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15.05.1998 - 

Standardsoftware für das Finanzwesen/Die BGN sagt ihren alten Insellösungen ade

Integrierte Finanzkreisläufe statt Geschäftsprozessen mit Medienbrüchen

Die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gaststätten (BGN) mit knapp 1000 Mitarbeitern ist als Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung eine der ältesten und zugleich größten deutschen Berufsgenossenschaften. Sitz der Hauptverwaltung ist seit 1885 Mannheim, wobei heute rund 2,8 Millionen Versicherte in etwa 385000 Betrieben im gesamten Bundesgebiet durch Bezirksverwaltungen (Berlin, Dortmund, Erfurt, Hannover, Mannheim und München) betreut werden. Hierzu gehören beispielsweise Bäckereien, Mühlenbetriebe, Produzenten von Nahrungs- und Genußmitteln ebenso wie Konservenfabriken, Kaffeeröstereien, Hersteller alkoholischer und alkoholfreier Getränke, aber auch Gaststätten und Hotels sowie Schausteller und Zirkusunternehmen. Die Bilanzsumme betrug 1997 etwa zwei Milliarden Mark.

Wichtigste Aufgabe der BGN ist die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Im Falle einer Verletzung oder Erkrankung hilft der gesetzliche Unfallversicherer durch Leistungen zur medizinischen und beruflichen Rehabilitation, um die gesundheitliche Wiederherstellung Unfallverletzter und die berufliche Wiedereingliederung zu erreichen. Bei den erbrachten Geldleistungen handelt es sich um Verletztenrenten/-geld und Übergangs- sowie im Todesfall Sterbegeld, Weisen- und Witwenrenten.

Dabei hat die BGN im Laufe der Jahre für die Bewältigung der vielschichtigen Aufgaben und ihre Leistungserbringung die Geschäftsprozesse seit jeher immer wieder auf den Prüfstand gestellt. So wurden auch die Geschäftsprozesse des Finanzkreislaufs der Berufsgenossenschaft durchforstet. In diesem Zusammenhang kristallisierte sich relativ schnell heraus, daß es aufgrund einer zerklüfteten und inhomogenen IT-Anwendungswelt nicht möglich war, einen integrierten Finanzkreislauf zu realisieren beziehungsweise die ineinandergreifenden Geschäftsprozesse mit einer durchgängigen und flexiblen Informatikumgebung vorteilhaft zu unterstützen.

Verantwortlich für diesen mißlichen Umstand waren im wesentlichen mehrere Individuallösungen auf PC-Mainframe-Basis unter dem IBM-Betriebssystem VSE, die man bei der BGN vor Jahren selbst entwickelt hatte. Erstellt wurden sie anfangs in der Programmiersprache Assembler, später mit der 4GL (Fourth Genera- tion Language) Natural von der Software AG, deren Datenbank Adabas ebenfalls zum Einsatz kam.

Vor dem Hintergrund stetig steigender Ansprüche an eine gutorganisierte und auf Modernität ausgerichtete Berufsgenossenschaft als Dienstleistungsunternehmen entschloß sich die BGN dann Anfang 1996 dazu, eine neue Ära im Informatikbereich einzuläuten.

Als vorrangige Ziele wurden hierbei folgende drei Punkte definiert, die man fortan mit einer integrierten Standardgesamtlösung anstelle der in die Jahre gekommenen Insellösungen mit Medienbrüchen (die zudem nicht Jahr-2000- und Euro-fähig waren) erreichen wollte: nämlich künftig die finanziellen BGN-Vorgänge über eine durchgängige und einheitliche Systemplattform abzuwickeln, alle an der Planung, Umsetzung und Steuerung beteiligten Mitarbeiter mittels der neuen Gesamtlösung zu unterstützen sowie jedem beteiligten Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt die für ihn erforderliche Information über das System zu liefern.

Daraufhin startete die BGN eine detaillierte Marktevaluierung entsprechende Standardsoftware für die Finanzwirtschaft. Am Ende entschied man sich für die Finanzgesamtlösung der Firma Entire Business Solution (EBS).

