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19.11.1998 - 

IT in Banken/Umzug brachte neues Archivierungssystem mit sich

Investitionsschutz: MVS-Lösung mußte in die RZ-Organisation passen

Eine noch nicht fertiggestellte Software kaufte die BHF-Bank, um eines ihrer Umzugsprobleme - das der Archivierung - zu lösen. Topas, ein typenorientiertes Präsentations- und Archivierungssystem, war den Bankern das Risiko wert. Projektleiter Bernd-Hasso Drews* schildert Auswahl, Einführung und den heutigen Status.

Als im Jahre 1994 der Neubau der BHF-Bank geplant war, untersuchte die Organisationsabteilung, wie hoch der Platzbedarf für Material, Ablage und sonstige Unterlagen sein würde. Das Ergebnis: Statt der benötigten Ablagefläche von rund 3355 laufenden Metern standen im neuen Gebäude gerade 2578 Meter zur Verfügung - das waren rund 20 Prozent zuwenig. Das sichere Wachstum der Ablage bis zum Einzug im Sommer 1995 war bei diesen Überlegungen noch nicht einmal berücksichtigt.

Aus der Not eine Tugend gemacht

In fünf Fachabteilungen untersuchte man gezielt die Struktur der Ablage, um festzustellen, welcher Art die Unterlagen waren und woher sie kamen. Hierbei stellte sich heraus, daß 79 Prozent des Papiers intern produziert wurde. Vom gesamten Archiv stammten 66 Prozent der Daten aus codierten (im DV-System verfügbaren) Informationen, die restlichen 34 Prozent lagen ausschließlich in Papierform vor. Die Zielrichtung war schnell klar: Zum einen galt es, Papier zu vermeiden, zum anderen mußte schnellstmöglich eine Lösung gefunden werden, um den vom zentralen Host erzeugten Output zu archivieren.

Zu diesem Zeitpunkt bestand das Archiv der BHF-Bank aus einem Mix verschiedener Methoden. Man lagerte Papier, archivierte Dokumente auf Mikrofiche beziehungsweise -film und speicherte Daten auf Magnetkassetten. In einer Kostenabschätzung auf fünf Jahre wurden die Archivierungsarten Mikrofilm/-fiche, Papierablage und elektronisches Archiv miteinander verglichen. Eindeutiger Favorit war das elektronische Archiv mit geschätzten Kosten im unteren zweistelligen Millionenbereich. Die Kosten der zweitbesten Lösung lagen um rund 40 Prozent höher.

Mit einer Ausschreibung an acht Anbieter für Archivierungssysteme sollte eine zukunftssichere Alternative gefunden werden, um die Aktenberge und Recherchezeiten deutlich zu reduzieren. Gesucht wurde eine Lösung zum Aufbau eines zentralen Unternehmensarchivs, das die Daten sicher und kostengünstig aufbewahrt und dem Mitarbeiter in Verbindung mit einer leistungsstarken Software bei Bedarf schnell bereitstellt. Die Vision sollte zur Realität werden: Das zentrale Unternehmensarchiv würde jedem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, an seinem Arbeitsplatz alle archivierten Objekte des Unternehmens abzufragen. Unabhängig davon, bei welcher Unternehmenseinheit die Informationen anfallen oder um welchen Datentyp es sich handelt.

Nach Begutachtung der Angebote und Bewertung der vorgestellten Archivierungslösungen, je vier Lösungen auf Unix- und MVS-Basis, fiel die Wahl der Bank schließlich auf einen Anbieter aus Hamburg. Die Bauer Software + Informatik GmbH konnte zum damaligen Zeitpunkt bereits das Beta-Release ihres Produkts Topas (Typorientiertes Präsentations- und Archivierungssystem) vorstellen, dessen Grundkonzept die BHF-Anforderungen abdeckte. Dies und gute Erfahrungen mit dem Standardprodukt "Posy" (Print-Optimizing-System) aus der gleichen Softwareschmiede waren die Motivation, eine noch nicht fertiggestellte Software zu kaufen.

Grundsätzliche Argumente für die MVS-Lösungen waren der Investitionsschutz in zentrale Hardware und Arbeitsplatzausstattung (zirka 2500 Bildschirmarbeitsplätze) sowie die Abstützung des Betriebs auf der bewährten RZ-Organisation. Gemeinsam mit einer schlanken Produktadministration erzielte die Standardsoftware in einer mathematischen Bewertung das mit Abstand beste Kosten-Nutzen-Verhältnis. Eine fertige Gesamtlösung oder gar eine Anwenderreferenz gab es noch nicht. Das Konzept jedoch schien überzeugend: ein offenes System mit zentralem Index, ein System, das eine Archivierung auch noch in zehn Jahren - möglicherweise mit heute noch unbekanntem Archivierungsmaterial - möglich machen sollte. Darüber hinaus wünschte sich die Bank eine Vielzahl weiterer Funktionen, die Bauer während der Entwicklungsphase auch umsetzen konnte.

