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03.08.1990 - 

BÜROKOMMUNIKATION II

Integrierte Bildverarbeitung schafft Wettbewerbsvorteile

Mit den Schlagworten "integrierte Bildverarbeitung", "Dokument-Management-System", oder "elektronische Vorgangsbearbeitung" versuchen Hersteller und Anbieter von EDV-Systemen in jüngster Zeit, Interesse für ein neues, lukratives Anwendungsgebiet zu wecken.

Der Verlierer steht schon fest - oder?

Alle reden von Computern. Im positiven wie negativen Sinne. Die inhärenten Potentiale der EDV-Anwendungen werden unermüdlich und von allen Seiten beleuchtet, der Club of Rome diskutierte schon Anfang der 80er Jahre die Chancen und Risiken der Mikroelektronik.

Aber nützt man die Potentiale des Computers wirklich? Und wem nützt man?

Das umstrittene baden-württembergische LVN-Modell zeigt, wie ein Dokumenten-Verwaltungssystem landesweit entwickelt werden konnte. Es deckt aber auch die Schwächen auf: Gedacht wird im Ländle an die durchgängige Vorgangsbearbeitung am Computer über die Stationen Posteingang Sacharbeiter bis hoch zum Landesvater. Im Entscheidungsprozeß soll dabei kein Blatt Papier umgedreht werden müssen.

In der Theorie hört sich das gut an. Die Praxis allerdings verlangt nach Standards und nach Konzepten, bei denen die Anwender wegen langer Einarbeitungszeiten in das neue System nicht als die Verlierer der Umorganisation zu gelten haben.

Von gültigen Normierungen ist man bei der großflächigen Vernetzung der schwäbischen Dienststellen noch weit entfernt. Bislang existiert nur die Auflage, sich in Sachen Standards nicht völlig in die Arme der IBM zu werfen.

Bei der Realisierung der Bürokommunikation im medienübergreifenden Zusammenschluß konkurrieren Unternehmen wie etwa DEC und Wang mit ihren bereits auf dem Markt befindlichen integrierenden Softwareprodukten.

Mit der fortschreitenden Entwicklung hochleistungsfähiger Hardware kommt man dem digitalen Verbundarbeiten ebenfalls näher. So weit, so gut.

Über Sinn und Zweck der Verschmelzung sämtlicher Bürotätigkeiten in ein einziges komplexes Softwarebündel und dessen Portierung auf den Computer braucht zum Glück nicht mehr diskutiert zu werden - wohl aber über die Folgen der so erzielten Rationalisierung:Hier drücken sich die Verantwortlichen auf seiten der Hersteller und bei den Arbeitgebern gern um eine Stellungnahme. Politiker scheinen sowieso überfordert.

Deshalb bleiben die Erfolgsmeldungen an der technischen Front auch immer mit einem unangenehmen Beigeschmack behaftet - daß nämlich der Verlierer schon feststeht. jm

Papierlos, platzsparend, elegant

Bei der elektronischen Schriftgutverwaltung schlagen die Anwender zwei Fliegen mit einer Klappe: Einerseits erzielt er eine fast papierlose Vorgangsbearbeitung - bei einer nach dem Client-Server-Prinzip wie in der Grafik aufgebauten Lösung sieht nur die einzuscannende Schriftguteingabe zwangsläufig noch das konventionelle Tragermedium -, andererseits löst sich das Problem der Langzeit-Archivierung von Akten auf platzsparende und elegante Weise.

Grafik: Deutsche-Bank-Leben

Der freie Wettbewerb fordert von den Teilnehmern täglich, ihre Produkte billiger, besser oder cleverer anzubieten. Geringe Vorsprünge werden im Konkurrenzkampf genutzt. Wer sich hier eine Blöße gibt, unterliegt. Die Datenverarbeitung hat sich heute als Werkzeug zur Rationalisierung weitestgehend in unterschiedlichen Ausbaustufen in den meisten Unternehmen etabliert. Damit können Vorteile im Bereich "billiger" und "besser" erreicht werden.

Im Hinblick auf Informationssysteme sieht es noch anders aus. Der Produktionsfaktor "lnformation" und die darin liegenden Potentiale werden erst zögernd erkannt. Ziel muß hier primär die Gewinnung von Wettbewerbsvorteilen unter dem Begriff" cleverer" sein.

Dies erkannte Rothschild schon 1770. Er setzte für seine Börsenspekulationen Pferdekuriere ein, die ihm schneller als allen anderen die neuesten Informationen zutrugen. Damit erarbeitete er sich ein gigantisches Vermögen.

Obwohl der Vorteil der schnellen Informationsgewinnung häufig im ersten Ansatz nicht immer materiell meßbar ist, stellt er heute einen entscheidenen Ansatz für die zukünftige Unternehmungsentwicklung dar.

Unter diesem Gesichtspunkt müssen auch Investitionen in ein Informationssystem gesehen werden. Der Komponente "Bild" kommt dabei zwangsweise eine übergeordnete Bedeutung zu. Noch heute, im Zeitalter der Datenverarbeitung, wo fast jeder Büroangestellte einen PC oder Zentralcomputer-Anschluß zur Verfügung hat, werden mehr als 90 Prozent aller relevanten Informationen auf Papierbasis geführt.

