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24.05.1996 - 

Speichern und Archivieren/Die elektronische Dokumentenarchivierung allein bringt

Gutes Dokumenten-Management steigert die Arbeitsproduktivität

Redet man in Deutschland über Dokumenten-Management, so verstehen die meisten Gesprächspartner darunter das Scannen und das Verwalten gescannter Unterlagen. Dies ist eine sehr eingeschränkte Sichtweise. Dokumenten-Management darf nicht nur gescannte Schriftstücke umfassen, sondern sollte auch die Papiere beinhalten, die am PC mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder anderen Standardprogrammen erstellt werden.

Weiterhin sollte es möglich sein, Dokumente, die unverändert in Papierform vorliegen, in eine Standortverwaltung zu integrieren. Man wird ein Buch, einen Geschäftsbericht oder einen Tagungsband nicht auseinanderreißen, um die Seiten zu scannen.

Dieser ganzheitliche Ansatz zum Dokumenten-Management wird in den USA bereits seit Jahren verfolgt. Dort sind DMS an Millionen von Arbeitsplätzen im Einsatz.

Ein DMS muß eng mit den Anwendungsprogrammen integriert sein. Die meisten Anwender haben bereits Office-Pakete von Microsoft, Wordperfect oder Lotus auf ihren PCs installiert. Das sind persönliche Produktivitäts-Tools auf die damit erzeugten Dokumente haben andere Anwender in einer Arbeitsgruppe nur auf Umwegen Zugriff. DMS schaffen hier Abhilfe.

Die Anwender sollten direkt aus ihrem Anwendungsprogramm in die Dokumentenverwaltung gelangen. Konkret sieht das so aus, daß beispielsweise beim Speichern und Öffnen von Dateien und Dokumenten nicht der herkömmliche Datei-Manager-Dialog erscheinen sollte, sondern unmittelbar die Dokumentenverwaltung. Dadurch soll jeder zusätzliche Bearbeitungsschritt vermieden werden. Das DMS erscheint als ein Bestandteil der jeweiligen Applikation.

Diese enge Integration mit der Applikation stellt sicher, daß Unterlagen auch wirklich im DMS gespeichert werden. Hier ist durchaus der Begriff Zwangsintegration angebracht. Die Anwender dürfen keine andere Möglichkeit haben, als in der Dokumentenverwaltung abzulegen.

Jede Art der freiwilligen Ablage in der Dokumentenverwaltung hat sich in der Praxis nicht bewährt. Ohne einen gewissen Zwang neigen viele Anwender doch dazu, wieder in herkömmlicher Weise zu speichern. Das unterläuft dann natürlich den Nutzen der Anwendung. Das Motto "Alle Dokumente gehören in die Dokumentenverwaltung" sollte prinzipiell gelten.

Dies bedeutet anwendungstechnisch, daß die Office-Pakete ebenso mit dem DMS zusammenarbeiten müssen wie Scan- und Imaging-Produkte. Für eine solche Integration gibt es unterdessen auch eine Standard-Schnittstelle. In der Open Document Management API (ODMA) Coalition haben sich viele namhafte Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen und von Anwendungsprogrammen zusammengeschlossen.

Dort hat man sich auf eine technische Spezifikation, die sogenannte ODMA-Schnittstelle, geeinigt. Sie legt fest, wie Anwendungsprogramme und DMS miteinander kommunizieren. Sind beide Seiten ODMA-kompatibel, so können die jeweiligen Programme umgehend zusammenarbeiten. Verbreitete Office-Applikationen sind entweder bereits ODMA-kompatibel, oder es gibt entsprechende Ankündigungen der Hersteller.

Über die ODMA-Schnittstelle oder einen anderen Integrationsmechanismus lassen sich auch die Scan- und Imaging-Produkte mit einem Dokumenten-Management-System integrieren. So sind Programme wie "Wang Open Image", "Imaging für Windows 95", "Watermark", "Simplify Mailroom" oder "Kofax Ascent" mit verschiedenen DMS gekoppelt.

Führende DMS wie "Saros", "Softsolutions" oder "Docs Open" haben selbst keine eigene Imaging- oder Scan-Komponente. Sie integrieren statt dessen bereits bestehende und bewährte Programme. Hier sollte der Interessent darauf achten, daß ein Produkt eine breite Palette von Imaging-Anwendungen unterstützt.

Das eine Unternehmen will nur gelegentlich am Einzelplatz scannen. Dazu ist keine leistungsfähige Imaging-Anwendung notwendig. Hierfür läßt sich beispielsweise das im Lieferumfang von Windows 95 enthaltene "Imaging für Windows 95" benutzen.

Ein anderes Unternehmen will auf Abteilungsebene Dokumente scannen. Auch hierfür gibt es passende Lösungen. Und schließlich kann es vorkommen, daß wirklich Hunderte oder Tausende von Seiten zu scannen sind. Dazu existieren leistungsfähige Lösungen, die Scan-, Index- und OCR-Stationen voneinander trennen und große Dokumentenvolumen bewältigen können. Wichtig ist, daß sich solche Komponenten mit der Dokumentenverwaltung kombinieren lassen.

Sowohl die Office-Applikationen als auch die Imaging-Anwendungen sollten also ihre Dokumente an das DMS übergeben können. Dort werden sie dann verschlagwortet. Prinzipiell erhält jedes Dokument eine Karteikarte, auf der es beschrieben wird.