Dafür waren mehrere Gründe ausschlaggebend. Zum einen sollte das neue Programmpaket die für den BGN-Finanzkreislauf erforderlichen Funktionen umfassend unterstützen. Hierzu zählen vor allem die spezifische Haushaltsplanung einer öffentlichen Verwaltung und deren Umsetzung während eines Geschäftsjahrs inklusive Personal- und Sachausgaben, die in den Finanzkreislauf einfließen; ferner ein dezidiertes Finanz-Controlling, bei dem in der Kostenrechnung eine verursachergerechte Zuordnung der BGN-Ausgaben und -Einnahmen erfolgt.

Darüber hinaus war das gewählte Standardpaket auf verschiedenen Hardware-Architekturen, das heißt sowohl auf Großrechnern als auch auf Client-Server-Systemen, lauffähig. Weil die BGN quasi nicht gleich mit der neuen integrierten Lösung für die Finanzwirtschaft auch den eingesetzten IBM-Rechner (9672 R24) etwa durch ein Client-Server-Unix-, ein AS/400- oder gar ein Windows-NT-System ablösen wollte, war dies ein überaus gewichtiges Entscheidungskriterium. So hielt man sich die Option für einen späteren Architekturwechsel offen, der durchaus ins Kalkül mit einbezogen wurde (und noch immer wird). Auch war es somit möglich, getätigte Investitionen in Hardware, Man- power und Anwendungs-Know-how weiterhin zu schützen.

Und last, but not least war für die BGN neben Preis-Leistungs-Gesichtspunkten von Bedeutung, daß die Standardsoftware für die Finanzwirtschaft, für die man sich entschieden hatte, auf den bei der Berufsgenossenschaft bereits vorhandenen Plattformen Natural und Adabas arbeitet. Dadurch mußte kein grundlegend neues Basissystem betreut werden.

Der Startschuß für das Umstellungsprojekt fiel Anfang letzten Jahres. Vorgesehen war, die für die BGN vorrangigen Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen sowie für das Controlling ab dem 1. Januar 1998 produktiv zu schalten. Die erstmalige produktive Nutzung der Anlagenbuchhaltung und die Materialwirtschaft mit Einkauf wurde für Ende des Jahres terminiert. Einen übergroßen Leidensdruck, das neue Programmpaket so schnell wie möglich einzuführen, gab es nicht.

Bei der Implementierung wurde das Projektteam der Berufsgenossenschaft, das insgesamt aus sechs Mitarbeitern (zwei aus Haushalt/Beschaffung, zwei aus der Finanzbuchhaltung und zwei aus dem IT-Bereich) besteht, von Entwicklern des Softwarelieferanten unterstützt. Ziel war es hier, daß man soviel eigenes System-Know-how wie möglich aufbaut oder, mit anderen Worten, daß der gesetzliche Unfallversicherer selbst das neue Finanzprogramm aus dem Effeff beherrscht und jederzeit weiß, an welchen "Schrauben" gedreht werden muß - sei es in Problemfällen oder bei Optimierungsmaßnahmen.

Deshalb erfolgten die anwenderspezifischen Einstellungen (Customizing) gemäß den definierten BGN-Geschäftsprozessen für das Finanzwesen auch gemeinsam. In Zusammenarbeit zwischen Anwender und Softwarelieferant wurden branchen- beziehungsweise berufsgenossenschaftsrelevante Zusatzfunktionen entwickelt und in das Standardprodukt aufgenommen. Schon im Vorfeld des Projekts hatte man sich darauf verständigt, daß die BGN direkten Kontakt mit den Entwicklern hatte.

