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19.10.1984 - 

Personal Computer und Informationssysteme:

Integration setzt Kommunikation voraus

Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsgrafik und Datenverwaltung sind Einzelanwendungen auf einem persönlichen Arbeitsplatzcomputer. Jede von ihnen kann als isolierte Lösung zur Produktivitätssteigerung und zur Verbesserung der Transparenz dienen. Die Verbindung dieser vier Bereiche ermöglicht dem Anwender Informationen detaillierter und anschaulicher zu gestalten. Integriert in ein Office Management System schafft der Arbeitsplatzcomputer die Verbindung zwischen lokaler unabhängiger Datenbearbeitung und zentraler Koordinierung globaler Informationen. Mit der Zusammenführung angewandter Mikro-Technologie und bewährter hierarchischer Modelle entstehen die Voraussetzungen für schnelle. direkte und informative Bürokommunikation - ein Schritt zum elektronischen Büro der Zukunft.

"Personal Computer" sind die Spitze eines Eisbergs neuer Informationstechnologie. Den PC kann man zwar ablehnen, nicht aber das dahinter stehende System für die zukünftige elektronische Bürokommunikation. Im folgenden sollen einige wesentliche Anwendungen vorgestellt und dabei aufgezeigt werden, welche Möglichkeiten sich ergeben, wenn ein solcher PC in ein hierarchisches Informationssystem integriert ist.

In seinen typischen Anwendungsgebieten als Arbeitsplatzrechner läßt sich jeder PC mit Sicherheit sinnvoll zur Textbearbeitung einsetzen. Ein paar Zahlen belegen den Nutzen: Steigt jemand von einer normalen Schreibmaschine auf ein Gerät mit einer Korrekturtaste um, wird er auf Anhieb um 20 Prozent schneller - die Angst vor dem Tippfehler ist weg und wirkt nicht mehr als Bremse. Wird diese Person an ein Textsystem mit Bildschirm gesetzt, auf dem beliebig verschoben, eingefügt, entfernt oder umgebaut werden kann steigt die Arbeitsgeschwindigkeit sofort um weitere 20 Prozent.

Mit dem Zeitgewinn aus mehrfacher Verwendung eines einmalig erfaßten Textes kommt man glatt auf eine Verdoppelung von Kaffee- oder Teepausen. Angenommen, auf dem Bildschirm des PC erscheint eine Meldung, die zur Kenntnis genommen, verändert oder mit einer Antwort oder einem Kommentar versehen werden kann. Wenn die hierarchische Position des Benutzers es gestattet, einem vorliegenden Text nur die Alternativen Papierkorb oder Postausgang zu lassen kommt er bestimmt mit einer einfachen Symbolsteuerung aus. Wenn er jedoch mehr als einen Buchstaben ändern oder ergänzen will und niemanden hat, der auf sein Wort hört, sollte er sich von einer gestandenen Sekretärin die Bedeutung von Tasten erklären lassen. So gewinnt er völlige Autarkie - auch zur Urlaubszeit.

Die Bundesliga auf dem Bildschirm

Ist jemand aktiver oder passiver Fußballer, kennt er die Bedeutung eines Tabellenplatzes. Eine Tabelle ist eine Anordnung von Texten (Wer ist der Club) und Zahlen (die Tore) unter einer Überschrift, in Spalten und Reihen geordnet. Unterm Strich stehen dann die insgesamt geschossenen Tore, vertretenen Elfmetern und gezeigte Karten.

Viele Aussagen und Untersuchungen lassen sich in Tabellenstruktur auflösen oder darstellen. Sie zu führen, zu berechnen, zu sortieren und zu drucken ist eine weitere Anwendung des PC. Dazu verwendet man die sogenannten Tabellenkalkulationssysteme oder auch Spreadsheets.

