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12.03.1999 - 

Groupware und Workflow/Der Trend geht zum versteckten Workflow

Harte Zeiten für Traditionsanbieter

Der Markt für professionelle Workflow-Produkte befindet sich ungebremst in einem starken Aufschwung. Viele der heute angebotenen Lösungen werden jedoch die Konsolidierung dieses Branchensegments nicht überleben. Für den Erfolg entscheidend sind die Verbreitung und das Bereitstellen von Anwendungen sowie die einfache Integration in andere Applikationen. Die wichtigsten Trends der kommenden Jahre faßt Ulrich Kampffmeyer zusammen.

Workflow und E-Mail: E-Mail-Produkte und Desktop-Anwendungen wie "Microsoft Outlook" werden zum Ad-hoc-Workflow erweitert. Damit ist der Benutzer in der Lage, den Verlauf seiner Nachrichtenübertragung zu verfolgen und steuernd in die Prozesse einzugreifen. Workflow läßt sich auch in Groupware-Lösungen wie "Lotus Notes" direkt integrieren. Es zeichnet sich ab, daß Workflow zur Standardanwendung in der Bürokommunikation avanciert.

Workflow und Internet: Die Herausforderung, Workflow im Internet zu betreiben, führt zu neuen Produktkonzepten und Einsatzgebieten. Wesentlich hierbei ist, daß der Workflow sich nicht nur auf interne Anwendungen beschränkt. Auch Dritte wie etwa Lieferanten oder Kunden werden direkt mit einbezogen. Im elektronischen Buchhandel wie Amazon.com oder bei der Verfolgung von Frachtsendungen wie bei UPS sind solche Entwicklungen derzeit zu beobachten. Damit wird Workflow zu einer wichtigen Komponente im E-Commerce. Der Einsatz von Autorisierungs-, Authentizitätsnachweis- und Web-basierten Zahlungssystemen nimmt bei diesen Workflow-Lösungen eine zentrale Position ein. Insgesamt betrachtet, stellt die Internet-Technologie zur Zeit die größte Herausforderung für Workflow dar.

Workflow und Expertensysteme: Reine Workflow-Design-Tools werden zu vollständigen Ablaufumgebungen weiterentwickelt. Ein Beispiel hierfür ist "Aris" von IDS, das die Umsetzung vom Design zur Anwendung vereinfacht. Die Tools entwickeln sich von der reinen Prozeßgestaltung hin zu der Möglichkeit einer Online-Optimierung. Ergebnisse und Auswertungen aus der Laufzeitumgebung werden in Design-Tools zurückgeladen, dort optimiert und sofort in die Laufzeitumgebung zurückgeführt. Im nächsten Schritt ist absehbar, daß sich Workflow-Systeme auf Basis ihrer Nutzungsdaten selbst optimieren - der Schritt zum echten Expertensystem ist dann nicht mehr weit.

Workflow und kaufmännische Anwendungen: Workflow-Funktionalität wird in kaufmännische Anwendungen integriert. Exemplarisch hierfür seien Applikationen von Baan genannt, deren Prozeßkommunikation künftig über die Workflow-Engine "Cosa" von Ley abgewickelt wird. Workflow entwickelt sich damit - vom Nutzer unbemerkt - zur wichtigsten Anwendung. Allerdings verliert Workflow hier auch am schnellsten seinen bislang eigenständigen Produktcharakter. Überlebenschancen gibt es nur für Workflow-Engines und Workflow- Enabling-Lösungen.

Workflow und Dokumenten-Management: Die an Workflow angrenzenden Systemwelten wie Dokumenten-Management, elektronische Archivierung und Output-Management werden um Workflow-Funktionalität ergänzt. Was bei vielen Produkten als anwendungseigener Postkorb oder als vorgeschalteter Posteingangs-Scan-Prozeß begann, erweitert sich zum echten Workflow. Einige Anbieter entwickeln diese Funktionalität auf ihrer eigenen Produktplattform, andere integrieren hierfür Workflow-Engines oder nutzen eine Groupware- Plattform wie Notes zur Abbildung dieser Funktionalität. Die ursprünglichen Applikationen wie die elektronische Archivierung beginnen bereits als nachgeordnete Dienste in den Hintergrund zu rücken.

