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08.10.1976

Hardwarekosten und Vertragssituation

Je größer ein EDV-System selbst ist und je mehr Einheiten an dieses System angeschlossen sind, um so schwieriger wird es, eine exakte Übersicht der einzelnen Hardwarekosten zu haben bzw. die Vertragssituation aller Einheiten zu kennen. Hier kann nur eine gute Vertragsverwaltung helfen, die von einem

gewissenhaften Mitarbeiter geführt wird.

Man kann sich die Arbeit mitunter erleichtern, wenn man alle Einheiten auf einem einheitlichen Blatt überwacht anhand folgender Punkte:

1. Die Einheit sollte genau bezeichnet werden. Hierzu verwendet man am besten die Typennummer des Herstellers. Es ist wichtig, daß man jede Einheit getrennt aufführt, da ja jede Einheit auch separat gekündigt werden kann.

2. Bei gemieteten Einheiten definiert man den monatlichen Mietbetrag. Dieser schließt meist den Wartungsbetrag mit ein. Sofern dies nicht der Fall ist, erfaßt man den Betrag der Wartungskosten extra in einer separaten Rubrik. Eine Reihe von Unternehmen kann die Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer absetzen, da sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind. Hier muß die in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer je Einheit zusätzlich errechnet werden.

3. Ist ein EDV-System geleast, sollte man die monatliche Leasing-Rate erfassen. Hier kann es mitunter Schwierigkeiten geben, als mehrere Einheiten in einem Paket zusammengefaßt sind, was die Übersicht pro Einheit erschwert. Notfalls muß man hier grob aufteilen.

4. Bei geleasten oder gekauften Systemen wird der Betrag für die Wartung meist separat berechnet. Ist die Wartungspreis schichtabhängig, sollte man ihn entsprechend voraussichtlichen Auslastung des Systems ansetzen.

5. Wenn eine Einheit gekauft wurde, gibt man zweckmäßigerweise den Kaufpreis in einer separaten Spalte an. Hier erlebt man durch das hausinterne Rechnungswesen, mitunter nette Überraschungen, nämlich dann, wenn der gesamte Kaufpreis plötzlich in die Kosten, des laufenden Jahres gebucht wird.

6. Wichtig ist die Erfassung der Vertragsdauer in Monaten, damit man weiß, unter welcher Vertragsart welche Einheiten laufen. Innerhalb dieser Rubrik kann man ebenso die Abschreibungsdauer bei gekauften Anlagen erfassen. Diese muß nicht immer 5 Jahre betragen.

7. Das Datum des Vertragsbeginns muß unbedingt vermerkt werden, damit man exakte Kalkulationen anstellen kann. Von Zeit zu Zeit sollte man diese Angaben mit dem Vertriebsbeauftragten abstimmen.

8. Die Angabe einer Kündigungsfrist vor Ablauf der Einheit ist zu empfehlen.

9. Bei galeasten Systemen bzw. bei langfristig gemieteten Einheiten kann es vorkommen, daß nach Ablauf der Grundmietzeit ein anderer Miet-/Leasingpreis, anzusetzen ist. Diesen Preis sollte man vermerken, um seine Dispositionen zu erleichtern.

10. Bei geleasten Systemen ergibt sich meist ein Restkaufpreis nach Ablauf der Grundmietzeit.

11. Sofern mietfreie Monate vor der effektiven Inmietsetzung gewährt worden sind, sollten diese vermerkt werden, da diese mietfreien Monate in den durchschnittlichen Mietpreis pro Einheit mit eingehen. Derartige mietfreie Monate werden meist bei Kostenvergleichen vergessen.

12. Sofern ein System bzw. eine Einheit länger gemietet oder geleast worden ist, ergibt sich das Problem einer Anschlußmiete nach Ablauf des Vertrages. Hier ist im Vertrag meist eine bestimmte Anzahl von Monaten vorgesehen, um die sich der ursprüngliche Vertrag nach Ablauf automatisch verlängert.

13. Nach der Verlängerung eines Langfristvertrages kann sich die Kündigungsfrist verändern. Diese veränderte Frist sollte man registrieren.

14. Letztlich sollte man eine Spalte vorsehen, um die Gesamtkosten pro Monat eintragen zu können.

Die beschriebenen Punkte stellen das Maximum aller Gesichtspunkte aus der Sicht der Hardwarekosten und Vertragssituation dar, wenn man eine grobe Übersicht quasi auf einem Blatt haben will.

Je komplexen die Vertragssituation einer EDV-Installation (mehrere Hersteller incl. Leasing, Kauf und Mixed Hardware) ist um so dringender wird das exakte Führen einer genauen Übersicht aller Hardwareeinheiten. Tut man dies nicht, erschwert man das Aufstellen neuer Hardwarepläne aus der Kostensicht außerordentlich.

Es ist nicht abzustreiten, daß das Führen einer derartigen Liste oder Kartei Arbeit bedeutet. Ein Versäumen einer wichtigen Kündigungsfrist bedeutet mitunter jedoch erheblich höhere Verluste als der kalkulatorische Ansatz der Arbeitszeit für das Führen einer derartigen Übersicht.