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21.10.1983

Informations-Management

Nicht die Informationsflut, sondern der Mangel an Information macht den Unternehmen und damit ihren Führungskräften heute zu schaffen. Diese These Stellen Ing. Hans-Jörg Bullinger, Arno A. Voegele und Hans-D. Litke vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation, Stuttgart, in dem folgenden Beitrag auf, der Informations-Management als Top-Aufgabe sieht. Die Autoren machen deutlich, daß das Informationsangebot mit konventionellen Mitteln nicht mehr zuverlässig ausgewertet werden kann. Die drei Stuttgarter sparen nicht mit praktischen Ansätzen für die Einführung eines professionellen Informations-Managements.

Den Unternehmen stehen heute zwei für sie wesentliche Entwicklungen gegenüber: Zum einen eine zunehmend zu beobachtende Diskontinuität, Dynamik und Komplexität der Umwelt, zum anderen eine zu beobachtende Komplexität der Unternehmen selbst sowie der damit einhergehenden Zunahme an Führungsproblemen. Wollen Führungskräfte dieser Probleme Herr werden, so müssen sie auf die veränderten Bedingungen reagieren.

Während in den 50er Jahren die einzige Reaktion aufgrund stabiler Umweltverhältnisse in einer Extrapolation von Vergangenem in die Zukunft, also im Beibehalten von Altbewährtem bestand, muß heute ein Umdenkungsprozeß, der neben alten auch neue Aktivitäten einschließt, stattfinden. Voraussetzung eines solchen veränderten Verhaltens ist allerdings eine auf die jeweiligen Aufgaben zugeschnittene Befriedigung des Informationsbedarfs beziehungsweise die Konzipierung eines diesen Bedarf abdeckendes Informationssystems.

Das Büro von heute und morgen muß in zweifacher Hinsicht als Anpassungsprojekt gesehen werden: Zum einen ist es der aus Umweltveränderungen resultierende, wachsende Informationsbedarf, zum anderen der diesem Bedürfnis nach mehr Information entgegenkommende technologische Fortschritt, dem das moderne Büro Rechnung tragen muß.

Gerade die technische Entwicklung übt einen starken Einfluß auf das Büro aus, indem es die Informationsbeschaffung, -verarbeitung und -übermittlung grundlegend umstrukturiert. Das früher durch starke interpersonelle Arbeitsteilung gekennzeichnete Büro, in dem Rationalisierung lediglich an Teilarbeiten durchgeführt wurde, führt durch den Einsatz neuer Bürotechnologien immer mehr zu einem Bereich, in dem Informationsprozesse nicht isoliert, sondern integriert gelöst werden.

Im gleichen Maße, in dem der technische Fortschritt neue Dimensionen eröffnet, zeigen sich immer neue Möglichkeiten der Nutzung und Auswertung großer Informationsbestände unabhängig von ihrem Standort. Diese Entwicklung wird dadurch gefördert, daß in der wirtschaftlichen Auseinandersetzung unter hochentwickelten Ländern das Handling von Informationen gegenüber der industriellen Produktion mehr und mehr an Gewicht gewinnt. Es zeichnet sich ab, daß Information als Produktionsfaktor in Zukunft ein ähnliches Gewicht haben wird wie Kapital und Arbeit.

Die Information wird zum zentralen Kriterium eines jeden Unternehmens. Der Einsatz der Information wird zum Ertragsfaktor, denn er beeinflußt in wachsendem Umfang "Effektivität" und "Effizienz" der Unternehmen. Profitable und schwache Unternehmen werden sich durch die Fähigkeit, mit der Information umzugehen, voneinander unterscheiden, ebenso erfolgreiche und erfolglose Manager.

Die erfolgreiche Nutzung der Information beeinflußt nämlich die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens oft noch stärker als die Umsatz/Kosten-Relation zum Ausdruck bringt. Deshalb wird der Umgang mit der Information zum Schlüsselkriterium des Unternehmens in den nächsten Jahren.

Die zunehmende Dynamik der Märkte und des Marktgeschehens zwingt die Unternehmensführungen mehr den je, unternehmerische Entscheidungen erst nach sorgfältigen Recherchen und Abwägung aller Marktfaktoren zu fällen. Denn Managemententscheidungen zu Produkt- und Verfahrensentwicklung sind teuer und für das Unternehmen oft von schicksalhafter Bedeutung.

