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03.11.2006

Hochschulreform mit Duet

Die Hochschule Darmstadt will mittels Duet Urlaubsanträge und Budgetplanungen effizienter gestalten und manuelle Arbeiten reduzieren.
Vorgehensmodell von Realtech zur Einführung von Duet, das auch bei der Hochschule Darmstadt angewendet wurde.
Vorgehensmodell von Realtech zur Einführung von Duet, das auch bei der Hochschule Darmstadt angewendet wurde.

Seit 2005 setzt sich das FHHRZ (Fachhochschulen-Hessen-Rechenzentrum) mit einer möglichen Integration von SAP-Daten und -Prozessen in Office-Anwendungen auseinander. Schon seit der frühen Entwicklungsphase beobachteten wir die Software "Duet" (ehemals "Project Mendocino"). Duet hat zum Ziel, die Grenzen zwischen Office-Anwendungen und SAPs Business-Prozessen aufzuheben. Das FHHRZ evaluierte Duet, um es später den hessischen Hochschulen zur Verfügung zu stellen. Office-Produkte sind Standard am Arbeitsplatz in der Verwaltung der Hochschule Darmstadt (H-Da). Die Integration der Arbeitsplatzanwendungen in die SAP-Software erleichtert den Benutzern, ihre Aufgaben zu bewältigen und verschafft den Hochschulen Potenzial und die Kosten zu senken.

Was ist das FHHRZ?

Das FHHRZ (Fachhochschulen-Hessen-Rechenzentrum) ist das gemeinsame SAP-Rechenzentrum aller Fach- und Kunsthochschulen und der Forschungsanstalt Geisenheim in Hessen. Es wurde 1999 gegründet und bietet seinen Kunden die zentrale SAP-Basis und Modulbetreuung (HR, CO, FI, FI-AA, MM). Das FHHRZ betreibt zurzeit fünf SAP- Systeme der Version "Mysap ERP 2005" sowie seit Dezember 2005 mit fünf "Mysap ERP 2004 Human Capital Management" die zentralen Systeme zur Personaladministration und Abrechnung aller hessischen Hochschulen.

Hochschule Darmstadt

Mitarbeiter/innen

• 320 Professor/innen,

• 80 wissenschaftliche Mitarbeiter/innen,

• 415 technische und administrative Mitarbeiter/innen (davon 15 Auszubildende),

• 150 studentische Hilfskräfte.

Studierende

• Insgesamt 10 707

• davon 1974 Studierende mit ausländischen Bildungsnachweisen

• und 8733 Studierende mit deutschen Bildungsnachweisen.

Studienangebot

• 28 Studienangebote mit Diplom-, Bachelor- und Master-Abschlüssen,

• Internationale Studiengänge für Postgraduierte,

• berufsbegleitende Weiterbildung.

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Gemeinsam mit dem SAP-Partner Realtech begann die H-Da im August 2006 ein Pilotprojekt mit Duet. Das Projektteam baute eine virtuelle Duet-Umgebung mit zwei aktivierten Szenarien auf, um das Produkt für die Hochschule zu evaluieren. Nach der Pilotphase sollte die Lösung in den regulären Betrieb übergehen.

Vor Beginn des Projekts trafen sich die Verantwortlichen mit den späteren Key-Usern, um die Rahmenbedingungen abzustecken. Die Teilnehmer aus den jeweiligen Fachabteilungen der Hochschule Darmstadt und dem FHHRZ legten sich auf zwei in Duet vorkonfigurierte Szenarien zur Erprobung fest: das "Leave Management" und das "Budget Monitoring".

Viele Aufgaben rund um den Urlaubsantrag erledigen die Mitarbeiter der Hochschule momentan noch manuell. Der Prozess reicht vom Ausfüllen einzeln auszudruckender Urlaubskarten über umfangreiche Abstimmungsschleifen bis hin zum händischen Eintragen des Urlaubs in das HR-Modul der SAP.

