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16.10.1987

HW-Kauf: Anbieter ziehen Gewinn oft aus, den Folgekosten

Den Kauf-, Leasing- oder Mietpreis einer DV-Anlage isoliert zu betrachten, ist gefährlich: Erst die Summe aus Anschaffungs- und Folgekosten gibt Auskunft über den tatsächlichen lnvestitionsaufwand. Viele Anwender wissen, "daß der Anbieter seinen Gewinn oft aus den Folgekosten zieht", wie es Arndt von Egidy, Abteilungsleiter Einkauf für Regel-/Meßtechnik, Elektrotechnik und DV bei der Bayer AG, Leverkusen, formuliert. Dazu auch Raimund Hinsen, Abteilungsleiter Organisation/Informatik bei der Freiburger Rhodia AG: "Überspitzt ausgedruckt, ist es sowohl für mich als auch für den Anbieter gleich, ob der Rechner im Monat 99 000 Mark und die Wartung 1000 Mark kostet oder aber umgekehrt." Wer die Folgekosten in seine Investitionsplanung einbezieht, eröffnet sich damit auch die Möglichkeit, darüber mit dem Anbieter zu diskutieren. So sind laut Eberhard Magiera, dem Leiter der Abteilung DV-Produktion/Systemtechniken bei der Hamburger Beiersdorf AG "beispielsweise bei der Personalschulung die Kosten zum Teil Sache der Verhandlungen mit dem Lieferanten".

Die Vorfreude des Technikers beim Erwerb einer neuen Maschine oder eines Systems konzentriert das Augenmerk oft auf die innovativen Möglichkeiten und lenkt womöglich von der Kostenfrage ab. Bei aller Euphorie im Hinblick auf künftige Möglichkeiten ist jedoch gerade, was die Folgekosten betrifft, ein kühler Kopf vonnöten. Die bei derartigen Beschaffungsfällen unentbehrliche Check-Liste muß Punkt für Punkt abgehakt werden: vom Preis/Leistungs-Verhältnis bis zur prozentualen Verfügbarkeit des Systems,

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Arndt von Egidy Abteilungsleiter Einkauf Regel-/Meßtechnik, Elektrotechnik und Datenverarbeitung, Bayer AG, Leverkusen

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vom Standort des Services bis zu den Wartungspauschalen.

Wie hoch die Folgekosten bei einer Maschine im Vergleich zu einer anderen sind oder sein dürfen, ist von essentieller Bedeutung; sowohl die Kalkulation als auch der Personaleinsatz sind davon betroffen. Es ist beispielsweise wichtig, zu wissen, welche Leistungen zu welchen Kosten im Rahmen einer Wartungspauschale erbracht werden. Die Frage, ob Teile des Services von uns selbst, von anderen oder gar nicht geleistet werden sollen, muß erlaubt sein.

Bei hohen Wartungsprozentsätzen ist eine Abrechnung der Reparaturkosten nach Zeit und Aufwand zu überlegen. Das gilt vor allem dann, wenn die Reparatur- beziehungsweise Wartungseinsätze nachgehalten wurden und ein scheinbares Mißverhältnis zwischen dem geschätzten Aufwand und der Wartungspauschale offenbar wird. In Erwägung gezogen werden sollte diese Art der Wartung aber auch, wenn die Pauschale keine Ersatzteile und/oder -vorhaltung einschließt; denn diese wichtige Komponente in der Wartungskostenkalkulation kann bis zu 60 Prozent der Gesamtkosten ausmachen.

Die Struktur der Wartungskosten ist immer eine Untersuchung wert. An einer CPU wird schließlich nichts nachgeschmiert oder neu abgedichtet; vielmehr fällt dort vielleicht eine Baugruppe aus, die im Austausch ersetzt werden kann. Dabei sollten die "Fix-Repair-Preise"unbedingt beachtet werden.

Natürlich spielt die Verfügbarkeit der Anlage eine Rolle, insbesondere im 24-Stunden-Betrieb. Bei zirka 8760 Betriebsstunden pro Jahr sind 0, 1 Prozent immerhin 8,76 Stunden oder anders ausgedrückt: mehr als eine ganze Schicht.

In diesem Zusammenhang ist der Service-Standort nicht unbedeutend. Sorgfältige Beachtung verdienen auch die Stundensätze und sonstige Kosten der Firmen; da gibt es große Schwankungen und oft genug "Mondpreise". Die Kosten stehen häufig in keinem Verhältnis zur tatsächlichen Qualifikation des Personals. Die Reisezeiten werden in der Regel zu gleichen Preisen abgerechnet; also muß vereinbart werden, ab wo und wann die Wartungsleistung beginnt.

