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09.04.1999 - 

Personal-Management-Systeme/Personal-Management mit HR-Modul von SAP

Hoechst stellt Zeitwirtschaft für fast 15000 Mitarbeiter um

Die Umstrukturierung der Hoechst AG von einer Host-orientierten Umgebung auf ein Client-Server-Konzept ging gleichzeitig mit der Umstellung der Zeit- und Personalwirtschaft einher. Meinolf Droege* erläutert die Probleme und Lösungen bei der Umstellung auf SAP R/3.

Ein Kernaspekt bei der Umstellung auf die Client-Server-Technologie der Hoechst AG war die Weiterentwicklung der Personal- und Zeitwirtschaft. Um den Konzern für den Wettbewerb zu stärken, wurden in den letzten Jahren sukzessive selbständige Produktions- und Dienstleistungsunternehmen gegründet, die bestimmte Sparten und Produktbereiche übernahmen. In den Tochterunternehmen Celanese, Agrevo und anderen Firmen sind jeweils Produktion und/oder Vermarktung bestimmter Produktgruppen zusammengefaßt.

So wurden sämtliche Aufgaben aus dem Umfeld "Bereitstellung von Infrastrukturen" auf die Infraserv übertragen. Sie stellt auf Wunsch der im Industriepark Hoechst angesiedelten Unternehmens-Energieverteilung, Torabfertigung, Betreuung der informationstechnischen Netzwerke und andere Leistungen bereit. Eine weitere Hoechst-Tochter, Hiserv, bietet Service im IT-Umfeld, etwa die Integration von Standardsoftware und das Betreuen von IT-Einrichtungen an.

Im Zuge der Neuorientierung erfuhr insbesondere auch die Personalwirtschaft bei allen Unternehmen der Hoechst AG Neuerungen und Umstellungen. Die meisten setzen auf die Erfahrungen und Vorarbeiten des Konzerns, der in den letzten Jahren bereits in eine moderne Personalwirtschaft investiert hatte.

Schon seit Jahren nutzt die Hoechst AG an fast allen deutschen Standorten eine Chipkarte als Mitarbeiterausweis und Personalzeiterfassungs-Terminals (PZE) vom Typ Intus 2200 der Firma PCS Systemtechnik, München. An je einem Standort sind Barcode-Ausweise und berührungslos arbeitende Chipmedien im Einsatz. Die Kommen- und Gehen-Daten gelangen über Modemstrecken des internen Telefonnetzes auf 18 PS/2-Rechner zur Datenvorverarbeitung (Konzentratoren) und von dort in das Personalzeitprogramm auf dem IBM-Host. Externe Standorte wie Wiesbaden und andere sind auf verschiedene Arten angebunden, beispielsweise per ISDN oder über Standleitungen. Mit Einführung der Standardprogrammpakete ergeben sich hier neue Anforderungen - und neue Möglichkeiten.

Die Hoechst AG hat sich ebenso wie die Mehrheit der Tochtergesellschaften für die Zeitwirtschaft des HR-Moduls in R/3 entschieden. In diesem Punkt bereitet die Umstellung keine Probleme: Die bislang genutzten Intus-Terminals und die Vorverarbeitungs-Software "Dexicon" von PCS Systemtechnik sind für R/3 zertifiziert.

Tiefgreifender sind die Änderungen der restlichen Struktur der Informationstechnologie. Die Fragmentierung der Hoechst AG hat eine Vielzahl von Personalabrechnungssystemen hervorgebracht. Die meisten neuen Unternehmen betreiben eine eigene Zeitwirtschaft und Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Es ist jedoch nicht sinnvoll, im Industriepark für jede Firma eigene Erfassungssysteme zu installieren und die bisherigen Investitionen zu verwerfen. Die vorhandenen Geräte sollten weiter genutzt werden, so die fast einhellige Meinung der neuen Unternehmen.

Der Weg zur Umsetzung dieser Überlegungen verlangte einige neue Ideen. Die Zahl der Mitarbeiter auf dem Gelände, die Ausdehnung des Industrieparks, vor allem aber die Vielzahl der Abrechnungssysteme war zu bewältigen.