Die Zeit drängte. Das Projekt mußte nun innerhalb eines knappen Jahres realisiert werden. Die Bauer-Leute führten die ergänzende Programmierung anhand des Pflichtenhefts durch und wurden während des gesamten Projekts von den Bankmitarbeitern unterstützt. Die Integrationstests wurden im Zeitraum von Juni bis September 1995 geplant. Am 20. November 1995 ging man dann mit 450 Mitarbeitern in Produktion. Das damalige Release 1.1 war eine 80prozentige Lösung, die die wesentlichen Anforderungen der Bank an das System abdeckte; in den folgenden Updates wurden die weiteren realisiert, pro Release zwischen 80 und 120 Einzelpunkte.

Um eine größtmögliche Akzeptanz zu gewährleisten, gab man das neue System erst frei, als es bereits mit einer Vielzahl von Daten gefüllt war. Aus den einzelnen Fachbereichen wurden Trainer ausgewählt, die die Mitarbeiter gruppenweise schulten. Die Abteilungen Zahlungsverkehr und Handelsabwicklung konnten als erste auf das neue System zugreifen.

Die Dokumentenauswahl ist grundsätzlich über ein Schlagwortregister möglich, das auf innerhalb der Bank einheitlichen Begriffen basiert. Es stehen aber auch weitere Einstiegsmöglichkeiten für die Recherche zur Verfügung, so zum Beispiel ein Expertenmodus und eine Funktion, mit der sich häufig vorkommende Recherchen speichern und erneut aufrufen lassen.

Die Software unterstützt die üblichen PF-Funktionen der 3270-Welt. Mit frei wählbaren Indexwerten kann auf die gesuchten Dokumente zugegriffen werden. Hierbei liegt die Stärke des Systems in der Art der Index- verwaltung. Selbst Recherchen in verschiedenartigen Dokumen- ten über einen längeren Zeit- raum hinweg werden schnell abgearbeitet.

Ein besonderer Schwerpunkt bei der Einführung des elektronischen Archivs war der Verzicht auf den standardmäßigen Listendruck. Die Archivlösung bietet eine Online-Ansicht von Listen direkt nach ihrer Erstellung. Mit dieser Funktion entfällt das Ansehen von Listen über Online-Funktionen der Listenverteilprodukte.

Dem Anwender ist die Entscheidung überlassen, lediglich Einzelseiten oder auch die Gesamtliste zu drucken. Die Ausgabefunktion bietet zentrales oder dezentrales Drucken sowie das Kopieren in eine Datei an. In Verbindung mit einer Notizfunktion, mit der man Zusatzinformationen an ein bestehendes Dokument anfügen kann, wurde so der Ausdruck erheblich reduziert.

Heute gehört die Arbeit mit dem Archivsystem für zirka 1700 Mitarbeiter zum Alltag. Die halbtägigen Schulungen wurden in das Ausbildungsprogramm aufgenommen und für neue Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen wiederholt. Inzwischen sind 800000 Einzelobjekte mit einem Datenvolumen von 450 Gigabyte archiviert. Funktionserweiterungen im letzten Release bezogen sich zum Beispiel auf das Ansehen von breiten Listen. Der Anwender kann beliebige Spalten ausblenden, so daß sich die wichtigen Informationen auf einer Bildschirmseite darstellen lassen. Ebenso ist es möglich, beliebige Spalten zu fixieren, die dann beim Blättern weiterhin sichtbar bleiben.

Im Archiv: Objekte der Dokumentationsarten

Die archivierten Einzelobjekte setzen sich aus 2000 Objekt-/ Dokumentenarten zusammen. Somit ist der Output der wichtigsten Programme der Bank im Archiv verfügbar. Sollten trotz des umfangreichen Jahr-2000-Projekts doch einzelne Programme im Zusammenhang mit dem Jahr 2000 falsche Ergebnisse liefern oder gar ihre Funktion verlieren, sind die Objekte der wichtigsten Dokumentenarten im Archiv verfügbar. Auf diesen Datenbestand kann mit Topas zugegriffen werden: Die Software ist Jahr-2000-fähig.