Bei auf den ersten Blick günstigen Anschaffungen erkennt man im nachhinein, daß der Anbieter seinen Gewinn oft aus dem zweiten Schritt - den Folgekosten - zieht. Sechs bis acht oder mehr Prozent im Jahr, auf den Anschaffungspreis gerechnet, sind keine Seltenheit. Rechnet man hierzu noch die Betriebsausfälle wegen ungenügender Verfügbarkeit, so kann die Wartung ein ganz schön teurer Spaß werden. Deshalb gehören alle anfallenden Kosten auf den Tisch; dann erst darf entschieden werden, welches Fabrikat zum Einsatz kommen soll. Grundsätzlich sind ausfallsichere Systeme meist in der Wartung kostengünstig.

Nicht vergessen werden dürfen die Seminarkosten für Schulungen. Auch hier wird mitunter Unerklärliches gefordert. Befragungen der Kursteilnehmer brachten schon die erstaunliche Aussage hervor, daß der Schulungsleiter selber sich noch in der Ausbildung befand.

Für Anschaffung und Wartung ist eine konsequente Standardisierung im eigenen Betrieb hilfreich: So kann bereits eingearbeitetes Personal Kenntnisse und Erfahrungen weitergeben, was bei Großanwendern dann im Rückfluß auch den System-Herstellern wieder zugute kommt.

Auch im DV-Bereich gilt der Grundsatz: Nicht immer ist das Neueste das Kostengünstigste. Und solange man mit dem Anbieter verhandelt, kann es ein Entgegenkommen geben.

Selbstverständlich betrachten wir den Preis einer DV-Anlage nicht nur unter der Fragestellung: "Was kostet die Maschine?'. Innerhalb der Fachabteilungen werden manchmal lediglich die nackten Hardwarekosten ins Feld geführt. Aber man kann die Folgekosten einfach nicht außer acht lassen. Nicht nur Wartung und Schulung, sondern auch Energieverbrauch und Flächenbedarf sind Faktoren, die unbedingt in die Kostenaufstellung einbezogen werden müssen.

Wenn wir eine neue Anlage leasen wollen, stellen wir für jedes in Frage kommende Modell eine Liste mit allen anfallenden Kosten zusammen. Erst über die so ermittelten Gesamtkosten können wir dann diskutieren.

Das heißt natürlich noch lange nicht, daß wir uns in jedem Fall für die billigste Lösung entscheiden. Auch vordergründig weniger rationale Faktoren, wie das Vertrauen in den Lieferanten, spielen eine gravierende Rolle. Außerdem sind die Rechner-Alternativen

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Dr. Eberhard Magiera Leiter der Abteilung DV-Produktion/Systemtechniken, Beiersdorf AG, Hamburg

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ja nicht nur im Preis, sondern auch in der Leistung unterschiedlich. Man muß sich also überlegen, bis zu welcher Grenze man eventuelle Abstriche bei der Funktionalität in Kauf nehmen kann.

Die Hersteller auf dem Peripheriesektor haben im übrigen längst eingesehen, daß sie ihre Produkte auch im Hinblick auf die Folgekosten vermerkten müssen. Ein Beispiel dafür sind die Wartungspreise für Platten, die bei jedem Anbieter nahezu identisch sind.

Die Maintenance macht allerdings nur einen kleinen Teil der Folgekosten aus. Hier lassen sich die Kosten jedoch am ehesten minimieren - etwa dadurch, daß man ein TPM-Unternehmen beauftragt, oder indem man etwa auf einen Rund-um-die-Uhr-Service verzichtet. In den anderen Bereichen, beispielsweise bei der Personalschulung, sind die Kosten zum Teil Sache der Verhandlung mit dem Lieferanten.

Ein schlechter Weg, den Preis einer Anlage zu drücken, ist eine Verlängerung der Abschreibungszeit.

Die Planung der DV-Investitionen vollzieht sich bei uns im Rahmen einer Planung, die zirka fünf Jahre umfaßt. Bei einem derartigen Verlauf können Investitionsaufwendungen und Folgekosten nur grob geschätzt werden. Dieser Mangel wird bewußt in Kauf genommen, da der Wert des DV-Planes für uns nicht primär im Bereich der Investitionsplanung, sondern im Bereich der Anwendungsplanung liegt.

