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14.06.2007

Informations-Management mit RSS

Siegfried Hirsch 
Really Simple Syndication gilt schon länger als interessantes Mittel für die Informationsverteilung in Unternehmen. Einschlägige Lösungen sollem dem Multitalent zum Durchbruch helfen.

Individueller RSS-Reader

Enterprise RSS-Server

Benutzer

Eigene Installation oder Rollout durch Admin, sonst keine Kontrolle

Integration mit vorliegenden Benutzerverwaltung wie Active Directory, LDAP oder ähnlichem

Feeds

Jeder kann beziehungsweise muss Feeds selbst hinzufügen

Feeds können zentral bereitgestellt werden. Benutzergruppen können unterschiedliche Feeds zugewiesen werden.

Auswertungen

Keine Möglichkeit die Lesegewohnheiten auszuwerten

Lesegewohnheiten können ausgewertet werden. Viel gelesene Feeds können beworben werden. Feeds ohne Leser können gestrichen werden.

Suchfunktionen

Intern im RSS-Reader nur über die abonnierten RSS-Feeds

Zentrale Stichwortsuche, entsprechende Ergebnis-Feeds lassen sich abonnieren.

Gruppierung / Tagging

Feeds müssen selbst in Gruppen bzw. mit Hilfe von Stichworten (Tagging) eingeteilt werden.

Social Tagging für Feeds ermöglicht anderen Mitarbeitern interessante Feeds zu entdecken. Bildung von Taxonomien.

Interne Feeds

Interne Feeds können nur auf Zuruf eingebunden werden.

Zentrale Einbindung von internen Feeds, die aus Portalen, CRM oder Warenwirtschaft kommen, können ebenso zur Verfügung gestellt werden wie Feeds von internen Blogs oder Wiki-Anwendungen.

Sicherheit

Passwortgeschützte Feeds können nur durch Preisgabe der Passwörter eingebunden werden.

Passwortgeschützte Feeds können vom Administrator eingebunden werden und Passwörter müssen nicht bekannt gegeben werden.

Plattform/Device

Beispielhafte Anwendungen

Desktop Anwendungen

Awasu, FeedDemon, FeedReader, NewsBee, NetNewswire,

Web-Basierte Anbieter (Online-Reader)

Bloglines, Google Reader, Pageflakes, Netvibes, MyYahoo

Outlook Erweiterungen

Attensa, intraVnews, NewsGatro

Browser Integration oder -erweiterung

Firefox, Internet Explorer 7, Safari

Mobile

NewsGator, Opera, Yahoo! Mobile

Seit E-Mail als Kommunikationsinstrument in die Firmen eingezogen ist, hat sich vieles geändert. Anfangs galt es noch als Heilmittel für die Unternehmenskommunikation, mittlerweile denken aber viele IT-Verantwortliche darüber nach, wie sie dieses Medium im Griff behalten können. Nicht nur Spams, Viren, Trojaner und Phishing machen ihnen zu schaffen. Die Produktivität der Mitarbeiter droht unter der schieren Menge an Nachrichten und an unkoordiniertem Versand zu leiden, wenn Mails von übereifrigen Mitarbeitern gleich an die ganze Belegschaft oder Diskussionen mit Antworten auf Antworten hin- und hergeschickt werden.

RSS-Suchmaschinen

RSS hat aufgrund seiner XML-Struktur und seiner maschinenlesbaren Form den Vorteil, dass es sich besonders gut für die Indexierung durch Suchmaschinen eignet. Häufigste Quellen für solche Dienste sind Feeds von Nachrichten-Sites und Weblogs. Dabei können sie auf so genannten Ping-Server zurückgreifen. Es handelt sich dabei um Services, die von Blog-Software oder Content-Management-Systemen benachrichtigt werden, sobald neue Inhalte erscheinen.

Im Gegensatz zu Web-Suchmaschinen wie Google, Yahoo oder MSN, die das ganze Web ständig neu nach geänderten Inhalten mit Ihren Robots durchwühlen, haben RSS-Suchmaschinen daher den Vorteil, dass sie über neu publizierte Texte sofort Bescheid wissen und diese schneller in den Index aufnehmen können. Technorati ist einer dieser Spezialanbieter, der nach eigenem Bekunden über 80 Millionen Blogs auf diese Weise beobachtet.