Um beim Beispiel Fußball zu bleiben: Gewissenhaft sei für jeden Club eine Tabelle geführt, in der Gewinn Verlust und Anzahl der Tore erfaßt sind. In einer weiteren Tabelle stehen die kumulierten Ergebnisse aller Clubs, sortiert nach Anzahl gewonnener Spiele. So erkennt man frühzeitig, wer in die Spitzengruppe gehört, wer häufig unentschieden spielt und wieviele Tore im Durchschnitt erzielt werden. Jetzt seien die Clubs durch Artikel und die Anzahl der Tore durch die monatliche Absatzmenge ersetzt und schon entsteht eine jederzeit aktuelle Übersicht, wer der Renner ist und wo die Ladenhüter sitzen.

Einen Nachteil hat diese Tabelle: Sie enthält nur nackte Zahlen; und die gewinnen erst Aussage im Vergleich mit anderen Angaben.

Tausend Worte und mehr

Es ist menschlich, daß Bilder, die bekanntlich mehr als tausend Worte sagen, besser verstanden werden als Zahlenkolonnen. Die Präsentation eines Ergebnisses oder die Durchsetzung eines Vorschlages lassen sich durch eine einleuchtende Grafik erheblich vereinfachen. Stand bislang ein eigener Grafiker zur Verfügung, sieht dessen Zukunft finster aus. Die Sekretärin wird sich jedoch freuen, daß sie nicht mehr mit Tusche und Lineal unterschiedliche Schraffuren in kleine Kästchen malen muß. Das kann der PC besser und schneller.

Alle Präsentations-Grafikprogramme erlauben die Eingabe der grafisch darzustellenden Werte über die Tastatur. Wesentlich einfacher ist es jedoch, wenn die bereits im PC vorhandenen Ergebnisse der Tabellenkalkulation automatisch übernommen werden können. Das hat unter anderem den Vorteil, daß die Grafik automatisch geändert wird, wenn neue Werte in der Tabelle errechnet sind.

Grafik dient dazu, eine Aussage, einen Vorschlag oder ein Ergebnis zu dokumentieren. Die schönste Bildschirmgrafik nützt jedoch nichts, wenn man sie nicht auf einem Bildschirm oder als gedruckte Version vorzeigen kann. Da hilft ein Arbeitsplatzdrucker, der exakt wiedergibt was der Bildschirm anzeigt.

Mit Bastler-Mentalität zu Macht durch Wissen

Zurück zum Fußball: In der Tabelle sind zwar alle Spiele und ihre Ergebnisse erfaßt, jedoch wer der Mittelstürmer ist, wann das letzte Mal der Trainer gewechselt wurde und wie hoch der Schuldenstand ist, weiß nur die Kartei. Mit dem PC lassen sich alle zugänglichen Informationen erfassen. Mit der Mentalität eines Bastlers gesehen: Alles erst mal aufheben - man weiß nie, wofür man es noch brauchen kann. Das Schönste daran ist, daß man keine Schubladen sondern nur das Gedächtnis des PC damit füllt. Und der findet alles wieder.

Übertragen aufs Büro: Wie oft entsteht Arger, weil eine benötigte Information nicht vorhanden, nicht vollständig oder nicht aktuell war. Jetzt wird das Telefonregister auf den PC übertragen, und nie wieder braucht es Bleistift und Radiergummi. Die Liste der Geburtstage läßt man sich aufsteigend sortieren und wöchentlich im Voraus ausdrucken und das schlechte Gewissen gehört endgültig der Vergangenheit an.

Damit sind vier typische PC-Anwendungen vorgestellt: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsgrafik und Karteisystem. Jede dieser Anwendungen rechtfertigt für sich allein bereits die Anschaffung Ihres PC. Wertvoll wird ,er mit der Verbindung dieser Bereiche:

Angenommen, der Vorschlag oder Kommentar eines Memorandums sei mit einem einfachen Ausschnitt einer Tabellenkalkulation oder mit einer einfachen grafischen Darstellung zu belegen. In die Ausführungen fließen zusätzlich Informationen aus Ihrem Karteisystem ein. Das gesamte Schriftstück wird - ohne Schere, ohne Klebstoff - vom PC erstellt. Während dies passiert, blättert der Benutzer im elektronischen Archiv, kalkuliert mit der Tischrechnerfunktion den Profit und läßt sich aus dem Organigramm die Namen aller Empfänger einsetzen. Damit der PC so arbeiten kann, muß er alle verwendeten Daten gleichartig verwalten und speichern. Das bedeutet, der muß eine Datenverwaltung haben, die Informationen ohne Rücksicht auf Herkunft und Aussage identisch behandelt. Er muß auch in der Lage sein, diese Informationen zu mischen und neue Informationen daraus zu erzeugen.

