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17.04.1998 - 

IT im Maschinenbau/Dokumenten-Management-Systeme ersetzen Papierarchive

Gültige Normen in heterogener Umgebung ad hoc im Zugriff

Bei der GKN GmbH in Es- sen befaßt sich der Bereich Engineering mit der Konstruktion von Gelenkwellen und deren Auslegung. Auch werden hier die technischen Normen und Zeichnungen verwaltet, aufbewahrt und an diverse Abteilungen verteilt.

Das alles stellte hohe Anforderungen an Verwaltung und Archivierung. Allein die Einführung von neuen Normen an allen relevanten Stellen im Unternehmen hieß für den Bereich Engineering, im Durchschnitt 8000 bis 9000 Kopien anzufertigen und zu verteilen.Da konnte es bis zu einem halben Jahr dauern, aktuelle Normen an alle Stellen zu verteilen.Das bedeutete unter Umständen, daß Mitarbeiter mit veralteten Normen arbeiten mußten.Hinzu kam, daß zum Beispiel an Maschinenstandorten die Papierunterlagen nicht mehr vollzählig, durch den Einsatz verschmutzt waren oder auch veraltete Versionen von Normen im Betrieb immer wieder auftauchten.

Der immense Papierkrieg forderte dreißig dezentrale Papierarchive.Hinzu kamen noch unzählige Ordner und Loseblattsammlungen, denen Informationen entnommen wurden.Die ältesten Dokumente in diesen Archiven waren zirka 15 Jahre alt. Durch neue Normungen wuchsen die Archive und der damit verbundene Verwaltungsaufwand schnell an.

Um nun diese vielen Normen effektiver handhaben zu können, bedurfte es einer Lösung der Verwaltungsproblematik.Sehr schnell gelangte man bei der GKN zu dem Entschluß, daß nur eine Image-Processing-Lösung in Frage kam, die auf der bestehenden Hardware implementiert werden sollte.Neben einer schnellen Verteilung der Dokumente versprach man sich auch den Abbau der Papierberge und der vielen Papierarchive.

Die Wunschlösung wurde hoch aufgehängt: Schon früh war klar, daß in absehbarer Zeit im Rechenzentrum ein Electronic Data Management-(EDM-)System eingeführt werden sollte.Doch befindet sich GKN derzeit noch in der Phase der Produktauswahl, so daß eine Imaging-Lösung eine größtmögliche Offenheit für die Anbindung an ein solches übergeordnetes System bieten mußte.Die Dokumente sollten dazu auf den unternehmensinternen Workstations verfügbar sein.

Ferner sollte die Lösung alle 160 PCs, die bereits in einem Netzverbund vorhanden waren, auf Dauer mit Leistungsmerkmalen der Imaging-Lösung versorgen.

Mit dem Anspruch, Zeit, Papier und Kosten zu sparen, haben IT-Verantwortliche aus dem Bereich Engineering umfassende Produktvergleiche unternommen.Den Anforderungen von GKN entsprachen nur wenige Lösungen, da gerade die generelle Offenheit für eine EDM-Software viele Anbieter nicht leisteten.Schließlich machte die EGS Soft GmbH, Erkrath, das Rennen.Das Haus bot Applikationen auf der Basis der Dokumenten-Management- und Archivierungssoftware "Keyfile".

In einem halbjährigen Probebetrieb zeigte sich, daß mit nur einer Einzelplatzlizenz der Verwaltungsaufwand stark zu reduzieren war.Durch eine komfortable Übernahme bestehender Ablagestrukturen gab es keine nennenswerten Probleme beim Wiederauffinden der Normen.Darüber hinaus lassen sich durch Stichwortsuche schnell Dokumente zu bestimmten Themen zusammenstellen.

Für den Bereich Engineering wurde die Lösung auf eine Fünf-Platz-Konfiguration erweitert.Damit ergeben sich neue Kapazitäten für die Verwaltung.Heute sind alle dezentralen Archive abgebaut.

Eine Herausforderung stellte die Offenheit zur künftigen EDM-Lösung dar. Mittels einer Exportfunktion können Dokumente in verschiedenen Datenformaten herausgeschrieben werden.GKN wählte das gängige Tag Image File Format (Tiff). Dokumente können in diesem Standardformat an ein EDM-System übergeben werden. Ferner ist es jetzt möglich, eingescannte Dokumente, aber auch beliebige Dateien unterschiedlichen Dateiformates, innerhalb des Unternehmensnetzes auszugeben.Dieses Netzwerk verbindet die produktionsnahen Fachabteilungen über ihre VT-Terminals des PPS-Systems, das auf zwei Alpha-Server 2105/250 mit einem Speicher von 768 MB zugreift, mit den übrigen Fachabteilungen über 160 dezentrale PCs.

Die Konvertierungsmöglichkeiten werden genutzt, um Normen aus den unterschiedlichsten Quellen auf den PPS-Terminals (PPS = Produktionsplanung und -steuerung) sowie die PCs über Multi-32-Tiff-Viewer darzustellen.Von dort aus können die Normen dann auch stets in der jeweils aktuellsten Form ausgedruckt werden.

Das Verteilprinzip von Normen wurde bedarfsgerecht gestaltet: Aus der Bringschuld des Bereiches Engineering ist eine Holschuld der Anwender geworden.Jeder verfügt bei Bedarf sofort über den neuesten Stand von Normen. Der Bereich Engineering ist merklich entlastet.

CAD-Zeichnungen werden heute noch zentral ausgedruckt und an die Fachabteilungen nach dem früheren Vorgehen bereitgestellt.Jetzt prüft man jedoch, auf welche Weise eine Erweiterung der Lösung auf die Verwaltung der CAD-Zeichnungen möglich ist.

ANGEKLICKT

Technische Normen verwaltet die GKN Gelenkwellenbau GmbH, Essen, seit neuestem mit Hilfe einer Dokumenten-Management- und Archivierungssoftware plattformübergreifend.Sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens erhalten über ihre PPS-Terminals beziehungsweise die 160 unternehmensweit installierten PCs ohne umfangreichen Kopier- und Suchaufwand aktuellen Zugriff auf gültige Normen.Jeder Mitarbeiter verfügt damit über vollständige Unterlagen bei der Bearbeitung von technischen Vorgängen.Zudem konnte GKN mit Hilfe der Umstellung auf eine IT-gestützte Verwaltung der Normen dreißig dezentrale Papierarchive auflösen.

Die GKN

Die GKN Gelenkwellenbau GmbH, ein Spezialist für Antriebstechnik, zählt zu den größten Herstellern von Gelenkwellen für Nutzfahrzeuge und industrielle Anwendungen.Mit 680 Mitarbeitern erzielt das Unternehmen 1997 einen Umsatz von 165 Millionen Mark.Der Stammsitz des weltweit agierenden Unternehmens ist Essen, wo sich auch die Produktionsstätten befinden.

Ingo Abramowski ist PC-Betreuer im Bereich Engineering der GKN Gelenkwellenbau GmbH in Essen.