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17.02.2016 - 

Scannen, Drucken, Archivieren

Ist das papierlose Büro Realität?

Ein Schreibtisch, darauf ein Monitor mit Laptop, ein Tablet und eine Karaffe Wasser; keine Papierberge, die umzukippen drohen, nirgendwo Post-its und auch keine Ordner, die sich darum herum türmen. Aufgeräumt, sämtliche Daten digitalisiert und dabei alles vernetzt, gesichert und unverzüglich von überall her im Zugriff – das ist die Vision vom papierlosen Büro der Zukunft. Seit

Seit Jahrzehnten träumen Menschen davon und heute sind wir der Umsetzung näher denn je. Bezahlbare Technik, ausgereifte Softwarelösungen und die wachsende Akzeptanz einer zunehmend digitalisierten Welt machen das möglich - Prozessoptimierung und Kostendruck machen es notwendig. Gleichzeitig wird pro Kopf so viel Papier verbraucht wie noch nie zuvor. "Think before you print", der Apell, den man unter fast jeder eingehenden E-Mail findet, verhallt ungehört in den Büroräumen. Wie kann das sein? Die Frage beschäftigt Experten der verschiedensten Fachrichtungen und ihr nachzugehen, führt auf eine spannende Reise.

Woran denken Sie beim Begriff Science Fiction? Sicherlich nicht an "das papierlose Büro", oder?! Aber genau damit startete das Thema, das bereits 1946 als "Büro der Zukunft" in einer Science Fiction Erzählung Einzug hielt (A. Murray Leinster, A Logic Named Joe, in: Astounding Science Fiction, 1946). In den 1970er wurde die Idee dann zur Vision geadelt, indem ernstzunehmende Medien wie die amerikanische Business Week das Thema aufgriffen. Auch eine andere Vision wurde damals geboren: Auf jedem Schreibtisch und in jedem Haus solle ein Computer stehen. Zwei junge Männer namens Bill Gates und Paul Allen hatten unter dem Namen Microsoft ein Computer Start-up gegründet und träumten BIG.

Nur zur Erinnerung: In den Büros arbeiten die Menschen damals mit Schreibmaschinen, kopiert wird auf Durchschreibpapier, archiviert in Papierordnern und Zettelkästen. Für den durchschnittlichen Arbeitnehmer sind diese Vorstellungen deswegen sicherlich reine Utopie. Was er nicht weiß: Der Count-Down zum Paradigmenwechsel in der Arbeitswelt ist bereits angezählt: 1981 kommt MS DOS von IBM auf den Markt, 1985 veröffentlicht Microsoft die erste Version von Windows. Parallel wird etwas entwickelt, das als World Wide Web in den 1990ern allen zugänglich wird und alles verändert - das Internet.

Die Vision von Bill Gates hat sich weitestgehend erfüllt und das Internet prägt "7x24" unsere Arbeitswelt und unser Privatleben, doch das papierlose Büro ist bis heute keine Realität geworden. Während mittlerweile über Internet 4.0 diskutiert wird, zeigen Briefbögen, Schmierpapier und Post-its eine erstaunliche Beharrungskraft. Neben der individuellen Kaffeetasse, der persönlichen Topfpflanze und dem privaten Foto ist auch dem Büromenschen anno 2015 seine Zettelwirtschaft lieb und teuer. Und das, obwohl die Argumente für ein papierloses Büro durchweg überzeugend sind. Die Frage, warum es sich dennoch bislang nicht durchgesetzt hat, beschäftigt deshalb die unterschiedlichsten Fachrichtungen.

Mythos papierloses Büro

In ihrem viel beachteten Buch "Der Mythos vom papierlosen Büro" von 2003 gehen die Psychologin Abigail J. Sellen und der Informatiker Richard H.R. Harper dieser Frage nach. Von einem ethnologischen Ansatz ausgehend, ziehen sie ihre Rückschlüsse aus den Ergebnissen vieler Untersuchungen, die belegen, dass Menschen zum Beispiel besser auf Papier lesen und vergleichen können als am Bildschirm und dass Notizen und Kritzeleien wichtig für kreative Gedankengänge sind. Ihr Fazit lautet: Die moderne Technik mit Computer & Co ist aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken, aber solange Menschen dort arbeiten, wird es das papierlose Büro nicht geben.

