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19.03.1993 - 

PC-Loesungen werden klar bevorzugt

In Krankenhaeusern ist der Bedarf an EIS besonders hoch

Sie stroemt mittlerweile aus allen Ecken auf die Krankenhaus- Manager zu - die Datenlawine. Endlose Zahlenkolonnen und Stapel von gruenlinierten Computerausdrucken, Berichten, Formularen sowie Statistiken verschiedener Art belasten das Fuehrungspersonal. Doch egal wie man den Papierwust dreht und wendet beziehungsweise schneidet und klebt, sinnvolle Aussagen lassen sich daraus einfach nicht ableiten.

Um der Datenflut Herr zu werden und den Zahlen Entscheidungsrelevanz abgewinnen zu koennen, muessen diese erst einmal in brauchbare Informationen umgewandelt werden. Zu diesem Zweck werden auch in Krankenhaeusern EIS eingesetzt. Moderne Systeme zeichnen sich durch Benutzerfreundlichkeit aus und spiegeln in der Regel den aktuellen Stand der Hard- und Softwaretechnik wider.

Alles moeglichst zeitnah und online

Die Moeglichkeiten dieser Werkzeuge auf dem Krankenhaus-Sektor lassen sich auf einen einfachen Nenner bringen: Aus dem vorhandenen Zahlenmaterial der unterschiedlichen kaufmaennischen, technischen, pflegerischen oder medizinischen Fachbereiche sollen aussagekraeftige Informationen fuer die unterschiedlichen Management- und Steuerungsprozesse gewonnen werden. Sie sollen in einer leicht interpretierbaren Form vorliegen, unterstuetzt durch automatisch erstellte, datensensitive Grafiken und Berichte.

All dies hat moeglichst zeitnah und online zu geschehen, damit beispielsweise ein unerfreulicher Trend bei der Bettenbelegung oder eine Kostenexplosion bei Implantaten schnellstmoeglich zu erkennen ist. Betriebsvergleiche, Quartalsauswertungen und aktuelle Soll-Ist-Analysen sind mit dem EIS im Idealfall jederzeit abrufbereit.

Die mit Hilfe eines solchen Systems erzeugten Berichte koennen in der ersten Ebene hochverdichtete Informationen darstellen, vergleichbar vielleicht mit dem altbekannten Deckblatt. Bei Bedarf lassen sich, veranlasst vom Anwender, weitere Details am Bildschirm sichtbar machen - natuerlich farbig und mit geringem Aufwand.

Die konsequente Anwendung der Exception-reporting-Technik sowie des Top-down-Verfahrens unterstuetzt den Analysevorgang. Der Anwender wird nicht mehr mit einem Datenwust konfrontiert, sondern er steuert selbstaendig die Informationsmenge und -tiefe sowie die Art der Darstellung. Dabei wird er durch Farbkodierung (Ampelfarben) und Symbole unterstuetzt, die sich aufgrund ihrer Datensensitivitaet den veraenderten Gegebenheiten automatisch anpassen sollten.

Aus Kostengruenden oft selbstgestrickte Loesungen

In den USA haben sich neben den traditionellen mausgestuetzten Loesungen auch sogenannte Touch-screen-Techniken durchgesetzt. Der Anwender benoetigt weder eine Tastatur noch eine Maus, deren Benutzung ungeuebten Managern ohnehin Raetsel aufgibt.

Die relativ hohen Kosten eines umfassenden EIS fuer Krankenhaeuser liessen bisher oft nur weniger ausgereifte, zum Teil sogar selbstgestrickte Loesungen zu. Bekanntlich geht es nicht nur um die Lizenzgebuehren fuer ein Tool oder um die erstmalige Systementwicklung, sondern vor allem um die hohen Kosten einer mittel- und langfristigen Pflege.

Die vom Anwender erstellten Auswertungen sind von Kriterien wie Qualitaet, Aussagekraft, Aktualitaet, Vollstaendigkeit und Bedienerfreundlichkeit beeinflussbar. Mit diesen Faktoren steht und faellt ein EIS-Projekt. Das Geheimnis einer gut funktionierenden Loesung liegt also unzweifelhaft im Design und in der Qualitaet der zugrundeliegenden Datenstrukturen.

