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26.03.1993 - 

Wissen als wertvolle Ressource

Information-Sharing - ein Weg zum Unternehmenserfolg

"Von dem menschlichen Wissen ueberhaupt in jeder Art existiert der allergroesste Teil stets nur auf dem Papier, in den Buechern, diesem papiernen Gedaechtnis der Menschheit. Nur ein kleiner Teil desselben ist in jedem gegebenen Zeitpunkt in irgendwelchen Koepfen wirklich lebendig ... Wie schlecht wuerde es also um das menschliche Wissen stehen, wenn Schrift und Druck nicht waeren! Daher sind die Bibliotheken allein das sichere und bleibende Gedaechtnis des menschlichen Geschlechts, dessen einzelne Mitglieder alle nur ein sehr beschraenktes und unvollkommenes haben."

Dieses Zitat aus den Paralipomena von Arthur Schopenhauer hat heute mindestens die gleiche, wenn nicht eine noch groessere Bedeutung als seinerzeit, zumal wir heute einerseits davon ausgehen, dass sich das Wissen der Menschheit alle fuenf Jahre verdoppelt.

Halbwertzeit des Wissens

Andererseits erweist sich nach drei bis vier Jahren die Haelfte dieses Wissens als obsolet. Wir sprechen von der Halbwertszeit des Wissens ! Wer wird in Zukunft "wissen" oder "wissen lassen"?

Unter Information verstehen wir den Transfer von Wissen oder den Prozess der Wissensvermittlung auch im Sinne der Wissensveraenderung oder -erweiterung. In der modernen Industriegesellschaft ist Wissenstransfer, also Information, eine wichtige Ressource und ein Kapital, ohne das moderne Volkswirtschaften nicht mehr funktionieren. Chancen und Prestige werden danach bemessen, wie zielgerichtet und rationell Informationen zur Steuerung komplizierter organisatorischer und produktiver Ablaeufe in Wirtschaft, Forschung und Verwaltung nutzbar gemacht werden koennen. Gerade im europaeischen Binnenmarkt werden der Umgang mit Informationen und deren Nutzung neue Dimensionen erreichen. Dieser Herausforderung muss man sich stellen, um zu bestehen.

Internationale Online-Datenbanken - weltweit existieren 6000, mit steigender Tendenz -, intelligente Informations-Retrieval-Systeme, linguistische Methoden, sinnerkennende Programme, Experten- und wissensbasierte Systeme, Hypertext und neuerdings objektorientierte Datenbanken sind Konzepte, die sich anbieten, um Informationsvorspruenge zu erreichen oder Wissensluecken zu fuellen. Online-Datenbanken sind die Enzyklopaedien von morgen; sie fungieren in erster Linie als Informationsquellen und Substitute fuer Buecher, Zeitschriften, Nachschlagewerke, Kongressberichte, Sitzungsprotokolle etc. Doch ihre Nutzung ueberfordert jeden, der nicht ueber Hilfsmittel verfuegt. Die Datenbanken werden nach der Art der Information unterschiedlich klassifiziert.

Die Kosten-Nutzen-Relation fuer den Aufbau und die Nutzung moderner Informations-Retrieval-Systeme wird immer einen besonderen Stellenwert haben, vor allem angesichts einer wirtschaftlichen Rezession.

Leider setzen die meisten Unternehmen in der Regel zuerst in den Informations- und Dokumentationsabteilungen - gerade an diesem fuer Firmen und Institutionen neuralgischen Punkt - den Rotstift an.

Beim Einsatz der Datenverarbeitung galt oder gilt das Argument der Rationalisierung. Wichtig ist jedoch, dass Informationssysteme sich in einem adaequaten organisatorischen Umfeld befinden muessen, wenn sie effektiv arbeiten sollen. Heute verknuepfen moderne integrierte Informations-Retrieval-Systeme bei rationeller Arbeitsteilung verschiedene Arbeitstechniken und machen den gleichzeitigen Einblick in Gesamtablaeufe moeglich; sie verlangen allerdings auch vom Benutzer mehr Interaktionswissen und rasche Wahrnehmungs- sowie Planungsfaehigkeiten, um kreativ und mehrdimensional mit kompakten Wissensbestaenden umgehen zu koennen. Deshalb muss der Stellenwert der Nutzung und Pflege eines modernen Retrieval-Systems in einem Unternehmen relativ hoch angesetzt werden.

