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20.11.1981 - 

Büroautomation im Spannungsfeld Technik - Mensch:

Integration ist das Gebot der Zukunft

MÜNCHEN (hh) - "Büroautomation als Herausforderung" an die Zukunft betrachteten die Redner des gleichlautenden Symposiums während der SYSTEMS in München unter verschiedenen Aspekten: Während Ernst Meissner den Trend zum Mehrfunktionsterminal unter dem Gesichtspunkt eines Spannungsfeldes zwischen Anwender und Hersteller voraussagte, sieht Rolf-Dieter Leister das Informations-Handling der Zukunft als eine strategisch organisatorische Aufgabe.

Mit dem Spannungsfeld zwischen Anwender und Hersteller befaßte sich Ernst Meissner, Direktor der Betriebsorganisation der Allianz Lebensversicherung AG, in seinem Vortrag "Technologieverzahnung und Anwenderwunsche". Das Ziel der 80er Jahre wird seiner Meinung nach die Einführung multifunktionaler Terminals sein, die eine einheitliche Anwendung der Elemente Daten, Text, Bild und Sprache erlauben. Der Referent gesteht den Herstellern zu, daß sie an der Entwicklung solcher Stationen arbeiten, antwortet jedoch auf die Frage, ob die gelieferten Produkte den Anwenderwünschen voll entsprechen mit einem eingeschränkten "Ja". In der Vergangenheit, so Meissner, sei ein technologisch-dominierender Weg beschritten worden, bei dem vielfach die Verbindung zu Forschung und den Perspektiven der Gewerkschaften fehlte.

Dennoch trägt auch die Anwenderseite zu dieser Vorgehensweise bei. Es fehle an der Fähigkeit, die Bedürfnisse zu artikulieren, erläutert Meissner, und ruft vor allem die großen Anwenderorganisationen auf, hier Pionierarbeit zu leisten und Impulse an die Hersteller zu vermitteln. Technologische Verfahren würden, so seine Erfahrung, zuerst bei Großunternehmen eingesetzt.

Einbindung neutraler Institutionen

Eine Möglichkeit, zu einer bedarfsgerechten Lösung zu kommen, sieht der Referent in der stärkeren Einbindung der Universitäten und wissenschaftlichen Institute, aber auch neutraler Verbände in den Kommunikationsprozeß.

Der zur Zeit beobachtete strukturelle Wandel im Büro von der "Print"- zur "Telekommunikation-" eröffnet durch die Weiterentwicklung der Computer-, Büro-, Nachrichten- und Videotechnik neue Möglichkeiten, die erhebliche Veränderungen in Aufbau- und Ablauforganisation bedingen. In einem historischen Überblick über seine Branche beschreibt Ernst Meissner die Veränderungen in seiner Branche. Noch 1970 dauerte es im Schnitt 20 Tage vom Posteingang bis zum Postausgang, der heutige Zeitraum beträgt nach seiner Aussage zirka zwei Tage, in denen 80 Prozent der einlaufenden Falle bearbeitet werden können.

Zunehmend werde die Computerintelligenz in arbeitsplatzorientierte Geräte verlagert, die von einem Zentralcomputer unterstützt würden. Dies führe zum Einsatz von Mehrfunktionsterminals, führte Meissner aus. Diese allerdings werden in unterschiedliche Klassen eingeteilt sein, die sich in unterschiedliche Komplexitätsstufen und Leistungsklassen unterteilen lassen.

Akzeptanzprobleme möchte Meissner durch vorhergehende organisatorische Maßnahmen abgebaut wissen.

Er sei zuversichtlich, daß die Zukunft zu keinem "technologischen Infarkt" führe, da sich die Entwicklung evolutionär und nicht revolutionär vollziehe.

