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05.06.2008

Hilfe gegen den Excel-Wildwuchs

Carsten Dittmar 
Gute Software für Business Intelligence und Verhandlungsgeschick sind nötig, um Fachabteilungen vom Aufbau problematischer Spreadmarts abzuhalten.

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Obwohl ein Data Warehouse ein "Single Point of Truth" für Geschäftsanalysen und Planung sein soll, wird in vielen Meetings wie bisher über die Korrektheit und Aussagekraft der vorliegenden Daten gestritten. Die Ursache hierfür ist simpel, wird aber oft übersehen: Neben der mehrschichtigen Architektur des Data Warehouse existiert mit den so genannten Spreadmarts eine weitere Ebene.

Spreadmarts in der Kritik

Vorteile:

Hohe Flexibilität durch breite Basis an Formeln und Funktionen sowie viele Gestaltungsmöglichkeiten.

Lokale Autonomie und Kontrolle über Daten und Datenauswertungen.

Schnelle Umsetzung von Ad-hoc-Analysen.

Einfaches Handling durch Integration in Office-Suiten.

Existenz vieler betriebswirtschaftlicher Tools, die auf Spreadmarts aufsetzen.

Anwender kennen die Werkzeuge.

Geringe Kosten durch Nutzung existierender Werkzeuge.

Nachteile:

Ein fehlendes zentrales, integriertes Konzept für die Datenversorgung und -verarbeitung führt zu redundanten und inkonsistenten Daten-Sets und in der Folge zu Fehlentscheidungen.

Durch manuelle Eingaben, eigene Verknüpfungen und Berechnungen zur Datenmanipulation sind Zahlen nicht mehr nachvollziehbar.

Unzureichende Dokumentation und hohe Abhängigkeit vom Verfasser der Spreadmarts.

Keine Historie der Struktur- und Datenänderungen.

Keine Skalierbarkeit durch Beschränkungen beim Datenvolumen und Mehrbenutzereinsatz sowie fehlende zentrale Verwaltung.

Großer Aufwand zur Entwicklung und Pflege von Spreadmarts.

Hier lesen Sie "

warum Spreadmarts entstehen; was sie problematisch macht; wie man sie kontrollieren kann.

Bei diesen handelt es sich meist um Spreadsheets oder Desktop-Datenbanken für Analysen und Reporting, die Mitarbeiter aus dem Fachbereich auf eigene Faust entwickelt haben und betreiben. Solche Anwendungen enthalten Daten, die aus einem BI-System extrahiert, transformiert, neu verknüpft und formatiert wurden sowie eigene oder abgeleitete Metriken verwenden. Spreadmarts sind mit bekannten Anwendungen aus den gängigen Office-Paketen erstellt worden, allen voran Microsoft-Excel-Arbeitsmappen. Nach einer aktuellen Studie des TDWI (The Data Warehouse Institute) finden sich derartige Spreadmarts in über 90 Prozent aller Unternehmen. Insbesondere in den Abteilungen Finance, Marketing, Operations und Sales wird mit unzähligen Spreadmarts gearbeitet, so dass neben der eigentlichen BI-Lösung eine Vielzahl unkontrollierter Schatten-Lösungen existiert.

Was Fachabteilungen lieben "

Für Fachabteilungen liegen die Vorteile von Spreadmarts wie Microsoft-Excel-Arbeitsmappen auf der Hand: Sie sind mit diesen Werkzeugen vertraut und profitieren von den zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten, Formeln und Funktionen. Auch lassen sich Daten meist einfach zusammenführen, die im vorhandenen BI-System bisher nicht verfügbar sind. Statt auf eine möglicherweise langwierige Umsetzung entsprechender Anforderungen durch die IT warten zu müssen, können sich Fachanwender ihre eigenen Auswertungen zusammenstellen. Die lokale Autonomie und Kontrolle über die Daten und das Reporting liegt so bei ihnen.

Gleichzeitig wird es möglich, Ursprungswerte über manuelle Eingaben oder durch diverse Nebenrechnungen an einen erwünschten oder geplanten Wert anzunähern. Und schließlich sprechen die geringen Kosten für Spreadmarts, da Tabellenkalkulationen zum Standard auf jedem Desktop-Rechner im Unternehmen gehören. Diese Argumentation hat dazu geführt, dass es heute unzählige Berechnungen und Analyse-Tools in den Fachabteilungen gibt, in denen zum Teil ein erhebliches Maß an Logik hinter komplexen Formeln, Makros oder versteckten Spreadsheets steckt. Viele Mitarbeiter sehen in Spreadmarts selbstverständliche Werkzeuge zur Weiterverarbeitung von Daten aus dem BI-System, um Ad-hoc-Analysen vorzunehmen.