Was anschließend den PC verläßt, ist fundierte Information in repräsentativer Aufmachung an alle, die davon betroffen sind. Im einfachsten Fall erhält man ein Blatt Papier, das photokopiert und in den Postverteiler gegeben wird. Die Empfänger kritzeln ihre Stellungnahme darauf, machen eine Kopie für die Ablage und überlassen die Rücklieferung der Poststelle. Im Idealfall verfügen sie auch alle über einen PC. Dann darf das Sekretariat die Antwort darauf verfassen, ausdrucken, kopieren und in die Post geben.

Der Liebesbrief auf dem Fernsehschirm

Nun sei ein ganz anderes Gebiet innerbetrieblicher Kommunikation betrachtet: Seit vielen Jahren gibt es zentrale Großrechner mit zahlreichen angeschlossenen Bildschirmen Die dienen zur Datenerfassung, zur Informationsabfrage und zum dezentralen Start zentral ablaufender Verarbeitungsprogramme. Es ist noch nicht allzu lange her, seit der Marktführer auch die Kommunikation von Bildschirm zu Bildschirm möglich machte. Sie beschränkt sich allerdings auf einfache Meldungen, die hin und her geschickt werden.

Unabhängig davon gibt es schon seit den siebziger Jahren Systeme für elektronische Post. Sie bestehen aus einem zentralen Großrechner und vielen Teilnehmern. Diese können sich anmelden, eine Nachricht eingeben und festlegen, wer diese Nachricht alles erhalten soll. Am bekanntesten sind die Systeme der schweizerischen Rundfunkanstalten und das kanadische System von Sharp; auch die deutsche Bundespost bietet unter Bildschirmtext eine elektronische Briefkastenfunktion.

Nun ist nicht einzusehen, warum ein Unternehmen ein eigenes System für elektronische Post installieren soll, wenn ohnehin ein großer Rechner mit vielen angeschlossenen Bildschirmen vorhanden ist. In diesem Fall genügt ein zusätzliches Programm im zentralen Rechner, das parallel zu anderen Anwendungen Schriftstücke der Teilnehmer aufnimmt, verteilt und ablegt. Unsinnig wäre jedoch, die Erstellung der Schriftstücke aus Text, Grafik, Tabellen und Daten auch im zentralen Rechner vorzunehmen. Das wäre so als wollte man den Zierrasen hinter der Terrasse mit einem Mähdrescher bearbeiten.

Papier ist viel zu geduldig

"Der Personal Computer" wird richtig professionell, wenn er mit dem Zentralrechner des Unternehmens in Verbindung steht. Zentral gespeicherte Datenbestände können dort abgerufen, bei sich gespeichert und nach eigenen Kriterien bearbeitet werden. Informationen lassen sich so schnell und direkt an alle gewünschten Teilnehmer übermitteln. Das bedeutet: Keine mechanische Verfielfältigung, kein körperlicher Transport, sondern direkter Informationsaustausch von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz.

Die Alternative zum zentralen Großrechner - über lokales Netzwerk verbundene Personal Computer - stellen eine pfiffige Lösung für schnellen, unkomplizierten Informationsaustausch zwischen verschiedenen Bereichen eines Unternehmens dar. Absurd wäre jedoch die Annahme, sie könnten durch die Verteilung von Rechenleistung und Speicherraum das zentrale Großsystem ersetzen. Hier liegen Größenordnungen dazwischen; und kaum ein großer Datenbestand läßt sich ohne Schwierigkeiten in zahlreiche kleine zerlegen. Auch widerspricht die Zielsetzung des Personal Computing der Forderung nach regelmäßigen umfangreichen Stapelverarbeitungen - wie zum Beispiel Lohnabrechnungen. Lokales Netzwerk und hierarchische Baumstrukturen sind zwei Verfahren zur Informationsverteilung, die gleichberechtigt nebeneinander bestehen. Die Baumstruktur systematisiert alle zentral zu verwaltenden Datenbestände und ihre Verarbeitung; das lokale Netzwerk entlastet zentrale Systeme bei lokalem Austausch von Informationen.

