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20.10.2006

Gute Zusammenarbeit braucht Zeit

Thomas Gerick 
Was die USU AG aus ihren Erfahrungen in Tschechien gelernt hat.
Die Löhne in den neuen EU-Mitgliedstaaten sind in den letzten zehn Jahren zum Teil stark gestiegen.
Die Löhne in den neuen EU-Mitgliedstaaten sind in den letzten zehn Jahren zum Teil stark gestiegen.

Die Verlagerung von Services in osteuropäische Länder steht im Zuge der EU-Osterweiterung auf der Agenda vieler deutscher Unternehmen weit oben. Einer aktuellen Studie von Steria Mummert Consulting zufolge möchten knapp ein Drittel der befragten Entscheider in der IT- und Telekommunikationsbranche die günstigen Bedingungen in Ländern wie Tschechien oder Polen nutzen.

Hier lesen Sie …

• welche Erfahrungen die USU AG mit ihrer 2000 übernommenen tschechischen Tochter gemacht hat;

• wie der Konzern die anfänglichen Probleme in den Griff bekommen hat;

• und welche Vorteile die Präsenz in Tschechien bietet.

Was Nearshoring erfolgreich macht

• Sorgfältige Auswahl der auszulagernden Leistungen sowie des jeweiligen Offshore-Nearshore-Modells;

• detaillierte Standortanalyse anhand von Chancen und Risiken;

• realistische Kalkulation der Reise- und Kommunikationskosten;

• Einplanung einer Integrations- und Knowledge-Transfer-Phase von mindestens zwölf Monaten;

• Sprachkurse;

• gut spezifizierte Aufgaben, nachvollziehbare Projektdokumentation;

• permanentes Risiko-Management sowie Controlling und Projekt-Management;

• bei der Mitarbeitereinstellung auf Soft Skills achten, um kulturellen Unterschieden angemessen zu begegnen;

• Kommunikation auf allen Ebenen, persönliche Kontakte ermöglichen.

Fazit

Die größten Herausforderungen bei Nearshoring-Projekten liegen in einer gut funktionierenden Kommunikation auf allen Ebenen, ermöglicht durch intensiven persönlichen Kontakt zwischen den Mitarbeitern. Entfernung und Sprache sind zwar Hemmnisse, aber letztlich keine Hindernisse. Die Bereitschaft der Verantwortlichen, präsent zu sein, sich regelmäßig abzustimmen und für den nötigen Informationsfluss zu sorgen, bildet die Grundlage für eine effiziente Zusammenarbeit.

Auch die USU AG mit Sitz im schwäbischen Möglingen bei Stuttgart arbeitet seit fast sechs Jahren mit einem tschechischen Unternehmen zusammen. Das Softwarehaus hatte Ende 2000 die tschechische Entwicklungsgesellschaft Cristal Software SRO mit knapp 50 Mitarbeitern übernommen. Hintergrund war, dass dieses Unternehmen über spezifische Erfahrungen und Know-how im Bereich IT-Infrastuktur- und IT-Service-Management verfügte. Auch die geringeren Personalkosten in Tschechien waren für USU ein wichtiges Kriterium.

Der Kauf erwies sich als richtig. Die tschechischen Mitarbeiter besitzen ein sehr hohes, häufig akademisches Ausbildungsniveau. Auch die Suche nach weiterem Personal für die beiden Unternehmensstandorte im Süden der Tschechischen Republik, Brno und Prostejov, ist angesichts ihrer Nähe zu Informatikhochschulen (Brno, Olomuc) einfach. Zudem sind in Brno, dem zweitgrößten Wirtschaftszentrum nach Prag, zahlreiche Unternehmen der IT-Branche ansässig, was Potenzial für Kooperationen und weitere Akquisitionen bot. Beide Offices waren auf 50 Prozent Wachstum ausgelegt.

Erhebliche Startprobleme

Allerdings war die Übernahme für die tschechische Gesellschaft mit fundamentalen Veränderungen verbunden. Nach dem Austausch des ursprünglichen Managements wuchs nicht nur in Tschechien, sondern auch im deutschen Entwicklungsteam die Unsicherheit über die Arbeitsplatzsituation - zumal sich die konjunkturellen Rahmenbedingungen rapide verschlechterten.

Hinzu kamen Probleme bei der Zusammenarbeit. Trotz der Nutzung von Videokonferenzen, Net-Meetings und Skype lahmte die Kommunikation zwischen den 684 beziehungsweise 743 Kilometer entfernten Standorten. Da Englisch für beide Seiten nicht Muttersprache war, ergaben sich zahlreiche Missverständnisse. Hinzu kamen das Wohlstandsgefälle und kulturelle Unterschiede, die sich bei den gegenseitigen Besuchen offenbarten.

Teure Reisen und Ausstattung

Auch die Koordination der parallelen Entwicklung in Deutschland und an den zwei tschechischen Standorten erwies sich als schwierig - vor allem in Hinblick auf den Know-how-Transfer der Programmiersprache C++ zu Java. Hinzu kamen die hohen Kosten für die Reisen der Mitarbeiter von und nach Tschechien sowie für die Kommunikation und die entsprechende Ausstattung der Standorte. Die Schwankungen des Wechselkurses erschwerten die Budgetplanung zusätzlich.