Detaillierte Kosten/Nutzen-Überlegungen werden erst vorgenommen, wenn ein bestimmtes Vorhaben aus dem DV-Plan realisiert werden soll. In diese Überlegungen gehen auch Folgekosten für Hard- und Software-Wartung sowie für Schulung ein. Die Ermittlung der Folgekosten für Wartung von Individualsoftware und Schulung ist jedoch nicht unproblematisch: Software-Wartungskosten werden nach unserer Erfahrung regelmäßig zu niedrig geschätzt. Der wesentliche Grund dafür dürfte

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Jürgen Ruhe Leiter des Referats Organisation und Datenverarbeitung im Luftfahrtbundesamt, Braunschweig

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sein, daß eine Gegenüberstellung von geplanten und tatsächlichen Kosten, also eine Nachkalkulation, im öffentlichen Bereich nicht üblich ist und die Erfahrungen daraus folglich auch nicht in die Planungsprozesse für nachfolgende Vorhaben einfließen können.

Eine besondere Problematik besteht bei den Folgekosten für Schulungsmaßnahmen. Es ist einfacher, Mittel für die Beschaffung von Hard- und/oder Software als für die Ausbildung der Mitarbeiter zu bekommen. Die von uns für die Ausbildung vorgesehenen Mittel werden stets erheblich gekürzt. Das Ausweichen auf preiswertere, herstellerunabhängige Kurse ist jedoch nur in Ausnahmefällen möglich.

DV-Folgekosten haben in der Vergangenheit bei unseren Investitionsentscheidungen kaum eine Rolle gespielt, weil wir nicht in der Lage waren, sie hinreichend genau zu prognostizieren.

Vor der Beschaffung eines neuen Rechners muß folgende Rechnung aufgestellt werden: Kaufpreis, Leasinggebühr oder Miete plus Wartung gleich Kosten. Die Wartungsgebühren sind notwendige Fixkosten und spielen aus diesem Grund eine gravierende Rolle bei unseren Investitionsentscheidungen.

Man kann gebrauchte Computer bisweilen sehr billig einkaufen. Aufgrund seiner veralteten Technik ist solch ein Rechner jedoch zumeist sehr wartungsintensiv, und dementsprechend hoch sind die Service-Gebühren. Die Summe aus Abschreibungs- und Wartungskosten für diesen angeblich so billigen Rechner ist dann wahrscheinlich sehr viel höher als für eine leistungsfähige neue Maschine.

Überspitzt ausgedrückt, ist es sowohl für mich als auch für den Anbieter gleich, ob der Rechner im Monat 99 000 Mark und die Wartung 1000 Mark kostet oder aber umgekehrt. Zusammen ergibt das immer 100 000 Mark - zumindest dann, wenn ich auf den Service nicht verzichten kann. Und das ist im industriellen Bereich, wo Ausfallzeiten bares Geld kosten, fast ausnahmslos der Fall. Außerdem gibt es abseits der Ballungszentren wie Frankfurt und München nicht

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Dr. Raimund Hinsen Abteilungsleiter Organisation/Informatik, Rhodia AG, Freiburg

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die Möglichkeit, auf Third-Party-Maintenance auszuweichen. im Klartext: Hier, in Freiburg, am Rande der Republik, kann uns niemand außer dem Hersteller selber die für uns notwendigen Reaktionszeiten zusichern.

Mit der Schulung verhält es sich anders: Wir machen grundsätzlich jeweils für ein Jahr im voraus einen Ausbildungsplan, wo unser für Schulungszwecke vorgesehenes Budget festgelegt wird. Den Ausbildungsaufwand berechnen wir allerdings nur überschlägig, und in die Entscheidung für den Kauf eines Computers fließt er nicht ein.

Die langfristig geplante Umstellung von VSE auf MVS werden wir mit Sicherheit nicht davon abhängig machen, ob und wieviel Schulungsaufwand sie erfordert. Sicherlich kann die Geschäftsleitung von uns verlangen, daß wir nach Möglichkeiten suchen, die anfallenden Kosten zu minimieren. Aber da es uns an Alternativen mangelt, hat das Endergebnis dieser Kalkulation eigentlich keinen Einfluß auf unsere Kaufentscheidung.

Im übrigen setzen wir bei der Schulung auf den Schneeballeffekt: Wir schicken einige Mitarbeiter zu Ausbildungskursen - und zwar nicht unbedingt zum Hersteller, sondern dahin, wo das Preis/Leistungs-Verhältnis am günstigsten ist. Diese Leute informieren dann Mitarbeiter in ihrer engeren Umgebung, die ihr Wissen wiederum an andere weitergeben, und so fort.