Neue Generation der Informationssysteme

Die Unzulänglichkeiten des Austausches von Papierinformationen sind vielfältig und führen häufig zu gravierenden Problemen:

- Die Verfügbarkeit der Informationen: Sofern die benötigte Information nicht unmittelbar am Arbeitsplatz vorhanden ist, führt das in aller Regel zu einer Reaktionskette: Unterbrechung der aktuellen Arbeit, Suche nach der Information, eventuell Kopieren

der Vorlage, Neuorientierung an der unterbrochenen Arbeit, Wiederaufnahme der Arbeit.

- Verteilung der Information: Meist müssen Informationen mehreren Mitarbeitern zugeführt oder zugänglich gemacht werden. Das bedeutet mehrfaches Kopieren und physisches Verteilen.

- Durchlaufzeit: Alle genannten Faktoren hemmen die die Produktivität und führen zu einer Behinderung des Arbeitsprozesses. Ein Verhältnis von Durchlaufzeit zu effektiver Bearbeitungszeit von 100 zu eins ist keine Seltenheit.

Die neue Generation der Informationssysteme integriert alle Informationstypen. Daten, Text, Bild und Sprache. Damit wird der Forderung der Anwender von Datenverarbeitungs-, Bürokommunikations- und Archivsystemen Rechnung getragen, alle zur Durchführung eines Arbeitsprozesses beziehungsweise einer Entscheidungsfindung benötigten Informationen auf Abruf sofort bereitzustellen.

Aus den unterschiedlichen Quellen (hauseigene und externe Datenbanken, Archive, Ablagen, Bibliotheken etc.) müssen Informationen beschafft, aufbereitet, ergänzt, verdichtet und zum individuellen Abruf bereitgestellt werden. Hier erweist sich die

Möglichkeit, Vorlagen jeglicher Art zu speichern, als außerordentlich hilfreich. Die Speicherung und Darstellung einer Zeichnung, eines Fotos, einer Grafik, einer handschriftlichen Notiz etc. bilden zusammen mit den EDV-technischen Daten die Grundlage eines modernen Informationssystems.

Daten, die sich mittels Datenverarbeitungs- und Bürokommunikations-Systemen verarbeiten lassen, müssen in der Regel manuell über eine Tastatur erfaßt werden.

Bildinformationen dagegen lesen sogenannte Scanner ein. Dazu wird die Vorlage elektronisch abgetastet und in maschinell verarbeitbare Informationen umgesetzt. Da ein eingescanntes Bild wesentlich mehr Speicherkapazität benötigt, sind entsprechende Informationsträger erforderlich. Hier bieten sich optische Platten an. Die Speicherung erfolgt nach der sogenannten WORM-Technolögie (Write Once Read Many>: Die Informationen werden mit einem Laserstrahl einmalig in die Oberfläche der Platte eingebrannt und können danach beliebig oft gelesen werden. Jukebox-Einheiten nutzen den Vorteil eines mechanischen Wechsels dieser Platten und halten riesige Datenmengen für den direkten Zugriff vor.

Zur Darstellung der Informationen am Arbeitsplatz sind hochauflösende Bildschirme erforderlich, die eine möglichst originalgetreue Darstellung garantieren. Die Reproduktion auf Papier erfolgt über Laserdrucker.

Welche Systeme mit Bildintegration stehen zur Verfügung? Die besprochenen Aspekte bilden den Grundstock für jedes System, das heute am Markt angeboten wird. Unterschiede zeigen sich in bezug auf Leistungsfähigkeit und Einsatzmöglichkeiten der Systeme:

Bildspeichersysteme:

Sie können nur Bilder speichern. Die Adressierung des einzelnen Bildes erfolgt über einen oder mehrere Suchbegriffe.

Subsysteme:

Sie können Bilder speichern und erlauben zusätzlich die Kommunikation mit anderen Systemen. Ziel ist die Anbindung von Bildinformationen an bestehende Anwendungen. Die Funktionalität entsteht durch die Kombination der Systeme.

Integrierte Informationssysteme:

Die Bildinformationen lassen sich in eine Datenverarbeitungs-Anwendung oder Bürokommunikations-Lösung einbinden. Diese Systeme decken aufgrund ihrer Mächtigkeit auch die beiden erstgenannten Möglichkeiten ab.

Ein wichtiger Bestandteil dieser Lösungen ist die Software, die für die Integration der Bildverarbeitung in Anwendungen der Datenverarbeitung und Bürokommunikation sorgt. Hier wächst das Angebot rasch. So gibt es Systeme, die den Papierdurchlauf

eines Unternehmens abbilden und elektronisch unterstützen. Die Belange der Vorgängsbearbeitung werden optimiert. Andere Systeme können die Bildinformation in jegliche Datenverarbeitungs- beziehungsweise Bürokommunikations-Anwendung integrieren.