Mit Duet lassen sich solche Abläufe verbessern: Möchte ein Mitarbeiter Urlaub nehmen, trägt er diesen zuerst in Outlook ein, so als wolle er einen Termin planen. An das bekannte Kalenderfenster von Outlook ist ein Infofenster angedockt - die "Taskpane". Dort sieht der Mitarbeiter eine aktuelle Übersicht der bereits genommenen und noch freien Urlaubstage. Außerdem ist hier der Workflow abgebildet: Anhand der bekannten Ampelfarben ist dem Anwender ersichtlich, wer dem Antrag bereits zugestimmt hat beziehungsweise wer momentan darüber entscheidet. Nach Auswahl des Urlaubszeitraums wird ein Vertreter aus den im Organisations-Management erfassten Angestellten gewählt. Das System prüft und meldet dann automatisch, ob die Vertretung verfügbar ist.

Urlaubsantrag per Outlook

Nach Versenden des Urlaubsantrags, wird der im SAP Organisations-Management registrierte Vorgesetzte direkt per E-Mail benachrichtigt. Akzeptiert er den Urlaubsantrag, kann der zuständige Personalsachbearbeiter wiederum in Outlook oder per "Sapgui" den Antrag prüfen und freigeben. Eine manuelle Berechnung der Urlaubstage oder ein manuelles Eintragen im HR-System entfällt. Duet nutzt dafür die in der SAP-Lösung hinterlegten Workflows.

Die Mitarbeiter können alle Tätigkeiten innerhalb der Anwendungen ausführen und sparen auf diese Weise einerseits Zeit beim Beantragen ihres Urlaubs, andererseits reduziert die Hochschule ihre Druckkosten sowie manuelle Kontroll- und Prüfarbeiten.

Budget Monitoring

Professoren und Kostenstellenverantwortliche benötigen aktuelle Daten über das Budget ihres Verantwortungsbereiches. Meist zum Ende der Woche meldet sich jeder Verantwortliche bei der ERP-Software an und startet einen kundenspezifischen Report. Dessen Laufzeit ist nicht zuletzt deshalb hoch, weil viele Mitarbeiter der Hochschule Darmstadt diese Daten simultan zum Ende der Woche abrufen. Nachdem sie die Daten im Sapgui erhalten haben, drucken die Nutzer den Report in der Regel aus, um ihn dann am Schreibtisch zu analysieren. Auch dieser Vorgang bietet an mehreren Stellen Raum für Verbesserungen, vor allem, weil der Zugriff auf wichtige Planungsdaten viel Zeit in Anspruch nimmt. Zudem muss das jeweils zuständige Rechenzentrum die Sapgui-Installation nur für diesen Verwendungszweck auf den PCs der Kostenstellenverantwortlichen installieren und warten.

Mit der Nutzung des Duet-Szenarios "Budget Monitoring" erhält der Verantwortliche automatischen Zugriff auf die benötigten Kostenstellendaten. Er legt direkt in Outlook fest, wann die Daten automatisch erzeugt und per E-Mail zugestellt werden sollen. Eingetroffene Auswertungsdaten lassen sich dann direkt in Excel öffnen, analysieren und schnell per E-Mail an andere Personen weiterleiten. Hierbei hat der Anwender die Wahl, ob er die Daten oder die Definition des Reports an den Empfänger schicken möchte. Diese wesentlich vereinfachte Weiterverarbeitung und Weitergabe der Informationen mittels Duet steigert die Effizienz der Abläufe und die Qualität der Planungen.

Duet im Testbetrieb

In der Pilotphase an der Hochschule Darmstadt nutzen die Verantwortlichen zur Einführung von Duet ein Vier-Phasen-Modell. Das von Realtech vorgeschlagene Verfahren ermöglicht ein strukturiertes und planmäßiges Vorgehen.

Der erste Schritt ist die Konsolidierung. Nachdem das Projektteam die beschriebenen Einsatzbereiche festgelegt und den erreichbaren Nutzen von Duet evaluiert hatte, folgte die Prüfung des Einflusses von Duet auf die IT-Infrastruktur und -Strategie sowie die Analyse der Systemvoraussetzungen.

