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05.08.1977

Hört die Datenverarbeitung am Drucker auf?

Die Frage muß erlaubt sein: Erschöpft sich die Dienstleistung des Rechenzentrums darin, Jobs zu verarbeiten? Oder ist es nicht auch die Aufgabe des RZ-Leiters, dafür zu sorgen, daß der Output übersichtlich, lesbar und handlich auf den Schreibtisch des Sachbearbeiters gelangt? Wer Datenverarbeitung nicht so sehr mit den Augen des "Produktioners" betrachtet, empfindet es oft schlichtweg als Zumutung, endlos in Endloslisten zu blättern. Merke: Nicht den Traum vom aktenlosen Büro träumen, sondern an die Nachbearbeitung denken. Vier Anwender bestätigen, wie wichtig die Konfektionierung doch ist. hö

Herbert Brunner, Stadtwerke München, zentrale und kaufmännische Verwaltung, Abteilung zentrale Buchhaltungen

In unserem Bereich wird ausschließlich mit EDV-Listen gearbeitet. Der Einsatz von Terminals lohnt sich hier nicht, denn speziell im Bereich Anlagenbuchhaltung arbeiten unsere Sachbearbeiter während eines Jahres immer mit der gleichen Unterlage. Andere Tabellier-Listen dienen zwar lediglich einer kurzen Kontrolle die dem Sachbearbeiter zeigt, welche Verarbeitungsvorgänge in der EDV bearbeitet werden. Dennoch müssen wir diese Listen zwei bis drei Jahre lang aufheben. Die EDV-Listen für die Anlagenbuchhaltung sogar unbeschränkt, da sie sich immer auf die vorhergehenden Daten aufbaut und der Nadlweis in die Jahre davor stets vorhanden sein muß. Das bedeutet, daß die Mitarbeiter unserer Abteilung also tagtäglich mit diesen Listen arbeiten müssen. Dazu muß natürlich gewährleistet sein daß nicht nach kurzer Zeit nur noch lose Blätter vorhanden sind. Wir müssen also unsere EDV-Listen so binden, daß sie erstens das ständige Blättern unserer Sachbearbeiter und zweitens die lange Archivdauer - teilweise sind diese Listen im Keller aufbewahrt, wo nicht immer das optimale Klima herrscht - gut überstehen und auch nach Jahren noch lesbar sind. Bis vor kurzem haben wir dazu in Binde-und-Klebe-System verwendet, das manuell bedient werden mußte. Umständlich mußten die Blätter erst in Klemmleisten gespannt, dann mit Spezialkleister eingestrichen und 20 Minuten unter eine Infrarotlampe gestellt werden. Und war diese Arbeit beendet haftete der Kleister nicht immer nur auf dem dafür vorgesehenen Papierrücken. Aber auch die EDV-Zubehör-Hersteller haben sich in letzter Zeit offensichtlich Gedanken gemacht, und wir können jetzt ein System einsetzen, daß unsere Listen mit einem Durchmesser bis zu fünf Zentimetern innerhalb einer Minute komplett gebunden sind. Jetzt erhalten wir handliche Bücher mit starkem Rücken und Kartonumschlägen, die über Jahre hinaus halten.

Mikrofilm für diesen Bereich einzusetzen kommt meines Erachtens aus Kostengründen nicht in Frage, da mit den Informationen mehrere Sachbearbeiter ständig, arbeiten, die nicht in einem Raum sitzen.

Lothar Fleer, Rechenzentrale Bayerischer Genossenschaften e. G. München

Es ist oft nicht zu glauben: Obwohl wir beinahe alle unsere Kunden, die angeschlossenen Raiffeisenbanken fast ausschließlich mit COM-verfilmten Daten beliefern, benötigen wir doch noch etwa 1000 Tonnen Papier pro Jahr. Diese Menge wird auch nicht weniger, weil immer wieder neue Anwendungsgebiete hinzukommen. Das Arbeiten mit den EDV-Listen aber hat sich in den letzten Jahren grundlegend geändert: Unsere Kunden benötigen zwar noch Papierunterlagen wie zum Beispiel Dispositions- listen für den täglichen Schalterverkehr, doch diese können am Ende eines Monats vernichtet werden. Denn die Raiffeisenbanken erhalten dann von uns ein sogenanntes Monatskonto auf Mikrofiche, aus dem die gesamten Tagesumsätze zu ersehen sind.

