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12.03.1993 - 

So laesst sich Aerger bei der Buerokommunikation vermeiden

Integration und Standards sind Voraussetzungen fuer den Erfolg

Da der Begriff des Buerokommunikations-Systems nicht exakt definiert ist, verstehen die meisten Hersteller darunter genau das, was sie im Angebot haben. Dennoch lassen sich eine Reihe von Funktionsmerkmalen nennen, die in der Praxis unabdingbar sind.

Ein modernes BK-System sollte ein breites Aufgabengebiet abdecken. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Integrationsmoeglichkeit fuer ein relationales Datenbank-Management- System zur Speicherung umfangreicher Datenmengen und ein Kalender beziehungsweise ein Terminplanungs-System fuer Arbeitsgruppen gehoeren dazu. Ebenso sind eine elektronische Kartei fuer die persoenliche Datenspeicherung, ein Maskengenerator, ein Notizblock fuer den persoenlichen Bedarf, ein Grafikgenerator zur Erzeugung von Business-Grafiken, ein Berichtgenerator zur Erstellung von Formularen etc. sowie ein E-Mail-System fuer die reibungslose Kommunikation wuenschenswert.

Wichtige Faktoren fuer den Einsatz im Buero

Diese Auflistung bedeutet nicht, dass ein System ueber alle diese Leistungsmerkmale als Eigenfunktionen verfuegen muss. Beispielsweise ist die Anschlussmoeglichkeit an gaengige Datenbanksysteme wie Informix und Oracle nicht nur wichtiger, sondern schlichtweg besser als die Integration eines eigenen Datenbankpakets in das BK-System. Fuer dessen Nutzen ist indes nicht nur die Breite der angebotenen Funktionalitaet entscheidend, sondern auch ihre Tiefe.

Von einem modernen Buerokommunikations-System kann man verlangen, dass es in allen aufgefuehrten Aspekten mit der Leistungsfaehigkeit von Einzelpaketen vergleichbar ist, soweit dies fuer die Buerokommunikation von Bedeutung ist. Allerdings gibt es Merkmale, die man zwar in einzelnen Hochleistungspaketen der jeweiligen Kategorie findet, die jedoch ein integriertes BK-System unnoetig belasten wuerden.

Ein typisches Beispiel hierfuer stellt die Faehigkeit von Datenbanksystemen zur Online-Transaktionsverarbeitung (OLTP) dar. In Anwendungen, bei denen das Datenbanksystem die Basis fuer die Fertigungssteuerung ist, sind OLTP-faehige DBMS zweifellos unerlaesslich.

In der Buerokommunikation ist die OLTP-Eigenschaft hingegen ueberfluessig. Sie wuerde ueber Gebuehr Hardwareressourcen verschlingen, das Gesamtsystem unnoetig verteuern und einen inakzeptablen Lernaufwand fuer den Endanwender bedeuten.

Fuer den Bueroeinsatz sind andere Eigenschaften eines Datenbanksystems viel wichtiger. Hierzu gehoeren die Flexibilitaet bei der Abfrage, der Umfang des Speichervermoegens, die Antwortzeiten und die Leichtigkeit der Bedienung.

Aehnliches gilt auch fuer die Textverarbeitung. Es gibt Einzeltextpakete, deren Funktionalitaet so weit getrieben wurde, dass sie beinahe schon Lichtsatzsysteme ersetzen koennten. Fuer den taeglichen Einsatz im Buero sind diese Pakete allerdings im allgemeinen ungeeignet.

Im Buero werden mit der Textverarbeitung ueberwiegend Memos, Briefe, Angebote etc. geschrieben. Hauptkriterien stellen dabei die unproblematische Bedienung und Integration mit anderen BK- Funktionen dar.

Insbesondere die Integration ist der Schluessel fuer den erfolgreichen Einsatz eines BK-Paketes. Beim Abfassen eines Angebotes kommt es nicht darauf an, zwischen 100 verschiedenen Schriftarten waehlen zu koennen, sondern auf die Tiefe der Integration zwischen Tabellenkalkulation und Textverarbeitung.

Erstellte Kalkulationen muessen sich einfach und ohne langwierige Ausbildung vorab in das mit der Textverarbeitung formulierte Angebot uebernehmen lassen. Im Idealfall laesst sich der Nutzen des Angebots noch mit einer ebenfalls unmittelbar in das Schriftstueck aufgenommenen Grafik unterstreichen.

