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24.01.1986 - 

Kostenrechtfertigung von Enduser-DV ist ein Managementproblem:

Informationen sind noch zu unstrukturiert

Im Bereich der Endanwender-DV ist sowohl die Technologie als auch die Art und Weise, wie sie verwendet werden kann, einem ständigen Entwicklungsprozeß unterworfen. Unternehmen benutzen neue Softwareprodukte, und die Zulieferer bieten eine größere Integration ihrer Computersysteme an. Diese Entwicklung setzt sich innerhalb der Unternehmen fort, womit sich die Bewertung der Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens ändert.

Hierzu wurden Bewertungskriterien entwickelt und erfolgreich in der Maschinenbau- und verarbeitenden Industrie eingesetzt. In diesem Industriebereich sind Kapitalinvestitionen üblich, und die Rentabilitätsschätzung einer Investition kann leicht am Produktivitätszuwachs gemessen werden. Im nicht so eng begrenzbaren Bürobereich sind große Kapitalinvestitionen seltener, und es ist traditionell nicht so, daß die Aufmerksamkeit des Managements auf die Bewertung einer solchen Investition gerichtet ist.

Einige der Probleme, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben, ergeben sich aus dem Versuch, Kriterien auch im Bürobereich anzuwenden, die auf der Bewertung industrieller Arbeit und dem Produktivitätszuwachs basieren. Die Gründe dafür liegen in der Tatsache, daß die vom Management verarbeiteten Informationen unstrukturiert sind. Die Aufgaben, die es erfüllt, sind nicht so routinemäßig wie Herstellungsprozesse. Es muß demnach ein anderer Ansatz gefunden werden, um einen verbesserten Entscheidungsprozeß zu bewerten. Außerdem ist es schwierig, die Vorteile vorauszusagen, die von der Endanwender-DV ausgehen, bevor die neuen Technologien beherrscht und alle Informationen in gut strukturierten Datenbanken erfaßt worden sind.

Man findet meistens drei Kriterien nach denen die Wirtschaftlichkeit einer Investition bewertet wird. Diese basieren auf der Untersuchung von Papiermengen, Zeitauslastung und Arbeitsergebnissen.

Der "Papiermengen-Absatz" gleicht der Bewertung der Produktivität in der Werkhalle. Er kann sich für Unternehmen mit genau definierten und sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben eignen. Einsparungen lassen sich in bezug auf die folgenden Punkte vornehmen:

- Ausschalten von doppelter Informationsverarbeitung,

- Verringerung der Bearbeitungsebenen,

- Platzeinsparung und

- Verminderung der Produktionskosten.

Der "Zeitauslastungs-Ansatz" bewertet, wie Zeit innerhalb eines Unternehmens verwendet wird, und setzt gesparte Zeit mit einem Geldwert gleich. Diese Technik wird häufig in Pilotprojekten angewendet, wo nach Einschätzung einer kleinen Arbeitsgruppe das Ergebnis auf den übrigen Teil des Unternehmens über tragen wird. Hier lassen sich Einsparungen wie folgt ausmachen:

- Reduzierung unproduktiver Tätigkeiten,

- Verminderung von Unterbrechungen und

- Verringerung der Bearbeitungsebenen.

Die Kostenrechtfertigung hängt dann von der Fähigkeit der Managements ab, die eingesparte Zeit sinnvoll auszunutzen.

Der "Arbeitsergebnis-Ansatz" - als dritter und letzter Punkt der anwendbaren Techniken - gleicht der Untersuchung der Papiermenge, aber er konzentriert sich mehr auf den Informationsinhalt und den Zweck der Papiermenge. Vorteile lassen sich wie folgt feststellen:

- Zunahme der Arbeitsbelastung,

- Einhalten von Terminen,

- schnellerer Service und

- verbesserte Qualität des Services.

Die Kostenrechtfertigung ist dann abhängig von der subjektiven Werteinschätzung des Arbeitsergebnisses und seiner Verbesserung.

Diese drei Bewertungskriterien verwenden hauptsächlich quantitative Methoden, um eine Verbesserung der Leistungsfähigkeit zu messen. Sie lassen sich jedoch nur unzureichend auf ein verbessertes Management oder fachliche Produktivität anwenden - wenn solche Begriffe überhaupt definiert werden können. Im oberen Managementbereich lautet das Bewertungskriterium: Wirksamkeit und nicht Wirtschaftlichkeit. Wirksamkeit steht im Zusammenhang mit der Eigenverantwortung des Managers im Erstellen und Erreichen der Unternehmensziele. Auf dieser Managementebene kann die Endbenutzer-DV in dem Maße gerechtfertigt werden, in dem sie dem Unternehmen erfolgreich hilft, seine Ziele zu erreichen. Dabei lassen sich folgende Vorteile feststellen:

- Problemloser Zugriff auf die Informationen, die für den Entscheidungsprozeß benötigt werden, und

- Verringerung von Zeittabellen für Entscheidungen.

Das Management muß in der Lage sein, den Wert einzuschätzen, den es auf die Verbesserung seiner Leistung legt. Dies wird erheblich sowohl von der Natur des Unternehmens als auch von seinen Zielsetzungen beeinflußt.

Nachfolgend die wichtigsten Schritte, die bei der Aufstellung einer Kostenrechtfertigung unternommen werden können: Zunächst müssen die Gesamtzielsetzungen des Unternehmens und die Berichtsstruktur untersucht werden, bevor das Ergebnis von Endanwender-DV gemessen werden kann. Dies trifft im besonderen Maße zu, wenn die Wirksamkeit des Managements verbessert werden soll. Der Schwerpunkt muß dabei auf die Schlüsseltätigkeiten des Managements gelegt werden und nicht auf Funktionen, die im unteren Bereich seines Verantwortungsbereichs angesiedelt sind.

Die Faktoren, die zu einer erfolgreichen Verwirklichung von Unternehmenszielen führen, müssen gekennzeichnet werden, damit beurteilt werden kann, was gemessen werden soll und wie dies geschehen soll.

Die Aufstellung sollte vom verantwortlichen Manager gefördert werden, obwohl die ungeschriebenen Gesetze und die Rechnungsführung des Unternehmens bei der Einschätzung der Kosten erkannt und befolgt werden sollten. Nur der Manager kann die realistischen Vorteile einer größeren Wirksamkeit feststellen. Die Ergebnisse der Aufstellung müssen einer Rechnungsprüfung standhalten können, nachdem das Projekt implementiert worden ist.

Die Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit einer Endanwender-DV hängt vom gewählten System und der Geschwindigkeit ab, mit der die Einrichtungen einschließlich einer entscheidungsunterstützenden Datenbank installiert werden können. Der Erfolg hängt von der Einstellung der Endanwender ab. Eine Umfrage kann dabei helfen, mögliche Ängste und Unsicherheiten aufzuspüren und die Bereitwilligkeit der Endanwender zum Durchhalten und zum Erreichen jener Vorteile darzulegen, auf denen die Kostenrechtfertigung basiert.

Die Kostenrechtfertigung von Endanwender-DV bleibt ein ernstes Managementproblem. Viele Unternehmen haben der Planung von Endanwender-DV und der Kostenrechtfertigung der Vorteile, die sie mit sich bringt, nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt.

Rick Price ist Director of Management Services bei der KGM Thomson-Unternehmensberatung, London.