Als Speichermedium werden optische Platten eingesetzt, die im WORM-Verfahren (Write Once Read Multiple) arbeiten. Hierfür wurden 1995 eine Jukebox des Modells IBM 3995-133 angeschafft und die Archivkapazität 1998 mit dem Modell 3995-C38 auf momentan 1,2 Terabyte erweitert, um das monatliche Wachstum von knapp 30 Gigabyte aufzunehmen. Das System speichert codierte Informationen als codierte Informationen und nicht als Image. Advanced-Function-Presentation-(AFP-)Druckdaten werden für die Reproduktion und Anzeige mit einer AFP-Ressourcen-Verwaltung optimiert abgelegt.

Eingescannte Images wie zum Beispiel Schecks und Überweisungen eines Schriftenlesesystems lassen sich komprimiert archivieren (Tiff, JPEG).

Suchergebnisse innerhalb

von vier Sekunden

Mehr als 20000 Transaktionen täglich zeigen, wie sehr das Archivsystem mittlerweile in die Arbeitsabläufe integriert werden konnte.

Zu Tagesspitzenzeiten arbeiten regelmäßig zwischen 80 und 100 Mitarbeitern parallel. Dabei erzielt man gute Antwortzeiten: In 98,5 Prozent aller Fälle hat der Mitarbeiter seine Suchergebnisse innerhalb von vier Sekunden auf dem Bildschirm. Neben den zehn Leselaufwerken in den Jukeboxen ist insbesondere ein magnetischer Cache die Basis für diese Leistungswerte.

Grundlage für die Akzeptanz der Recherchesoftware ist unter anderem die zentrale Indexverwaltung.

Beliebige Dokumente lassen sich miteinander verknüpfen, und selbst Dokumente zu Vorgängen, die sich über alle Bereiche der Bank erstrecken, können recherchiert werden. Die Indizierung ist flexibel programmiert. Bei Bedarf lassen sich auch bereits archivierte Objekte nachindizieren.

Das Programm ist über eine Schnittstelle mit dem bankeigenen Sicherheitssystem verbunden. Damit die im Archiv gespeicherten vertraulichen Daten nicht von unberechtigten Personen aufgerufen werden können, wird jeder Benutzer einer Gruppe zugeteilt. Dieser wiederum sind bestimmte Dokumentengruppen zugewiesen, auf die der Zugriff gestattet ist.

Je nach Bedarf ist somit eine grobe oder feine Einteilung möglich. Für beliebige Seiten oder Zeilen innerhalb eines Dokuments kann der Zugriff gesperrt werden, obwohl derselbe Anwender andere Bereiche des Dokuments einsehen darf. Realisiert ist diese Feinsteuerung für den Zugriff mit dem Indexmodul (Security-Index) im Zusammenspiel mit dem Sicherheitssystem.

Technisches Umfeld

Großrechner der Serie 370/3090

3390-Platten (oder kompatible) als DASD-Speicher

3270-Monitor oder PC mit Emulation

Optional: Jukebox 3995 bei optischer Speicherung

Optional: STK ACS 4400 Kassettenrobotersystem als Backup- Träger

MVS/ESA ab 4.3

JES2

VTAM 3.4

DB2 V3R1

OAM/SMS

Sicherheitssystem (hauseigene Produkte)

Die Bank

Die BHF-Bank Aktiengesellschaft ist mit einer Konzern-Bilanzsumme von 80 Milliarden Mark sechstgrößte börsennotierte deutsche Geschäftsbank. Der Schwerpunkt der Bank liegt in beratungsintensiven Leistungen einschließlich Finanzierungen und Handel in den wichtigsten Finanzinstrumenten. Diese Aktivitäten der BHF-Bank sind in den Geschäftsbereichen Corporate Banking, Financial Markets, Private Banking und Asset Management zusammengefaßt. Als mittelgroße Bank mit kurzen Entscheidungswegen, Stützpunkten in wichtigen internationalen Finanzzentren und neun Niederlassungen in Deutschland sowie ihrer Zentrale in Frankfurt am Main verfügt das Haus über leistungsfähige Strukturen.

Angeklickt

Die BHF-Bank Aktiengesellschaft begann 1995 mit dem Aufbau eines zentralen Unternehmensarchivs. Als Archivierungs- und Recherchesoftware ist eine Standarsoftware ("Topas") im Einsatz. Mit diesem elektronischen Archiv wurden Ablagefläche und Raumbedarf für Papierdokumente reduziert und Druckkosten gesenkt. Dienstleistungs- und interne Personalaufwände für die Mikrofiche-Technik sind praktisch keine entstanden. Die Recherchekomponente bietet schnellen Informationszugriff, so daß personalintensive Papierarchive reduziert werden konnten. Mit einer elektronischen Notizfunktion können die archivierten Objekte mit Bestätigungen und Vermerken ergänzt werden.

*Bernd-Hasso Drews hatt die Projektleitung in der BHF-Bank in Frankfurt am Main.