Manuelle Dateneingabe ist viel zu aufwendig

Die Vorgehensweise bei der Implementierung von EIS in Krankenhaeusern ist mit Projekten aus der Industrie durchaus vergleichbar. Ein Motivator aus der Fuehrungsriege ist fuer den Projekterfolg unabdingbar. Zunaechst muessen die potentiellen Anwender gewonnen werden, ihre Informationsbeduerfnisse sind zu ermitteln. Schwieriger ist es, den Detaillierungsgrad der benoetigten Informationen und die kritischen Faktoren zu definieren. Diese steuern saemtliche nachfolgenden Aufgaben. Ausserdem ist der Zugriffsschutz festzulegen, und die Standardberichte muessen abgestimmt werden.

Alle in Frage kommenden Daten und ihre Quellen muessen einer Analyse unterzogen und nach Moeglichkeit in das EIS integriert werden. Eine manuelle Dateneingabe ist auf lange Sicht viel zu aufwendig und stellt nur eine zusaetzliche Fehlerquelle dar. Beste Voraussetzungen sind gegeben, wenn bereits ein Management- Informationssystem vorhanden ist, das den notwendigen Unterbau fuer das EIS bieten kann.

Einigen schwer kalkulierbaren Phaenomenen begegnet man erst waehrend der Implementierung. So kommt es vor, dass die Projektteilnehmer ploetzlich Datendefizite feststellen. Sie vermissen bestimmte Zahlen, die fuer besondere Analysen unabdingar sind. Entweder waren diese Informationen auch vorher nicht vorhanden, oder sie liegen in einer Form vor, die eine Darstellung unmoeglich macht.

Ein anderes Problem entsteht, wenn ploetzlich Widersprueche festgestellt werden. Keine Statistik gleicht der anderen, Personalzahlen variieren, Vergangenheitszahlen sind unvollstaendig, selbst Kennzahlen werden unterschiedlich interpretiert. Ursache fuer das entstehende Durcheinander ist in der Regel eine uneinheitliche DV-Infrastruktur, die benutzerunfreundliche Datensysteme zur Folge hat.

Redundanzen sollte vermieden werden

Die meisten angebotenen EIS-Produkte werden mit diesem Problem recht gut fertig - diesen Eindruck vermitteln zumindest die Aussagen der Hersteller. Gute Systeme sind offen zu den gaengigsten Datenbanken und deren Abfragesprache, vor allem SQL. Sie erlauben entweder einen direkten Lesezugriff auf die Quelldaten oder unterstuetzen einen intelligenten Datenaustausch ueber die ASCII- Norm, den Distributed Data Exchange (DDE) oder Tabellenkalkulations-Formate.

Eine grosse Bedeutung kommt neben der Definition der sogenannten kritischen Erfolgsfaktoren und der Schluesselindikatoren dem leichten Zugriff auf die unterschiedlichen Informationsquellen zu. Dabei sind Redundanzen zu vermeiden. Vorzugsweise sollten automatisierte Verfahren die Daten aus den Subsystemen an das EIS liefern. Das Einbeziehen von Daten aus bis zu fuenfzehn verschiedenen Informationsquellen ist bei einem heutigen EIS durchaus ueblich. Ueber vorgeschaltete Pruefroutinen laesst sich bereits ein hohes Mass an Qualitaet und Integritaet sicherstellen. Bei unvollstaendigem Material oder sonstigem Fehlverhalten muss der Anwender gewarnt werden.

Die rasante Entwicklung der Informationstechnologien macht eine noch weitergehende und einfachere Integration von Daten, Bildern, Text und Sprache schon in naher Zukunft wahrscheinlich. Erste Produkte befinden sich bereits im Einsatz, das Echo ist durchweg positiv.