Durch eine Verbesserung der Kommunikation zwischen der deutschen Zentrale und USU Software SRO - etwa unternehmensweite Englisch- und Deutschkurse - entspannte sich die Situation jedoch zusehends. Einen positiven Effekt hatte auch die Ernennung des neuen CEO der tschechischen Gesellschaft, da er längere Zeit in Deutschland gearbeitet und dabei sehr gute Sprachkenntnisse sowie fundierte IT-Erfahrungen erworben hatte.

Geteilte Aufgaben

Mittlerweile sind bei den tschechischen Kollegen zumindest Grundkenntnisse in Deutsch vorhanden, auch wenn die Projektsprache nach wie vor Englisch ist. Die Mitarbeiter kennen sich persönlich, Missverständnisse sind selten geworden. Aufgaben, Ansprechpartner und Zuständigkeiten sind klar definiert, und die offizielle Kommunikation wurde institutionalisiert: Zweimal wöchentlich finden Telefonkonferenzen statt, auch Entwicklerkonferenzen werden regelmäßig abgehalten. Hinzu kommen gegenseitige, oft mehrwöchige Besuche, gemeinsame Weihnachtsfeiern sowie andere Unternehmensveranstaltungen. Diese vertrauensbildenden Maßnahmen haben Wirkung gezeigt.

Mit der Entwicklung einer neuen Software-Generation, die massive Investitionen in Forschung und Entwicklung sowie einen erhöhten Abstimmungsbedarf erforderlich machte, führte USU eine monatliche Besprechung der Release-Planung ein, bei der spezifische Aufgaben verteilt wurden: Die Softwaremodule für das Asset- und das Incident-Management entstanden unter der Federführung der Tschechen, während sich die deutschen Entwickler um das Thema Finance-Management kümmerten. Für jedes Softwaremodul gibt es seitdem Analysten, Entwickler, Tester und Dokumentatoren sowie Service-Agents im Second Level Support. Auch für die Core-Entwicklung sind Deutsche wie Tschechen gemeinsam verantwortlich. Waren anfangs die Spezifikationen zu ungenau, sind die Aufgabenpakete heute en détail formuliert.

Günstiges Lohnniveau

Seit Ende 2003 kommen tschechische Experten auch verstärkt in Kundenprojekten zum Einsatz - mit positiven Effekten für alle Seiten. "Es war eine neue Erfahrung für uns, direkt mitzuerleben, was die Kunden bewegt und wie hektisch das Tagesgeschäft in einem Helpdesk abläuft. Wir haben dadurch wertvolle Impulse für unsere Entwicklungsaufgaben erhalten", berichtet Pavel Mares, Analyst für das Incident-Management bei USU. Darüber hinaus profitiert das Projektgeschäft von der Fähigkeit der tschechischen Kollegen, die Dienstleistungen auf den jeweiligen Kunden zuzuschneiden. Auch etwaige Auslastungsschwankungen lassen sich jetzt besser ausgleichen.

Seit gut zwei Jahren beliefert die USU AG externe Kunden auch mit reinen Nearshore-Services: So beauftragte der Linux-Distributor Red Hat die tschechische Konzerntochter in Brno mit speziellen Programmierleistungen. Mittlerweile arbeiten 40 USU-Angestellte für Red Hat. Weitere vier Kollegen übernehmen den Support von Middleware-Anwendungen für Infineon Technologies.

Als 100-prozentige Konzerntochter wird USU Software SRO als Cost-Center geführt. Für Beratungsleistungen in operativen Kundenprojekten stellt sie der Muttergesellschaft festgelegte Honorarsätze in Rechnung. Das Lohnniveau liegt bei etwa einem Drittel der hiesigen IT-Gehälter. "Allerdings summieren sich die Kosten für Reisen, Kommunikation und doppelt angeschaffte Betriebsmittel auf mindestens ein weiteres Drittel", gibt Bernhard Oberschmidt, Vorstandssprecher bei USU, zu bedenken. Hinzu komme, dass die Preise in den letzten Jahren wesentlich stärker gestiegen seien als in Deutschland, was sich auch auf die Gehälter auswirke.

Geringe Fluktuation

Verglichen mit Pilsen und der Region rund um Prag, wo sich inzwischen viele multinationale Konzerne angesiedelt haben, ist das Lohnniveau in Brno und Prostejov allerdings immer noch niedrig. Zudem sind die Kosten auch nur einer von mehreren Aspekten. Mindestens genauso wichtig ist eine starke Bindung an das Unternehmen. So ist die Fluktuation bei USU mit weniger als zwei Prozent pro Jahr vergleichsweise niedrig. Auch die Entwicklungsleistungen der tschechischen Gesellschaft haben inzwischen einen guten Standard erreicht. Die Prozesse wurden professionalisiert, und nach einigen Anlaufschwierigkeiten stimmt nun auch die Qualität. (sp)