Für Unternehmen bieten diese RSS-Services einen reichen Fundus zur Überwachung der eigenen Außenansicht, die zum Ego-Surfing-Repertoire eines Unternehmens gehören sollte.

Wie funktionieren RSS-Server?

Der Enterprise-RSS-Server wird hinter der Unternehmens-Firewall installiert. Ähnlich einem Proxy-Server, der die von den Mitarbeitern abgerufenen Web-Seiten zwischenspeichert, dient der RSS-Server als Bindeglied zur Außenwelt. Zusätzlich kann die Software Feeds filtern und aufbereiten.

Dabei lassen sich die RSS-Kanäle auch mit Zugriffsrechten versehen, die der Administrator zentral festlegt. Dafür sollten die Server mit Verzeichnisdiensten zusammenarbeiten können, denn kein Administrator möchte die Zugangsdaten mehrfach pflegen. Ein zentrales Angebot hilft zudem den Mitarbeitern bei der Auswahl passender Feeds, die ihren Interessen und Arbeitsgebieten entsprechen. Ein RSS-Server kann Feeds sowohl aus internen als auch externen Quellen verwalten.

Übersicht RSS-Server

Die Auswahl an RSS-Server für den Einsatz in Unternehmen konzentriert sich im Augenblick auf drei amerikanische und einen deutschen Hersteller. NewsGator, das hierzulande auch durch den "FeedDemon" beziehungsweise durch das Outlook-Plugin "NewsGator" bekannt ist, bietet seit einiger Zeit den NewsGator Enterprise Server (NGES).

NewsGator Enterprise Server

Der NGES lässt sich mit Microsoft Exchange oder in das Active Directory sowie LDAP-Verzeichnissen integrieren. Damit können Systemverwalter die Benutzer mit ihren Zugriffsrechten pflegen. Der NGES bietet sowohl ein Web-Interface zum Lesen der Feeds, als auch die bekannte Outlook-Erweiterung sowie den Stand-alone-Client FeedDemon für den Desktop. Seit neuestem kommt auch eine mobile Lösung hinzu. NGES verlangt als Umgebung einen Microsoft Windows Server 2003, den IIS und einen SQL Server 2005.

Attensa Feed Server

Ein besonderes Merkmal des Attensa Feed Server ist seine Fähigkeit, Feeds zu analysieren ("AttentionStream"). Dabei spielen sowohl Lesegewohnheiten, als auch Anzahl der Feeds pro Leser und im Gesamtsystem eine Rolle. Die Auswertungen lassen sich gezielt dazu einsetzen, Feeds als obligatorisch zu kennzeichnen. Auch Attensa bietet unterschiedliche Clients für Outlook, den Einsatz auf BlackBerrys sowie ein Web-Frontend. Ebenso wie bei NGES findet auch hier ein Abgleich zwischen den unterschiedlichen Plattformen statt, so dass das System Beiträge als "gelesen" kennzeichnet, sobald sie von irgendeinem Client abgerufen wurden. Attensa lässt sich ebenfalls mit Microsoft Exchange integrieren, setzt es aber nicht voraus.

KnowNow Enterprise Syndication Solution (ESS)

KnowNow bietet ebenfalls die Integration mit LDAP und Active Directory für die Benutzerverwaltung. Zugriffsrechte lassen sich sowohl auf Benutzer- als auch auf Gruppen- und Kanalebene verwalten. Zum Lesen steht der Browser-basierende und konfigurierbare "SpeedReader" zur Verfügung. Zusätzlich enthalten ist "SpeedWriter", mit dem Inhalte auch publiziert werden können.

Mit Hilfe des LiveAdapters von KnowNow lassen sich Datenbankinhalte als RSS-Feeds veröffentlichen, so dass die Mitarbeiter beispielsweise Wareneingänge und -ausgänge überwachen können oder Warnungen für Grenzwertüber- oder Unterschreitungen erhalten.

