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07.03.1997 - 

IntranetWo Licht ist, ist auch Schatten

Intranet-Techniken machen Groupware nicht zum Luxus

Groupware verfolgt das Ziel, die Zusammenarbeit innerhalb von Arbeitsgruppen durch Informationstechnologie zu unterstützen. Dazu braucht es Kommunikation und Koordination. Groupware-Anwendungen wie E-Mail, Gruppenkalender, Diskussionsforen, Dokumenten-Sharing, Information-Publishing und Workflow-Systeme setzen an dieser Stelle an.

Dieser weitgefaßte Ansatz von Groupware ist bei der Gegenüberstellung Intranet versus Groupware jedoch nicht angesprochen. Vielmehr sind bestimmte Softwarepakete - zum Beispiel Lotus' "Notes", Microsofts "Exchange", Novells "Groupwise" oder Oracles "Interoffice" - gemeint, die unter dem Obertitel "Groupware" auf dem Markt sind.

Der Begriff Intranet umschreibt im Gegensatz dazu keine bestimmten Anwendungen, sondern eine Technologie. Konkret bedeutet Intranet die unternehmensinterne Verwendung der Internet-Standards. Auf deren Basis werden zunehmend Anwendungen aufgesetzt, die wie Group- ware die Zusammenarbeit unterstützen. Ein Vergleich mit Groupware-Plattformen ist erst auf dieser Anwendungsebene des Intranet-Konzepts sinnvoll.

Die Entscheidung für eines der beiden Konzepte sollte sich an der unternehmenseigenen IT-Strategie ebenso wie am vorhanden DV-Umfeld orientieren. Die Beherrschbarkeit der Technik kann hierbei eine bedeutende Rolle spielen.

Groupware-Plattformen wie Notes, Groupwise etc. stellen eine Vielzahl von integrierten Anwendungen zur Verfügung und bieten somit eine Gesamtlösung aus einer Hand. Hinter Plattformen dieser Art stehen namhafte Hersteller, die zum einen die Weiterentwicklung der Produkte gewährleisten und zum anderen über ein verbreitetes Servicenetz den Support sicherstellen können.

Für ein Intranet bieten andere Hersteller zwar ebenfalls Web-Server an, für umfangreichere Lösungen sind jedoch meist eigener Programmieraufwand oder zusätzliche Anwendungen von unterschiedlichen Anbietern notwendig. Dadurch ist der Support solcher Lösungen selten von einem einzelnen Dienstleister zu erhalten. Oft sind daher mehrere Serviceverträge notwendig. Die Problematik besteht zudem bei solchen modularen Lösungen oft darin, daß eine Integration der einzelnen Produkte nicht ohne weiteres gewährleistet ist.

Je nach Unternehmen kann auch die Unterstützung von mobilen Mitarbeitern oder die Anbindung anderer Standorte erforderlich sein. Hierbei kommt es vor allem auf die Bereitstellung synchroner Daten und Informationen in verteilten Systemen an.

Die bekannten Groupware-Plattformen besitzen genau für diese Anforderung sogenannte Replikationsmechanismen, die einen Abgleich verteilter Datenbanken ermöglichen. Intranets hingegen erlauben bislang keine Replikation in dieser Form.

DV-Umfeld muß berücksichtigt werden

Ein weiterer ausschlaggebender Faktor ist das vorhandene DV-Umfeld. In einer Vielzahl von Unternehmen bestehen sehr heterogene Systemlandschaften. Um für eine solche Umgebung ein unternehmensweites Informations- und Kommunikationssystem einzurichten, bedarf es einer möglichst offenen Plattform.

Ein Intranet basiert auf den verbreiteten Internet-Standards. Somit ist es möglich, Informationen und Anwendungen bereitzustellen, auf die jeder Anwender mittels eines Web-Browsers zugreifen kann, unabhängig davon, unter welchem Betriebssystem dessen Workstation läuft. Group- ware-Plattformen hingegen setzen teilweise bestimmte Betriebssysteme voraus, so daß ihre Einsatzmöglichkeit auch vom sonstigen DV-Umfeld abhängt.

Bedeutend für die Wahl der richtigen Technologie ist darüber hinaus, welche Anwendungen ein Unternehmen in absehbarer Zeit benötigt. Für Arbeitsabläufe im Workflow-Bereich bieten Groupware-Produkte im allgemeinen ausgereiftere Lösungen. Das gilt auch für Workgroup-Applikationen, die die Zusammenarbeit mehrerer Personen ermöglichen (siehe Grafik). Unternehmen mit hohen Anforderungen in diesen Bereichen kommen zur Zeit kaum um eine Groupware-Plattform herum.

Intranets eignen sich eher für Unternehmen, die damit Informationen publizieren, E-Mails verschicken und empfangen sowie Diskussionsforen eröffnen wollen. Was darüber hinausgeht, erfordert auf Intranet-Basis bisher entweder einen hohen Programmieraufwand oder die Anschaffung entsprechender Zusatzprodukte.

Das Bereitstellen und Übertragen von Daten in einem Netzwerk birgt mehrere Gefahren. Zu nennen sind hier unerwünschter Datenzugriff und -manipulation, das Abhören von Daten sowie das Vorgeben falscher Identität. Zur Abwehr solcher Gefahren sind Sicherheitsmethoden notwendig.

Groupware-Plattformen gewährleisten dies durch Zugriffskontrollen auf Server-, Datenbank- und Dokumentenebene. Zudem können Anwender unterschiedliche Rechte für die Bearbeitung von Datenbanken oder Dokumenten erhalten. Innerhalb eines Intranet läßt sich der Zugriff auf Server, Verzeichnisebene oder auch auf jede einzelne Web-Seite kontrollieren.

