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02.02.1990 - 

IS-Controlling: der Balanceakt zwischen Kosten- und Nutzen-Denken

Informationstechnik ist noch eine ungeklärte Budget-Größe

Zwischen dem Einsatz von Informationstechnik im Unternehmen und dem Wettbewerbserfolg werden enge Zusammenhänge vermutet. Während klassische EDV-Anwendungen ihre Bedeutung behalten, dimensionieren gleichzeitig integrierte Informationssysteme Produkte und Dienstleistungen künftig vielfach neu. Damit haben

Informatik-Manager wie Controller ihr Kosten- und Nutzen-Denken, aber auch ihre fachlichen Qualitäten zu überprüfen. Über adäquate Voraussetzungen dazu sprachen Professor Helmut Krcmar von der Universität Hohenheim, Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik, und Wolf-Dietrich Lorenz*.

CW: Wie ist der Aufgabenbereich des Informationssysteme-Controlling definiert?

Krcmar: Die Aufgabe des IS-Controlling ist die Controlling-orientierte Unterstützung des Informationsmanagements, das vor allem für eine wirtschaftliche und auch effektive Informationsversorgung für das gesamte Unternehmen zu sorgen hat. In aller Regel wird das IS-Controlling ein Stabsbereich des Informationsmanagements oder der DV-Leitung sein.

CW: Passen Controlling-orientierte "Kostenreduktion" und DV-initiierte "Innovation" zusammen?

Krcmar: Es wäre schlimm, wenn nur dem Thema "Kostenreduktion" das Hauptaugenmerk des IS-Controllers gelten würde. Genau dieses hat ja bisher zur Ablehnung des IS-Controlling bei vielen DV-Mitarbeitern geführt. Für den IS-Controller sollte eben nicht im Vordergrund stehen, Kosten zu reduzieren, sondern die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Hierzu gehört unbedingt auch das Thema Nutzenerhöhung.

CW: Dazu ist zunächst zu klären, was die Informationswirtschaft eigentlich kostet.

Krcmar: Genau. Die Kostenblöcke im Bereich der Datenverarbeitung sind zwar oftmals für die DV-Abteilung selbst feststellbar, aber exakte Rechnungen, wie sich die Informationskosten des Gesamtunternehmens verhalten, habe ich noch nicht oft vorgefunden.

CW: Sehen Sie es als Aufgabe des Informationssystem-Controlling an, auch neue Einsatzmöglichkeiten von Informationstechnik zu unterstützen?

Krcmar: Selbstverständlich. Nur ist zu beachten: Neue Einsatzmöglichkeiten zu erkennen, ist eine Aufgabe für alle Mitarbeiter des Unternehmens. IS-Controlling kann sicherlich bahnbrechend wirken, wenn es sich eben nicht nur in der Rolle des Kostenreduzierers gefällt, sondern auch weitere Nutzenpotentiale der Informations- und Kommunikationstechnologien aufzuspüren versteht.

CW: Beackert der IS-Controller dabei nicht das Feld des Informationsmanagers? Wie paßt das zusammen?

Krcmar: Ohne Zusammenarbeit wird im Unternehmen sowieso nicht viel funktionieren. Sicher liegen die Schwierigkeiten in der Aufgabenteilung zwischen Informationsmanagement und Controlling in der gemeinsam benutzten Ressource

Information. Ich habe deshalb früher einmal von der Abwägung zwischen "Siamesischen Zwillingen" und "Feindlichen Brüdern" gesprochen.

CW: Wo aber liegt die Aufgabenteilung zwischen Informationsmanagement und Controlling?

Krcmar: IS-Controller sind aus meiner Sicht im Bereich des Informationsmanagements tätig. Zu fragen ist darüber hinaus, wie weit das generelle Controlling im Unternehmen und das Informationsmanagement zusammenarbeiten, und auch hier kann man vernünftige Abgrenzungen finden: Wenn sie beiden Seiten ein klares Verständnis ihrer Aufgaben erlauben und keine der beiden Seiten überfordern. Aus der Sicht der Fachabteilung sind Controlling und Informationsmanagement eben Dienstleistungsbereiche.

Die Aufgabenteilung zwischen Informationsmanagement und Controlling ist unterschiedlich, je nachdem, auf welcher Ebene die Zusammenarbeit stattfindet. Auf der operativen Ebene wird eine sehr viel engere Zusammenarbeit erforderlich sein als auf der mittelfristigen Ebene. Hier wird man vor allem die Strukturen künftiger Abrechnungssysteme und den Technologieeinsatz abklären müssen.

Auf der Strategieebene sehe sich es als eine Kernaufgabe des Informationsmanagements, künftige Nutzenpotentiale durch Informations- und Kommunikationstechnologien zu erschließen. Im Rahmen dieser Informationsmanagementaufgabe wird sich das IS-Controlling natürlich damit beschäftigen müssen, wie sich neue Technologien aus wirtschaftlicher Sicht bewerten lassen.

CW: Diese Sichtweise bringt Konsequenzen für die Entwicklung der Informationstechnik in Büro und Produktion mit sich.

Krcmar: Natürlich. Ein richtig verstandenes Informations-Controlling, nämlich eines, das sowohl kosten- als auch nutzenorientiert ist, wird helfen, die Investitionen in unsere Organisationen und Informations- und Kommunikationspotentiale aus wirtschaftlicher Sicht richtig zu betrachten. Die Gefahr eines ausschließlich kostenorientierten Informationssystem-Controlling liegt darin, mögliche Infrastrukturinvestitionen mit allen Mitteln verhindern zu wollen. Positive Konsequenzen bedeuten dagegen, diese Gebiete wirtschaftlich zu durchdenken und das Potential, das in der Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien liegt, auszuschöpfen.

CW: Reichen für diesen Anspruch herkömmliche Qualifikationen aus? Welche beruflichen Anforderungen prägen das Berufsbild "Informationssysteme-Controller" heute und morgen?

Krcmar: Ich bin nicht sicher, ob es derzeit schon sehr viele ausgeprägte IS-Controller gibt. Man wird von ihnen eine Ausbildung sowohl im Bereich Controlling als auch im Bereich Wirtschaftsinformatik verlangen müssen. Daß zu ihren Qualifikationen das viel beschriebene "Einfühlungsvermögen" des Controllers gehört, ist selbstverständlich.

Wenn man bisherige Controller dem Bereich Informationssysteme zuordnet, wird es sicherlich möglich, Nutzenpotentiale und die Reorganisationsanforderung großer DV-Projekte auch wirklich deutlich zu machen. Es geht ja künftig vor allem darum, jene Kostenblöcke, die in Unternehmen die Gesamtinformationskosten widerspiegeln, aufzuzeigen, und eben nicht nur um Teilbeträge, die in DV-Abteilungen ausgegeben werden. Mit dieser Gesamtschau wird die Bedeutung eines Informations-Controlling offensichtlich werden. Sicherlich ist dabei auch die Theorie aufgefordert, weitere Instrumente zu liefern.