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30.09.1983 - 

Textverarbeitung total in der Montagetechnik:

Hierarchiedenken blieb auf der Strecke

KÜNZELSAU (hö) - Von vornherein gegen Insellösungen waren die DV- und TV-Verantwortlichen bei der Adolf Würth GmbH & Co. KG in Künzelsau. In diesem mittelständischen - 1945 gegründeten - Unternehmen, das seit 1960 eigene Produkte zur Montagetechnik fertigt, gibt es sogar schon einen Zuständigen für den gesamten Bereich "Kommunikationswesen". Eine Position, über die heute erst sehr vage Umrisse des Tätigkeitsfeldes existeren. Hierarchie- und Ressortdenken blieben dabei auf der Strecke.

Der Großsortimenter hat heute marktführende Bedeutung im Bereich der Montagetechnik Rund 25 000 Artikel für das Handwerk und Kfz-Betriebe sind lieferbar - angefangen von Schrauben und Verbindungsteilen über Befestigungs- und Montagesysteme bis hin zu chemischen Erzeugnissen. Mit weltweit rund 3600 Mitarbeitern erzielte die Würth-Unternehmensgruppe 1982 einen Umsatz von 671 Millionen Mark. In 19 bundesdeutschen Servicedepots und 28 Würth-Vertriebsgesellschaften im Ausland sorgen mehr als 1800 Beschäftigte für die Kundenbetreuung vor Ort. Die zunehmende Marktbedeutung des Unternehmens sowie das ständige Wachstum der Würth-Gruppe waren wesentliche Gesichtspunkte für Überlegungen, um die folgenden Zielvorstellungen im Bürobereich zu realisieren:

- vereinfachte, beschleunigte Schriftgutverarbeitung,

- höhere Produktivität an den einzelnen Arbeitsplätzen bei gleichzeitiger Arbeitserleichterung,

- verbesserte innerbetriebliche Kommunikation.

Edwin Krebs, zuständig für das Kommunikationswesen im Hause Würth und langjähriger Experte in Sachen Textverarbeitung: "Wir haben von Anfang an die organisierte Textverarbeitung nicht als Insellösung, sondern als ein tragfähiges Gesamtkonzept geplant.

Die bisherige Methode der Schriftguterstellung - mit elektrischen Schreibmaschinen und einem älteren Schreibautomaten für das Schreiben von Standardbriefen praktiziert - sollte durch geeignete Mittel wirksam verbessert werden. Als Ergebnis waren organisatorische Vereinfachungen und eine komfortable Abwicklung der Aufgaben am Arbeitsplatz bei verringertem Zeitaufwand geplant. Weiterhin galt es, für die ständig steigenden Anforderungen im Kommunikationsbereich befriedigende Lösungen zu finden.

Analyse in allen Verwaltungsbereichen

"Wir haben", so Edwin Krebs, "zunächst in den Jahren 1979/80 eine umfangreiche Analyse in allen Verwaltungsbereichen unseres Unternehmens durchgeführt". Ergebnis war, daß eine Verbesserung der bisherigen Arbeitsabläufe in den Schwerpunktbereichen

- Buchhaltung (hierzu gehören organisatorisch die Rechtsabteilung, das Schreibbüro sowie das Ausbildungswesen)

- allgemeine Kommunikation,

- Einkauf und Verkauf möglich sein würde.

"Als erstes wurden ein Kriterienkatalog und eine Vergleichsliste zusammengestellt, um das vielfältige Marktangebot anforderungsgerecht zu prüfen. Fast zwei Jahre lang wurde der Markt von uns beobachtet wurden Messen, Ausstellungen und Seminare besucht." Bewertet wurde nach den Gesichtspunkten

- Mehrplatzsysteme mit organisatorischem Spielraum,

- Ergonomie und Bedienerfreundlichkeit,

- ausgereifte Software,

- fachkundige Beratung durch den Lieferanten,

- vorhandenes Servicenetz im In- und Ausland.

Für den Kommunikationschef gehörte "das Einholen von Referenzen ebenso zu unserer Bewertungsskala wie der Test von Textsystemen in unserem Hause".