Seit das Buch erschienen ist, sind über zehn Jahre ins Land gegangen. Unfraglich sind wir Menschen von unserer Evolution her haptische Wesen, die auch über Begreifen begreifen. Doch ebenso unbestreitbar ist seither die technologische Entwicklung weiter vorangeschritten, die zur Digitalisierung notwendige Gerätschaft ist mittlerweile auch für den Privatanwender bezahlbar und die Akzeptanz, am Bildschirm zu lesen, nimmt besonders unter den jüngeren Jahrgängen stetig zu (Allensbacher Markt und Weberträgeranalyse (AWA), 2014).

Die Verbreitung von eReadern sowie die preisgünstig gewordenen großen Flachbildschirme tun das Ihre dazu. So kann man sich derzeit für nur 3,45 Euro beim Anbieter Amazon die Kindle-Edition von Phil Marx: "In kleinen Schritten zum papierlosen Büro - Das tägliche Papierchaos beherrschen lernen" (2013) herunterladen und als Privatperson preisgünstig der Unordnung auf dem eigenen Schreibtisch den Kampf ansagen.

Ausnahme-Unternehmen bestätigen die Regel

Einzelne Unternehmen, die das papierlose Büro bereits konsequent umgesetzt haben, gibt es mittlerweile. Ein beliebtes Beispiel dafür ist das IT-Unternehmen Decos aus Noordwijk in Holland, dem die Umstellung nach eigenen Aussagen zu 99 Prozent gelungen ist. Die Firma verdient ihr Geld damit, Lösungen rund um die Themen e-Government, online Collaboration and Sustainable Mobility zu verkaufen.

Eine papierlose, klimaneutrale Büroumgebung versteht es deswegen als den eigenen verantwortlichen Beitrag zur Zukunft unseres Planeten. Ganz generell sind die Holländer dem Papierlosen gegenüber aufgeschlossener als ihre deutschen Nachbarn: Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des niederländischen Softwarespezialisten Viadesk.

Demnach bewerten 85 Prozent der befragten niederländischen Arbeitnehmer es als realistische Vision, dass sie durch die voranschreitende Digitalisierung und Vernetzung bei ihrer Arbeit einmal komplett ohne das Ausdrucken von Dokumenten auskommen können. Auf deutscher Seite sind aktuell nur 38 Prozent der Befragten dieser Meinung. Die Zahlen decken sich mit früheren Erhebungen, wonach deutsche Büroarbeiter im Durchschnitt 178 Prozent mehr ausdrucken als ihre Kollegen in den Niederlanden.

Auch andere Länder dienen als Beispiele für den gelungenen Transfer hin zur Verwaltung ohne Papier: Estland hat sich nach der Erklärung seiner Unabhängigkeit 1991 direkt aus der Planwirtschaft in die digitale Neuzeit katapultiert. Das Land garantiert seinen Bürgern kostenlosen Internetzugang. Seit 2002 gibt es eine persönliche ID für die Kommunikation mit den Behörden, die 90 Prozent der Esten besitzen und nutzen. Kann man daraus den Schluss ziehen, dass "papierlos" immer dann am besten funktioniert, wenn es keine eingeschliffenen, papiergebundenen Prozesse gibt?

Hier ist wieder ein Blick in die Untersuchungsergebnisse der Arbeit von Sellen und Harper interessant, die den Faktor Mensch betreffen. Firmen, die das papierlose Büro einführen wollten, konnten eine deutliche Reduzierung des Papierverbrauchs nur mit einer strukturellen Veränderung der Arbeitsprozesse erreichen, was ein Umdenken und Umlernen von den Arbeitnehmern erforderte. Die Firmen, die den Fokus ausschließlich auf die Reduktion von Papier gesetzt hatten, scheiterten dagegen, weil sich die Organisation nicht veränderte. Zur Umstellung braucht es also den Büromenschen, der zur papierfreien Veränderung bereit ist.