Die Zukunft der Inhouse-Netztechnologie wird sehr stark von neuen Netzarchitekturen gepraegt. Neben die bildschirmorientierte Transaktionsverarbeitung der Grossrechnerwelt tritt die anwendernahe Client-Server- orientierte Informationsverarbeitung mit vernetzten PCs und Workstations. Damit sowie mit Window-Technik und Farbgrafik stehen heute Moeglichkeiten zur Verfuegung, um alle relevanten Informationen direkt an den Arbeitsplatz zu holen, von denen Informationsverarbeiter frueher nur traeumen konnten. Dennoch zeigen beispielsweise Diebold-Erhebungen, dass noch immer 80 Prozent aller Berichte fuer das Management manuell oder anhand von DV-Listen zusammengestellt werden.

Oekonomisch gesehen stellt sich beispielsweise die Frage, warum nicht mehr Kooperation in einem Informationsverbund unter Ausnutzung lokaler und regionaler Netzwerke praktiziert wird, um einen partnerschaftlichen Ergaenzungseffekt zu erzielen. Dass Unternehmen gleicher Sparten oder Branchen, Institutionen mit gleichen oder aehnlichen Themenkreisen, Fachrichtungen und Disziplinen als aktive Partner in einem Informationsverbund zusammenarbeiten, ist in einigen Faellen schon Realitaet. Mehrfacharbeit wird damit vermieden, die fuer alle Partner gleichen Arbeitsvorgaenge werden rationalisiert. Alle profitieren von einem grossen Datenpool, der viel mehr bieten kann, als es ohne eine solche Kooperation moeglich waere.

Scheitern partnerschaftliche Vorhaben vielfach noch immer am Konkurrenzdenken einzelner Unternehmen oder gar ihrer Abteilungen untereinander? Information-Sharing sollte viel haeufiger praktiziert werden. In den oekonomischen Bereich gehoert auch die schon eingangs erwaehnte Frage nach der Relevanz einer Information, denn nur die zutreffende Information ist fuer das Unternehmen zugleich auch wirtschaftlich. Nutzer von externen Online- oder Volltext-Datenbanken wissen sehr wohl, wie schwierig es ist, die richtige Information bei einer Recherche aus einem grossen Datenpool zu erhalten. Nicht selten enden zunaechst euphorische Recherchen im Frust, weil das Ergebnis nicht relevant ist, die Suche zu lange dauert und die Anschaltkosten relativ hoch sind.

Hier koennen nur "Informationsvermittler" mit Erfahrungen sowie Kenntnis der Fach- und Dokumentationssprache beziehungsweise der Struktur der Datenbank, verbunden mit Kreativitaet und Geduld, wirklich gute Rechercheergebnisse erbringen, die allerdings ihr Geld kosten. Doch gilt schon jetzt, dass mit intelligenter Software die Systeme benutzerfreundlicher und auch oekonomischer sind.

Wenn grosse Datenbestaende zu erschliessen und exakte Recherchen durchzufuehren sind, ist die Verwendung eines "Controlled Vocabulary", das heisst eines Thesaurus, zwingend notwendig. Moderne Informations-Retrieval-Systeme verstehen darunter die alphabetische und strukturelle Sammlung aller sprachlichen Bezeichnungen eines bestimmten Sachbereichs, einschliesslich ihrer semantischen Beziehungen in einem System mit entsprechenden Querverweisen (siehe Norm DIN 1463). Nur mit einem solchen Kommunikationsmittel ist sowohl die sichere Verstaendigung zwischen dem Anfragenden und dem System als auch der Dialog zwischen dem Indexer und der schon im System vorhandenen oder neu hinzukommenden Datenmenge moeglich.