Es ist besonders wichtig, daß sich diese Karteikarte unternehmensspezifisch anpassen läßt. Eine Verwaltung sollte in der Lage sein, ihren Aktenplan elektronisch abzubilden, ein Steuerberater sollte seine Dokumente nach Mandanten ordnen, im ISO-9000-Umfeld sollte die dort notwendige Systematik verwendet werden. Die Möglichkeit, Dokumente so abzulegen und zu beschreiben, wie es für das jeweilige Einsatzgebiet notwendig ist, ist ein K.O.-Kriterium bei der Entscheidung für eine Dokumentenverwaltung.

Führt man sich vor Augen, daß unter Umständen Tausende von Dokumenten mit einem DMS verwalten werden sollen, so wird deutlich, wie wichtig die zugrundeliegende Plattform ist. Hier sollte man auf bewährte Technologie setzen, und das sind im Netzwerk- und Datenbankumfeld SQL-Datenbanken. Dokumente sind geschäftskritische Informationen. Sie müssen mit der stabilsten Technik verwaltet werden.

Das reine Dokumentenaufkommen ist auch der Grund, warum Programme wie "Notes" von Lotus oder Microsofts "Exchange" nur eingeschränkt als Dokumentenverwaltung geeignet sind. Beide Groupware-Plattformen saugen Dokumente als Objekte auf, jedoch nur bis zu einer bestimmten Obergrenze. Sowohl eine Notes- als auch eine Exchange-Datenbank sind daher nur für kleinere Dokumentenmengen geeignet.

Daneben gibt es noch eine Reihe weiterer Aspekte wie Zugriffsschutz und Check-in-check-out-Funktionalitäten, die diesen Plattformen fehlen. Allerdings ist es möglich, Groupware-Plattformen, die ihre Stärke in der Kommunikation und Replikation haben, sinnvoll mit DMS zu koppeln. Unter anderem Diskussionsforen oder Workflow-Anwendungen eignen sich für Kombinationen.

Hier zeigt sich die nächste Schnittstelle, die berücksichtigt werden sollte. DMS sind mehr oder weniger zur Verwaltung beliebiger Informationsobjekte gedacht. Sie haben erst einmal keinen kommunikativen Charakter. Um Dokumente jedoch in Geschäftsprozesse einzubinden, sind in führenden DMS Schnittstellen vorgesehen.

In der einfachen Variante ist es möglich, Dokumente direkt aus dem DMS heraus per E-Mail zu anderen Anwendern zu transportieren. Ein DMS wie Docs Open arbeitet beispielsweise mit MS-Mail, MS-Exchange, cc:mail, Lotus Notes oder auch Groupwise zusammen.

Wem das einfache Weiterleiten von Unterlagen nicht genügt, der sollte einen Blick auf Workflow-Systeme werfen. Anwendungen wie "Reach Workman" oder "Action Workflow" haben eine Schnittstelle zu den wichtigsten DMS. Auch sie benutzen dazu oft die ODMA-Schnittstelle oder eine direkte Integration.

Dies sind nur einige der Gesichtspunkte, die man bei der Auswahl eines DMS berücksichtigen sollte. Weitere wichtige Aspekte sind eine effiziente Zugriffsverwaltung, eine enge Integration in das Netzwerk-Betriebssystem oder die Unterstützung mobiler Anwender.

Ein DMS umfaßt Funktionen, die Sekretariate, Sachbearbeiter, Abteilungsleiter ebenso benötigen wie Controller, Geschäftsführung und nicht zuletzt Netzwerkadministratoren und DV-Abteilungen. Korrespondenz, Kalkulationen, Verträge, Aktennotizen, Angebote oder Präsentationen gehören in einer geordneten Form abgelegt.

Return on Investment binnen eines Jahres

Eine gerade erstellte IDC-Studie, die den Einsatz von Dokumenten-Management in zwölf amerikanischen und europäischen Unternehmen analysiert, ergab, daß in diesen Firmen ein Return on Investment von meist über 200 Prozent erreicht wurde. Die Investition in das DMS hat sich in der Regel binnen eines Jahres bezahlt gemacht. Die Studie kann über die Management Informations Systeme M.I.S. GmbH in Darmstadt angefordert werden.

Was DMS bringen

Linda Myers-Tierney, Program Director der International Data Corp. (IDC), zu den wichtigsten Nutzwerten von DMS:

1. Gesteigerte Produktivität beziehungsweise höherer Pro-Kopf-Umsatz,

2. bessere Verwaltungsmöglichkeiten,

3. verbesserter Zugriff auf Dokumente,

4. schnellere Erstellung von Dokumentationen,

5. schnelleres Auffinden von Dokumenten,

6. effektivere Zusammenarbeit,

7. verbessertes Berichtswesen,

8. schnellere Antragsbearbeitung,

9. erhöhte Datensicherheit und

10. zufriedenere Kunden

Kurz & bündig

Der voll DV-gestützte Ablauf von Geschäftsprozessen wird dadurch behindert, daß die meisten benötigten Dokumente in Papierform vorliegen. Und die Suche nach sowie die Ablage von solchen Dokumenten kostet viel Zeit. Besonders die in Groupware-Lösungen integrierten Dokumenten-Management-Module reichen in den meisten Anwendungsumgebungen nicht aus. Spezielle Lösungen sind aber zuschaltbar. Der Autor beschreibt, wobei darauf zu achten ist.

*Stefan Pfeiffer ist Geschäftsbereichsleiter Alpha-Solutions bei der Management Information Systems M.I.S. GmbH in Darmstadt.