten Geschaeftsdaten. Aber zu speichern ist auch eine Vielzahl von weichen Informationen, die die Geschaeftsvorfaelle begleiten, beispielsweise Besuchsberichte in Textform oder auch digitalisierte Ton- und Videoaufnahmen.

Die Datenverarbeitung kann logisch zentralisiert, physisch aber verteilt gehandhabt werden. Das vereinfacht einerseits die Administration und schraenkt andererseits die einzelnen Organisationseinheiten nicht unnoetig ein. Aenderungen lassen sich sowohl synchron als auch asynchron ausfuehren beziehungsweise uebertragen. Damit werden kurzfristige Informationsengpaesse vermieden und die Kommunikationskosten gesenkt.

Organisatorische Ablaeufe lassen sich exakt festlegen oder ad hoc regeln. So koennen die Bedingungen der jeweiligen Organisationseinheiten individuell beruecksichtigt werden. Aktualisierungen der gespeicherten Informationen stehen entweder auf Abruf bereit, oder sie werden den Mitarbeitern bei Bedarf mitgeteilt. Auf diese Weise ist es moeglich, der oft zitierten Informationsueberflutung entgegenzusteuern.

Verbreiten lassen sich die Informationen durch konventionelles Versenden oder gemeinsames Nutzen. Letzteres kann der persoenlichen Kommunikation dienen, aber auch groessere Gruppen einbeziehen. Die Eigenschaften sind allerdings - je nach Produktgruppe - zum Teil sehr unterschiedlich ausgepraegt.

Der Markt fuer Groupware-Produkte gliedert sich in mehrere, einander teilweise ueberschneidende Segmente. Die einfachste Variante, die elektronische Post oder E-Mail, konzentriert sich ganz auf die Eins-zu-eins- beziehungsweise Eins-zu-n-Uebertragung von Informationseinheiten, die mit Hilfe entsprechender Werkzeuge auch Formularcharakter annehmen koennen. Darauf bauen die Zeit- und Aufgaben-Management-Systeme auf. Ihre Funktionalitaet reicht von einfachen Kalenderanwendungen bis zu komplexen Projekt-Management- Werkzeugen. E-Mail- oder datenbankbasiert arbeiten die Workflow- Systeme, mit denen sich Organisationsablaeufe umstrukturieren oder streng geregelt abbilden lassen.

Mit Konferenzsystemen wiederum koennen Informationen sowohl verteilt als auch gesammelt werden. Diese Werkzeuge bilden die Grundlage fuer eine Vielzahl von Groupware-Anwendungen. Eine Spielart stellen die Diskussionssysteme dar, die beispielsweise unterschiedliche Abstimmungsverfahren fuer verteilte oder lokale Gespraechsrunden ermoeglichen. Last, but not least bieten gemeinsame Editoren beziehungsweise Application-Sharing-Werkzeuge eine Moeglichkeit zur gleichzeitigen Bearbeitung ein und desselben Dokuments an verschiedenen Orten.

Konsolidierung des Angebots

Die dominante Kraft auf dem Groupware-Markt ist derzeit die Lotus- IBM-Allianz. Sie vermarktet das von Lotus Development entwickelte Produkt "Notes", ein kombiniertes E-Mail- und Konferenzsystem, das als Groupware-Plattform die Grundlage fuer eine Vielzahl von vertikalen beziehungsweise individualisierten Anwendungen liefert.

Staerkster Konkurrent koennte das mit viel Vorschusslorbeer versehene Produkt "Exchange" von Microsoft werden. Es weist ebenfalls Plattformcharakter auf. Weniger bekannt, aber funktional nicht weniger maechtig sind Produkte wie "Groupwise" von Novell, "Linkworks" von Digital Equipment oder "Oracle Office", um nur einige zu nennen. Insgesamt konkurrieren auf dem Groupware-Markt mehrere hundert Anbieter, die sich zum Teil sehr fein spezialisiert haben.

Der Markt tendiert deutlich zur Konsolidierung des Angebotes. Firmenaufkaeufe beziehungsweise -zusammenschluesse sind an der Tagesordnung. Aus der Fuelle der Anbieter werden sich einige wenige Plattformhersteller herauskristallisieren, denen der uebrige Markt zuarbeitet. Die Groupware-Technologie liefert ein breites Feld fuer Zusatzprodukte und Beratung, denn Groupware ist in gewissem Sinne immer Individualsoftware fuer die jeweilige Organisation. In dem Masse, wie sich der Markt stabilisiert, wird Groupware noch sehr viel mehr Kaeufer und Anwender finden.

Tabelle

Vergleich der Funktionalitaet: Klassische DV/Groupware

harte Massendaten/individuelle weiche Informationen

zentrale Datenhaltung/verteilter Datenabgleich

synchrone Transaktionen/asynchrone Replikation

festgelegte Ablaeufe/Ad-hoc-Vorgehen

passive Datenvorhaltung/aktive Informationsversorgung

Versenden/gemeinsames Nutzen

Client-Server/Peer-to-peer

* Michael Wagner arbeitet als Berater und Autor in Muenchen.