Die fuer das EIS relevanten Daten sind im Krankenhaus aehnlich wie in allen anderen Unternehmen oft in nicht kompatiblen DV-Systemen gespeichert. Ein problemloser Datenaustausch ist somit nicht immer moeglich. Dieses Handicap ist wohl ausschlaggebend dafuer, dass die meisten Systeme auf PCs basieren, sei es als Einzelplatzloesung oder eingebunden in ein Netz (LAN). Dieser Trend wird verstaerkt durch das Streben vieler Anwender nach groesserer Unabhaengigkeit von der zentralen DV, die in der Regel hoffnungslos ueberlastet und wegen veralteter Programme und Hardware kaum in der Lage ist, den heutigen Anforderungen gerecht zu werden.

Kriterien fuer den Erfolg von EIS-Projekten

Am weitesten verbreitet sind heute PC-Systeme mit Windows- Unterstuetzung, die auf Rechnern mit Intel-Prozessoren (386, 486) laufen. Einige wenige Anbieter haben Loesungen unter IBMs OS/2- Betriebssystem oder auf Apples Macintosh-Rechner im Angebot. Hinzu kommen Pakete fuer die traditionelle Grossrechner-Welt und fuer die mittlere Datentechnik. Moegen sich auch die Resultate dieser Systeme stark aehneln, so unterscheiden sie sich doch gehoerig in ihrer jeweiligen Grundphilosophie. Es besteht vor allem ein gravierender Unterschied zwischen einer "Corporate Solution", also einer krankenhausuebergreifenden und vollstaendig integren Anwendung, und einer reinen Individualloesung.

Einige Systeme bieten darueber hinaus bereits teilweise vorgefertigte EIS-Applikationen, die dann vom Anwender nur noch an die eigenen Belange angepasst werden muessen. Die richtige Auswahl wird dem Entscheider also nicht leicht gemacht.

Ein erfolgreiches EIS "lebt" und muss nicht nur wegen der staendigen optischen Modifikationswuensche seitens der Anwender, sondern vor allem aufgrund der im praktischen Einsatz gewonnenen Erfahrungen und Ideen staendig inhaltlich angepasst werden. Die zentrale Herausforderung liegt unzweifelhaft darin, die richtige Balance zwischen dem theoretisch moeglichen Informationsangebot und dem Bedarf der jeweiligen Management-Hierarchie zu finden.

Die Daten aus den operativen, transaktionsorientierten Systemen an der Basis lassen sich mit Hilfe von Analysesystemen wie zum Beispiel Tabellenkalkulationen oder flexiblen Controlling-Systemen verdichten beziehungsweise filtern und fuer das Topmanagement aufbereiten. Um das EIS nicht ueber Gebuehr aufzublaehen und moeglichst kurze Antwortzeiten (maximal drei Sekunden) gewaehrleisten zu koennen, muss exakt definiert werden, wie weit ein direkte Datenzugriff, der ja situationsbezogen vom jeweiligen Anwender initiiert wird, zugelassen werden soll. Ein direkter Zugriff auf Echtzeitdaten des laufenden Betriebes, etwa aus der Finanzbuchhaltung oder der Materialwirtschaft, ist in der Realisierung kompliziert und fuer Fuehrungskraefte kaum sinnvoll.

In der Vergangenheit gerieten einige EIS-Projekte zu Misserfolgen, weil falsche Konzeptionen zugrunde lagen, zu hohe Erwartungshaltungen geschuert wurden und die Techniken weder ausgereift noch benutzerfreundlich waren. Schon nach relativ kurzer Zeit verschwanden teure Softwarepakete wieder in der Versenkung. Mittlerweile wird das EIS-Image besser. Erfolgreiche Installationen in der Industrie geben Anlass zu berechtigter Hoffnung.

Sollen die Systeme auch im Gesundheitswesen erfolgreich sein, so muessen die Lehren aus der Vergangenheit gezogen werden. Folgende Aspekte sind fuer den Erfolg ausschlaggebend:

- die Konzeption (weniger ist oft mehr),

- eine pragmatische Implementierung ueber Prototypen,

- modulare Ausbaufaehigkeit,

- benutzerfreundliche Oberflaechen und schnelle Antwortzeiten,

- vertretbare Lizenz- und Entwicklungskosten sowie

- Verwendung gaengiger Standardtechniken

*Hans-Peter Leissle ist Geschaeftsfuehrer der EDV Beratung Leissle & Partner in Muenchen.