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11.10.2006

Ist ERP fit für neue Mehrwertsteuer?

Wegen der Steuererhöhung auf 19 Prozent müssen Anwender ihre Buchhaltung anpassen.

Die höhere Mehrwertsteuer betrifft uns alle. Auch die Anwender von betriebswirtschaftlicher Software. Denn sie müssen nicht nur den Steuersatz von 16 auf 19 Prozent umstellen, sondern mitunter eine große Zahl an Stammdaten anpassen. Betroffen von der Erhöhung sind alle Bereiche einer Unternehmenssoftware, die mit der Außenwelt zu tun haben. Das sind unter anderem:

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Beratungsbedarf steigt

Durch die neue Mehrwertsteuer haben Experten wie Sonja Mühleisen mehr zu tun. Sie ist Tax Director bei Deloitte. Fragen stellen die Unternehmen zur Finanzbuchhaltung aber auch zu rechtlichen Sachverhalten, etwa zu Preisanpassungsklauseln. Was die Firmen vor allem umtreibe, seien Dauerleistungen, weil bei denen sowohl der alte als auch der neue Steuersatz zu berücksichtigen ist. Sie fragen sich, wann Entgelte zu verfassen sind und wie man mit der Umsatzsteuervoranmeldung verfährt.

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• Finanzbuchhaltung,

• Warenwirtschaft (Ein- und Verkauf),

• das Angebotswesen (sofern dort Bruttopreise angegeben werden) sowie

• Lohn- und Gehaltsmodule (zum Beispiel wegen der Reisekosten und geldwerter Vorteile für Angestellte).

Nicht betroffen ist zum Beispiel die Anlagenbuchhaltung. Angebote mit Bruttopreisen müssen einen Vermerk haben, dass sie nur bis Jahresende gültig sind.

In der Warenwirtschaft müssen sämtliche Bruttopreise neu berechnet werden, wenn sie bisher mit 16 Prozent Umsatzsteuer versehen waren. Kritischer als Verkaufspreise von Artikeln sind jedoch Verträge, die über den Jahreswechsel laufen. Wurde beispielsweise ein einjähriger Wartungsvertrag im Mai dieses Jahres geschlossen (mit 16 Prozent Mehrwertsteuer), muss der ins Jahr 2007 reichende Vertragszeitraum gesondert behandelt werden. Hier hilft jedoch keine Software, sondern meist nur noch der Steuerberater. Entscheidend für die Steuer ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht das Rechnungsdatum. Dies kann unter Umständen zu viel Detailarbeit führen. Eine Firma kann eine Rechnung in 2006 für ein Projekt ausstellen, das erst im nächsten Jahr vollendet wird.

Steuerassistenten

Vor allem Hersteller von Softwarepaketen, die sich an kleine und mittelständische Firmen richten, bringen derzeit Hilfsprogramme auf den Markt, um Anwendern beziehungsweise den Vertriebspartnern die Anpassung zu erleichtern.

Sage Software aus Frankfurt am Main entwickelt für seine Produkte Mehrwertsteuer-Assistenten. Für das Warenwirtschaftspaket GS-Auftrag 2.80 gibt es ein solches Werkzeug bereits, Tools für "Office Line", "Classic Line", "PC Kaufmann" und die Handwerkerprodukte sind in Arbeit. Das Tool untersucht, welche Stammdaten von der Umstellung betroffen sind, also etwa Verkaufspreisfelder und Stücklisten. Dem Nutzer wird aufgezeigt, wo Veränderungen notwendig sind. Lösungsvorschläge liefert der Assistent ebenfalls, so dass Firmen Anpassungen womöglich automatisch vollziehen können. Helfen soll der elektronische Steuerberater aber auch bei Fällen, in denen eine automatisierte Modifikation nicht ohne weiteres geht. Dies betrifft zum Beispiel individuelle Preisvereinbarungen mit Kunden, die vor einer Preisanhebung zunächst neu zu verhandeln sind.

Hotline-Stress vermeiden

Einerseits versteht Sage sein Angebot als Dienst am Kunden, andererseits handelt die Firma aus Eigeninteresse: "Wir wollen verhindern, dass Anfang 2007 unsere Hotlines verstopft sind, wie es bei der Jahr-2000-Umstellung der Fall war", erläutert Achim Hubert, Experte für das Thema Umsatzsteuer bei Sage. Das Werkzeug soll Kunden und den Sage-Partnern zugute kommen. Nutzer mit gültigem Wartungsvertrag und aktueller Softwareversion erhalten es kostenlos, Anwender mit älteren Produkten müssen einen "kleinen Betrag" entrichten.

Sage-Konkurrent Microsoft fährt keine vergleichbaren Aktionen. Man empfiehlt lediglich online auf der Website für kleinere Unternehmen für eine spezielle, kostenlose Ausgabe des "Haufe Steuerguide 2007", den Surfer erhalten, wenn sie sich registrieren. Ähnlich wie Sage liefert auch Softengine einen Assistenten für die Steueranpassung für "Büroware"aus. Darüber hinaus bietet der in Hauenstein in der Pfalz beheimatete Hersteller Anwenderseminare an.