Die Lösung: Alle Erfassungsgeräte geben die Buchungsdaten an mehrere Server weiter. Wie in der alten Konfiguration, hier hatten PS/2-Rechner diese Aufgabe, sind die Server in zwei Standorten, jeweils einer nördlich und südlich des Mains, zusammengefaßt. Heute dienen jedoch PCs-Terminals der neuesten Generation, Typ Intus 3000, als Server. Jeder Server steuert bis zu 32 PZE-Terminals der bisher verwendeten 2200er Geräte an. Von den Servern gelangen die Daten auf einen zentralen Rechner, auf dem Dexicon als R/3-zertifiziertes Subsystem unter Windows NT läuft. Hier findet eine Prüfung und Vorverarbeitung der Buchungsdaten statt. Werden neue Buchungsterminals installiert, kommen ausschließlich PC-basierende PZE-Geräte der 3000er Serie mit integrierter Ethernet-Karte zum Einsatz, die direkt als Client am Ethernet arbeiten.

Mit der Umstellung auf Server der 3000er Serie konnte man auf die PS/2-Konzentratoren verzichten. Und mit dem Anschluß der PZE-Terminals Intus 3300 werden Übertragungseinrichtungen wie die speziellen Modems überflüssig. Unterschiedliche Betriebssysteme und Speziallösungen in Hard- und Software gehören damit der Vergangenheit an. Mit direkter Anbindung der PZE-Terminals als Clients über kostengünstige PC-Standard-Ethernet-Karten an das LAN ist der Gedanke des Client-Server-Umfelds bis auf die unterste Ebene realisiert.

Die Umstellung läuft jedoch sukzessive, immer mit strengem Blick auf die Kosten-Nutzen-Situation. Die 1993 installierten Erfassungsgeräte der 2200er Serie, die per Telefonleitung und Konzentratoren an die Server angeschlossen sind, bleiben vorerst im Einsatz. Diese Variante läuft nach wie vor sehr stabil und erfüllt die üblichen Anforderungen der Zeiterfassung. Trotz des recht komplexen, weitläufigen Netzes und der hohen Anzahl an Buchungen sind die Antwortzeiten sehr gut. Nachts werden die Salden automatisch per Download in die definierten Stammterminals der Benutzer geladen.

Download in der Nacht

Welche Möglichkeiten die Terminals bieten, zeigt im folgenden der Standort Marburg: Die äußerst vielfältigen Betriebsvereinbarungen lassen für die meisten Mitarbeiter außergewöhnlich viele Buchungsmöglichkeiten zu. Diese werden übersichtlich auf dem großen Display dargestellt und per Fingerdruck auf den beliebig anzuordnenden "Schaltern" auf dem Display bestätigt. Bis zu vier Salden können gleichzeitig eingesehen werden. Alle Anzeigen lassen sich auch fremdsprachlich darstellen. Mehr Komfort an der Mensch-Maschine-Schnittstelle für die Benutzer senkt die Fehlerrate bei Eingaben, das entlastet die Zeitbeauftragten von Korrekturarbeiten.

Ebenfalls auf dem NT-Rechner ist der Mandanten-Manager installiert, der die Daten auf die verschiedenen Abrechnungssysteme der angeschlossenen Unternehmen verteilt. Anhand der Kartennummer des Buchers erkennt das System, wie die Buchungsdaten auf die HR-Systeme verteilt werden und welche Salden auf welche Terminals geladen werden müssen.

Prinzipiell kann jeder Mitarbeiter jedes Unternehmens im Industriepark, das eine Zeiterfassung nutzen möchte, an jedem beliebigen Terminal im Industriepark buchen. Dabei spielt es keine Rolle, welches Zeitwirtschaftssystem er nutzt. Das gilt zum Teil auch für Mitarbeiter an externen Standorten. Einschränkungen können konfiguriert werden, so daß beispielsweise Mitarbeiter bestimmter Firmen nur an Geräten in der Nähe ihres Arbeitsplatzes buchen können. Der Mandanten-Manager stellt die Daten in einer definierten Form zur Verfügung, die Kommunikation mit den Auswertungssystemen ist also kein Problem.

Integration von Zeiterfassungssystemen

Derzeit werden etwa 20 Mandanten (ERP-Systeme) aus dem Mandanten-Manager versorgt, die Zahl wird voraussichtlich noch wachsen, wenn sich weitere Betriebe im Industriepark ansiedeln. Momentan buchen etwa 12 000 bis 15 000 Mitarbeiter plus eine größere Anzahl Negativbucher, also Mitarbeiter, die nur Fehlzeiten buchen müssen.