Unternehmen, die sich dabei nicht durch lückenlose Informationen absichern, gehen leichtfertig mit dem knappen Kapital um. Diese und viele ähnliche Gefahren rechtzeitig zu erkennen, verlangt vom Unternehmer, daß er besonders gut mit Informationen umgehen kann. Die Handhabung der Information wird zum Schlüsselbegriff unternehmerischer Tätigkeit.

Was ist Information? "Information ist die Kenntnis von Sachverhalten und Vorgängen", wenn man sich auf diese Bedeutung in der Umgangssprache beschränkt (DIN 44300). Eine ähnliche Definition führt weiter und sagt: "Als Information wird zweckbezogenes Wissen bezeichnet, das man beim Handeln im Hinblick auf gesetzte Ziele benötigt." Oder: "Informationen sind Abbildungen von Gegenständen und Vorgängen realer und nicht realer Art, die in irgend einer Weise für die Zielerreichung von Bedeutung sein können."

Der Mensch verwendet Information, um sich zu orientieren und zu entscheiden, da er nicht immer und überall gegenwärtig sein kann, um sich unmittelbar ins Bild zu setzen. Information ist an Bilder, Buchstaben, Zeichen als Hilfsmittel gebunden: Solche "Daten" sind Elemente der Information. Die Elemente müssen zueinander in Beziehung gesetzt werden, um Information zu erzeugen.

Es ist eine der Hauptaufgaben der Führungskräfte von morgen, Verfahren und Mechanismen zu schaffen und anzuwenden, die geeignet sind, aus den "Daten" Informationen herauszufiltern, und Informationen aktiv zu beschaffen. Ein heute gängiges Schlagwort ist die "Informationsüberflutung". Das ist falsch! Wir leben in einer Flut von Daten bei gleichzeitigem Mangel an Information.

Die heutige Datenverarbeitung hat daher ihren Namen zurecht, denn es handelt sich noch nicht um Informationsverarbeitung. Daten werden in den Maschinen verarbeitet und erst bei der Übergabe an den Benutzer mühevoll zu Informationsunterlagen aufbereitet. Computer werden immer noch als Rechenmaschinen verwendet und verarbeiten Daten in herkömmlichen Sinne. Aus Daten werden immer erst durch den Menschen Informationen, die gewichtet, bewertet und erst in unserem Denkapparat "verarbeitet" werden.

Relevante Informationen zum richtigen Zeitpunkt in geeigneter Form zur Verfügung zu haben, ist heute mehr denn je die Voraussetzung für auch in der Zukunft erfolgreiche Unternehmen. "Alles fließt", sagte Heraklit von Ephesus vor gut 1450 Jahren. Auch die Information? Und wenn ja, wie läßt sich die unübersehbare Menge an Informationen, die neben der Quantität auch mit einer bestimmten Aktualität vorliegen muß, überhaupt noch beschaffen, verarbeiten und weiterleiten?

Die Unternehmen von heute und morgen müssen in zweifacher Hinsicht als Anpassungsprojekt gesehen werden:

- Zum einen ist es der aus dem eigenen Unternehmen, aber auch der aus Umweltänderungen resultierende wachsende Informationsbedarf,

- zum anderen ein diesem Bedürfnis nach mehr Information entgegenkommendes Instrumentarium zur korrekten und präzisen Umsetzung getroffener Entscheidungen.

Die "Information" wird somit zum zentralen Kriterium eines jeden Unternehmens.

Es gibt in der Tat so unglaublich viele und vor allem nützliche, sofort verwertbare Informationen für so ziemlich jedes nur erdenkbare ökonomisch/technische Problem Informationen, die man sich für verhältnismäßig geringe Kosten sichern kann: "Gewußt wo", ist hierbei entscheidend.

Der Unternehmer beispielsweise, der seinen Verkäufer ohne Vorbereitung zur Markterkundung nach Amerika und Japan schickt, wirft unter Umständen sein Geld zum Fenster hinaus. Denn: Der Verkäufer sucht bei den falschen Leuten mühsam Marktdaten, die er für wenig Geld innerhalb von Tagen in Deutschland hätte erhalten können.

