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24.01.1975 - 

Überprüfen Sie die Wirtschaftlichkeit

Ihrer EDV-Anwendungen?

Der Gesamtaufwand für Hardware, Software, Organisation, Programmierung und Operating hat heute in der BRD bereits die 18 Milliarden-Grenze Überschritten, berichtete Dr. Gilbert Obermair in CW Nr. 1/2. In Anbetracht der derzeitigen Wirtschaftslage sucht man in Anwender-Kreisen intensiv nach Möglichkeiten, Kosten einzusparen, wie die Antworten auf die Frage im "Thema der Woche", CW Ausgabe 3, ergaben: "Spüren Sie konjunkturelle Schwankungen an Ihrem EDV-Budget oder am Verhalten des Managements?"

Was tun nun die Anwender in der Praxis, um die Wirtschaftlichkeit Ihrer EDV-Anwendungen zu kontrollieren und damit die Kostenlawine in den Griff zu bekommen? CW befragte Anwender und Betroffene, ob und wie sie Kosten, Leistung und vor allem Nutzen bewerten.

Dr. F. F. Selig, Manager of Management Sciences der Mobil Oil AG, Hamburg

Der erste und sehr wichtige Schritt ist getan, wenn Leistungen und Erträge einer EDV-Anwendung monetär bewertet und auch geprüft werden. Dazu gibt es in unserem Hause seit langem

ein "Projekt Kontroll System", das sich Über alle Phasen eines EDV- Projektes erstreckt, das heißt von der Problemstellung (scoping) bis zur Projektrevision (post completion audit), wo geplanter und tatsächlicher Aufwand gegenübergestellt und Einsparungen überprüft werden. Das gehört zum täglichen Geschäft des EDV-Leiters, was jedoch nicht heißen soll, daß die endgültige Lösung gefunden und der Status vollster Zufriedenheit erreicht wurde. Ganz im Gegenteil! Der "Nutzen" einer EDV-Anwendung oder besser gesagt, eines ADV-Systems kann nicht ausreichend bewertet werden, wenn man nur Maschinenstunden, Programmieraufwand, Sachkosten, Personaleinsparung und dergleichen betrachtet. Solche Zahlen geben über die Effektivität von ADV-Systemen, speziell solcher neueren Datums, nur wenig Auskunft. Zunächst fehlen alle Bewertungen der nicht quantifizierbaren Vorteile des Systems und darüber hinaus ist auch nicht zu erkennen, inwieweit die gesteckten Ziele tatsächlich erreicht wurden (falls solche Ziele überhaupt eindeutig festgelegt waren). Den System-Nutzen als Grad der Zielerreichung zu definieren ist auch nicht ausreichend. Dies wird sofort klar, wenn man an ein "Informationssystem" denkt, dessen Wirtschaftlichkeit nur innerhalb eines umfassenden Nutzenkonzepts bewertet werden kann, und dazu gehört eine Aussage über den Wert der Information selbst. Und hier ist auch in unserem Hause noch nicht das letzte Wort gesprochen.

Diplomingenieur Hans Kober, Prokurist und Leiter der Abteilung für Datenverarbeitung Wacker Chemie GmbH

Wenn Computeranwendungen im Rahmen eines EDV-Gesamtkonzepts für das Unternehmen und nicht als isolierte Teillösungen geplant werden, ergibt sich eine brauchbare Beurteilungsmöglichkeit der Wirtschaftlichkeit durch das Verhältnis der EDV-Gesamtaufwendungen zum Umsatz des Unternehmens. Man kann sich dabei durchaus an der für die jeweilige Branche ermittelten Maßzahl orientieren, denn innerhalb dieser spiegelt der Umsatz ja direkt die Vorgangsintensität der Computeranwendungen wider. Ein wichtiges Kriterium ist außerdem, inwieweit sich beim Einsatz der Datenverarbeitung Personalkosten in Sachkosten umwandeln lassen, die von ihrer Entwicklung her wesentlich besser zu steuern sind. Soweit es sich um EDV-Projekte handelt, die über die Routinearbeiten an einem EDV-Konzept hinausgehen und nicht überwiegend den Charakter von Änderungen bestehender Abläufe und Programme tragen, müssen zusätzliche Wirtschaftlichkeitsüberlegungen angestellt werden. Ein wichtiges Hilfsmittel dazu sind die vom Auftraggeber zu benennenden Ziele des Projektes. Nur an den Zielen kann sich der Wert der Informationen für den Benutzer orientieren. Während sich der Aufwand noch klar definieren läßt, ist die Frage nach dem Nutzen einer Anwendung keine Frage der Berechnung mehr, soweit es sich nicht um klar abgrenzbare Sach- oder Personalkosten handelt.