" und Unternehmen fürchten

Aus Unternehmenssicht hingegen sind Spreadmarts ein bekanntes Problem. Nicht abgestimmte Kalkulationen und Datentransformationen, unvollständige Mappings und Verstöße gegen Konventionen führen zu redundanten und inkonsistenten Daten-Sets und in der Folge zu falschen Interpretationen und Entscheidungen. Häufig entstehen schon bei der Übertragung der Daten in die Spreadmarts Inkonsistenzen, beispielsweise durch fehlerhafte Queries zur Datenbeschaffung oder durch Übertragungsfehler bei der zum Teil notwendigen manuellen Eingabe von Daten. Die Logik der Datenverknüpfungen, Nebenrechnungen und Makros ist in den meisten Fällen nicht dokumentiert und für Dritte schwer zu verstehen. Darüber hinaus ist in den meisten Spreadmarts nicht erkennbar, welcher Mitarbeiter wann welche Änderungen aus welchem Grund in den Verknüpfungen und Strukturen sowie den Daten vorgenommen hat.

Weitere Gefahren erwachsen aus der mangelnden Skalierbarkeit der Spreadmarts aufgrund des beschränkten Datenvolumens und des eingeschränkten Mehrbenutzereinsatzes. Selbst die vermeintlich geringeren Kosten von Spreadmarts entpuppen sich als Mogelpackung. So errechnete das TDWI, dass ein Analyst aus der Fachabteilung im Schnitt 2,5 Tage pro Arbeitswoche aufwendet, um einzelne Spreadmarts zu generieren und zu pflegen. Pro Datei entstehen so erhebliche Kosten. Dabei ist noch nicht berücksichtigt, was der Mitarbeiter in der Zeit an zielführenden Aufgaben hätte erledigen können oder welche finanziellen Folgen für ein Unternehmen fehlerhafte Entscheidungen infolge inkonsistenter Daten haben.

Hersteller bauen Brücken

Noch in den 90er-Jahren versuchten Softwareanbieter für BI-Anwendungen, ihre Frontend-Systeme als Lösung neben den etablierten Office-Paketen zu platzieren. Doch die Integration zwischen den Produkten war ungenügend. So gab es regelmäßig Restriktionen beim Laden von Daten aus einer BI-Anwendung in eine Tabellenkalkulation, da beispielsweise nur ein statischer Datenimport möglich war. Dadurch ging der Bezug zu den ursprünglichen Daten verloren. Im Nachhinein förderten diese Probleme die Verbreitung inkonsistenter Spreadmarts, da Datenaktualisierungen im BI-System sich im Spreadmart nicht widerspiegelten. Mittlerweile haben die meisten BI-Hersteller jedoch auf die Probleme mit entsprechenden Office-Add-ins und Import- und Exportfunktionen reagiert. Zudem mussten sie einsehen, dass ihre Anwendungen für Planung und Budgetierung nur dann von den Benutzern akzeptiert werden, wenn sie sich in ihrem Look and Feel und Funktionsumfang an den Excel-Anwendungen orientieren - schließlich wurde gerade in diesem Anwendungsbereich weitestgehend mit Spreadmarts gearbeitet. Aus diesem Grund orientiert sich die Benutzungsschnittstelle vieler Suiten für Corporate-Performance-Management (CPM) heute an Spreadsheets.

Integration statt Verbote

Wie lässt sich nun der Wildwuchs an Spreadmarts eindämmen? Laut TDWI-Studie ist ein autoritäres Vorgehen der falsche Weg. Ein grundsätzliches Verbot von Spreadmarts, die Beendigung des unternehmensinternen Supports für Tabellenkalkulationen oder die Etablierung einer Organisationseinheit, die zentral Spreadmarts aufbaut und betreut, seien in der Praxis meist gescheitert. Mehr Erfolg verspricht es, die existierende BI-Lösung weiter auszubauen und dabei für eine gute Office-Integration zu sorgen. Je problemloser sich Daten aus dem BI-System in ein Spreadmart importieren lassen, desto weniger entwickeln Anwender auf eigene Faust umständliche, komplexe und fehleranfällige Methoden.

Ein wichtiges Mittel im Kampf gegen Spreadmarts sind auch Schulungen. Haben Anwender erst einmal verstanden, welche Analysemöglichkeiten BI-Werkzeuge bieten, ist die Einsicht nicht mehr weit, dass viele bisherige Auswertungen in Kalkulations- und Analysedateien redundant und damit obsolet sind. Unternehmen sollten sich zudem einen Überblick über die bisher verwendeten Dateien und Tools verschaffen, um zu prüfen, welche Spreadmarts sich in bestehende BI-Lösungen integrieren beziehungsweise durch neue Auswertungsmöglichkeiten ersetzen lassen. Dies erfordert aber einen partnerschaftlichen Umgang zwischen Fachseite und IT. Ein paritätisch besetztes "Business Intelligence Competence Center" als Steuerorgan in den Unternehmen kann dabei helfen. (as)