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Kriterien bei der Einführung von elektronischer Schriftgutverarbeitung (Teil 1)


15.11.1991 - 

In- und Output-Information in die richtigen Kanäle leiten

Durch die größer werdende Produktvielfalt stellt sich zukünftigen Anwendern von elektronischen Schriftgutverarbeitungs-Systemen die Frage, worin sich die angebotenen Produkte eigentlich unterscheiden und wie diese eine effiziente Bearbeitung von Geschäftsvorfällen unterstützen. In diesem Artikel stellt Jürgen Edelmann einige wesentliche Unterscheidungsmerkmale verschiedener Produkte vor.

Immer mehr Hersteller bieten Produkte zur elektronischen Schriftgutverarbeitung an. Hersteller informieren potentielle Anwender darüber, welche Kostenreduktionen sich durch den Übergang von der Papier- zur Image-Verarbeitung zusammen mit der Archivierung auf optischen Platten realisieren lassen.

Betriebe nehmen bei der Informationsverarbeitung einen Medienbruch hin: Sie produzieren Schriftstücke computergestützt, die in Datenbanken abgespeichert sind; eingehende Informationen werden jedoch in Papierform verarbeitet und archiviert.

Die Vorteile der elektronischen Verarbeitung

Image-Verarbeitungssysteme eröffnen die Möglichkeit, ein- und ausgehende Informationen gemeinsam zu verwalten, indem eingehendes Schriftgut erfaßt und mit elektronischen Mitteln weiterverarbeitet wird. Folgende Vorteile lassen sich dadurch erzielen:

- Informationen sind stets aktuell, da keine überholten Papierkopien vorliegen.

- Informationen sind konsistent, da Mitarbeiter keine privaten Anmerkungen an Papierkopien machen.

- Die Benutzer greifen auf alle Informationen sofort zu, da lange Such- und Transportzeiten entfallen.

- Mehrere Anwender können gleichzeitig auf dieselbe Information zugreifen.

- Der leichte Zugriff ermöglicht es, Informationen bei Bedarf heranzuholen statt Kopien zu horten.

Optische Platten seit 10 Jahren auf dem Merkt

Auslöser dieser Entwicklung war die Entwicklung optischer Platten, die eine Langzeitarchivierung von Informationen bei hoher Speicherdichte ermöglichen. Erste Systeme mit optischen Platten sind seit etwa zehn Jahren auf dem Markt erhältlich. Nach dieser Pionierphase, in der es um die Erprobung technischer Eigenschaften ging, tritt jetzt die eigentliche Anwenderforderung in den Vordergrund: Die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen muß effizienter gestaltet werden. Das Marktpotential in diesem Bereich wird zur Zeit sowohl hersteller- als auch kundenseitig erkannt, so daß Marktforscher ein starkes Wachstum für Image-Verarbeitungssysteme prognostizieren (siehe CW Nr. 33 vom 16. August 1991, Seite 2: "Bildverwaltungssysteme erleben in Europa zur Zeit einen Boom").

Vor der Anschaffung eines Image-Verarbeitungssystems diskutieren Anwender heute nicht mehr das Speicherverfahren oder die Kapazität einer optischen Platte, die Kernfragen lauten vielmehr:

- Wie läßt sich ein Image-Verarbeitungssystem in die individuelle Systemumgebung integrieren, so daß es mit vorhandenen Hardwareressourcen kommuniziert?

- Wie läßt sich die Software zur Image-Verarbeitung in bestehende Anwendungen integrieren?

- Inwieweit können Images, also uncodierte Informationen, mit Daten aus anderen Beständen, also codierten Informationen, verbunden werden?

Untersucht der Anwender die verfügbaren Systeme auf diese Fragen, so ergeben sich große Unterschiede. Während zum Beispiel IBM die Zentralrechnerlösung Imageplus als ergänzende Anwendung auf einem Mainframe einsetzt, stellen die meisten anderen Hersteller Client-Server-Architekturen vor, die sich auf allen Ebenen an etablierten Standards orientieren.

Meist wird eine Unix-Variante als Betriebssystem der Server eingesetzt, während die Clients in der Regel unter MS-DOS mit MS-Windows 3.0 laufen. Aus diesen verschiedenen Architekturen resultieren sehr unterschiedliche Anforderungen an die Kommunikationsfähigkeit des Image-Verarbeitungssytems.

Ähnliches gilt für die Software. Fast alle Image-Verarbeitungssysteme erlauben es, zur Verwaltung von Suchinformationen beliebige relationale Datenbanksysteme mit einer SQL-Schnittstelle einzusetzen, auch wenn das Datenbanksystem auf einem Mainframe residiert.

Zur Integration der Software in bestehende Anwendungen gehört jedoch mehr: Auch Zugriffsschutzverfahren und ganze Arbeitsschritte einer Vorgangsbearbeitung müssen zusammen mit Routinen zur Verarbeitung von Images genutzt werden können. Da Hersteller hierfür keine Standardlösungen anbieten, sind die Entwicklungswerkzeuge für kundenspezifische Anwendungen und deren Einbindung in das Gesamtsystem entscheidend.

Um wirklich Medienbrüche zu verhindern, müssen jedoch auch die Daten verschiedener Quellen zusammengeführt werden können. Hier sind zwei Tendenzen von Bedeutung: Zum einen können in Bürokommunikationssystemen sogenannte multimediale Dokumente realisiert werden, indem zum Beispiel Schriftstücke bearbeitet werden, die neben Texten und Grafiken auch Images enthalten.

Die Basis hierfür liefert der bekannte Standard ODA/Odif, auf dem erste Dokumenteneditoren aufsetzen (zum Beispiel Decwrite von Digital). Zum anderen kann der Zugriff auf uncodierte Informationen reduziert werden, indem mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognition) Teil-Images in codierte Informationen überführt und zusammen mit anderen Daten weiterverarbeitet werden. Hierzu ein Beispiel: Kann in einem Brief das System eine Absenderangabe als solche erkennen und den Inhalt erschließen, so läßt sich die gewonnene Information automatisch in eine Kundendatenbank eintragen und weiter nutzen.

Andernfalls muß die Adresse als Image angezeigt und von einem Benutzer durch Abtippen in eine Bildschirmmaske in die Datenbank übernommen werden.

Schulung und Erfahrungsaustausch

Wie bereits angedeutet, erschöpft sich die Aufgabe bei der Einführung von Image-Verarbeitung jedoch bei weitem nicht in der Auswahl des optimalen DV-Systems. Ein Projekt mit einer derartigen Komplexität wird durchgeführt, indem ein System in einem Pilotfeld, zum Beispiel einer Abteilung, installiert und getestet wird. Erst nach einer Testphase fällt die Entscheidung über die weitere Nutzung. Die Aufgaben des Herstellers enden deshalb keineswegs mit der Installation von Geräten. Vielmehr ist es erforderlich, auch die Systemeinführung zu betreuen, Benutzer zu schulen, einen Erfahrungsaustausch zwischen Kunden zu ermöglichen etc.

Deshalb ist bei der Systemauswahl auch zu prüfen, welchen Stellenwert das Image-Verarbeitungsprodukt im Portfolio des Herstellers einnimmt. Ein Spezialanbieter bietet in der Regel eine optimale Betreuung.

Damit der Anwender ein Projekt dieser Art erfolgreich durchfuhrt, muß er neben der Technikauswahl der Untersuchung und Reorganisation von Arbeitsabläufen große Bedeutung beimessen.

Jürgen Edelmann arbeitet als Berater bei der PU Unternehmensberatung, Ellerau.