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HR-Outsourcing: Payroll ist erst der Anfang

06.10.2006
Dank zunehmender IT-Unterstützung lassen sich auch komplexe HR-Prozesse einfacher auslagern.
Auf Payroll-Services entfallen nach wie vor die meisten Umsätze im weltweiten HR-BPO-Markt.
Auf Payroll-Services entfallen nach wie vor die meisten Umsätze im weltweiten HR-BPO-Markt.

Das Auslagern von HR-Prozessen (Human Ressources) gilt als klassischer Einstieg in das Thema BPO (Business Process Outsourcing). Das größte und reifste Segment des BPO-Markts wächst langsam, aber stetig: Schätzungen von Gartner zufolge wird der weltweite HR-BPO-Markt bis 2009 um durchschnittlich 8,3 Prozent pro Jahr auf mehr als 31 Milliarden Dollar zunehmen.

Hier lesen Sie …

• warum das Auslagern von HR-Prozessen als Wachstumsmarkt gilt;

• welche Abläufe sich für das HR-Outsourcing eignen;

• warum sich die deutschen Anwender damit nach wie vor schwer tun;

• und wie sich das Geschäft mit HR-BPO-Services künftig entwickeln wird.

Bevor Sie auslagern …

… legen Sie genau fest, was Sie selbst betreiben wollen und was nicht.

… teilen Sie die Verantwortlichkeiten klar zu.

… sorgen Sie dafür, dass die ausgelagerten Bereiche messbar sind und legen Sie entsprechende Ziele fest.

… wählen Sie einen Vertrag, der sich um weitere Services aufstocken lässt.

… achten Sie auf Ausstiegsklauseln.

Mehr zum Thema

www.computerwoche.de/

1207377: HR-BPO im Mittelstand;

577335: Unilever lagert an Accenture aus;

575414: IBM betreibt HR für Rheinmetall;

1207196: Effektive Abläufe sind Pflicht.

In Deutschland ist von dieser Dynamik allerdings noch nicht viel zu spüren. Anbieter wie ADP, EDS, TDS, HP und IBM konnten hier zwar schon eine ganze Reihe von HR-BPO-Aufträgen an Land ziehen. So hat Infineon neben der Lohn- und Gehaltsabrechnung Teile des Bewerber-Managements an EDS ausgelagert. Und TDS verantwortet die betriebliche Altersvorsorge der Bankgesellschaft Berlin. Auch im Mittelstand und dem öffentlichen Sektor wächst das Interesse, beobachtet Stephan Kaiser, Berater bei Pierre Audoin Consultants (PAC). Das Geschäft sei jedoch nach wie vor stark transaktionsgeprägt und habe nicht die innovative Aura wie im angelsächsischen Raum: "Hierzulande geht es eher darum, durch das Auslagern Kosten einzusparen, als eine Konzentration aufs Kerngeschäft zu erzielen."

HR gilt als heilige Kuh

Wie so oft beim Thema Outsourcing, üben sich die hiesigen Anwender in Zurückhaltung: "HR gilt in Deutschland nach wie vor als heilige Kuh. Viele Firmen befürchten, durch das Auslagern die Hoheit über kritische Prozesse zu verlieren", erläutert Kaiser. Vor allem der Mittelstand habe Schwierigkeiten, loszulassen. "Der deutsche HR-BPO-Markt hätte unseren Prognosen zufolge schon im letzten Jahr stärker wachsen müssen. Aber offenbar sind die Bedenken der Unternehmen noch zu groß", räumt der Experte ein.

Gebremst wird die Marktentwicklung zudem durch die vergleichsweise restriktive Sozialgesetzgebung in Deutschland. "Um Einsparungen von bis zu 30 Prozent erzielen zu können, muss der Dienstleister die übernommenen Mitarbeiter flexibel einsetzen. Arbeitsverträge bis zur Rente sind da nicht drin", erläutert Kaiser. "Das bedeutet aber, dass der Provider für die eventuelle Auflösung bisheriger Verträge früher oder später Abfindungen zahlen muss." Engagements mit Mitarbeiterübernahme seien daher nicht sehr beliebt.

Bedarf an HR-BPO ist geringer

Andererseits herrscht hierzulande weniger Bedarf an HR-BPO-Services. "Die Auslagerung von Geschäftsprozessen stößt in Deutschland auch deshalb auf geringe Akzeptanz, weil die Anwender schon sehr früh in ERP-Systeme investiert und damit auch ihre Prozesse neu geordnet haben," so Peter Dück, Vice President bei Gartner Consulting.

Auch weltweit wird der HR-BPO-Markt nach wie vor von einfachen, transaktionsorientierten Services getrieben - allen voran der Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechungen, die geradezu prädestiniert ist für die Vergabe an einen externen Provider (siehe Grafik). "Der Vorteil ist, dass die Anbieter von Payroll-Services praktisch jedes Unternehmen - unabhängig von Branche und Firmengröße - bedienen können", begründet Kaiser diesen Vorsprung. Auch für den Kunden ist die Umsetzung leicht und birgt kaum Risiken.