Hiserv, die Unternehmen selbst oder andere Dienstleister bilden alle rechtlichen Rahmenbedingungen in den eigenen ERP-Systemen ab (Betriebsvereinbarungen). Hier wird programmiert, wie die Unternehmen ihre Zeitwirtschaft abbilden wollen. Die alten Hoechst-spezifischen Programme waren über Jahrzehnte gewachsen und dementsprechend ausgefeilt. Diesen Komfort sollen nach der Vorstellung vieler Anwender auch die neuen HR-Module bieten. Dazu sind alle Arten von Abrechnungsmodellen wie Positiv-Negativbuchungen, Gleitzeit, Festzeit, Altersteilzeit mit und ohne Mehrarbeit, Jahresarbeitszeit und fast jede denkbare weitere Variante zu bewältigen. Prämien, verschiedene Jubiläumsregelungen, Vorholzeiten, verschiedene Arten von Urlaubsverrechnungen und sonstige Details stellen hohe Anforderungen an die Entgeltabrechnung. Dies in HR abzubilden verlangt umfassende Kenntnisse und Anpassungen.

Alle Auswertungen (Mehrarbeitsübersichten, Fehlzeitstatistiken) drucken die Mandanten selbst aus. Korrekturen nehmen die jeweiligen Zeitbeauftragten vor. Größter Vorteil dieser Lösung: Von der Hoechst AG getätigte Investitionen in die Hard- und Software für die Zeiterfassung können zum großen Teil weiter genutzt werden. Zudem werden bei Neuinvestitionen in Erweiterungen und Modernisierungen und bei der Systempflege starke größenabhängig degressive Kosteneffekte genutzt. Die Aufwendungen teilen sich alle angeschlossenen Unternehmen nach einem vereinbarten Schlüssel. Deren Zeitwirtschaft dürfte damit - trotz modernsten Standards - vergleichsweise preisgünstig sein.

Neben dem Komfort für die Benutzer sprechen technische Gründe für den sukzessiven Übergang auf die neue Terminalgeneration: Der Betreiber der Installation, die Infraserv, strebt eine möglichst homogene, kostengünstige und flexibel erweiterbare IT-Struktur an. So sind beispielsweise Buchungsterminals und Server in dieser Installation typgleiche Geräte unterschiedlicher Ausbaustufen.

Die neuen Geräte bieten weitere Nutzungsmöglichkeiten, mit denen andere Systeme ersetzt werden. So modernisiert Aventis derzeit die Lkw-Verwiegung an den Toren. Hier werden baugleiche Terminals als zentrale Melde- und Informationssysteme für die Fahrer dienen. Zusätzlich wird demnächst eine Zutrittskontrolle angeboten, die dann ebenfalls die neuen Geräte nutzt. Dieser Zusatznutzen wird ohne weitere Investitionen in die Hardware geboten.

Durchgängiger Einsatz von IT-Standards, großes Display, auf Wunsch ein Touchscreen, einfache Anschlußmöglichkeiten an alle gängigen Netze mit Standard-PC-Karten, kostengünstige Wartung und ausreichende Robustheit für den industriellen Einsatz werden weitere Anwendungen erschließen. Zudem können die neuen Geräte bis zu vier Kilometer von den Servern entfernt stehen. Auch die Integration anderer Buchungsmedien als die Chipkarte ist kein Problem, gemischter Betrieb mit verschiedenen Lesertypen oder die komplette Umrüstung auf andere Leser, beispielsweise für berührungslose Chip- und für Barcode-Medien, ist möglich.

Angeklickt

Die Strategie von einer Host-orientierten Systemumgebung auf ein Client-Server-Konzept erforderte bei allen Unternehmen der Hoechst AG eine Umstellung der Zeit- und Personalwirtschaft. Dazu gehörte die Einbindung der vorhandenen Zeiterfassungsterminals an das neu implementierte HR-Modul von SAP R/3. Problematischer gestaltete sich jedoch die Vereinheitlichung der unterschiedlichen Personalabrechnungssysteme der Hoechst-Töchter.

*Meinolf Droege ist freier Journalist in Ingelheim am Rhein.