Davidzehn Server von Tobit

Der jüngste Kandidat für den Einsatz von Server-basierenden RSS-Feeds wird von Tobit angeboten. Die Software ist kein spezieller RSS-Server, sondern wurde in die Fax- und E-Mail-Anwendung "David" integriert. Über den Tobit-Client lassen sich die Feeds lesen. Zusätzlich kann David auch zum Erzeugen von Feeds genutzt werden, um nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch Kunden und Interessenten mit Informationen per RSS zu versorgen.

Im Gegensatz zu E-Mail gilt RSS als Pull-Medium, weil der Nutzer über das Abonnieren von Feeds selbst bestimmt, welche Nachrichten er erhalten will. Anders als bei Push-Diensten ist er damit nicht der unaufgeforderten Zusendung von Informationen ausgeliefert. Das betrifft nicht nur Spam, sondern auch Newsletter, die sich nicht abbestellen lassen oder irrelevante Nachrichten, die durch die unzutreffende Auswahl von internen Verteilergruppen an die falschen Adressaten gelangen.

Der Forrester-Analyst Oliver Young kommt in seiner Studie zum Thema Enterprise-RSS zum Ergebnis, dass gerade Wissensarbeiter von der Technologie am meisten profitieren. Als Alternative zu E-Mail sind RSS-Feeds beim Konsum von großen Informationsmengen wesentlich effizienter. Dank Browser- und Outlook-Integration und mobile Reader können sie praktisch überall abgerufen werden.

Der Durchbruch von RSS als Mail-Alternative in Unternehmen hängt indes von zwei wesentlichen Faktoren ab. Zum einen müssen ausreichend viele Informationsquellen ihre Daten in diesem Syndikation-Format anbieten. Solange auf diesem Weg nur News, Börsenkurse und Wetterberichte empfangen werden können, hält sich der Nutzen von RSS-Readern in Grenzen. Außerdem benötigen Unternehmen RSS-Anwendungen, die sich zentral verwalten lassen und die das Management von Feeds erlauben.

Mehr und mehr Firmen finden Gefallen an Blogs und Wikis, weil sie ebenfalls Alternativen zur Teamarbeit per E-Mail repräsentieren. Beide Tools aus der Welt des Web 2.0 sehen RSS als wesentlichen Verbreitungsmechanismus vor. Leser können im RSS-Reader bequem verfolgen, welche der für sie interessanten Quellen über neue Einträge verfügen. Im Gegensatz zu der offenen Blog-Kultur im Web sind im Unternehmen Zugriffsrechte und der Schutz von vertraulichen Inhalten wichtig.

Blogs und Wikis fördern RSS

RSS-Feeds eignen sich in der Firmen-IT indes für mehr als nur Blogs und Wikis. Die Fähigkeit von RSS, Anhänge ("Enclosures") zu transportieren, eröffnen dem XML-Format stets neue Anwendungsmöglichkeiten, etwa zum Verteilen von Audiodateien (Podcasts) oder Videos. Enclosures sind nicht Teil des Feeds, sondern lediglich Metadaten wie Format, Länge sowie URLs, wo die Dateien abzuholen sind.

Typische andere Quellen im Unternehmen sind die Verteilung von Leads in Vertrieb und CRM. Unternehmen wie Salesforce.com nutzen diesen Weg bereits ausführlich in ihrem System. Microsofts Sharepoint 2007 und Notes/Domino 8 unterstützen ebenfalls den Zugriff via RSS. KnowNow, einer der Anbieter von Enterprise-RSS-Servern, kann mit "LiveAdapter" Datenbankabfragen als RSS-Feeds zu erzeugen.

n/software hat sich mit seinem "RSSBus" auf die Einbindung von internen und externen Quellen spezialisiert. Eine ganze Reihe von Schnittstellen wurde bereits integriert, wie beispielsweise die Abfrage von UPS- und Fedex-Paketinformationen, Datenbanken, "SugarCRM", "Dabbled", "Google Apps", Zugriff auf die Suchmachine "Apache Lucene", Amazon sowie Outlook und diverse Services von Yahoo. Die Konnektoren für RSSBus können auch selbst erstellt werden, und damit steht der Abfrage von Warenwirtschaft, Produktionsplanung oder auch Enterprise Information Systemen nichts mehr im Weg.