Leistungsdatum entscheidend

Wie Sage informiert auch Infor derzeit Kunden und Partner. Besondere Tools für die ERP-Lösungen sind jedoch nicht geplant. Beratung gibt es auf Anfrage, etwa zum Thema Teillieferung. Gemeint ist damit, einen Teil der Leistungen eines Auftrags noch 2006 mit 16 Prozent Umsatzsteuer abzurechnen. Laut Infor ist für diese Aufgaben das Finanzbuchhaltungspaket "Infor Global Financials" (basierend auf Technik der übernommenen Firma Varial) gut vorbereitet. Es verfügt zusätzlich zu den Feldern für das Buchungs- und Belegdatum über ein Leistungsdatum. Anwender können Belege mit Datum 1.3.2007 buchen, als Leistungsdatum jedoch 31.12.2006 angeben. Auf ähnliche Weise lassen sich laut Anbieter in diesem Jahr Buchungen vornehmen, die mit 19 Prozent Mehrwertsteuer ins System eingehen, etwa für Anzahlrechnungen von Leistungen, die erst nächstes Jahr erbracht werden.

Manuelles Nacharbeiten

Ein Anwender, der sich mit der Mehrwertsteuerumstellung beschäftigt, ist Wolfgang Kirn, IT-Leiter bei der Firma Rhein Getriebe in Meerbusch und Vorsitzender vom Infor-Anwenderverein. In der "ERP-COM"-Software (vormals "Infor.com") sind für Vertriebsaufträge mit Lieferdatum nach dem 1. Januar 2007 mit der neuen Mehrwertsteuer versehen. Hand anlegen müssen Kirn und sein Team an Aufträge, die zwar 2007 und somit mit 19 Prozent bestätigt wurden, aber noch 2006 die Werkstore verlassen werden. In anderen Unternehmensbereichen läuft vieles automatisch: "Im Einkauf erfolgt bei der Lagermeldung sowie bei der Rechnungsprüfung ohnehin eine Neuberechnung der Werte, weil Stückzahlen und anzusetzende Preise abweichen könnten, also sollte auch hier die korrekte Mehrwertsteuer gezogen werden."

Grundsätzlich erhalten Anwender mit Wartungsvertrag kostenlos Produktaktualisierungen, die erforderliche Justierungen in Sachen Mehrwertsteuer vornehmen. Für SAP zum Beispiel sind solche Updates Routine.

"Die Umstellung der R/3- und Mysap-Systeme bedeutet kaum Aufwand, sofern es sich um die Standardfeatures handelt", so Bernd Hellgardt, Sprecher des Arbeitskreises "Handel" bei der Deutschsprachingen SAP-Anwendergruppe (DSAG) und Vorstand der auf den Handel spezialisierten Beratungsfirma Comsol AG. Eine Analyse ist jedoch für Modifikationen notwendig, sprich für von Anwendern selbst entwickelte Funktionen. "Betroffen könnten ferner Formulare sein, in denen Mehrwertsteuerangaben hart verdrahtet sind", so Hellgardt. Mittels Standardwerkzeugen sind Nutzer in der Lage, das Data Dictionary ihres ERP-Systems nach Einträgen zur Mehrwertsteuer zu analysieren.

Darüber hinaus müssen dem Comsol-Chef zufolge möglicherweise Prozesse und Schnittstellen angepasst werden. Hierzu sei es erforderlich, verschiedene Fachbereiche im Unternehmen an einen Tisch zu bringen.

Rückvergütung

Als Stolperfalle könnten sich speziell im Handel im nächsten Jahr rückwirkende Gutschriften erweisen. Hier muss sichergestellt sein, dass bei Rückvergütungen mit Jahresbezug 2006 nicht 19, sondern 16 Prozent Mehrwertsteuer verwendet wird. Was sich aufwändig anhört, ist in der Praxis kein Hexenwerk. "Ich rechne, dass SAP-Anwender im Handel durchschnittlich vier Manntage benötigen, um zu analysieren, was im Rahmen der Umstellung alles zu tun ist. Daraus ergibt sich dann auch die benötigte Zeit für die eigentliche Umstellung der neuen Mehrwertsteuer im System. Unternehmen, die eine solche Umstellung noch nicht vollzogen haben, sollten dies sobald als möglich tun, um am Jahresende nicht noch in Zeitnöte zu geraten", so Hellgardt.

Im Gegensatz zur Jahr-2000-Umstellung ist der Umstieg auf den höheren Steuersatz eine Lappalie. Vor allem bei kleineren Unternehmen dürfte der Aufwand geringer sein. Bereits 1998 gab es eine Erhöhung. "Damals hat der Aufwand für Office-Line- Kunden bei vier bis acht Mannstunden gelegen", erinnert sich Sage-Experte Hubert.