Der persönliche Verbündete

Zusammengefaßt: Der Benutzer gewinnt Zeit und Überblick an seinem Arbeitsplatz, wenn er einen PC für Textbearbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsgrafik und Datenverwaltung einsetzt. Er nutzt dessen Speicher- und Verarbeitungsmöglichkeiten, um die Arbeit effizienter zu gestalten und seine Entscheidungsbasis zu verbessern. Somit ist der Personal Computer ein persönlicher Verbündeter im täglichen Dschungelkampf im Büro.

Über die richtige Vorgehensweise bei der Auswahl von Personal Computern ist viel geschrieben und noch mehr gesagt worden. Die umfangreichste und ausführlichste Dokumentation zu diesem Thema ist der Band 12 aus der Spiegel-Serie "Märkte im Wandel" Manfred Bues und Gerhard Pleil, zwei renommierte Profis im Mirkocomputer-Markt, haben ihre Erfahrungen in einem Buch zusammengefaßt. Dort findet man einen kompletten Überblick über alle Komponenten des Marktangebots und konkrete Hinweise zur Vorgehensweise bei der Beschaffung.

Sehr gute Hilfestellung leistet auch eine Informationsschrift, die der BVB - der Bundesverband der Vertriebsunternehmen für Bürotechnik - herausgibt. Sie befaßt sich speziell mit dem organisatorischen Umfeld bei der Integration von PC im Großbetrieb.

Das elektronische Postauto

Wichtigste Anforderung an den zentralen Rechner ist, daß die technischen Voraussetzungen zum Anschluß von PC als Bildschirme gegeben sind. Das bedeutet zum Beispiel Einsatz des IBM PC in der 3270-Version oder ein Emulatorprogramm das im PC das jeweilige Bildschirmprotokoll nachbildet. Während der Zentralrechner jedoch glaubt, mit einem Bildschirm zu kommunizieren, läuft dort ein eigenständiges Programm ab, mit dem Informationen aus dem Zentralrechner auf lokale Datenträger gespeichert werden können.

Das ist jedoch nur die Grundvoraussetzung zur elektronischen Informationsvermittlung - sozusagen das Postauto, das die Pakete transportiert. Damit die zur Verteilung oder Auslieferung abgegebenen Pakete - Schriftstücke oder Dokumente - auch die vorgesehenen Empfänger erreichen, muß im zentralen Rechner ein Steuerprogramm ablaufen, daß alle Adreß- und Verteilerangaben versteht. Es wird als Electronic Mail- der elektronische Briefkasten - bezeichnet.

Aus Text, Tabelle und Grafik sei, wie geschildert, ein schönes, übersichtliches Dokument erstellt. Statt es anschließend auszudrucken, zu kopieren und in die Post zu geben, wählt der Benutzer bei dem elektronischen Briefkasten die Funktion Postausgang. Dann gibt er einen oder mehrere Empfänger an, wobei er sich vorhandener oder individueller Verteiler bedienen kann. Er legt fest, ob er - wie beim Einschreibebrief - den Empfang bestätigt haben will und ob er vom Empfänger eine sofortige Antwort wünscht.

Auf welchem physikalischen Weg das Dokument seinen Empfänger erreicht, ist unerheblich. Innerhalb des Firmengebäudes wird das ein lokales Netz sein; außerhalb werden Dienste der Deutschen Bundespost verwendet. Ob das Telex, Teletex oder Datex ist, hängt vom eingesetzten Zentralrechner ab.