Workflow und Standards: Workflow-Standards werden in allgemeinen APIs (Application Programming Interfaces) und Middleware- Funktionen verschwinden. Eigenständige Standardisierungen wie die der Workflow Management Coalition (WfMC), des Simple Workflow Access Protocol (SWAP) oder des OMG-Ansatzes von Jflow werden in Funktionsbausteinen für Programmiersprachen aufgehen. Workflow hat in modernen Anwendungen eine solche Bedeutung erlangt, daß sich die großen Entwickler von Standardsoftware dieses Themas annehmen werden und es nicht mehr nur den bisherigen Spezialanbietern dieser Technologie überlassen. Workflow-Funktionen dürften künftig zum Standardumfang von Programmiersprachen wie Java, Visual Basic und anderen gehören.

Workflow und Applikationen: Workflow-Produkte, die als "leere Schale" funktionieren und auf deren Basis erst eine Anwendung erstellt werden muß, verlieren für den Endanwender zunehmend an Bedeutung. Die Workflow-Tools fungieren als Handwerkszeug der Systemintegratoren, die gemeinsam mit den Anbietern vollständig vorkonfigurierte Branchen- lösungen und Anwendungen auf den Markt bringen. Parallel dazu verliert die Herkunft des Produkts ihren Stellenwert. Damit verändert sich auch das Verhält- nis des Workflow-Produkt-Herstellers zu den Kunden - Hauptabnehmer werden die Integratoren sein. Dem Endanwender ist dann häufig nicht mehr bewußt, daß er eine Workflow-Lösung kauft.

Workflow und Anwenderinteresse: Workflow wird aus dem Fokus von IT-Managern und Marktforschern verschwinden. Da künftig in den meisten Basisanwendungen irgendeine Art von Workflow integriert sein wird, spielt Workflow als eigenständige Disziplin in ein paar Jahren keine Rolle mehr. Bereits heute läßt sich ein gewisses Desinteresse auf Kongressen an diesem Thema feststellen. Dagegen rücken die Gestaltung und Optimierung von Prozessen in den Mittelpunkt. Workflow wird dabei das wichtigste Hilfsmittel bleiben. In den Vordergrund tritt allerdings die organisatorische Komponente, die Nutzung effizienter, softwaregestützter Prozesse zum Erreichen der Unternehmensziele und zur Einbindung von Geschäftspartnern.

Workflow und neue Dimensionen: "Small is beautiful" - mit den "Mini-Workflows" gewinnt Workflow eine neue Dimension. Unter "kleinen Workflows" sind im Hintergrund ablaufende Prozesse zu verstehen. Beispiele dafür sind Telearbeitsplätze, bei denen ein Workflow neue Arbeit liefert und abgeschlossene holt, oder Electronic Publishing, bei dem Workflow für die Versendung der richtigen Ergänzungen zu einem Betriebshandbuch sorgt. Zahlreiche andere Anwendungen ließen sich nennen. Diese Art von "Mini- Workflows" hat nichts mit den herkömmlichen Workflow-Tools zu tun - sie stellt aber vermutlich die Zukunft des Workflow dar.

Angeklickt

Die nächsten zwei bis drei Jahre werden den Workflow-Anbietern ein starkes Wachstum bescheren. Der Zenit der Workflow-Branche, wie sie sich heute darstellt, ist jedoch schon in Sicht: Workflow als eigenständige Software-Disziplin verliert an Bedeutung. Andere Software-Anbieter machen sich die entwickelten Ideen und Funktionen von Workflow zu eigen und werden sie in neuartige Produkte umsetzen. Exemplarisch seien Workflow-Engines oder Groupware-Aufsätze genannt, die in betriebswirtschaftlichen Lösungen integriert sind.

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung Project Consult GmbH, Hamburg.