Auch der Grafikgenerator sollte also nahtlos mit der Tabellenkalkulation, die die Basisdaten fuer die Grafik bereitstellt, und der Textverarbeitung verknuepft sein. Will man das Angebot vielleicht noch einem Kollegen oder einer Kollegin zur Abstimmung vorlegen, uebermittelt man in einem integrierten BK- System einfach das Gesamtdokument (Text, Kalkulation und Grafik) ueber das E-Mail-System. Auch dieses sollte also eng mit den anderen Komponenten verbunden sein.

Die genannten Beispiele verdeutlichen, dass Integration der entscheidende Faktor fuer den praktischen Nutzen eines BK-Paketes ist. Hierbei geht es indes nicht nur um die Integration der einzelnen Funktionen, sondern auch um die verbindende Wirkung eines BK-Systems fuer ein Unternehmen oder eine Behoerde.

Ein BK-System sollte so ausgelegt sein, dass alle Bueromitarbeiter eines Unternehmens es nutzten koennen. Hierzu gehoeren Sekretaerinnen und Sachbearbeiter ebenso wie Fuehrungskraefte auf der mittleren und hoeheren Management-Ebene. Nur ein BK-System, das den Anspruechen der unterschiedlichen Benutzer gerecht wird, ist fuer die Praxis geeignet, indem es den Weg fuer die reibungslose Kommunikation der Benutzergruppen untereinander ebnet.

Eckdaten fuer die Quantifizierung

Es liegt auf der Hand, dass die Produktivitaetssteigerungen durch integrierte BK-Loesungen bei den einzelnen Mitarbeitergruppen differieren. Natuerlich ist es schwer, die Steigerung der Produktivitaet beim Einsatz eines integrierten BK-Systems zu quantifizieren. Dennoch hat das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC eine Reihe von Eckdaten ermittelt.

Bei Sekretaerinnen und Schreibkraeften ergeben sich die Vorteile eines BK-Systems unmittelbar. Die IDC-Experten gehen von direkten Produktivitaetssteigerungen von etwa 35 Prozent aus. Hierbei sind nicht einmal die Vorteile erfasst, die sich durch verkuerzte Bearbeitungszeiten und aehnliches ergeben.

Bei Sachbearbeitern rechnet IDC mit einer Steigerung der Produktivitaet um rund 25 Prozent als unmittelbare Folge des Einsatzes eines integrierten BK-Systems. Auch hierbei ist der Nutzen der hoeheren Informationsqualitaet nicht beruecksichtigt, da er kaum in Zahlen auszudruecken ist.

Gerade fuer die Management-Ebene ist jedoch dieser Zusatznutzen von ausschlaggebender Bedeutung. Wird er in der Rechnung unterschlagen, so gehen die IDC-Auguren immer noch von einer direkten Produktivitaetssteigerung von knapp zehn Prozent aus.

Ursachen der Effizienzsteigerung

Die Effizienzsteigerung, die sich aus der Verwendung eines integrierten BK-Systems ergibt, resultiert vor allen Dingen aus folgenden Ursachen:

- geringerer Fehleranfall, da Daten nur einmal eingegeben und spaeter nur noch ergaenzt oder korrigiert werden muessen;

- verkuerzte Bearbeitungszeiten beim Umgang mit Texten, Zahlen und Grafiken durch die leichte Integrierbarkeit der einzelnen Bereiche;

- geringere Vorgangsbearbeitungs-Zeiten durch die unmittelbare Weitergabe von Aufgaben und Ergebnissen per E-Mail;

- Wegfall der Mehrfacheingabe identischer Daten, indem beispielsweise eine Adressendatei angelegt und gepflegt wird, auf die jede Abteilung zugreifen kann sowie

- Einschraenkung des Abstimmungsaufwandes fuer unternehmensinterne Meetings durch die Verwendung von E-Mail und Zeitplanungs- Systemen.

Aus der Aufzaehlung wird deutlich, wie sehr die Integration Voraussetzung fuer Effizienzsteigerungen ist. Hoehere Produktvitaet beim Schreiben und Formatieren von Texten ist wenig hilfreich, wenn anschliessend die doppelte und dreifache Zeit mit der Datenkonvertierung zugebracht wird. Noch aufwendiger ist es, wenn ein Mitarbeiter Daten neu erfassen und formatieren muss, der mit einem anderen System oder einer anderen Komponente des Buerokommunikations-Systems arbeitet.

