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08.05.1981 - 

Serie

Informationsanalyse statt Organisations- Strukturuntersuchung

Dagegen fragt die Informationsanalyse nur die im Kommunikationsprozeß und im Entscheidungsprozeß beteiligten Mitarbeiter ab; das sind in der Regel die Sachbearbeiter, Dezernenten und Referenten. Nun wurde die Beobachtung gemacht, daß es schwerfiel, Verwaltungsspitzen nach alltäglichen Routinen zu befragen, welche wesentlich oder trivial waren. Bei den Durchschnittsroutinen sprangen die Abteilungssekretariate ein: Sie lieferten die ausgefüllten Begriffs- und Quellenlisten. Die Chefs ergänzten die Vorlagen lediglich um die ihnen je Begriff und Bezugsquelle notwendig erscheinende Aktualitätsziffer.

Das Ziel der Abfrage nach verwendeten Begriffen war die Erstellung von sogenannten Begriffslisten, die bei den Dokumentaren als Fach-Thesauri bekannt sind. Wir haben mit einfachen Fragebogen alle dokumentierenden und zu informierenden Stellen abgefragt, welche Begriffe sie benutzen. Gleichzeitig erfragten wir dazu die Kennzeichen für Zusammenhang, Bearbeitung und Aktualitätswunsch der Information. Mit Hilfe von Sortierprogrammen wurden dann die Begriffslisten gegliedert, einmal nach der Gesamtbegriffsliste (Thesaurus) und zum anderen nach Abteilungsbegriffslisten. Die Organisationsstellen wurden hierarchisch verschlüsselt. Der Vorteil dieses Vorgehens liegt in der Erstellung einer maschinellen und von subjektiven Einflüssen weitgehend wertfreien, gegliederten Begriffsliste, im Gegensatz zu einem sogenannten Komitec-Thesaurus. Alle Informationen austauschenden Stellen einer Verwaltung nennen selbst die von ihnen verwendeten Begriffe und kennzeichen sie durch Merkmale für Bearbeitung und Aktualität. Die Bearbeitungszeichen weisen daraufhin, in welchen Zusammenhang dieser Begriff in der Fachfunktion oder zeitweiliger Arbeiten oder des Informations-lnteresses steht.

Die Nennung oder Klassierung der Aktualität wird anfangs sehr subjektiv gehandhabt und kann im Rahmen der Gesamtliste nur relativ gewertet werden. Übersteigende Aktualitätswünsche für Arbeitsmaterial deuten zwar auf eine defizitäre Übersicht in der allgemeinen Informationsnutzung hin, sie gefährden aber nicht die Konsistenz der gegliederten Begriffslisten.

Bei der Erfassung kam es darauf an, die Begriffe klarstellen zu lassen, die in der Funktionsstelle arbeitstechnisch notwendig sind sowie auch die Begriffe, die zum Kommunikationsprofil des Stelleninhabers beitragen. Wir beten bei der Begriffserfassung ausdrücklich darum, daß neben den arbeitsplatzbezogenen Begriffen, die hauptsächlich in der verwaltungsinternen Kommunikation verwendet werden, zusätzlich jene Begriffe, die aus genossener Ausbildung oder privaten Interessen generiert, mitaufgenommen werden können. Damit wurde klargestellt, daß sowohl die nicht direkt dem Fachressort zugemessene Fremdausbildung, als auch die Hobbies für Informationswünsche legalisiert werden. Das hat nicht nur für die Arbeitnehmer Vorteile, sondern auch für den Arbeitgeber, der für ausgefallene Sonderaufgaben selten weiß, daß er genau die richtigen Leute bereits im Haus hat, zum Beispiel einen Vermessungsingenieur als Systemanalytiker für die Reorganisation von Liegenschaftskatastern oder einen Hobby-Fotograf und -Archäologen für die Denkmalschutz-Dokumentation.

Private Interessen, durch Parallelstudium erworbene größere Erfahrungsbreiten und selbst simple Hobbies, auch wenn sie nur mit geringer Wahrscheinlichkeit dienstlich genutzt werden können, gehören mit zum Interessenprofil. Im IBM-Persis gibt es dafür ein eigenes Modul. Zwar wird geargwöhnt, was geht das die Firma an, was man nach Feierabend tut? Indes verbleibt die Bekundung privater Informationsinteressen durchaus freiwillig. Natürlich verstößt eine Bekanntgabe aller Taubenzüchter, Angler und dergleichen womöglich noch mit deren Adressen nach außen unzweifelhaft gegen °° 2 und 3 des Datenschutzgesetzes. Niemand wird das ernsthaft wollen, daß durch den Arbeitgeber ein Adreßhandel aufgemacht wird. Jedoch die vorhin genannten Beispiele sprechen sehr für eine bewußte Legitimation des beruflichen Umfeldes zur Einbringung von konstellativen Sonderinteressen. Wiederum liegt die Betonung auf den informalen Kontakten, die gelegentlich wirksamer als die mit Hierarchie-Ansprüchen belasteten Formalstrukturen sind. Um es bildlich zu sagen, eine Basketball-Mannschaft innerhalb einer Verwaltung bringt Treffer schneller in den Korb als ein unabgestimmter Haufen, der erst einmal palavert. Kooperative Mannschaften ersetzen Stars. Und Stars pflegen in der Regel Erfolge und Informationen eitel nur auf sich selbst zu beziehen.

Informelle Kanäle dürfen durch Technik nicht verödet werden

Einer der Hauptvorwürfe gegen die moderne Informationstechnologie ist die inhumane Isolierung von Leuten, die vor dem Bildschirm sitzen. Ihnen wird ein Programm vorvisualisiert, ohne daß sie es miterleben, den auch beim Fernsehen kann man sich vom ablaufenden Geschehnis intellektuell ausklammern. Zum Beispiel in der Betrachtung eines Fußballspiels am Fernseh-Bildschirm daheim ist eine Parteinahme zu Fehlentscheidungen des Schiedsrichters bei offensichtlichen- Fouls unerheblich. Anders dagegen als Zuschauer, etwa im Müngersdorfer Stadion selbst womöglich noch in der Südkurve, dort wird man dem Zuschauerverhalten akustisch und gestikuliert mitgezogen. Ob man will oder nicht, im Stadion ist man entweder Partei oder wird als nicht engagierter Depp angesehen. Dieser Exkurs übel das Zuschauerverhalten bei Kampfspielen, Wahlen und der gleichen soll die Transmission von nicht professionellen Bewußtseinshaltungen deutlich machen Auch die raffiniertesten Kommunikationsmöglichkeiten der modernen Menschheit entbehren der "Hautnähe", gar wenn sie formalisiert ablaufen. Denn daraus entsteht eigentlich ein recht armseliger Dialog, wenn die nervösen Gesten des Gegenübers oder seine Skepsis nicht miterlebt werden können.

Verhaltensforscher haben bei Haustieren und Affen herausgefunden, daß es subtilere Kommunikationskanäle gibt: Gesten und Mimik. Werden Tiere ohne haut nahen Kontakt zu anderen aufgezogen, so werden sie gegenüber den anderen schließlich aggressiv. Der Bildschirm vermittelt keine Streicheleinheiten, sondern übt in der Regel formalen Zwang aus.

Oder wie Professor J. Weinzenbaum es sagt: "Daß ein Computer, bitte sagt, wenn er den nächsten Befehl verlangt, das hebt die, menschliche Entfremdung nicht auf." (CW 17. 10. 1980, Seite 5).

_AU:Ulrich Bischoff