Informationssuche ohne Suchstrategie, ohne Voraussetzung dessen, was vorhanden oder leicht beschaffbar ist, ist wie die Suche der berühmten "Nadel im Heuhaufen". Die Informationssuche/-gewinnung darf nicht ein Produkt des Zufalls bleiben.

Die Zahl der internen und externen Information, die heute ausgewertet werden müssen, ist allerdings so groß, daß im Unternehmen, das vorhandene Informationsangebot mit konventionellen Mitteln nicht mehr übersehen, geschweige denn zuverlässig ausgewertet werden kann.

Standardisiertes Berichtswesen und Betriebsdatenerfassung lösen das Informationsproblem nicht, gleichwohl sie unabläßlicher Bestandteil eines betrieblichen Informationswesens sind. Hier ist das Management aufgefordert vorzugeben, welche Informationen wichtig für unternehmerische Entscheidungen sind.

Diese anwachsende Informationsflut ist nicht mit einem verbesserten Berichtswesen zu lösen, sondern nur mit einer veränderten betrieblichen Informations-Infrastruktur.

Und noch ein Gesichtspunkt ist außerordentlich wichtig: Für den Aufbau einer systematisch und gezielten betrieblichen Informations-Infrastruktur muß investiert werden. Investitionen, die nach rein ökonomischen Gesichtspunkten oftmals schwierig zu bewerten sind. Hier muß ein Bewußtseinssprung der Manager eintreten und die unternehmerische Qualität in den Vordergrund rücken.

Die Führungskräfte benötigen interne und externe Informationen als Grundlage zur Erhöhung der Effizienz und Effektivität ihres Unternehmens. Diese Produktivitätssteigerung basiert auf entscheidungsunterstützender Information.

Zurück zur Informations-Infrastruktur. Sie ist ein Netzwerk von Informationswegen, die sich in Informationsknoten kreuzen. An diesen Knoten wird mit Hilfe neuer Technologien die Information verarbeitet und eine neue Information geschaffen, die sowohl der Abwicklung des Tagesgeschäftes als auch und primär den Führungskräften zum Zwecke des strategischen Handelns dient.

Die Qualität der Knoten und die Informationswege müssen in einem Informationsplan festgelegt werden. Die Informationswege bilden die Grundlage der hierarchischen Gliederung und der personellen Zugehörigkeit. Eine Verstärkung der Bottom-up- und Top-down-Informationswege ist genau so wichtig, wie die Beibehaltung der horizontalen Informationswege, wobei die Informationswege nicht notwendigerweise Informationsflüsse sein müssen, sondern eher den Zugriff auf bestimmte Informationen bezeichnen und definieren.

Innerhalb der Informationstruktur sind die Bottom-up- und Top-down-Informationswege als Voraussetzung für strategisches Handeln ungleich wichtiger als die horizontalen Informationswege.

Der Aufbau und die Pflege einer Informations-Infrastruktur betrifft generell die Organisation. Angesichts dieser Lösung tritt die Forderung auf, einen Führungsbereich "Informations-Management" im Unternehmen einzurichten und einen "Informations-Manager" zu ernennen.

Die Geschichte des Aufstiegs der EDV-Abteilungen bis in die Führungsebene ist hinlänglich bekannt. Nur die Verfügbarkeit leistungsfähiger Informationstechnik hat das Informationsproblem im Unternehmen nicht gelöst. Aus dem klassischen EDV-Bereich sind bis heute kaum Impulse zur Lösung dieser Problematik gekommen. Vielmehr wurde der vom Herstellerangebot vorgezeichnete Weg der Anpassung der Leistungsfähigkeit an einen enorm wachsenden Bedarf beschnitten.

Es gibt zwei Wege, das Unternehmen informationsgerecht zu organisieren. Der eine ist, die gegenwärtige Organisation beizubehalten und den EDV-Chef zum Informationsverantwortlichen zu ernennen. Viele Unternehmen sind diesen Weg gegangen. Als ob es darum ginge, die Informationstechnologie optimal im Einsatz zu haben.