Verschlüsselungsmethoden verhindern das Abhören von Daten während der Übertragung. Das geläufigste Verfahren im Intranet ist die sogenannte Public Key Encryption, die auch bei Groupware-Plattformen in der Regel Anwendung findet. Innerhalb eines Intranet ist sie beispielsweise mit Hilfe des Protokolls Secure Socket Layer (SSL) möglich. Voraussetzung ist jedoch, daß Browser und Web-Server dieses Protokoll unterstützen.

Die Echtheit und Integrität übertragener Daten können digitale Unterschriften gewährleisten. Bei Groupware-Plattformen ist diese Form der Authentizitätsprüfung integriert. Innerhalb eines Intranet läßt sie sich durch Verwendung von Zusatzprodukten wie "Pretty Good Privacy" (PGB) realisieren. Zunehmend kommen jedoch Web-Server auf den Markt, die bereits über bestimmte Sicherheitsfunktionen verfügen.

Eine Frage ist besonders häufig zu hören: Warum teure Groupware-Plattformen anschaffen, wenn man dasselbe quasi umsonst bekommen kann? Zum einen bietet aber ein Intranet noch nicht die Funktionalität von Groupware-Plattformen, und zum anderen muß man sich darüber im klaren sein, daß die Anschaffungskosten für Server- beziehungsweise Client-Software nur ein Kostenfaktor von vielen sind. Richtig ist, daß bei Groupware-Plattformen Server- und Client-Lizenzen grundsätzlich kostenpflichtig sind. Web-Server und Browser sind hingegen größtenteils als Freeware erhältlich. Jedoch verfügt man damit noch nicht über Funktionalitäten, wie sie Groupware-Produkte besitzen.

Nicht zu vernachlässigen sind darüber hinaus die sogenannten "Costs of Ownership", wie Einrichtungs-, Administrationskosten sowie Ausgaben für Anwenderschulungen. Bei der Einrichtung schlagen neben der Installation von Client- und Server-Software insbesondere die benötigten Anwendungen zu Buche.

Bei Groupware-Plattformen ist es zwar oft erforderlich, unternehmensspezifische Anwendungen erst zu entwickeln, hierzu sind jedoch Entwicklungsumgebungen integriert, die den Aufwand stark reduzieren. Bei einem Intranet ist nach Einführung des Netzprotokolls TCP/IP und Installation von Web-Server und Browser noch nicht viel erreicht. Solch ein umfangreiches Informationsangebot, wie es im Internet bereitsteht, muß für ein Intranet erst einmal erstellt werden.

Dabei sollte man sich immer vor Augen halten, daß eine wilde Ansammlung von bewegten Bildern, Java-Applets, Aktive-X-Controls etc. noch kein sinnvolles Informationsangebot darstellt. Hierzu bedarf es einer genauen Planung, welche Informationen in welcher Form und welcher Struktur nutzbar sein sollen.

Darüber hinaus sind Administrationsaufwendungen, die insbesondere anfallen, um das System funktionsfähig zu halten, in die Kostenbetrachtung einzubeziehen. Hier spielen unter anderem Aufwendungen für die Verwaltung von Adreßbüchern und Zugriffsrechten oder für das Aktualisieren von Datenbanken eine Rolle.

Um hierbei den notwendigen Aufwand gering zu halten, können Administrationswerkzeuge, die eine zentrale Verwaltung ermöglichen, hilfreich sein. Groupware-Plattformen verfügen bereits über entsprechende Werkzeuge. Für die Administration von Intranets sind bisher noch unterschiedliche Tools für einzelne Dienste nötig.

Zur Gewährleistung des richtigen Einsatzes muß der Benutzer die Anwendung natürlich einigermaßen beherrschen. Groupware-Produkte sind aufgrund ihrer hohen Komplexität relativ schulungsintensiv. Der Browser als Benutzer-Schnittstelle eines Intranets hingegen ist vergleichsweise einfach zu bedienen und erfordert einen entsprechend geringeren Schulungsaufwand.

Die zukünftige Entwicklung beider Technologien zeichnet sich bereits ab. Groupware-Produkte werden zunehmend plattformunabhängig. Intranets hingegen werden durch entsprechende Applikationen die Funktionalität von Groupware-Plattformen erreichen. Die Entscheidung für die eine oder andere Kommunikationsplattform wird sich in Folge der gegenseitigen Annäherung beider Technologien weniger an technischen Details als an strategischen Gesichtspunkten orientieren.

Angeklickt

Intranet-Technik ist erstens extrem kostengünstig und hat zweitens ohnehin ihre Ursprünge in der Kommunikation. Warum also viel Geld für Groupware-Lösungen ausgeben, die auch noch viele proprietäre Eigenschaften haben? Bei genauerer Betrachtung zeigt sich, daß diese Rechnung nicht so einfach aufzumachen ist. Vielmehr haben Intranet-Lösungen ebenso wie Groupware-Pakete nicht nur ihre spezifischen Vorteile, sondern auch ausgeprägte Schwachpunkte. Dieser grundsätzliche Beitrag zeigt beide Seiten der Medaillen auf und gibt Orientierungen entsprechend den Bedürfnissen von Anwendern.

*Michael Laux ist Diplomkaufmann und arbeitet als Consultant beim Beratungsunternehmen Pica Information & Management GmbH in München