Riesige Archive werden auf elektronische Speichermedien übernommen und in Datenbanken abgelegt. Hier stoßen auch Datenbanksysteme an ihre Grenzen, und es sind spezielle Werkzeuge gefordert, die riesige Datenbestände verwalten. Information-Retrieval-Systemen wird in Verbindung mit der elektronischen Bildspeicherung eine gute Zukunft vorausgesagt. Die Anwendungsgebiete sind dabei vielfältig: Die neue Generation der Informationssysteme wird bereits in allen Unternehmensbereichen eingesetzt. Einige Beispiele sollen dies illustrieren:

Schadensbearbeitung in einer Versicherung:

Die Schadensbearbeitung ist ereignisbezogen. Sobald ein Schaden eintritt, muß auf die entsprechende Akte zugegriffen werden. Mit Einführung der integrierten Vorgangsbearbeitung können die Sachbearbeiter sofort alle relevanten Informationen zur Bearbeitung abrufen. Eine Beschaffung diverser Details aus Papier- oder Mikrofilmarchiven entfällt. Die Weiterleitung einer Akte zu Mitarbeitern erfolgt nicht wie früher über die Hauspost, sondern elektronisch am Arbeitsplatz.

- Kontrolle des Informationsflusses: Die Transparenz über den Bearbeitungszustand eines Vorganges ist meist mangelhaft.

Verkauf und Produktion in einem Fertigungsunternehmen:

Das Unternehmen produziert medizinische Hilfsmittel, die individuell und möglichst schnell zu sichern sind. Die Auftragsannahme erfolgt in der Regel telefonisch und wird durch eine Handzeichnung, die über Telefax eingeht, unterstützt. Die Auftragsinformationen werden in ein Informationssystem übernommen und für die Bearbeitung weitergeleitet. Der Sachbearbeiter kann ohne Zeitverlust sofort eine Produktionsvorlage erstellen und die gesamten Daten an die Produktion transferieren. Analogien zu bereits in der Vergangenheit produzierten Teilen werden durch den Zugriff auf ein Archiv gebildet und steigern die Effizienz der Bearbeitung.

Schnelle Antragsbearbeitung in einer Bank:

Zur Verbesserung der Marktposition beschloß eine Bank die Durchlaufzeit für ein Hypothekendarlehen auf maximal 48 Stunden festzuschreiben und als Kundenservice anzubieten. Dagegen stand, daß in den Genehmigungsprozeß viele unterschiedliche Personen eingebunden sind.

Nur durch die Einführung der integrierten Bildverarbeitung wurde dieses Ziel erreicht. Alle notwendigen Informationen speichert das System, sie stehen für die sofortige Entscheidung am Arbeitsplatz zur Verfügung.

Pressearchiv in einer Behörde:

Presseartikel aus den unterschiedlichsten Bereichen wurden in der Vergangenheit aus Zeitschriften ausgeschnitten, auf Formblätter geklebt und in Ordner abgeheftet. Bei späteren Recherchen wirkte sich der hohe Zeitaufwand für ein manuelles "Durchforsten" der Unterlagen sehr negativ aus. Heute werden die Unterlagen in ein Informationssystem eingescannt und mit Schlagworten zur Wiederfindung versehen. Der Zugriff kann gezielt und in Sekundenschnelle von mehreren Plätzen gleichzeitig erfolgen.

Integration der Zeichnungsverwaltung:

Ein Industrieunternehmen produziert Teile für den Maschinenbau. Die Konstruktionsunterlagen waren in riesigen Zeichnungsarchiven abgelegt. Analogien bei der Erstellung von neuen Teilen zu bereits in der Vergangenheit konstruierten und gefertigten Teilen ließen sich nur mühsam herstellen. So wurde in vielen Fällen das gleiche Teil nochmals konstruiert, die Stückliste dazu erstellt etc. Heute arbeitet dieses Unternehmen mit einem elektronischen Archiv, das Vorlagen bis zur Größe DIN A0 speichert.

Der Einblick in CAD- und manuell erstellte Vorlagen ist über Suchbegriffe für jeden Konstrukteur möglich.

Aktenverwaltung in einem Krankenhaus:

Die Patientenakte mit allen relevanten Informationen, zum Beispiel EKG, Fieberkurve etc. wird über ein Informationssystem geführt. Jeder Arzt beziehungsweise Pfleger kann sofort von jeder Stelle des Krankenhauses Einblick in vielleicht lebenswichtige Patientendaten nehmen. Auch die Rechnungsstellung wurde wesentlich verkürzt und vereinfacht. Das Archiv - früher benötigte es große Räumlichkeiten - gehört der Vergangenheit an. Der Raum kann besser genutzt werden. Dank der integrierten Bildverarbeitung hat dieses Krankenhaus seine Gesundheitsfürsorge verbessert und die Verwaltungskosten gesenkt.

In allen Fällen hat die integrierte Bearbeitung nicht nur die Datenintegrität verbessert, sondern auch einen schnelleren, flexibleren Zugriff ermöglicht und den Unternehmen einen wertvollen Vorsprung auf dem Markt verschafft.