Im April '81 war die Entscheidung gefallen: In Künzelsau wurde das Textsystem Nixdorf 8840 installiert; zunächst mit 2,5 MB Speicherkapazität, zwei Bildschirmarbeitsplätzen und einem Einzelblattdrucker.

Einen Schwerpunkt für den Einsatz des Nixdorf-Textsystems bildet heute die unternehmensinterne Kommunikation. Hier werden ein Leitfaden für den Außendienst sowie ein Handbuch für Führungskräfte - beides in Loseblattform konzipiert - auf dem Textsystem verwaltet und bei Bedarf aktualisiert, ebenso wie die Dokumentation einer Firmenphilosophie und verschiedene Checklisten.

Weiterhin konzipiert, schreibt und überarbeitet man im Hause Würth die Unternehmens-Entwicklungspläne, Maßnahmenkataloge, Tagesordnungen, Regieanweisungen und Präsentationsunterlagen für Konferenzen mit Hilfe des Nixdorf-Textsystems. Geschrieben werden auch Organisationsanweisungen, Branchen- und Telefonverzeichnisse sowie Einladungen, Belegfindungspläne, Formularlisten und interne Mitteilungen.

Auch die DV-Abteilung nutzt das Textsystem

Im Buchhaltungsbereich bearbeitet die Nixdorf 8840 Mahnungen und Gutschriften. Dieses Schriftgut wird anhand von Textbausteinen aus Texthandbüchern fallweise zusammengestellt und nach Hinzufügen der individuellen Daten vom System automatisch und fehlerfrei geschrieben. Die Rechtabteilung der Würth Unternehmensgruppe bedient sich gleichfalls eines Texthandbuches und läßt Vollstreckungsschreiben sowie Gerichtsvollzieherbescheide von dem Textsystem erstellen. Auch Formulare, die in diesem Bereich anfallen, werden mit dem Textsystem beschriftet. In einem weiteren Einsatzbereich, dem innerbetrieblichen Ausbildungswesen, schreibt das System Schulungsunterlagen und Richtlinien, die von Fall zu Fall aktualisiert werden.

Auch für den Verkaufsaußendienst ist das System tätig: Briefe an neue Verkäufer, ein Fragenkatalog für das Verkaufstraining und Glückwünsche zum Jubiläum sind einige Beispiele für die Nutzung der automatisierten Textverarbeitung in diesem Bereich. Je nach Anfall werden noch Arbeiten für die Abteilungen Personal, Werbung und Produktmarketing über das Nixdorf-Mehrplatztextsystem abgewickelt.

Das Gesamtschriftgut in Prozent - gegliedert nach klassischen Merkmalen der organisierten automatischen Textverarbeitung - ergibt bei Würth folgendes Bild:

Organisationsbereich Buchhaltung:

- 60 Prozent Textverarbeitung (Textbausteine, Ganzbriefe),

- 30 Prozent Textverarbeitung (Phonodiktat, Vorlagen),

- 10 Prozent Formulare.

Organisationsbereich Bürokommunikation:

- 50 Prozent Textverarbeitung,

- 20 Prozent Textverarbeitung,

- 20 Prozent Dateiverarbeitung,

- 10 Prozent Formulare.

Beweis für die konsequente Durchführung des Gesamtkonzeptes zur Erreichung der geplanten Ziele ist die Tatsache, daß das im April 1981 installierte System noch im gleichen Jahr von zwei auf vier Bildschirmarbeitsplätze erweitert wurde. Auch die Kapazität der Magnetplatte ist von 2,5 MB auf 5 MB im Jahre 1982 und nochmals 1983 auf 10 MB erhöht worden. Die systematische Einführung der automatisierten Textverarbeitung war damit keineswegs abgeschlossen.

Gegen Mitte des Jahres 1982 wurde das zweite Textsystem 8840 mit vier Bildschirmarbeitsplätzen und 5 MB Speicherkapazität in Betrieb genommen. Aufgrund der planmäßigen Erweiterung im Bereich der automatisierten Textverarbeitung mußte bereits 1983 die Magnetplattenkapazität auf 10 MB ausgebaut werden.