Mit anderen Worten: Die alte Hose wird fortlaufend geflickt, verlängert und erweitert. Warum will man keine neue Hose kaufen, die paßt und vom Zuschnitt her den Wünschen ihres Trägers gerecht wird? Der zweite ist der bessere Weg, nämlich eine Informations-Infrastruktur mit einem Führungsbereich "Informations-Management" aufzubauen und einen "Informations-Manager" zu benennen.

Unter Informations-Management wird ein Konzept sowie dessen Realisierung zur systematischen Informationsentwicklung mit organisatorischer Einbindung auf höchster Führungsebene verstanden.

Der Umfang und Zweck der Stelle ist:

- Das Erschließen und Einsetzen neuer Technologien zur wirtschaftlichen Informationsgewinnung, ohne Anwendungsentwicklung betreiben zu müssen.

- Das Fördern, Beraten, Planen und Koordinieren auf dem Gebiet der individuellen Datenverarbeitung (Personal Computing) unter wirtschaftlicher Nutzung der vorhandenen Unternehmensdaten sowie externer Daten.

- Das Planen und Koordinieren des Einsatzes von Hard- und Software zur Unterstützung der Bürokommunikation unter besonderer Berücksichtigung

- der Wirtschaftlichkeit,

- der Kompatibilität und

- des Zusammenspiels der eingesetzten Mittel.

Die Aufgaben des Informations-Managements sollten folgendes Spektrum umfassen:

- Beratung des Benutzers über Methoden der Informationsverarbeitung.

- Beratung der Benutzer bei Anwendungsproblemen der Informationsbereitstellung und -auswertung.

- Bereitstellung von Unternehmensdaten aus der Datenbank sowie externer Daten.

- Auswahl von Software zur Informations-Bereitstellung und Auswertung.

- Erarbeiten von Standardschnittstellen zu den Anwendungssystemen.

- Beobachtung des Hard-/Softwaremarktes für individuelle DV.

- Information über Bereitstellungsmöglichkeiten externer Daten.

- Koordination des Datenmanagements für die individuelle DV inklusive Daten- und Vertrauensschutz.

- Beratung der Anwendungsentwicklungsprojekte bei Informationsauswertungsproblemen.

- Information über eingesetzte Standardsoftware zur Informationsgewinnung.

- Information über gespeicherte Unternehmensdaten.

- Beratung und Koordination beim Einsatz von Soft-/Hardware für die individuelle DV (Personal Computing).

- Beobachtung des Hard- und Softwaremarktes, insbesondere auf den Gebieten der Bürokommunikation, Telekommunikation, Bildschirmtext und Textverarbeitung.

- Information über das Dienstleistungsangebot der Bundespost und anderen Netzwerkbetreibern auf diesen Gebieten (zum Beispiel Datex-L, Datex-P, Teletex, Telefax, GE-Netz).

- Erstellung von Standardrichtlinien für den Einsatz neuer Technologien und deren Zusammenspiel.

- Erstellung von Organisationskonzepten (in Zusammenarbeit mit den Benutzern) für den Einsatz von technischen Kommunikationssystemen einschließlich Textverarbeitung und Bildschirmtext.

- Planung und Koordination des Einsatzes von Soft- und Hardware auf Basis der erarbeiteten Konzepte.

- Überprüfung und Steuerung des wirtschaftlichen Einsatzes der benötigten Mittel.

Damit das Informations-Management greift, sind für die angeführten Aufgaben auf jeden Fall interne Unterbereiche beziehungsweise Know-how-Gruppen erforderlich. Eine Einteilung in folgende Unterbereiche ist sinnvoll:

- Informationsorganisation

Die Aufgabe besteht in der ganzheitlichen Planung der Bürokommunikation unter Berücksichtigung aller Auswirkungen auf Büro- und Unternehmensorganisation. Insbesondere das Erarbeiten von organisatorisch/technologischen Informationskonzepten im Hinblick auf verbesserte Informationsinhalte und effizienter Einsatz der Informationshilfsmittel.

- Interne Information

Versorgung des Unternehmens mit der als notwendig erachteten Information, soweit diese über den funktionsbedingten Informationsfluß hinausgeht (zum Beispiel Forschungsberichte, Trendmeldungen etc.).