Ein anderer wichtiger Punkt der Projektarbeit betraf die Erstellung von Schnittstellen zwischen den bestehenden Anwendungen, etwa der Reisekosten- und Gehaltsabrechnung, und der neuen Standardsoftware. Der erste Teilbereich des neuen integrierten Finanzpakets lief wie geplant zu Jahresbeginn an; vieles hat sich damit bei der Berufsgenossenschaft verbessert. So können die Mitarbeiter, die Steuerungsfunktionen übernehmen, aus dem verfügbaren Datenbestand quasi auf Knopfdruck und ohne manuelle Tätigkeiten flexible Auswertungen erstellen. Sie ermöglichen sowohl einen generellen Überblick als auch ein Herunterbrechen bis hin zu jedem einzelnen Beleg. Die Systemadministration und damit die gesamte Softwaresteuerung lassen sich nun direkt im Fachbereich erledigen. Der Umgang mit der Informatik wird damit für die Endanwender intuitiver und einfacher.

Grundsätzlich können jetzt alle relevanten Informationen zum Bewältigen des Tagesgeschäfts aus einem integrierten System abgerufen werden. Damit sind auch Fehler durch die Eingabe per Hand, durch die Datenüberführung von einem in ein anderes System eliminiert. Darüber hinaus hat sich bestätigt, daß sich durch die neue integrierte und flexibel handhabbare Finanzwirtschaft die Geschäftsabläufe generell effizienter gestalten lassen.

Des weiteren blieb das Umstellungsprojekt, bei dem die Themen Jahr 2000 und Euro sozusagen gleich mit erledigt wurden, in dem geplanten Kostenrahmen von etwas mehr als 428000 Mark.

Hierin enthalten sind die reinen externen Kosten für die Standardlösung (inklusive Anlagen-Management und Materialwirtschaft/Einkauf) von insgesamt rund 272000 Mark sowie für Erweiterungen von zirka 66000 Mark und etwa 90000 Mark für die Installation, Beratung und Schulung.

Kosten blieben im geplanten Rahmen

Selbst wenn sich durch die Anwendungsmodernisierung nur in wenigen Teilbereichen Kosteneinsparungen erzielen lassen, wird sich das Projekt relativ schnell amortisieren. So genügt bereits eine Einsparung bei den sächlichen Verwaltungskosten über zwei Jahre von jeweils 0,5 Prozent, um sämtliche Projektfremdkosten zu finanzieren. Man kann jedoch davon ausgehen, daß der tatsächliche Nutzen größer sein wird. Im Endausbau werden rund 50 BGN-Mitarbeiter an ihren Terminals und PCs mit dem Standardfinanzpaket arbeiten.

Die BGN kann sich durchaus vorstellen, neben der Anlagenbuchhaltung sowie der Materialwirtschaft und dem Einkauf zusätzlich das vom Softwarelieferanten angebotene Modul "Human Resources" für die Personalwirtschaft auf dem (noch) existierenden IBM-Mainframe unter VSE/ESA 2.1 einzuführen. Dafür gibt es einen logischen Grund: Es wäre dadurch möglich, quasi die gesamte betriebswirtschaftliche Umgebung in ein einheitliches, homogenes IT-Softwaresystem zu integrieren.

Angeklickt

Mehrere in einem Zeitraum von insgesamt rund 15 Jahren mit der Programmiersprache Assembler eigenentwickelte Insellösungen waren bei der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gaststätten verantwortlich dafür, daß kein geschlossener Finanzkreislauf mit den entsprechenden Geschäftsprozessen aufgebaut werden konnte. Beim Schwenk in Richtung integrierte Standardsoftware entschied sich der IBM-Main- frame-Anwender für das durchgängige Finanzpaket der Entire Business Solution (EBS) aus Neu-Ulm, das in Client-Server- und Großrechnerumgebungen läuft und damit die Option eines späteren IT-Architekturwechsels bietet. Nach einer einjährigen Umstellung werden die neuen Kernapplikationen Finanz- und Rechnungswesen sowie das Controlling genutzt; das Anlagen-Management und die Materialwirtschaft mit Einkauf sollen folgen.

Rudolf Haase ist Leiter Finanzen bei der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gaststätten (BGN) in Mannheim.