Haeufig ist nicht unbedingt die beste Textverarbeitung die nuetzlichste, sondern die bestintegrierte. Was dieser Unterschied bedeutet, merken indes viele Anwender erst beim Einsatz. Im Bemuehen, die scheinbar leistungsfaehigsten Text-, Kalkulations- und Datenbankprogramme anzuschaffen, wird der Integrationsaspekt haeufig vernachlaessigt. Die Folge: Die Systeme werden nur maessig genutzt, der erhoffte Produktivitaetsvorteil bleibt aus. Aus diesem Grund sollte der Anschaffung einer BK-Loesung eine Reihe von Planungsueberlegungen vorangehen.

Die Anforderungen jedes Unternehmens an die Buerokommunikation sind anders geartet. Vor der Anschaffung und Implementierung eines solchen Systems sollte eine Planungsphase stehen, die nach Moeglichkeit die betroffenen Mitarbeiter einbezieht. Durch ein begrenztes Mitspracherecht bei der Konfiguration des eigenen Arbeitsplatzes wird Motivation erzeugt. Nur so ist gewaehrleistet, dass spaeter keine groesseren Akzeptanzprobleme auftreten.

Das ideale Betriebssystem fuer moderne BK-Loesungen stellt Unix dar, sofern gleichzeitig das Client-Server-Modell der Informationsverarbeitung beruecksichtigt wird. Das hat mehrere Gruende. Zum einen wird ein Maximum an Flexibilitaet bei der Hardware erreicht, da Unix fuer praktisch jeden Rechnertyp - vom PC bis zum Mainframe - verfuegbar ist.

Eine unter Unix vorhandene BK-Anwendung laesst sich somit nach Belieben des Anwenders mit neuen Computern erweitern, ohne dass unueberwindliche Inkompatibilitaeten zu befuerchten sind.

Wichtig dabei ist, dass der Anbieter der BK-Software auch tatsaechlich die gesamte Palette der in den Bueros vorhandenen Unix- Plattformen abdeckt: von SCO Unix fuer PCs bis hin zu Rechnern der Klasse DEC VAX 9000.

Zum anderen ist der Schutz der Investitionen bei einer BK-Loesung unter Unix am hoechsten. Da sich Unix mit rasanten Schritten zu einem Standard-Betriebssystem entwickelt, kann der Anwender sicher sein, auch bei kuenftigen Hardware-Anschaffungen adaequate Produkte zu finden, die das von ihm gewaehlte Unix-BK-System unterstuetzen. Dabei beschraenken sich die Investitionen keineswegs auf den Anschaffungspreis der Software, sondern gehen durch Mitarbeiterschulung weit darueber hinaus.

Bis Ende 1993 mehr als 700 000 Unix-Bueropakete

Diese Vorteile finden beim Anwender Gehoer. Die IDC-Experten haben von 1989 bis 1993 eine Expansion des weltweiten Marktes fuer integrierte Unix-Buerosoftware von 64 auf beinahe 300 Millionen Dollar prognostiziert. Bis Ende 1993 sollen mehr als 700 000 Unix- Bueropakete installiert sein. Da es sich - so die IDC-Rechnung - bei den Computern ueberwiegend um Mehrplatz-Rechner handelt, kaeme dies mehr als 10 Millionen Bildschirm-Arbeitsplaetzen gleich.

Es gilt allerdings, die betraechtliche Basis an installierten MS- DOS-Rechnern in moderne BK-Loesungen einzubeziehen. Ein BK-System, das ausschliesslich fuer Unix und nicht auch fuer MS-DOS erhaeltlich ist, mag zwar dem heren Gedanken der offenen Systeme Rechnung tragen, ist jedoch wenig praxistauglich. Immerhin gibt es nach Schaetzungen der Marktforscher von IDC derzeit weltweit ueber 30 Millionen PCs, die unter MS-DOS laufen. Zum Vergleich: den installierten Bestand an Unix-Rechnern aller Groessenklassen veranschlagen die Auguren auf unter 5 Millionen Einheiten. Die Einbeziehung von MS-DOS ist vor diesem Hintergrund nichts anderes als ein Aspekt der Offenheit einer BK-Loesung.

Indes sollte ein modernes BK-System nicht nur den Altbestand von MS-DOS integrieren, sondern auch MS-Windows beruecksichtigen. Waehrend sich Unix als Server-Betriebssystem fuer BK-Loesungen geradezu anbietet, gibt es Anwender, die auf dem Arbeitsplatz, der Client-Seite, Windows bevorzugen. Offenheit bedeutet in diesem Zusammenhang, die Windows-Benutzer nicht auszugrenzen.

* Tom Schuster ist Geschaeftsfuehrer der Uniplex GmbH, Muenchen.