Auch bei uns im Hause hat sich das Arbeiten mit EDV-Listen gegenüber früher grundlegend geändert, obwohl wir noch mehr mit dem Papier-Output arbeiten als teilweise unsere Kunden: Einmal sind Online-Sachbearbeitung und Bildschirme am Arbeitsplatz nicht für alle Bereiche die glücklichste Lösung, und zum zweiten sind uns die Kunden bei der Umorganisation auf Mikrofilm wichtiger - das eigene Haus kommt hintenan in der Reihenfolge der Prioritäten. Jede unserer Fadlabteilungen erhält heute nur noch die tatsächlich von ihr benötigte Information und nicht Berge von Endlospapier, aus denen dann die wichtigsten Informationen herausgesucht werden müssen. Die Nachbearbeitungsmaschinen im Rechenzentrum haben also nach wie vor ihre Berechtigung, auch sorgen wir dafür, daß die produzierten EDV-Listen nicht als Lose-Blatt-Sammlung in den Fachabteilungen herumliegen. Diese Arbeitspapiere werden in große Ordner eingeheftet - ein Ablage-System, bei dem die vorhandene Perforation der Endloslisten zum Abheften genutzt wird, so daß die Listen nicht mehr gerissen und geschnitten werden müssen.

Alexander Ritter, DV-Organisator, Gisela-Versicherung, München

Unser Unternehmen steht kurz vor einer wesentlichen Umstellung der gesamten Datenverarbeitung mit dem Ziel, daß in etwa fünf Jahren auch die Fachabteilungen mit Bildschirm-Arbeitsplätzen ausgestattet sind. Bis dahin aber werden noch sehr viele Papierstöße hin und her bewegt werden müssen.

Speziell im Bereich der Finanzbuchhaltung werden Nachweise benötigt, und die Liste ist in der letzten Konsequenz immer noch besser zu bearbeiten als zum Beispiel

- eine mögliche Alternative - der Mikrofilm: Der Sachbearbeiter kann auf der Liste einen Vermerk anbringen, sie besser aufteilen. Es ist bei weitem billiger, Mehrfachkopien auf dem Drucker anzufertigen als Mikrofilme in der entsprechenden Menge zu duplizieren - ganz abgesehen von den Rosten, die durch die Anschaffung von Bildbetrachtungs-Geräten entstehen, wenn mehrere Sachbearbeiter gleichzeitig mit derselben Information arbeiten müssen.

Zudem gibt es gerade in der Versicherungswirtschaft Bestimmungen, - wonach diese DV-Listen bis zu maximal 15 Jahren aufbewahrt werden müssen: Unter anderem sämtliche Buchungsbelege, die zwar maschinell erstellt werden, für die eine COM-Ausgabe jedoch nicht möglich ist. Für den Sachbearbeiter gibt es zwei verschiedene Listen: Einmal die "Wegwerflisten", die täglich neu erstellt und deshalb auch nicht gebunden werden, und zum zweiten Arbeitsunterlagen, mit denen länger gearbeitet wird und die später ins Archiv kommen. Diese werden in einer "Datenträger- Nachbearbeitungsstelle" separiert, gerissen, geschnitten und zu Büchern gebunden. So können wir - speziell bei der gesamten Kostenrechnung jederzeit auf die benötigten Informationen zurückgreifen. Und solange wir noch keine Bildschirme haben, über die

Informationen direkt vom Computer abgerufen werden können, möchte ich es unserem hochqualifizierten Fachabteilungspersonal nicht zumuten, den ganzen Tag mit einem Mikrofilm-Bildbetrachter zu arbeiten.

Aber dennoch wird eines Tages - sehr langfristig betrachtet - die Tabellierliste genauso aus der EDV verschwinden, wie es auch die Lochkarte getan hat.

Paul Kollartzik, Leiter des N-Rechenzentrums, Siemens AG, Unternehmensbereich Nachrichtentechnik, München

Der Traum vom aktenlosen Büro wird auch weiterhin ein Traum bleiben. Auch wenn heute mehr denn je Online Sachbearbeitung und COM verfilmte Daten helfen sollen, die Papierberge in den Fach abteilungen abzubauen ganz ohne geht es eben doch nicht. Speziell in unserem Bereich wird noch sehr viel mit EDV-Listen gearbeitet, die, nachdem sie auf Richtigkeit überprüft, gerissen, separiert und mit Hilfe halbautomatischer Klebevorrichtungen zu einer Art Buch gebunden wurden, an die Fachabteilungen gehen. In der EDV-Abteilung selbst wird kein Papier archiviert, aber der Sachbearbeiter muß dafür sorgen, daß diese Papiere den Bestimmungen entsprechend

lange aufgehoben werden Vom Bund geförderte Aufträge im Bereich Nachrichten technik zum Beispiel müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Aus diesem Grunde muß gewährleistet sein, daß diese "Bücher" den täglichen Gebrauch und die lange Archiv dauer überstehen. Deshalb werden sie bei uns in Stahl schränken abgestellt oder

neuerdings abgehängt.

Obwohl wir zwei eigene COM-Anlagen im Hause stehen haben, wird es noch

Jahre dauern, bis alle unsere Fachabteilungen mit Mikrofilm arbeiten können. Der

Trend geht aber ganz sicher dahin.