Klassische Thesauri hat es schon immer gegeben. In der Regel liegen sie in gedruckter Form vor, die heute nicht mehr als benutzerfreundlich angesehen werden kann, was Aktualisierung und Handhabung betrifft. Wesentlich ist, dass der moderne Online- Thesaurus in der Datenbank integriert ist. Erst in dieser Form eroeffnen sich fuer ein Retrieval-System und dessen Nutzung neue Moeglichkeiten.

Unser Wortschatz veraendert sich staendig. Ein Thesaurus muss deshalb ein offenes System von Begriffen sein. Im Streben nach Einheitlichkeit, Deutlichkeit und sprachlicher Oekonomie wird dieser Wortschatz von dem damit einhergehenden Erkenntnisprozess zusaetzlich beeinflusst. Neue Begriffsbildungen, differenziertere Bedeutungen sind die Folge. Dies gilt im besonderen Masse fuer die Wissenschaft und Technik, wie auch fuer die Verwaltung und die Bereiche Wirtschaft und Politik.

Dynamische Entwicklung macht die Suche schwierig

Eine sprachliche Formulierung hat nicht nur ihre logische Struktur, sondern wird von ihrem unmittelbaren, alltaeglichen und berufsspezifischen Sprachgebrauch bestimmt. Die Funktion beziehungsweise die Verwendung einer sprachlichen Aussage ist erst im jeweiligen Handlungskontext zu verstehen.

Die in den Aussagen benutzten und benoetigten Begriffe werden aufgrund von Konventionen erhalten, die entweder stillschweigend uebernommen wurden oder diskursiv zu ermitteln sind (Ludwig Wittgenstein). Das bedeutet fuer die Praxis: Je dynamischer sich eine Fachsprache entwickelt, um so schwieriger wird das Suchen in einem grossen Datenpool und auch das Indexieren von Informationen jeglicher Art.

Hinzu kommt die - gerade in bezug auf Europa - angestrebten Mehrsprachigkeit des Wortschatzes. Hier kann nur ein mit dem Datenbestand wachsender, dynamischer Thesaurus durch seine Strukturierung, seinen Hinweis auf Synonyme oder aehnliches die Arbeit erleichtern, also die Treffsicherheit erhoehen und die Ballastquote niedrig halten. Ein weiteres Merkmal eines modernen integrierten Online-Thesaurus ist dessen Realtime- Korrekturmoeglichkeit, wobei gleichzeitig auch im Datenbestand automatisch die entsprechenden Aenderungen erfolgen muessen. Nur so koennen sowohl die Daten als auch der Thesaurus aktuell gehalten werden.

Thesaurus: eine Huerde fuer die Anwender

Jeder kennt das Problem der Datenleichen in einem Bestand oder auch das Nichtauffinden von aelteren Dokumenten, weil frueher Suchbegriffe verwendet wurden, die heute in der Form nicht mehr ueblich sind.

Die Pflege eines Datenbestandes und seine Aktualitaet sind ein Mass fuer den generellen Wert einer Dokumentation. Um diese moeglich zu machen, muss die Software entsprechende benutzerfreundliche Funktionen bieten.

Die Erstellung und der Aufbau eines Thesaurus, das heisst das Sammeln von Suchbegriffen und die Bestimmung ihrer begrifflichen Relationen, werden mit Recht von den Benutzern als Huerde betrachtet.

Rechnerunterstuetzte Funktionen fuer Aufbau und Pflege einer Datenbank muessen hier Hilfestellung leisten. Funktionen zur Gedaechtnisstuetze, automatisches Kopieren von Begriffen oder auch Phrasen von schon einmal verwendeten Suchparametern in die neu zu indexierenden Dokumente haben eine rationelle Arbeitsweise mit geringer Fehlerquote zu ermoeglichen.

Der Wortschatz, also alle Suchbegriffe (Deskriptoren und Nichtdeskriptoren), muessen am Bildschirm einsehbar und durch einfaches Markieren auszuwaehlen sein. Voraussetzung hierfuer ist, dass es sich um ein transaktionsorientiertes Datenbanksystem handelt.

