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30.09.1983

Inkompetente Softwareauswahl kann zum Blindflug werden

Das vielseitige aber konfuse Angebot auf dem Softwaremarkt macht dem Anwender die Kaufentscheidung zunehmend schwerer. Um sich selbständig durch den Programmdschungel kämpfen zu können, brauchen die Unternehmen erfahrene Mitarbeiter und nicht zuletzt auch die Unterstützung der betroffenen Fachabteilungen. Lassen sich die Wünsche der unterschiedlichen Interessengruppen nicht unter einen Hut bringen oder erscheint das Problem zu komplex, bleibt meist nur der Weg zum externen Berater. Auch in diesem Fall

sollten die DV-Verantwortlichen die Zügel nicht völlig aus der Hand geben, sondern sich ein Mitspracherecht bei der Projektierung vertraglich zusichern lassen. Trotz dieser Vorsichtsmaßnahmen läßt sich jedoch nicht ausschließen, so Horst Brenn, DV/Org.-Leiter bei der Gernsbacher Papierfabrik Schoeller & Hoesch GmbH, daß die Auswahl doch noch zum Blindflug wird und das "Softwareabenteuer" erst beim Echtzeitbetrieb richtig beginnt. Eine Angstpartie muß jedoch nicht notwendigerweise riskiert werden.

Dr. Erhard Becker, DV-Leiter, Kaiser Aluminium Europe Inc., Koblenz

Softwarekauf ist eine Investition, bei der wir ähnlich vorgehen wie beim Erwerb anderer Anlagegüter, beispielsweise Maschinen. Kriterien für die Auswahl sind Leistungsumfang der angebotenen Pakete sowie deren Eignung für den Rechner, auf dem sie laufen sollen.

Den Leistungsumfang bestimmt hauptsächlich der Fachbereich, der die Forderung gestellt hat. Häufig müssen dabei noch die Wünsche anderer Abteilungen berücksichtigt werden. Dieser Punkt gewinnt an Bedeutung, je mehr die Systeme beispielsweise über Datenbankanwendungen miteinander verknüpft sind und je stärker die Insellösungen in den Hintergrund treten.

Seit in unserer europäischen Konzerngruppe mit dem System /38 und IBM eine einheitliche Hardwarestrategie verfolgt wird, ist auch die Frage, ob eine Maschine überhaupt geeignet ist, kein Diskussionsthema mehr.

Bei uns hat die erprobte Standardsoftware vor Individuallösungen den Vorrang. Dies gilt auch dann, wenn der Leistungsumfang sich nicht vollständig durch Standardsoftware abdecken läßt. Wir gehen davon aus, daß der Anwender zusammen mit erfahrenen Systemanalytikern seinen Bedarf schriftlich formulieren kann. Geeignete Seminare und Besuche helfen ihm dabei, sich über den Stand der Technik zu informieren. Ein solches schriftlich fixiertes Pflichtenheft stellt die Grundlage für eine Ausschreibung bei Softwarehäusern dar, die in die engere Wahl gezogen wurden.

Nimmt man die Servicefunktion der Datenverarbeitung ernst, muß sie den späteren Anwender früh an verantwortlicher Stelle in den Auswahlprozeß miteinbeziehen. Nur in Ausnahmefällen, beispielsweise, wenn stark unterschiedliche Interessen verschiedener Gruppen zu koordinieren sind sollte der DV-Bereich den Projektleiter stellen.

Bei geeigneter Unterstützung der Anwender durch die DV-Abteilung beschränkt sich der Einsatz externer Kräfte auf Kauf und Ergänzung von Standardsoftware. Ein Berater "von draußen" ist aus unserer Sicht nur nötig, wenn Fachabteilung oder DV-Bereich in dem bisher geschilderten Entscheidungsprozeß Unterstützung brauchen. Zur Auswahl der Standardsoftware habe wir bis jetzt noch keinen Berater eingesetzt.

Referenzen über den Softwarehersteller holen wir vor oder nach der Präsentation ein, auf alle Fälle aber, ehe ein Vertrag abgeschlossen wird. Wir prüfen auf Leistungsumfang des Standardpakets, Erfahrung der Mitarbeiter und über den Vergleich mit ähnlichen, bereits installierten Lösungen, welcher Anbieter am ehesten dazu geeignet ist, mit uns gemeinsam das Projekt erfolgreich durchzuführen.

Um das Projekt zu spezifizieren, muß festgelegt werden, welche Ergänzungen zum angebotenen Softwarepaket notwendig sind, um den geforderten Leistungsumfang abzudekken. Maßgeblich ist hier das Pflichenheft im Festpreisauftrag. In dieser Phase empfiehlt es sich in der Regel auch, eine Testinstallation durchzuführen.

Diese Spezifikation und das dazugehörige Festpreisangebot für das Gesamtprojekt dienen als Entscheidungsgrundlage für Anwender, DV-Abteilung und Management, ob das Projekt in der geplanten Form durchgeführt wird oder ob noch Änderungen nötig sind.