Im übrigen muß man sich davor hüten, eine Kostenrechnung für Informationen aufzuziehen. Diese würde sich in einem Bereich bewegen, wo man durchaus die Frage nach der Wirtschaftlichkeit einer Wirtschaftlichkeitsrechnung stellen müßte.

Karlheinz Loske, Gesch.-Führer der Mannesmann-Datenverarb.-GmbH,

Lintorf/Düsseldorf

Allgemeine Richtschnur unseres Handelns ist, die heutigen und zukünftigen Probleme der Informationsverarbeitung in zeitgemäßer und zukunftsorientierter Weise für die Mannesmann-Gruppe möglichst einheitlich und kostengünstig zu lösen.

Selbstverständlich wird eine neue EDV-Anwendung mit dem Anwender bereits während der Planung einer sorgfältigen Kostenkalkulation unterzogen und mit der erwarteten Kosteneinsparung und/oder dem Nutzenzuwachs verglichen.

Die Entscheidung über die Einführung obliegt dem Anwender, der das Ergebnis der Anwendung schließlich zu vertreten hat.

Nach Einführung und angemessener Nachfrist folgt ein Abschlußbericht, in dem die Kosten-/Nutzen-Situation erneut betrachtet wird, etwa im Sinne einer Nachkalkulation. Die Erfahrung bestätigt jedoch, daß die exakte Nachkalkulation bei größeren Projekten mit Bearbeitungszeiten von mehr als einem Jahr nicht immer einwandfrei gegeben ist. Das ist dann der Fall, wenn sich die "Umwelt" des Anwendungsbereiches - nicht nur durch den EDV-Einsatz verursacht - verändert hat.

Die Kosten des laufenden EDV-Einsatzes ersehen unsere Anwender genau aus den ihnen zugeleiteten Abrechnungsunterlagen. Darin sind die Personal-, wie auch die Maschinen- und sonstigen Leistungen detailliert aufgeführt. Die Beurteilung über Kosten/Nutzen obliegt auch hier dem Anwender. Durch Verbesserungen in der Ablauforganisation des EDV-gestützten Arbeitsgebietes, in der Programmierung im weitesten Sinne und in der maschinentechnischen Verarbeitung streben wir an, unseren Kunden die Entscheidung über die Wirtschaftlichkeit des EDV-Einsatzes zu erleichtern.

Heinrich Füser, Leiter der Abt. Datenverarbeitung der Firma Wintershall AG, Kassel und Kali und Salz AG, Kassel

Ausgangsbasis für eine Nachkalkulation von EDV-Anwendungen ist in der Regel eine Kostenvergleichsrechnung. Die Kosten der EDV-Anwendung trennen wir nach Entwicklung und späterem Einsatz auf dem Rechner. Durch unsere "Projektüberwachung" erhalten wir den Aufwand an Manntagen der Organisatoren und Programmierer. Über Job-Accounting bekommen wir die Belastung des Rechners in der Test- und Einsatzphase. Einmal jährlich legen wir die Gesamtkosten des Rechners um auf die abgewickelten Arbeiten und erhalten damit einen Abrechnungssatz pro Leistungseinheit. Unter anderem konnten wir diesen Satz Ende 1974 um 12 Prozent senken obwohl die RZ-Kosten sich in 1974 um 27 Prozent erhöhten.

Bei 1 : 1-Umstellungen liefert eine Kostenvergleichsrechnung ausreichende Informationen. Fast immer sind jedoch mit der Umstellung auf EDV erhebliche Änderungen verbunden, beziehungsweise hätte eine nicht umgestellte Anwendung eine Weiterentwicklung erfahren. Damit reicht eine Kostenvergleichsrechnung nicht aus, und wir setzen eine Nutzwertanalyse an.

Eine Reihe von Verbesserungen (wie zum Beispiel Einheitlichkeit, Geschwindigkeit, Dispositionssystem statt Abrechnungssystem, Informationsgehalt) ist kaum quantifizierbar. Es gibt aber mitunter durchschlagende Faktoren, wie zum Beispiel eine Verminderung der Kapitalbindung um 6 Millionen Mark bei der Einführung unserer gruppeneinheitlichen Katalogisierung und Materialabrechnung (dieser Effekt ist nicht nur der maschinellen Abrechnung, sondern in erster Linie einer systematischen Auswertung der maschinell erzeugten Informationen zuzurechnen). Über die Ergebnisse der Nutzwertanalysen wird das Management informiert.

In eine andere Richtung geht der Vergleich unseres RZ-Kostensatzes einzelner EDV-Anwendungen (in Abhängigkeit vom Leistungsumfang) mit Werten fremder Rechenzentren, und wir streben an, trotz eines höheren beziehungsweise besser angepaßten Leistungsumfangs mit gleichen oder niedrigeren Kostensätzen zu operieren.