Genauso, wie ein Dokument aufbereitet und verschickt werden kann, kommt auch die Post. Und wo man nach herkömmlichen Verfahren Kuverts aufschlitzt, um den Inhalt dann doch wegzuwerfen, meldet sich der PC beim Zentralrechner und ruft die Post ab. Die bearbeitet man dann direkt am Bildschirm - ob nun der Inhalt zur Kenntnis genommen, eine Antwort formuliert oder ein kurzer Kommentar dazu abgegeben wird.

Elektronische Post ist jedoch nur eine der Funktionen, die ein solches Bürokommunikationssystem ausführen soll. Sie haben für das gesamte Unternehmen Gültigkeit; und meistens gibt es eine Stelle, die Pflege und Verteilung wahrnimmt.

Software im Zentralrechner, die Post verteilt kann natürlich auch eine Telefonliste verteilen. Oder ein Organigramm oder Mitteilungen der Personalabteilung oder das Ergebnis einer Weltmeisterschaft.

Elektronisch verwaltete Zeit

Mitarbeiter eines Großunternehmens verbringen mindestens 30 Prozent ihrer Zeit in Meetings oder Besprechungen. Dazu führen sie einen Terminkalender; und wenn kurzfristig eine Besprechung angesetzt wird, muß ihre Sekretärin versuchen, Teilnehmer und Raum unter einen Hut zu bringen.

Haben jedoch alle Teilnehmer ihren persönlichen Terminkalender im zentralen Rechner gespeichert, und werden dort auch die verfügbaren Besprechungsräume verwaltet, so kann die Abstimmung vom Rechner gemacht werden. Automatischer Terminkalender ist also eine weitere Funktion eines zentral ablaufenden Kommunikationssystems.

Überall, wo Ressourcen kombiniert werden müssen, kann das automatisch erfolgen: von der Planung in der Kfz-Werkstatt bis zur Raumplanung im Hotel und der Operationsplanung im Krankenhaus.

Sind an den zentralen Rechner auch die Systeme zur Gleitzeiterfassung angeschlossen, so erfährt man durch eine kurze Anfrage am Bildschirm, ob ein gewünschter Gesprächspartner gerade im Haus ist. Wird diese elektronische Anwesenheitsliste von allen Mitarbeitern konsequent genutzt, enfällt das zeit- und nervenraubende Suchen im Haus.

Technisch Machbares und die Firmen-Philosophie

All diese Funktionen - elektronische Post, Terminkalender, Telefonverzeichnis und Anwesenheitsliste - sind Bestandteil eines integrierten Office Management Systems, das vorhandene Einrichtungen wie Computer, Bildschirme und PC nutzt, um den Informationsfluß im Büro zu beschleunigen und zu vereinfachen. An sich ist die Zielsetzung klar und die Lösung vorgezeichnet. Aber zahlreiche Hersteller großer Computer tun sich heute noch schwer mit der Verwaltung von Bürofunktionen. Mal widersprechen dezentrale intelligente Systeme der Unternehmensphilosophie, mal ist für Bürofunktionen ein gesonderter Rechner erforderlich, der jedoch nicht mit den vorhandenen Geräten und Daten zusammenarbeiten kann.

Eine ähnliche Situation gab es bei Textsystemen: Noch vor wenigen Jahren waren Text- und Datenverarbeitung zwei völlig getrennte Bereiche mit eigenständigen Systemen. Nur wenige Lieferanten boten integrierte Text- und Datenverarbeitung an. Erst die Mikrocomputer zeigten daß mit entsprechender guter Software ein Computer für mehrere Aufgaben und Funktionen nutzbar ist.

Ähnlich stellt sich die Situation heute bei Office Management Systemen: Nur wenige Lieferanten bieten Software für zentrale Systeme, die parallel zur normalen Datenverarbeitung Bürokommunikation ermöglichen. Aber die Entwicklung ist vorgezeichnet. Und genauso, wie heute Textverarbeitung Bestandteil jeder EDV-Lösung ist, wird die Verwaltung und Vermittlung von Informationen und Dokumentation in wenigen Jahren zum Standard gehören.

*Peter Steding, MAI Deutschland GmbH, Frankfurt