Per RSS lassen sich dann diese Informationen aus allen Teilbereichen des Unternehmens wieder aggregieren und auf einem Dashboard oder Portal oder ganz individuell im eigenen RSS-Reader wieder zusammenfassen.

RSS bietet den Vorteil, dass Web-Seiten nicht mehr von Hand mit dem Browser abgesurft werden müssen. Der RSS-Reader führt wie eine gute Sekretärin die Informationen zusammen, bereitet sie auf und sortiert sie. Daher setzen immer mehr Anwender RSS ein, um den Wust an Informationen, der im Internet überwacht und überprüft werden soll, zu sammeln und zu sichten. Mittlerweile nutzen Unternehmen diese Technik, um die Konkurrenz zu beobachten oder die Erwähnung eigener Markennamen zu verfolgen. Auf diese Weise können sie nachvollziehen, was im Web mit seinen stetig wachsenden Inhalten über das Unternehmen und die Marken geschrieben wird. Es handelt sich dabei um eine Marktforschung der anderen Art, die zwar nicht unumstritten ist, aber dennoch den Vorteil hat, dass ein Unternehmen seine Außensicht überprüfen und gegebenenfalls auch beeinflussen kann.

PR, Marketing und auch die IT-Abteilungen sind prädestiniert für den Einsatz von RSS. Sie müssen viele Informationsquellen regelmäßig sichten, und das lässt sich über manuelles Ansteuern von Websites nicht bewältigen.

Enterprise-taugliche Tools

Nachdem Windows Vista eine vollständige Infrastruktur für RSS enthält, können auch Outlook 2007 und der Internet Explorer 7 mit RSS-Feeds etwas anfangen. Damit erweitert Microsoft das ohnehin schon üppige Angebot an Feed-Readern, die von den Benutzern auf jedem Arbeitsplatz individuell konfiguriert werden. Sobald aber die Anzahl der Mitarbeiter steigt, die RSS-Feeds abonnieren, nimmt der Traffic im Netz erheblich zu. Zum einen wählen viele Anwender zu kurze Update-Intervalle, so dass die gleichen Datenquellen häufig im Minutentakt abgefragt werden. Zum anderen zapfen alle Abonnenten die gleichen Datenströme an, um am Laufenden zu bleiben. Abhilfe verschaffen in diesem Fall so genannte Enterprise-RSS-Server. Diese Software übernimmt die Aufgabe des Einsammlers und Aufbereiters. Das RSS-Backend fungiert wie ein Proxy-Server als der einzige Außenkontakt, der hinter der Unternehmens-Firewall auf die RSS-Feeds im Internet zugreifen kann. Zusätzlich entsteht ein zentrales Repository für Feeds und Inhalten für den internen Gebrauch.

Durch die zentrale Bereitstellung der Feeds ergeben sich weitere Vorteile, weil sich die Lesegewohnheiten der Mitarbeiter auswerten lassen. Auf dieser Grundlage können wenige genutzte Feeds abbestellt oder das Angebot bei häufig nachgefragten Themen ausgebaut werden.

IT-Abteilungen verwalten RSS

IT-Abteilungen sollten sich über zentrale Lösungen Gedanken machen, bevor die Mitarbeiter die Vorteile von RSS entdecken und auf vielen PCs selbständig Reader installieren. Ein solcher Wildwuchs von RSS-Clients im Unternehmen birgt einige Gefahren. Nicht jeder Client erfüllt die wichtigsten Sicherheitsanforderungen, denn auch RSS-Feeds können Javascript-Code transportieren oder ganze Anhänge herunterladen, die nicht immer automatisch von Virenscannern überprüft werden. Zudem nutzen viele RSS-Reader intern den aufgrund zahlreicher Sicherheitslücken berüchtigten Internet Explorer zur Anzeige von HTML-Inhalten. (ws)