Büroautomation als organisatorische Aufgabe

Als Führungsaufgabe mit gestalterisch organisatorischem Hintergrund sieht AEG-Berater Rolf-Dieter Leister die Einführung der Automatisierung im Büro. Die Informationsverarbeitung wird seiner Meinung nach als vierter Produktionsfaktor in Zukunft an Bedeutung zunehmen. Wie Leister ausführte, belegen Studien, daß mit der Information beschäftigte Mitarbeiter 90 Prozent ihrer Zeit für den Empfang von Nachrichten verwenden, sechs Prozent für die Formulierung der daraus resultierenden Ergebnisse und nur vier Prozent für analytische und kreative Arbeit aufgewendet werden. Die Investition in Informationstechnologie von 20 000 Dollar in den bisher mit 3000 Dollar Kapitalbindung billigsten Arbeitsplatz erbringe nach einer US-Studie eine Steigerung auf 12 Prozent im kreativen Sektor, erläuterte Rolf-Dieter Leister.

Verbesserung der Arbeitsinhalte

Primäre Aufgabenstellung der Automation im Büro sei daher nicht die Reduzierung von Personalkosten, sondern die Verbesserung der Arbeitsinhalte durch Abbau der Unterforderung.

In seinem Vortrag "Automationskonzepte und Zuständigkeiten im Management" fragt Leister nach dem Sinn der Automation. Für ihn gibt es vier Antworten:

- Die Papierflut ist zu reduzieren.

- Die Relation zwischen Aufwand der Datenbe- und -verarbeitung und der Produktivität auch von Führungskräften ist zu verbessern.

- Die Verbesserung des Komforts der Sprachkommunikation ist voranzutreiben, und

- die Information ist nicht zu segmentieren, sondern durch den Abbau der Grenzen zwischen Sprach-, Daten-, Text- und Bild-Kommunikation zu integrieren.

Leister geht davon aus, daß sich das Preis-/Leistungsverhältnis weiterhin verbessern wird, wobei allerdings die Nachrichtentechnik größere Schritte vollziehen wird als die Datentechnik. Dadurch erreiche man eine stärkere Integration der Kommunikation.

Das bisherige Denken in zentralistischen Strukturen habe die kreative Nutzung der Informationstechnik gebremst, befindet der Vortragende, und sei die Wurzel des "Akzeptanzproblems", da es gegen die Interessen der meisten Mitarbeiter laufe.

Ist der DV-Manager überfordert?

Es ergebe sich die Forderung nach neuen Verantwortlichkeiten, die der Verknüpfung der Informationstechnik mit der Nachrichtentechnik entspreche, der Verschmelzung der verschiedenen Kommunikationsformen gerecht werde und die Dienste technisch und betriebswirtschaftlich bewerten könne.

Ein Promotor könne der Informationssystem-Manager sein, befindet Leister. Das heutige DV-Management sei in den meisten Fällen überfordert, einerseits durch die von der Unternehmensleitung zugewiesene Kompetenz, andererseits durch Ressourcen und ein verändertes Verhältnis zum Hersteller. Dem DV-Management unterliege vielfach schon heute die alleinige Systemverantwortung.

Durch seine Fachfunktion ist der DV-Leiter seiner Meinung nach der am besten Geeignete für die Bewältigung der anstehenden Aufgaben, aber es gehe neben der technischen Komponente auch darum, den betriebswirtschaftlichen Faktor zu managen. Die Etablierung eines "Informations Controllers" - von Diebold so bezeichnet - sieht Leister als eine der Notwendigkeiten.

Die Informationsverarbeitung werde die Grenzen der Büros immer stärker überschreiten und in das Leistungsangebot eines Unternehmens einfließen. Aus diesem Grunde erhalte die Informationsverarbeitung eine "unternehmensvitale" Dimension, die strategische Führung erfordere. Seine Ausführungen schloß Leister mit einem Zitat aus dem Nora Mink-Report: "Die Zukunft baut sich nicht auf Vorhersagen, sondern auf Zielvorstellungen und Plänen und auf der Fähigkeit auf, sich die geeignete Organisation zu geben, um die Zukunft zu realisieren."