Multiple Eintragungen je Feld und Felder variabler Laengen sind notwendig. Die Suchbegriffe muessen invertiert werden, das heisst, jeder potentielle Suchbegriff wird in einem geordneten Index mit einer Liste der Dokumentadressen gefuehrt, in denen der Begriff vorkommt. Mit dem Zugriff auf den Suchbegriff und dessen invertierte Listen hat das System sofort alle Fundstellen parat. Nur mit einem solchen Informationssystem ist auch eine partnerschaftliche Kooperation moeglich.

Information-Sharing in der taeglichen Praxis

Ein Beispiel fuer effektives Information-Sharing gibt es beim Fachinformationsverbund Internationale Beziehungen und Laenderkunde (FIV IBLK). Die Stiftung Wissenschaft und Politik in Ebenhausen/Isar betreibt schon seit Jahren mit neun Instituten in der BRD und im europaeischen Raum einen partnerschaftlichen Informationsverbund.

Die Datenbank enthaelt derzeit etwa 280 000 Literaturnachweise aus Buechern und Zeitschriften, Reports, amtlichen Veroeffentlichungen und Fakten in Form von Vertraegen, Abkommen, Protokollen, die in englischer, deutscher und anderen europaeischen Sprachen vorliegen.

Der jaehrliche Zuwachs betraegt etwa 20 000 Dokumente. Hauptaufgabe dieser Institution und ihrer Partner ist die wissenschaftliche Analyse der globalen politischen Praxis, wobei der Akzent auf weltpolitischer Aktualitaet liegt und die internationalen Verflechtungen sowie die Entwicklungen im Fernen und Nahen Osten, Afrika und Lateinamerika eine entscheidende Rolle spielen. Allein schon diese thematische Vielfalt zwingt zu partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit aehnlich strukturierten Instituten. Ergaenzt wird dieses Vorhaben durch eine umfangreiche Bibliothek, die in die Dokumentations- und Informationsarbeit integriert wurde.

Voraussetzungen fuer den reibungslosen Ablauf

Realisieren liess sich das Projekt mit der dem Programm "Domestic" von KTS Informations-Systeme in Muenchen, das den Anforderungen in bezug auf den Aufbau einer arbeitsteiligen und partnerschaftlich strukturierten Datenbank entsprach. Der Schwerpunkt liegt in der intellektuellen Indexierung, man befindet sich damit im Gegensatz zum Trend auf dem amerikanischen Datenbankmarkt. Dort sind vielfach Volltextsysteme im Einsatz. Beide Methoden unterscheiden sich erheblich in bezug auf Relevanz, Recall und Redundanz.

Was sind nun die Voraussetzungen fuer den reibungslosen Ablauf innerhalb dieses Informationsverbundes? Fuer die periphere Geraeteausstattung ist jeder Partner selbst verantwortlich. Einen hauseigenen File kann jedes Mitglied aufbauen. Akzeptiert werden muessen allerdings

- die vorgegebene Software,

- die Datenformate, das heisst das Kategorienschema,

- gemeinsam erarbeitete Abkuerzungen und

- der bestehende Thesaurus.

Alle Daten sind fuer die Partner nach der Online-Realtime- Erfassung sofort abfragbar. Ueber Datenfernuebertragung erfolgt der Zugriff auf die Datenbank, die auf dem IBM-Grossrechner des Dienstleistungsrechenzentrums der Info AG, Hamburg, betrieben wird. Bezeichnend fuer die Aktualitaet dieser Datenbank ist, dass sie dem Bundestag sowie Bundesministerien ueber Online-Anschluesse zur Verfuegung steht und dort auch haeufig genutzt wird. Ebenso kann sie als Online-Datenbank ueber den europaeischen Host ESA-ESRIN in Frascati angezapft werden. Dies ist ein seltenes Beispiel dafuer, wie sich eine Inhouse-Datenbank ueber einen arbeitsteiligen Informationsverbund bis hin zu einer international verfuegbaren, oeffentlichen Online-Datenbank entwickelt.

*Brigitte Meiss ist freie Journalistin und Buchautorin in Starnberg.

Abb: Je nach Art der Information werden Online-Datenbanken in unterschiedliche Kategorien eingeteilt. Quelle: Meiss