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23.07.1993

Hohes Einsparungspotential durch DV-gestuetztes Schulungskonzept Simulationsprogramm ermoeglicht Anwendern schnelles Einarbeiten

Zu einem Bruchteil der herkoemmlichen Kosten hat Telenorma mit Hilfe eines Simulationsprogramms seine Sachbearbeiter geschult. Monika Greif* und Wolfgang Berger* zeigen auf, welche Kriterien fuer den Einsatz dieses Programms massgeblich eine Rolle spielten, wie sich aus den Basiskomponenten "Vorgangssteuerung" und "Anwendungsgenerator" das spezielle Simulationsprogramm fuer die Aus- und Weiterbildung entwickelte und welche Ergebnisse bisher erzielt wurden.

Die Abwicklung eines Telefonanlagen-Auftrags umfasst eine Reihe von Vorgaengen - von der genauen Spezifikation der Anlage bis hin zur kaufmaennischen Bearbeitung, die durch entsprechende DV-Systeme unterstuetzt wird. Demzufolge sind fuer neue Mitarbeiter Einarbeitungszeiten von sechs Monaten und mehr notwendig.

Erste Ueberlegungen ergaben, dass sich allein durch effizientere Einarbeitung in die Bedienung der Programme in den Vertriebsniederlassungen jaehrliche Einsparungen zwischen einigen hunderttausend und einer Million Mark realisieren lassen muessten.

Daher haben Telenorma und Comtel ein Konzept initiiert, das es dem Trainee erlaubt, das Ausfuellen der vielen Bildschirmmasken - eingebettet in praxiskonforme Arbeitsablaeufe - zu ueben. Dies soll wirklichkeitsnah erfolgen, weshalb echte Interaktionsmoeglichkeiten am Bildschirm gefordert wurden, etwa das Ausfuellen von Feldern mit nachfolgender umfangreicher Pruefung.

Die Entwickler mussten aber auch didaktische Anforderungen beruecksichtigen, etwa das Durchspielen typischer Arbeitsablaeufe, die die Schulungsabteilung nach ihren Gesichtspunkten erarbeitete. Last, but not least soll es dem Lernenden moeglich sein, an beliebigen Stellen zu unterbrechen und spaeter dort wieder aufzusetzen oder parallel eine andere Variante zum Vergleich durchzuspielen.

Untersuchungen der DV-Abteilung ergaben, dass bei einer Umsetzung auf Basis der Echtsysteme im Rahmen der Gross-DV mit Kosten in Millionenhoehe zu rechnen war. Ausserdem schraenkt dieses Verfahren die Schulung auf Lokalitaeten mit entsprechender DV-Infrastruktur ein. Aus didaktischen Gesichtspunkten sprachen gegen eine einfache Duplizierung der Echtanwendung ferner:

- die fehlende Moeglichkeit, komplette Arbeitsablaeufe - etwa auch mit manuellen Zwischenschritten - im System zu modellieren;

- mangelnde didaktische Hilfe- und Informationsfunktionen sowie

- der Verzicht auf eine individuelle Lernumgebung.

Als Alternativen zum Host zogen die Verantwortlichen deshalb die Umsetzung auf PC-Basis mit Hilfe eines Autorensystems und die Realisierung mit Hilfe von Simulationssoftware, die auch auf PCs lauffaehig ist, in Betracht. Ein Kostenvergleich (siehe Abbildung 1) ergab bezueglich der Basissoftware zunaechst einen klaren Vorteil fuer das Autorensystem; und schon nach der ersten typischen Uebungsanwendung war der Breakeven erreicht.

Hauptmerkmal ist die Moeglichkeit, Uebungsablaeufe durch Praktiker je nach Vorliebe tabellarisch oder grafisch zu erfassen und als Prototyp zu simulieren (siehe Abbildung 2). Programmierkenntnisse sind hierzu nicht erforderlich. Die Schulungs- und Simulationssoftware beinhaltet eine Komponente Vorgangssteuerung, die die erstellten Ablaeufe automatisch in eine Ablaufsteuerung fuer Bildschirmmasken umsetzt. So kann die Schulungsabteilung ohne DV- Kenntnisse und ohne DV-Abteilung ihre Uebungen selber gestalten und umsetzen.