In Großbritannien und den USA gehen inzwischen aber immer mehr Anwender dazu über, weitere Payroll-Teilprozesse - bis hin zur Stammdatenverwaltung und den kompletten Sachbearbeiterfunktionen - auszulagern und damit die gesamte Verantwortung für die Personalakte in die Hände des Dienstleisters zu legen. Auch andere HR-Bereiche werden zunehmend ausgelagert - etwa Kompensationszahlungen, Recruiting-Aufgaben oder Weiterbildungsangebote. Speziell in den USA ist vor allem die Verwaltung der Pensionskassen ein wichtiges Thema.

HR wird strategischer

"In den USA und Großbritannien sind reine Processing-Services - etwa die Payroll- oder Boniverwaltung - fast schon Commodity", beschreibt Euan Davies, Analyst bei Forrester. Damit gewännen strategischere HR-Themen an Bedeutung: "Dass die wertvollsten Assets eines Unternehmens die eigenen Mitarbeiter sind, ist nichts Neues. Aber jetzt gibt es die technischen Möglichkeiten, um diesen Anspruch auch umzusetzen: durch zentrale Systeme, die über offenen Stellen, Weiterbildungsangebote etc. informieren und auf die jeder Mitarbeiter zugreifen kann."

Zudem erfordert der Geburtenrückgang neue Ansätze in Personalwesen:" Dadurch dass immer weniger junge Leute ins Berufsleben einsteigen, werden sich die Unternehmen in den nächsten zehn, 15 Jahren einen regelrechten Kampf um Talente liefern", prognostiziert Davies. Auch vor diesem Hintergrund werde HR strategischer.

Das könnte das HR-BPO-Geschäft erheblich ankurbeln. Denn bei reinen Processing-Services lassen sich angesichts der knappen Margen langfristig nur durch effiziente Prozessgestaltung und Skaleneffekte Gewinne erzielen. Komplexere HR-Prozesse wiederum sind in der Regel schwer zu standardisieren; Lösungen, die tief ins Kerngeschäft eindringen, unterliegen zudem oft firmeninternen und branchenspezifischen Besonderheiten. "Es dauert vergleichsweise lang, bis ein HR-BPO-Deal zustande kommt und sich für beide Seiten rechnet", räumt Davies ein. Er glaube aber, dass das Auslagern angesichts der zunehmenden IT-Unterstützung im Personalwesen künftig einfacher werde.

Hinzu kommt, dass HR-Outsourcing-Anwender nicht dem allgemeinen Trend zum selektiven Auslagern folgen: Damit geht das Geschäftsmodell der Outsourcer, mit einem ersten Vertrag einen Fuß in die Tür des Kunden zu bekommen und in der Folge das Geschäftsvolumen auszuweiten, offenbar auf: Einer Studie von Gartner zufolge schließen nordamerikanische Unternehmen immer häufiger ganzheitliche HR-BPO-Verträge ab, die eine Vielzahl von Prozessen beinhalten.

Accenture, ACS, Arinso, Convergys, EDS, Hewitt Associates und IBM haben ihr Portfolio bereits entsprechend erweitert - häufig durch Übernahmen oder Allianzen mit HR-Spezialisten, die ihnen das nötige Know-how liefern. Ein Beispiel ist Excellerate HRO, ein Joint-venture zwischen EDS und der Personalberatung Towers Perrin. Der zunehmende Wettbewerb - auch von Seiten der indischen Offshorer - heizt die Konsolidierung weiter an. Vor diesem Hintergrund wird die Zahl der HR-BPO-Dienstleister laut Gartner auf kurz oder lang rapide abnehmen.

Solche Entwicklungen spielen in Deutschland noch keine große Rolle. Angesichts des Kostendrucks müssen sich jedoch auch die hiesigen Unternehmen intensiver mit dem Thema HR-BPO beschäftigen, meint PAC-Berater Kaiser. "Vor allem die öffentliche Hand sowie Branchen, die für das IT-Outsourcing immer offen waren - etwa die Fertigungsindustrie - werden künftig immer mehr und komplexere HR-Funktionen auslagern."

Im Trend: Recruiting-Services

Eine interessante Option bestehe etwa darin, das Einstellungsverfahren zu überarbeiten: "Da immer mehr Bewerbungen online abgewickelt werden, müssen entsprechende Portale gebaut und betreut sowie die Erstqualifizierungen vorgenommen werden", beschreibt Kaiser. Viel Potenzial biete auch die Weiterbildung: "Speziell das Thema E-Learning und alle damit verbundenen Aufgaben - Portale hosten, Themen entwickeln und einstellen - eignen sich für die Vergabe an externe Anbieter."

Allerdings warnt der Experte davor, die gesamte Personalabteilung auszulagern: "Strategische Bereiche, bei denen persönliche Beziehungen im Vordergrund stehen - etwa Talent-Management und Führungskräfteentwicklung - sollten in jedem Fall im Unternehmen bleiben".