- Externe Information

Gezielte Information nach außen im Sinne von Werbung und Öffentlichkeitsarbeit.

- Informationssysteme

Verantwortung auch für die technische Seite der Informations- und Kommunikationssysteme im Hinblick auf die Koordination, Beschaffung und Einrichtung als auch Betrieb und Wartung.

Das Informations-Management ist in einem Unternehmen integriert, wenn der überwiegende Teil der Mitarbeiter eines Unternehmens auf folgende Fragen Auskünfte geben kann:

- Was wird im Gesamtunternehmen zur Verbesserung der Information unternommen?

- Wie kann ich Information messen und in welchen Kennzahlen kann ich sie ausdrucken?

- Wie kann ich diese Information weiter verbessern?

- Was ist Information in meinem Aufgaben beziehungsweise Verantwortungsbereich?

Informations-Management setzt eine intensive Kommunikations- und Kooperationsbereitschaft (über alle Funktionen und Führungsebenen hinweg) voraus. Die klassische Unternehmenslehre widerspricht dem

teilweise und berücksichtigt zum Beispiel folgendes nicht:

- daß auf allen Kommunikationswegen auch Macht weitergeleitet wird.

- daß Subziele divergieren und zueinander im Widerspruch stehen können.

- daß Organisationen in Wirklichkeit wesentlicher dynamischer sind, als man denkt.

Es gehört mit zu dem Profil eines "Informations-Managers", daß er die Probleme der Organisationstheorie erkennt und Lösungswege aufzeigt.

Informationsverbesserung ist eine Mixtur aus Management, Philosophie, menschlicher Motivation, gezieltem Kapitaleinsatz, Ausbildung und Schulung, strategischen Entscheidungen und natürlich auch von technologischen Fortschritten.

Der Informations-Manager sollte folgende Eigenschaften aufweisen:

- ein qualifizierter Ausbilder,

- ein anerkannter Manager innerhalb der Organisation,

- ein bewährter Organisator und Verwalter.

Der technische Wandel und der Einsatz der neuen Technologien schaffen Orientierungs- und Akzeptanzprobleme sowohl bei Führungskräften als auch bei Mitarbeitern, von deren Mitwirken der Aufbruch in die Administration, Konstruktion und Produktion abhängt. Einmal mehr ist hier dem Informations-Manager die Aufgabe gestellt, den Kurs als "Lotse und Steuermann" zu bestimmen, um die Wegrichtung vorzuzeichnen.

"Die Arbeit des Informations-Managers kann nur effektiv sein, wenn er zusammen mit Projektteams die Informationsflüsse/-wege im Unternehmen analysiert und in der Praxis die Stellen kennt, an denen Information nutzlos erzeugt, verarbeitet und gespeichert wird. Die klassische Informationslehre bietet dazu wenig Hilfe, weil sie zu mechanistisch ist und weder das Mit-, Neben- und Gegeneinander der Interessen von einzelnen Teilen und Personen in größeren Organisationen berücksichtigt, noch die heutige Dynamik der Organisationen."

Zum Schluß soll noch einmal in aller Deutlichkeit betont werden: Bessere Information bedeutet also zum einen, eine effizientere Nutzung der neuen Technologien (Textverarbeitung, Kommunikationsnetze, Arbeitsplatzcomputer), zum anderen aber auch Steigerung der Produktivität für die Zukunft. Wichtig ist ebenso, daß die Probleme vorher abgegrenzt durchdacht werden, ehe Zeit auf Informationsbeschaffung und Analyse verwendet wird. Erst die richtige Handhabung der Information und des Informationsflusses als Produktionsfaktor, gleichberechtigt neben den klassischen Faktoren wie Arbeit und Kapital, wird diesen erst den richtigen Sinn geben, durch die Optimierung ihres Einsatzes in bezug auf ein am Markt zu erzielendes Ergebnis.

Literaturverzeichnis

Informationsflut eindämmen. In: bit 9/1983, 19. Jhrg., S. 90-97

Hensler, R. 1983: Die Informationselite (1-5). In: Blick durch die Wirtschaft vom 1.3.-7.3.1983