Horst Brenn, DV/Org.-Leiter, Papierfabrik Schoeller & Hoesch GmbH, Gernsbach

Wir wählen unsere Software meist selbst aus und nutzen dabei die Beratung durch sachkundige Anbieter, die in gewissem Umfang mitgeliefert wird. Entscheiden wir unter Berücksichtigung der gegebenen Hardwaremöglichkeiten zunächst ein Anforderungsprofil erstellt.

Handelt es sich um branchenspezifische Probleme, so läßt sich der allgemeine Anbietermarkt von vornherein eingrenzen. Meist verwerten wir eigene Marktkenntnisse, die beispielsweise auf Seminaren, Schriften, Werbung oder Erfahrungen von anderen Unternehmen basieren. Später werden dann weitere Informationen eingeholt.

Schon bei genauer Analyse des Nutzungsbedarfs ergibt sich von vornherein eine Auslese aus der Vielzahl der Anbieter. Nach ausführlichen Gesprächen sind letztlich Referenzen, praktische Einsätze mit Vorführungen und Erfahrungsberichte von großem Nutzen.

Ist die Integration eines Softwareprodukts mit dem insgesamt eingesetzten Programmaterial gewährleistet, läßt sich der Bedarf anhand von einzelnen Bausteinen nach und nach sinnvoll ergänzen, und bleibt schließlich der Anpassungsaufwand überschaubar, so können in den meisten Fällen befristete Probeeinsätze im eigenen Haus vereinbart werden. Letztlich entscheiden das Preis-/Leistungsverhältnis und der Zeitvergleich zur Eigenerstellung, ob nun die Software gekauft oder "selbstgestrickt" wird.

Alles in allem ist für die Softwareauswahl fast immer der Zeitfaktor die kritische Große, vor allem, wenn keine spezielle Mannschaft für diesen Zweck vorhanden ist. Auch bei sorgfältigem Abwägen läßt sich nicht ausschließen, daß die Auswahl doch noch zum Blindflug wird, und das Abenteuer erst beim Echtzeitbetrieb richtig beginnt.

Als besonderes Ärgernis empfinde ich es schließlich, daß viele Softwarepräsentationen auch noch bezahlt werden müssen. Man stelle sich diese Situation in anderen Handelsbereichen vor: Kostenpflichtige Produktvorstelungen!

Hubert Dechant, DV-Leiter, Moda Berri, Neutraubling

Bedingt durch auslaufende Hardwareverträge, mußten wir uns entscheiden, auch unsere Software neu zu konzipieren.

Ausgangspunkt war, ein von uns selbständig erweitertes und den Gegebenheiten der Firma angepaßtes Paket durch Standardsoftware zu ersetzen. Dies schien uns nötig, da im Laufe der Jahre "Huckepacklösungen" entstanden und eine Weiterentwickung der eingesetzten Programme nicht ohne prinzipielle Änderungen möglich gewesen wäre.

Schon in der ersten Phase der Informationsgespräche mit namhaften Herstellern und Softwarehäusern ließ sich absehen, daß das Projekt so nicht realisierbar sei. Es wurden uns zwar Komplexlösungen angeboten, die in vielen Fallen jedoch eine Anpassung unserer Organisation an die Software bedeutet hatten. Dies wollten wir, so weit wie möglich, vermeiden. Ferner machten wir die Erfahrung, daß die Anbieter oft nicht bereit waren, für fehlende, aber für uns wichtige Teilbereiche Alternativen oder Schnittstellen zu schaffen.

Ein weiteres Problem stellten die Demos dar. Hier könnten einige Vorbehalte bezüglich des Datenvolumens und der damit verbundenen Laufzeiten nicht zufriedenstellend geklärt werden. Zu diesem Zeitpunkt versuchen wir, externe Berater hinzuzuziehen was jedoch letztlich an der Kostenfrage scheiterte.

Von zwei Herstellern erhielten wir das Angebot, zusammen ein neues Paket für die Bekleidungsindustrie zu entwikkeln. Dabei hätte man auf bereits bestehende Module zurückgegriffen und die branchenspezifischen Teile neu geschaffen. Da als oberste Maxime der Geschäftsleitung ein reibungsloser Übergang gefordert war, schien uns dieser Weg zu riskant. Darüber hinaus hätten wir praktisch alle Anschlußprogramme selbst erstellen müssen.

Die Entscheidung fiel schließlich auf die Weiterentwicklung des vorhandenen Paketes im organisatorischen und kaufmännischen Bereich. Dazu setzen wir Softwarehäuser zur Programmierung ein. Das Konzept erstellen wir im Hause selbst, wobei die einzelnen Abteilungen die Vorgaben erstellen

Weniger problematisch stellt sich die Frage nach fertiger Software bei abgrenzenden Teilbereichen, wie etwa Finanzbuchhaltung, Lohn-, Gehalt- und Textverarbeitung. Auf diesen Gebieten war eine kostengünstige Eigenentwicklung nicht möglich. Die Anpassung der Organisation an die Software schien uns hier vertretbar.

Wir werden auch weiterhin die Frage zwischen Standardsoftware und Eigenentwicklung sorgfältig prüfen. Der Trend geht aber ganz deutlich in Richtung fertiger Software soweit sich vernünftige Schnittstellen und Anpassungen schaffen lassen.