Dazu kommt ein Anwendungsgenerator mit der Moeglichkeit, durch Aufbau von Maskenlayouts und Prueftabellen fertige Interaktionsprogramme einschliesslich der Datenzwischenspeicherung zwischen einzelnen Dialogschritten zu generieren. Bildschirmmasken koennen echte DV-Masken sein, aber auch erlaeuternde Zwischenschritte oder Checklisten zum Abhaken. Auch hierzu sind keine Programmier- oder fundierte DV-Kenntnisse erforderlich (siehe Abbildung 3).

Die Interaktionsprogramme erzeugen zur Laufzeit aufgrund von Benutzereingaben "Ereignisse" fuer die Vorgangssteuerung. Diese interpretiert die Ereignisse und steuert entsprechende Folgefunktionen an. Die Logik hierzu ist in den Ablaeufen und Maskendefinitionen hinterlegt.

Fuer die Schulungsanwendung sind damit ohne Programmierung als Standardfunktionalitaeten moeglich:

- einfache Nachbildung von DV-Anwendungen,

- Springen zwischen parallelen, jederzeit unterbrechbaren Uebungsfaellen,

- Vorspeicherung von Uebungsdaten und Zwischenspeicherung von Benutzereingaben,

- umfangreiche Standardeingabepruefungen und Hilfefunktionen sowie

- Integrationsfaehigkeit mit Fremdprogrammen.

Die Realisierung fuer Telenorma erfolgte unter MS-DOS. Die Simulationssoftware ist jedoch auch auf anderen Plattformen wie OS/2 oder Unix verfuegbar.

Die Umsetzung der ersten Anwendung benoetigte nur wenige Wochen, und die Praesentation bei den Anwendern war fuer die Schulungsabteilung ein voller Erfolg. Nach der Einfuehrung im Schulungsbereich interessieren sich mittlerweile auch Anwendungsentwickler fuer die Simulationssoftware: So, wie man damit eine bestehende Anwendung nachempfinden kann, ist es natuerlich auch moeglich, zukuenftige Anwendungen "vorauszuempfinden" und lebensechte Prototypen geplanter Anwendungen zu erstellen nach dem Motto: "Lieber fruehzeitig erproben als spaeter nachbessern".

Als spezielle Vorteile des eingeschlagenen Weges sieht das Unternehmen:

- schnellere und bessere Ausbildung durch aktives Lernen beziehungsweise Trainieren;

- Einuebung optimaler Sachbearbeitungsablaeufe, da die Vorgabe an zentraler Stelle mit uebergreifender Sachkenntnis erfolgt;

- schnelle und kostenguenstige Realisierung des Projektes;

- Entlastung der zentralen DV durch den Einsatz von PCs als Plattform des Schulungskonzepts und eine Realisierung, die keinerlei Programmierkenntnisse erfordert;

- da die Uebungsfirma teils als Software, teils als begleitende Dokumentation erscheint, eignet sich das Verfahren auch zum Selbststudium.

Im konkreten Fall errechneten sich alleine durch die verkuerzte Einarbeitung Einsparungspotentiale von 17 bis 30 Prozent, die unter Einkalkulierung der Investitionskosten einen Return on Investment von sechs bis zwoelf Monaten ermoeglichen.

*Monika Greif ist Leiterin der kaufmaennischen Ausbildung bei Telenorma; Dr. Wolfgang Berger ist Geschaeftsfuehrer der Comtel GmbH in Koenigstein im Taunus.

Abb. 1: Kostenvergleich der Realisierungsalternativen

Abb. 2: Steuerung des Schulungablaufs

Abb. 3: Komponenten der Uebungsfirma