Für den SAP-Bereich hatte die Hochschule durch das erst kürzlich erfolgte Upgrade auf "Mysap ERP 2005" eine Voraussetzung geschaffen. Auch Client-seitig ist die Bildungseinrichtung für Duet gerüstet: Dort läuft "Office 2003 Professional". "Exchange Server 2003" bildet die Groupware-Plattform.

Single-Sign-on

Eine weitere wichtige Voraussetzung für Duet ist eine Single-Sign-on-Umgebung. Sie macht es erst möglich, dass ein am PC eingeloggter Office-Nutzer auch Zugriff auf SAP-Prozesse hat, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Da sich das FHHRZ neben anderen auf die beiden Anbieter Microsoft und SAP ausgerichtet hat, passte Duet in die IT-Strategie. Das Projektteam musste lediglich die vorhandene Betriebsdokumentation für die Duet-Komponenten beziehungsweise deren Abhängigkeiten anpassen.

Nachdem die Voraussetzungen geprüft waren, erfolgte im zweiten Schritt die Entwicklung eines "Duet-Masterplans". Dieser setzt sich aus einem Projektplan, der Dokumentation des Systemdesigns und dem Betriebskonzept zusammen. Parallel wurden die Ziele des Projektes, bestehend aus den beiden beschriebenen Duet-Szenarien, zusammengefasst. Hierzu zählen Angaben über Umfang und Art der beabsichtigten Nutzung ebenso wie eine Definition der Zielgruppe. Das Systemdesign umfasst technische Beschreibungen, etwa zur Dimensionierung der IT-Landschaft, sowie Konzepte für die Lastverteilung und die Verfügbarkeit. Das Betriebskonzept dokumentiert den Entwurf für den Betrieb der Duet-Umgebung. Dazu zählen Abhängigkeiten zwischen Systemen sowie Backup-Strategien für die Duet-Landschaft.

Testumgebung

Im dritten Schritt - der experimentellen Phase - erstellten die Verantwortlichen eine virtuelle Sandbox-Umgebung für Duet. Dabei wurde die komplette Landschaft als virtuelle Umgebung mit Hilfe des "Virtual Server" von Microsoft aufgebaut. Ausschlaggebend für diese Vorgehensweise war, dass sich Sandbox-Systeme leicht auf andere Systeme portieren lassen, beispielsweise auf die IT-Umgebungen anderer Hochschulen. Als SAP-System nutzte das Team eine Systemkopie des HR-Systems der Hochschule Darmstadt mit anonymisierten Daten. Darüber hinaus wurden ein Exchange Server sowie ein "Active Directory Service" aufgesetzt.

Akzeptanz der Sachbearbeiter

Nach dem Aufbau der Sandbox-Systemlandschaft wurden im Pilotbetrieb erste Erfahrungen gesammelt. Daraus ergaben sich die Anforderungen an das Customizing, die im nächsten Schritt umgesetzt wurden.

"Die virtualisierte Demolandschaft ermöglicht das praktische Testen des neuen Systems unter realen Bedingungen und ist für die Akzeptanz in der Sachbearbeitung ein wichtiges Element", beschreibt Reiner Göttmann, Leiter des FHHRZ, den Stand der Duet-Einführung. Innerhalb des Pilotprojektes ist ein Rollout des Duet-Szenarios "Leave Management" bei 120 Anwendern und des Szenarios Budget Monitoring bei 30 Anwendern geplant.

Fazit

Mit Duet bieten SAP und Microsoft neue Möglichkeiten zur effizienten und bidirektionalen Nutzung von SAP-Prozessen über Office-Anwendungen. Es war besonders wichtig, die Fachabteilungen frühzeitig in das Projekt einzubinden, denn sie entscheiden schließlich über die Umsetzung im täglichen Betrieb. Der Pilot-Rollout ist zunächst für die Hochschulverwaltung ins Auge gefasst, da hier die Voraussetzungen mit einer Active-Directory-Struktur und der Exchange-Lösung vorhanden sind. Duet ist für uns eine weitere Zugangsmöglichkeit zu den in der SAP-Software gespeicherten Informationen, neben dem klassischen Sapgui und einer geplanten Portallösung. (fn)